Ο βοηθός διευθυντής είναι ακόμη λίγο περισσότερο από το δεξί χέρι, αυτό είναι ένα ακόμη κεφάλι που βοηθά στην αναδιανομή εργασιών, αφήνοντας μόνο τα πιο σημαντικά καθήκοντα για να αποφασίσει ο επικεφαλής.
Βασικές ευθύνες εν συντομία
Τα καθήκοντα του βοηθού διευθυντή σημαίνουν ότι θα είναι εξειδικευμένος και ευρέως διαδεδομένος, δεδομένου ότι πρέπει να αντιμετωπίσει καθήκοντα όπως ο σταδιακός προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας του προϊσταμένου του (λαμβάνοντας υπόψη ενδεχόμενες περιπτώσεις μη προγραμματισμένης ανωτέρας βίας), την ορθή διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας, προκαταρκτικές διαπραγματεύσεις με επισκέπτες και επιχειρηματικούς εταίρους.
Ένας καλός βοηθός θα πρέπει να μπορεί γρήγορα και στο υψηλότερο επίπεδο να δώσει τις απαραίτητες απαντήσεις σε ανθρώπους που έχουν επιχειρηματικές σχέσεις με ανώτερους και επίσης να τους διαβιβάσει με σωστή και προσβάσιμη μορφή όλες τις πληροφορίες που τους ενδιαφέρουν. Η προετοιμασία των παρουσιάσεων, καθώς και η αναζήτηση των υλικών που είναι απαραίτητα για τη λήψη αποφάσεων από τον διευθυντή, στηρίζονται στους ώμους του βοηθού. Επίσης, η βοήθεια επαγγελματικών ταξιδιών και η εκτέλεση οποιασδήποτε άλλης εργασίας είναι όλα τα καθήκοντα ενός προσωπικού βοηθού στο κεφάλι.
Απαιτήσεις που απαιτούνται
Ένας δυνητικός υποψήφιος για μια τέτοια θέση σε μια καλή και αναγνωρισμένη οργάνωση πρέπει να έχει όχι μόνο μια συγκεκριμένη βάση γνώσεων και την τριτοβάθμια εκπαίδευση αλλά και εμπειρία στο να εργάζεται ως γραμματέας για τουλάχιστον ένα έτος (ή τρία έως πέντε έτη, ανάλογα με τις απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου εργοδότη). Αυτό πρέπει να είναι ένα πραγματικά υπεύθυνο και κοινωνικό πρόσωπο, πρέπει να είναι ικανός τόσο στην επιχειρησιακή επικοινωνία όσο και στην αλληλογραφία, όχι μόνο να καταλάβει τι είναι επιχειρηματική εθιμοτυπία αλλά πάντα να συμμορφώνεται με όλους τους κανόνες.
Δεν δίνεται λιγότερη προσοχή στην εμφάνιση του δυνητικού βοηθού διευθυντή. Οι ευθύνες εργασίας συνεπάγονται τη συνεχή τήρηση ενός επιχειρηματικού κώδικα ενδυμασίας, συνεπώς, ο αιτών πρέπει να έχει μια εμφανή, ευχάριστη και τακτοποιημένη εμφάνιση.
Η γνώση της πληροφορικής και των εγγράφων είναι το πρώτο πράγμα που θα ζητηθεί από έναν δυνητικό υπάλληλο κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης, δεδομένου ότι αυτές οι απαιτήσεις περιλαμβάνονται αναγκαστικά στον κατάλογο, ο οποίος απαριθμεί όλα τα καθήκοντα του βοηθού διευθυντή.
Επαγγέλματα που μπορεί να σχετίζονται με παρόμοια θέση
Τα καθήκοντα βοηθού διευθυντή είναι πολύ παρόμοια με αυτά ενός γραμματέα. Γι 'αυτό, μιλώντας για συναφή επαγγέλματα, αξίζει πρώτα να θυμηθούμε αυτό.
