Σύμφωνα με μελέτες που πραγματοποιήθηκαν από διάφορες υπηρεσίες προσλήψεων, το επάγγελμα του «γραμματέα» είναι ένα από εκείνα που συνδέονται με τον μεγαλύτερο αριθμό διυλιστηρίων και την ανάγκη προσαρμογής στο πρόγραμμα εργασίας της διοίκησης. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει επίσης τους οδηγούς και τους εκπροσώπους ορισμένων άλλων ειδικοτήτων.
Τι είναι γραμματέας;
Αυτός ο όρος προέρχεται από το λατινικό "μυστικό", το λεγόμενο πληρεξούσιο στην αρχαία Ρώμη. Και τότε, και αργότερα (στα βασιλικά δικαστήρια), ήταν αποκλειστικά άνδρες, μερικές φορές κατάφεραν να πάρουν στην εξουσία πολύ επιδέξια.
Το επάγγελμα αυτό κέρδισε μια γυναικεία εμφάνιση ήδη στο τέλος του Πρώτου Παγκοσμίου Πολέμου, με την έλευση μιας γραφομηχανής και την εμφάνιση μιας τέτοιας θέσης ως γραμματέας-αναφορέα. Σήμερα, με τις προηγμένες τεχνολογίες τους, υπάρχουν ακόμη και εικονικοί βοηθοί γραμματείς. Αυτό είναι το όνομα εταιρειών ή ατόμων που παρέχουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη λήψη τηλεφωνημάτων (μετάφραση) χωρίς τη φυσική παρουσία γραμματέα στο γραφείο.
Τι κάνει;
Μεταξύ των ανθρώπων, ο προσωπικός γραμματέας του σκηνοθέτη έχει μια στερεότυπη εικόνα - μια μακροχρόνια ομορφιά που μπορεί να πληκτρολογεί κυρίως σε έναν υπολογιστή, να κάνει καφέ και να απαντά σε κλήσεις. Μερικές φορές αυτό αντικατοπτρίζεται σε αστεία όχι πολύ αξιοπρεπή περιεχόμενο. Στην πραγματικότητα, το επάγγελμα του "γραμματέα", καθώς και η θέση του αναφορέα σε μια μεγάλη επιχείρηση, προϋποθέτει την ύπαρξη μιας πολύ σοβαρής αποσκευής δεξιοτήτων, γνώσεων, αλλά και ορισμένων χαρακτηριστικών εργασίας. Ένας αληθινός εκπρόσωπος αυτού του επαγγέλματος δεν μπορεί να κάνει χωρίς οργάνωση, επιμέλεια, ακρίβεια και διπλωματία.
Τα καθήκοντα του γραμματέα (γραμματέας) περιλαμβάνουν τη γνώση όλων των κανονιστικών εγγράφων που σχετίζονται με την εργασία γραφείου, τη διαχείριση εγγράφων, την οργάνωση των εργασιών γραφείου, τη διοικητική δομή, τις βασικές αρχές του εξοπλισμού γραφείου, τους κανόνες προστασίας της εργασίας. Όλα τα πολλά δικαιώματά του, τα καθήκοντά του και οι μορφές εργασίας που εκτελούνται ρυθμίζονται από περιγραφές θέσεων εργασίας. Είναι το κύριο νομικό έγγραφο που αφορά τις δραστηριότητες ενός τέτοιου υπαλλήλου. Η εκπόνησή του σε κάθε περίπτωση απαιτείται με κάθε ευθύνη.
Ας δούμε τα κύρια τμήματα αυτού του εγγράφου.
Τι διαβάσει η οδηγία για τον βοηθό γραμματέα;
Οι γενικές του διατάξεις περιέχουν το όνομα του οργανισμού, υποδεικνύουν τους άμεσους ανωτέρους και καλούν αυτόν που θα αντικαταστήσει τον γραμματέα σε περίπτωση απουσίας του. Εκεί θα βρείτε τις απαιτήσεις για την αρχαιότητα και τα προσόντα του υπαλλήλου και τον κατάλογο όλων των εγγράφων που είναι απαραίτητα για την εργασία (κανόνες, GOST, κώδικες και κανονισμοί).
Οι λειτουργίες που ανατίθενται στον γραμματέα δίδονται στο δεύτερο (ίδιο) τμήμα. Αυτό περιλαμβάνει την υποχρέωση να ετοιμάζει τα απαραίτητα έγγραφα σύμφωνα με τις οδηγίες της ηγεσίας, να καταγράφει, να λαμβάνει και να στέλνει αλληλογραφία, να οργανώνει και να ελέγχει το έργο της υποδοχής, να διεξάγει γραφειοκρατία και πολλά άλλα.
Πιο αναλυτικά, οι δραστηριότητές του περιγράφονται στο επόμενο τμήμα - "Τα καθήκοντα του γραμματέα". Μιλάμε για την ασφάλεια και τη λογιστική της αλληλογραφίας, την έκδοση πιστοποιητικών για διάφορα καταχωρημένα έγγραφα, την οργάνωση και προετοιμασία επίσημων συναντήσεων, την αντιγραφή και την εκτύπωση, την καταγραφή μηνυμάτων για ανώτερους που αφέθηκαν στην απουσία του και την ενημέρωσή του σχετικά με αυτό, παρέχοντας στο γραφείο της εταιρείας τα απαραίτητα χαρτικά.
Σε κάθε οργάνωση, τα καθήκοντα του γραμματέα μπορούν να έχουν τα δικά τους χαρακτηριστικά ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες του έργου. Η θέση του μπορεί να ακούγεται σαν "γραμματέας-υπάλληλος", που σημαίνει επέκταση του εύρους των βασικών ευθυνών.
Σχετικά με τα δικαιώματα του γραμματέα
Ποιο είναι το δικαίωμα του γραμματέα; Σύμφωνα με τις οδηγίες, του επιτρέπεται να ζητήσει τα υλικά που θα απαιτηθούν για την εργασία σε διάφορα τμήματα της εταιρείας, για να καθορίσει τη διαδικασία χρήσης τους.
Ένα άλλο πράγμα είναι να μεταφέρετε τα σαρωμένα έγγραφα απευθείας στους εκτελεστές απευθείας στα στελέχη, να καθορίσετε την ακολουθία των επισκεπτών στην αίθουσα υποδοχής και να διανείμετε τηλεφωνήματα ανάλογα με τη σημασία τους και να απαιτήσετε από τους υπαλλήλους να εξηγήσουν σε περίπτωση πειθαρχικών παραβιάσεων.
Όπως κάθε άλλος υπάλληλος, ο προσωπικός γραμματέας του επικεφαλής έχει το δικαίωμα να εργάζεται υπό κατάλληλες συνθήκες, οι οποίες πρέπει να συμμορφώνονται απαιτήσεις για την προστασία της εργασίας και τα πρότυπα ασφαλείας.
Ποιος είναι ο βοηθός γραμματέας υπεύθυνος για;
Είναι υπεύθυνη για τη μη γνωστοποίηση εμπιστευτικών πληροφοριών, για την ποιότητα της τεκμηρίωσης και την έγκαιρη υποβολή στη διοίκησή της, την υπεύθυνη στάση απέναντι στη διαχείριση εγγράφων, τη διατήρηση της περιουσίας και των εγγράφων του οργανισμού, τις επαφές με τα στελέχη και τους υπαλλήλους.
Το επόμενο τμήμα της εργασίας περιγράφει τις σχέσεις εργασίας και τις λειτουργικές σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ του βοηθού γραμματέα και των διαφόρων εταιρικών δομών. Κατά κανόνα, σε έναν μεσαίου μεγέθους οργανισμό, ο γραμματέας πρέπει να αλληλεπιδρά σε υλικά και τεχνικά θέματα (παροχή γραφείου με είδη γραφείου) στο διοικητικό και οικονομικό τμήμα, σε θέματα διαχείρισης εγγράφων - με άλλες μονάδες και, φυσικά, απευθείας με τη διοίκηση.
Οι επιδόσεις του γραμματέα αξιολογούνται σύμφωνα με τα βασικά επιλεγμένα κριτήρια, τα οποία επίσης ρυθμίζονται από το αντίστοιχο τμήμα της διδασκαλίας. Στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, αυτά τα κριτήρια είναι η αποτελεσματικότητα και η επιμέλεια. Υπάρχουν επίσης καταστάσεις στις οποίες η οδηγία υπόκειται σε αναθεώρηση. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν αλλάζετε τις λειτουργίες του ή τη δομή του οργανισμού.
Συνοψίζοντας
Κατά την πρόσληψη ενός ατόμου, το πρόσωπο που διορίζεται σε αυτή τη θέση εξοικειώνεται με την εντολή υπηρεσίας, η οποία απαριθμεί όλα τα καθήκοντα του γραμματέα. Ανακαλέστε τους ξανά σύντομα.