Ο κατάλογος σχετικών επαγγελμάτων περιλαμβάνει επίσης τα εξής: σύμβουλος, υπάλληλος, διευθυντής γραφείου.
Είναι καλό όταν έχετε ήδη εμπειρία σε παρόμοια θέση
Επίσημο καθήκοντα βοηθού διευθυντή πολύπλοκα και ογκώδη, επομένως συνήθως θέλουν να πάρουν ένα πρόσωπο που έχει ήδη εμπειρία που εργάζεται σε μια τέτοια θέση και κατά προτίμηση σε μια εταιρεία που εργάζεται στον ίδιο τομέα της οικονομίας με την οργάνωση που άνοιξε την κενή θέση.
Σχετικά με τα πλεονεκτήματα του επαγγέλματος, τα οποία δεν περιλαμβάνονται στην περιγραφή του δείγματος εργασίας
Όπως κάθε άλλο επάγγελμα, η θέση του βοηθού διευθυντή έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του. Αν μιλάμε για τους επαγγελματίες, αξίζει να θυμόμαστε τα εξής:
- Την ευκαιρία να αποκτήσετε εμπειρία σε μια διευθυντική θέση. Αφήστε τον βοηθό διευθυντή απευθείας (οι αρμοδιότητες εργασίας που αναφέρονται στο σχετικό έγγραφο, αυτό συνεπάγεται) δεν έχει δικαίωμα να κάνει βασικές επιχειρηματικές αποφάσεις, αλλά παίρνει μια μοναδική και ανεκτίμητη εμπειρία σε απευθείας επικοινωνία με ένα άτομο που όχι μόνο κατέχει υψηλή θέση, αλλά και κατάφερε να επιτύχει σημαντικά ύψη και έχει ανεκτίμητη γνώση που αναγκαστικά θα μοιραστεί μαζί του.
- Η ικανότητα επικοινωνίας με επιρροή ανθρώπους.Ως βοηθός διευθυντής, θα πρέπει επίσης να διεξάγετε προκαταρκτικές διαπραγματεύσεις μόνοι σας με τους συνεργάτες σας και τους απλώς με επιρροή ανθρώπους των οποίων τα επιχειρηματικά συμφέροντα θα διασταυρώνονται με τα συμφέροντα του προϊσταμένου σας. Είναι πολύ πιθανό ότι ένας καλός βοηθός θα παρατηρηθεί και θα προσφέρει μια πιο ελπιδοφόρα και καλά πληρωμένη θέση.
- Κατάρτιση λογικής και οικονομικής σκέψης. Τα μισά από τα καθήκοντα του επικεφαλής αναλαμβάνονται από τον βοηθό διευθυντή. Οι ανεπίσημες ευθύνες εργασίας περιλαμβάνουν επίσης τη συνεχή βελτίωση των γνώσεων σας σε διάφορους τομείς της οικονομίας και την τακτική εκπαίδευση στην σκέψη και στη λογική. Ως αποτέλεσμα, θα βελτιώσετε τις δεξιότητες που θα χρειαστείτε σε μια εποχή κατά την οποία θα καταλάβετε ήδη ηγετική θέση.
Θυμηθείτε τα μειονεκτήματα
Οι περισσότεροι από τους δυνητικούς υποψήφιους φοβούνται τις ακόλουθες δυσκολίες που είναι βέβαιο ότι θα περιμένουν όλους σε αυτό το επάγγελμα:
- Θα πρέπει να εργάζεστε σχεδόν 24 ώρες 7 ημέρες την εβδομάδα. Ναι, το πρόγραμμα για έναν τέτοιο ειδικό είναι πολύ περίπλοκο και συχνά ακανόνιστο. Πρέπει να είστε έτοιμοι να δώσετε τον εαυτό σας εντελώς στην εργασία σας, αυτό σημαίνει ακόμη και τις ευθύνες εργασίας ενός βοηθού διευθυντή. Για ένα βιογραφικό για μια παρόμοια κενή θέση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πληροφορίες για τέτοιες προσωπικές ιδιότητες όπως αντοχή, αντίσταση στο στρες, ικανότητα γρήγορης λήψης δύσκολων αποφάσεων και αναζήτηση πληροφοριών σε εναλλακτικές πηγές.
- Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί για τους υποψηφίους. Βασικά, σε μια τέτοια θέση, ο διευθυντής θέλει να δει έναν νεαρό ειδικό που έχει φτάσει την ηλικία των 25 ετών, και στις περισσότερες περιπτώσεις μια γυναίκα.
Φυσικά, τα μειονεκτήματα αυτά δεν τρομάζουν πάρα πολύ τους δυνητικούς αναζητητές εργασίας, γι 'αυτό είναι πολύ πιθανό να βρεθεί ένας καλός, αξιόπιστος και υποσχόμενος βοηθός μεταξύ των νέων ειδικών που κατάφεραν να εργαστούν στις σχετικές θέσεις εργασίας στην αγορά εργασίας σήμερα.
Τι μισθός μπορώ να περιμένω;
Αληθινοί επαγγελματίες που λαμβάνουν παρόμοια θέση σε έναν έγκυρο οργανισμό μπορούν να υπολογίζουν σε έναν μισθό που υπερβαίνει τα 100 χιλιάδες ρούβλια το μήνα. Οι αρχάριοι που μόλις ξεκινούν τη σταδιοδρομία τους πρέπει να είναι έτοιμοι να εργαστούν για 20-25 χιλιάδες ρούβλια το μήνα. Θυμηθείτε ότι αυτή είναι μια θέση πλήρους απασχόλησης και είναι απίθανο ότι θα είναι δυνατό να το συνδυάσετε με μια άλλη επιλογή για κέρδος.
Γενικό πορτραίτο ενός ιδανικού βοηθού διευθυντή στα μάτια των ανωτέρων
Από σήμερα μια τέτοια θέση είναι αρκετά κοινή, χωρίς προβλήματα μπορείτε να καταρτίσετε ένα γενικευμένο πορτρέτο ενός τέτοιου ειδικού, το οποίο αξίζει να ανατρέξετε αν θέλετε να γίνετε βοηθός διευθυντής:
- Για να μπορέσετε να συνδυάσετε τις λειτουργίες ενός βοηθού, διαχειριστή, να έχετε γνώσεις στον τομέα της νομολογίας. Επιπλέον, πρέπει να είστε σε θέση όχι μόνο να επικοινωνείτε με τους ανθρώπους, αλλά και να οργανώνετε τη δουλειά τους.
- Από την αρχή μέχρι το νικηφόρο τέλος, ο βοηθός διευθυντής πρέπει να οργανώσει τις διαπραγματευτικές διαδικασίες σε υψηλό επίπεδο.
- Οι ευθύνες και οι προσωπικές ιδιότητες πρέπει να συμπίπτουν με το γεγονός ότι ένας καλός ειδικός πρέπει να μπορεί να σκέφτεται γρήγορα ακόμη και στις πιο δύσκολες και πολύπλοκες καταστάσεις. Είναι απαραίτητο να αντιδράσετε εγκαίρως όταν ο άμεσος προϊστάμενος θα είναι υπερφορτωμένος με την εργασία και θα πάρει μέρος των ανησυχιών του στους ώμους του.
- Ο βοηθός που ονειρεύεται κάθε ηγέτης πρέπει να αναπτυχθεί διεξοδικά, να είναι σε θέση να διατηρήσει μια ενδιαφέρουσα συζήτηση που δεν έχει καμία σχέση με την επιχείρηση και απλά να είναι άτομο μίας χρήσης.
- Το αφεντικό θέλει να αισθάνεται σε σχέση με μια τέτοια εξαρτώμενη όχι μόνο πίστη, αλλά και ενδιαφέρον για ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα.