- Υποδοχή τηλεφωνικών κλήσεων για το κεφάλι.
- Όλες οι εργασίες με τεκμηρίωση - ταξινόμηση κατά σπουδαιότητα, σχεδιασμό, προετοιμασία, παραλαβή και διανομή, αποθήκευση και συστηματοποίηση.
- Διοργάνωση υποδοχής επισκεπτών.
- Βοήθεια στο αφεντικό κατά τον προγραμματισμό του χρονοδιαγράμματος εργασίας, αν χρειαστεί, κράτηση εισιτηρίων και κράτηση ξενοδοχείου.
- Προετοιμασία και οργάνωση των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων.
- Παραγγελία αναλώσιμων γραφείου και άλλων απαραίτητων μικροσκοπικών προϊόντων, μερικές φορές προϊόντων.
Αφού εξοικειωθεί με τον κατάλογο των καθηκόντων, ο υπάλληλος υπογράφει με την εντολή, τοποθετείται επίσης η υπογραφή του κεφαλιού. Σημειώστε ότι κάθε οργανισμός έχει τη δική της εκδοχή της διδασκαλίας, αλλά καμία από αυτές δεν πρέπει να έρχεται σε αντίθεση με την ισχύουσα νομοθεσία ή τα αποδεκτά πρότυπα εργασίας.
Γραμματέας του Δικαστηρίου
Οι ιδιαιτερότητες της εργασίας σε κάθε θεσμικό όργανο, όπως γνωρίζετε, είναι διαφορετικές. Τι, για παράδειγμα, κάνει ένας δικαστικός υπάλληλος; Ποιες είναι οι εργασιακές ευθύνες του; Υπάρχουν πολλά από αυτά:
- Σχεδιασμός καλύψεων των σημερινών υποθέσεων.
- την παραλαβή αιτήσεων από δικαστικούς βοηθούς ·
- την κατάθεση εγγράφων και υλικών σε περιπτώσεις ·
- συλλογή απογραφών νέων περιπτώσεων ·
- σελίδωση
- διανομή αντιγράφων δικαστικών αποφάσεων σε υποψηφίους (μέρη) ·
- αποστολή αντιγράφων δικαστικών αποφάσεων σε συγκεκριμένα άτομα για λογαριασμό του δικαστή ·
- ενημερώνοντας τα μέρη σχετικά με τις ημερομηνίες και τις ημερομηνίες των ακροάσεων του δικαστηρίου.
Επιπλέον
Τα καθήκοντα του δικαστικού υπαλλήλου περιλαμβάνουν, χωρίς να περιορίζονται σε αυτά:
- δημοσιεύει καταλόγους δικαστικών υποθέσεων για μια εβδομάδα.
- επαλήθευση της εμφάνισης των μερών στη συνεδρίαση ·
- δικαστική τήρηση αρχείων ·
- τον έλεγχο της παραλαβής και της αποστολής όλων των εγγράφων που εμπλέκονται στην υπόθεση.
Οι γραμματείς θα πρέπει να εξοικειωθούν τα μέρη με τα περιστατικά, να ελέγχουν τις ειδοποιήσεις που λαμβάνονται ταχυδρομικώς, να παραδίδουν αποδείξεις, ειδοποιήσεις, αντίγραφα πράξεων και άλλα σημαντικά έγγραφα. Εισάγουν πληροφορίες σε περιοδικά και κάρτες, στο σύστημα του υπολογιστή, εκτυπώνουν χειρόγραφες πράξεις, παραδίδουν τις υποθέσεις στους δικαστές για επαλήθευση και τις παίρνουν μετά από αυτό, εκδίδουν και αρχειοθετούν το εκτελεστικό διάταγμα και κάνουν πολλά άλλα πράγματα εξ ονόματος των δικαστών.
Απαιτήσεις για τον Καταχωρητή
- Τα έγγραφα πρέπει να είναι αριθμημένα, επικαλυμμένα.
- Ο κατάλογος των περιπτώσεων και άλλων εγγράφων καταρτίζεται χωριστά.
- Οι φωτογραφίες και οι φάκελοι είναι αριθμημένοι, σε περίπτωση αποτυχίας, η αρίθμηση ξεκινά εκ νέου, οι παλιοί αριθμοί πρέπει να διαγραφούν (δεν διορθώνονται!).
- Όλες οι διορθώσεις πιστοποιούνται σύμφωνα με το αποδεκτό έντυπο.
- Τα καλύμματα των υποθέσεων καταγράφονται με την επωνυμία του δικαστηρίου, τον αριθμό και τον τίτλο της υπόθεσης, τα ονόματα των μερών, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, τον αριθμό των φύλλων και το χρόνο διατήρησης.
- Τα αποθέματα πραγματοποιούνται χειροκίνητα ή σε υπολογιστή.
Τι πρέπει να κάνει ένας γραμματέας του σχολείου;
Μερικές φορές υπάρχουν διαφημίσεις "Χρειάζομαι γραμματέα στο σχολείο". Ποια είναι αυτή η θέση και τι πρέπει να γίνει εκεί; Ας μάθουμε.
Ο γραμματέας του σχολείου είναι ο πρώτος και σημαντικός βοηθός του σκηνοθέτη. Πρέπει να εκπληρώσει όλες τις οδηγίες και οδηγίες των ανωτέρων του σχετικά με τη λειτουργία του εκπαιδευτικού ιδρύματος.
Οι κυριότερες αρμοδιότητές του περιλαμβάνουν τη διεξαγωγή εργασιών για αλλαγές προσωπικού (απόλυση, αποδοχή) υπαλλήλων, εγγραφή και απομάκρυνση των σπουδαστών. Το καθήκον του είναι να συντάξει ένα έγγραφο το οποίο θα πρέπει να διαβεβαιώσει ο σκηνοθέτης με τη δική του υπογραφή. Εάν είναι απαραίτητο, ο γραμματέας πρέπει να συγκεντρώσει και να παραδώσει τα υπογεγραμμένα έγγραφα την κατάλληλη στιγμή για εξέταση από τις ανώτερες αρχές.
Άλλες ευθύνες του γραμματέα του σχολείου είναι η λήψη και η παροχή πληροφοριών στους σπουδαστές και το προσωπικό. Ελλείψει διευθυντή, ο γραμματέας υποχρεούται να καταγράφει τον συνολικό αριθμό και το περιεχόμενο των κλήσεων, των καταγγελιών και των προσφυγών των επισκεπτών, συμπεριλαμβανομένων των μαθητών της πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης.
Προαιρετικά
Το σήμα, το οποίο περιέχει τις οδηγίες του γραμματέα του σχολείου, δηλώνει ότι είναι επίσης ευθύνη του τελευταίου να εκπληρώσει πρόσθετες (άλλες) οδηγίες. Τι σημαίνει αυτό;
Διευκρινίζεται ως εξής: ο γραμματέας του διευθυντή του σχολείου πρέπει να ακολουθεί τις οδηγίες, εκτός από τις προσωπικές αιτήσεις. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, μια κλήση για μια συνομιλία μεταξύ ενός μαθητή ή δασκάλου, η αποστολή αλληλογραφίας, η μεταφορά χρημάτων, η αγορά του απαραίτητου εξοπλισμού για το σχολείο. Ο κατάλογος αυτός είναι σχεδόν ανεξάντλητος, δηλαδή τα καθήκοντα του γραμματέα στο σχολείο είναι πολύ εκτεταμένα.
Αν το σχολείο δεν προβλέπει τη θέση ενός λογιστή, οι οικονομικές υποθέσεις ανατίθενται επίσης στον γραμματέα. Ο στόχος του είναι να στείλει πληροφορίες μισθών, να συμπληρώσει ένα φύλλο χρόνου, να κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές.
Η βοήθεια του γραμματέα μπορεί να απαιτηθεί όχι μόνο από τον διευθυντή, αλλά και από οποιονδήποτε επισκέπτη στην υποδοχή. Στρέφονται προς αυτόν για να εκτυπώσουν το κείμενο, να αντιγράψουν το έγγραφο και να αποσαφηνίσουν ένα τεράστιο αριθμό ερωτήσεων.
Εάν εργάζεστε ως βοηθός γραμματέας του CEO
Στην περίπτωση αυτή, είστε ένας από τους ειδικούς, και ο σκηνοθέτης θα σας δεχτεί και θα σας απολύσει, και θα τον υπακούσετε άμεσα. Για να φτάσετε σε αυτή τη θέση, πρέπει να έχετε υψηλότερη (ή τουλάχιστον ειδική δευτεροβάθμια) εκπαίδευση, εμπειρία στη θέση ενός έτους. Εάν δεν υπάρχει πείρα, πιστοποιητικό συμμετοχής σε μαθήματα γραμματείας-αναφορέων.
Πρέπει να είστε αρμόδιος σε θέματα οικονομικών και χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης, των προοπτικών ανάπτυξης, της οργάνωσης της διαχείρισης εγγράφων και της διαχείρισης της εργασίας, των δεξιοτήτων πληροφορικής και του εξοπλισμού γραφείου, της μετάφρασης σε μια ξένη γλώσσα της τεκμηρίωσης παραγωγής, της επιχειρησιακής ηθικής.
Λειτουργίες και Ευθύνες
Πρέπει να αναλάβετε όλες τις υπηρεσίες αναφοράς και πληροφόρησης που σχετίζονται με την τεκμηρίωση της επιχείρησης. Εκτός από την οργάνωση και τον έλεγχο της εργασίας γραφείου στα υποκαταστήματα και τα μεμονωμένα τμήματα της εταιρείας. Δεν είναι περίεργο - δεν είστε συνηθισμένος γραμματέας. Θα πρέπει να μπορούν να τεκμηριώνουν και να οργανώνουν γρήγορα τις δραστηριότητες των διαχειριστικών και συμβουλευτικών οργάνων τους. Αν δεν υπάρχει επιθεωρητής προσωπικού, φυλάξτε όλα τα αρχεία και τα αρχεία προσωπικού.
Ο βοηθός γραμματέας του γενικού διευθυντή πρέπει να προετοιμάσει τα απαραίτητα έγγραφα για τη διασφάλιση των οικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων του συνόλου της επιχείρησης, να οργανώσει την υποδοχή, την εγγραφή, τη λογιστική, την αποθήκευση. Ελέγχει την ορθότητα της προετοιμασίας, έγκρισης και έγκρισης όλων των εγγράφων που υποβάλλονται προς υπογραφή στη διοίκηση της επιχείρησης. Λαμβάνει μέτρα για την έγκαιρη εκτέλεση των εντολών από ανώτερους, φέρνει πληροφορίες απευθείας στους εκτελεστές, διεξάγει ανάλυση και εκδίδει γνώμες σχετικά με εκθέσεις και πιστοποιητικά που αποστέλλονται στη διοίκηση.
Επιπλέον, οι λειτουργίες του γραμματέα περιλαμβάνουν τη διατήρηση επιχειρησιακής επικοινωνίας σε θέματα δραστηριότητας της εταιρείας με πολίτες - ιδιώτες και μεμονωμένες οργανώσεις (κρατικές και εμπορικές). Επίσης, λαμβάνει επισκέπτες, μπορεί να διεξάγει δραστηριότητες προσωπικού, να συντάσσει προσωπικά αρχεία, παραγγελίες, βιβλία εργασίας, συμβόλαια (συμβόλαια), ταξιδιωτικά έγγραφα και πιστοποιητικά ανικανότητας προς εργασία, να τηρεί δελτίο χρόνου και να εκδίδει πιστοποιητικό μισθού.
Και πάλι για τα δικαιώματα
Η θέση αυτή συνεπάγεται όχι μόνο τα εκτεταμένα καθήκοντα του γραμματέα, αλλά και τα δικαιώματα που αντιστοιχούν σε αυτά. Εκτός από τις γενικά αποδεκτές, περιλαμβάνουν το δικαίωμα να ζητούν τα απαραίτητα υλικά και πληροφορίες από οποιεσδήποτε λειτουργικές υπηρεσίες της επιχείρησης και την απαίτηση να εξηγούν τους λόγους καθυστερήσεων στην εκτέλεση των καθηκόντων διαχείρισης. Στη συνέχεια: είναι δυνατόν να ζητηθεί η συμπλήρωση των εγγράφων που συντάσσονται από εργολάβους κατά παράβαση των αποδεκτών κανόνων σύμφωνα με το GOST 6.38-90 ή ISO - διεθνή πρότυπα τεκμηρίωσης.
Έχει το δικαίωμα να βλέπει, στο πλαίσιο της δικής του επίσημης αρμοδιότητας, έγγραφα που σχετίζονται με δραστηριότητες διαχείρισης επιχειρήσεων, υποβάλλει στη διοίκηση για εξέταση προσωπικές προτάσεις για τη βελτίωση της εργασίας του οργανισμού στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων και τη χρήση των τελευταίων τεχνολογιών πληροφορικής.
Έχει πρόσβαση στα έγγραφα με την ένδειξη "Εμπιστευτικό" και μπορεί να αλληλεπιδράσει με οποιονδήποτε υπάλληλο και υπηρεσία της επιχείρησης, προκειμένου να παρακολουθεί την εφαρμογή των αποφάσεων διαχείρισης και να παρέχει αυτές τις πληροφορίες.
