Επίσημο Τα καθήκοντα του γραμματέα αποτελούν το κύριο μέρος των οδηγιών για την εκτέλεση των εργασιακών δραστηριοτήτων για την καθορισμένη θέση απασχόλησης. Εκτός από τον κατάλογο ορισμένων συστάσεων που είναι δεσμευτικές, ένα παρόμοιο έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις, τα δικαιώματα, τον τομέα ευθύνης του γραμματέα, καθώς και τους γενικούς κανονισμούς εργασίας. Δεν πρέπει να θεωρηθεί ότι μια τέτοια επαγγελματική θέση είναι απλή και δεν απαιτεί να ληφθούν υπόψη ορισμένες αποχρώσεις.
Γενικές ευθύνες
Πρώτα πρέπει να καταλάβετε τι είναι τα κλασικά, ενοποιημένα καθήκοντα του γραμματέα. Εν συντομία, μπορούν να περιοριστούν στις ακόλουθες υποχρεωτικές συστάσεις:
- Εξασφάλιση των διοικητικών δραστηριοτήτων της διοίκησης.
- Λήψη και αναδιανομή αλληλογραφίας, επεξεργασία, προετοιμασία και αποστολή απαντήσεων στα ληφθέντα γράμματα, ανάλογα με τις ανάγκες.
- Παροχή γραφείου, συλλογή και επεξεργασία των απαραίτητων πληροφοριών για ανώτερα στελέχη.
- Αποδοχή εγγράφων από υπαλλήλους για μετάδοση στους ανωτέρους για υπογραφή και εξοικείωση.
- Προετοιμασία των συνεδριάσεων και των πρακτικών τους.
- Προμήθεια γραφείου και άλλων προϊόντων που είναι απαραίτητα για την εξασφάλιση κανονικών εργασιακών δραστηριοτήτων.
- Διοργάνωση υποδοχής υπαλλήλων και άλλων επισκεπτών.
- Η εκπλήρωση ορισμένων οδηγιών.
Απαιτήσεις γνώσης
Οι ευθύνες του υπαλλήλου μπορεί να ποικίλλουν ελαφρώς ανάλογα με την βασική εξειδίκευση. Ωστόσο, ανεξάρτητα από αυτό, η γνώση στους ακόλουθους τομείς για αυτή τη θέση θα είναι περιττή και πολύ χρήσιμη:
- Βασικές αρχές του εργατικού και διοικητικού δικαίου.
- Γενική Ηθική και επιχειρηματική εθιμοτυπία.
- Βασικές αρχές της γραφειοκρατίας.
- Προφυλάξεις ασφαλείας.
- Κανόνες εργασίας με υπολογιστές, υποδοχή και διαπραγμάτευση, καθώς και εξοπλισμό γραφείου.
- Προστασία εργασίας.
- Απαιτήσεις για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας.
Μεταξύ άλλων, είναι αδύνατο να εκτελούνται σωστά τα καθήκοντα του γραμματέα χωρίς γνώση των εσωτερικών θεμελιωδών στοιχείων της επιχείρησης, του χρονοδιαγράμματος των δραστηριοτήτων, των κανονιστικών εγγράφων και πολλά άλλα.
Υποχρεωτικές Υποχρεώσεις
Τα καθήκοντα του γραμματέα του διαχειριστή δεν διαφέρουν πολύ από τις γενικές απαιτήσεις που αναφέρονται παραπάνω. Παίρνει και μεταδίδει αλληλογραφία, ασχολείται με την αντιγραφή και αρχειοθέτηση των εγγράφων, ελέγχει την παράδοση των εντολών του επικεφαλής σε υπεύθυνους, διενεργεί τις απαραίτητες γραφειοκρατικές πράξεις, εξασφαλίζει την αγορά αγαθών προτεραιότητας. Μεταξύ άλλων, ένας τέτοιος ειδικός πρέπει να είναι σε θέση να ασχοληθεί με:
- παροχή διοικητικών και διοικητικών δραστηριοτήτων ·
- τη συλλογή και την επεξεργασία και, στη συνέχεια, την παροχή πληροφοριών κατόπιν αιτήματος υψηλότερου επιπέδου.
- οργάνωση τηλεφωνικών και προσωπικών συνομιλιών.
- γράφοντας επιχειρηματικές επιστολές.
- τη δημιουργία συνθηκών για την αύξηση της αποτελεσματικότητας του ηγέτη και πολλών άλλων.
Κατά κανόνα, τα επίσημα καθήκοντα του γραμματέα του επικεφαλής μπορούν να εκτελούνται από άτομα με ανώτερη και δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση. Στην τελευταία περίπτωση, ένα σημαντικό πλεονέκτημα είναι η παρουσία εργασιακής εμπειρίας στο επάγγελμα δύο ετών.
Γραμματέα Δικαιώματα
Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι όχι μόνο τα επίσημα καθήκοντα του γραμματέα καθορίζουν το έργο του, ο εργαζόμενος, φυσικά, έχει επίσης ορισμένα δικαιώματα. Περιλαμβάνουν λοιπόν την ευκαιρία να εξοικειωθούν με τα έργα εργασίας και το δικαίωμα να υποβάλλουν ορθολογικές προτάσεις ως μέρος της περιγραφής της θέσης εργασίας τους.Επιπλέον, όταν εντοπίζει ελλείψεις στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, ο γραμματέας έχει το δικαίωμα να επιστήσει την προσοχή του επικεφαλής στις πτυχές αυτές.
Απαιτήσεις για τις δραστηριότητες του υπαλλήλου
Τα καθήκοντα του γραμματέα, κατά κανόνα, είναι ελαφρώς διαφορετικά από αυτά που περιγράφονται παραπάνω. Σε αυτή την περίπτωση, ο βοηθός διευθυντής θα πρέπει να παρέχει κατά κύριο λόγο δραστηριότητες άμεσης διαχείρισης, ενώ ο υπάλληλος επικεντρώνεται κυρίως στο χαρτί. Οι οδηγίες για την εργασία του πρέπει να περιλαμβάνουν θέματα όπως:
- Επεξεργασία εισερχόμενης αλληλογραφίας, σύνταξη και αποστολή απαντήσεων.
- Παρακολούθηση της εφαρμογής εντολών και οδηγιών.
- Έλεγχος της ορθότητας του σχεδιασμού της εσωτερικής τεκμηρίωσης.
- Εγγραφή, λογιστική, αποθήκευση εγγράφων.
Απαιτήσεις για τις δραστηριότητες του δικαστικού υπαλλήλου
Πολύ πιο σημαντικές αλλαγές περιλαμβάνουν τα επίσημα καθήκοντα του δικαστικού γραμματέα. Κατά κανόνα, αυτοί οι ειδικοί εμπλέκονται άμεσα στη διατήρηση και τον καθορισμό των δικαστικών συνόδων. Επιπλέον, προετοιμάζουν επιστολές, έρευνες και άλλα έγγραφα, μπορούν να καλέσουν άτομα που συμμετέχουν στη δικαστική συζήτηση. Μια τέτοια ενεργή εργασία μπορεί να εκτελεστεί από ένα άτομο με υψηλότερη και ελλιπή ανώτερη εκπαίδευση, χωρίς σχετική εργασιακή εμπειρία. Κατά κανόνα, η θέση αυτή επιλέγεται από νέους και κορίτσια που επιθυμούν να αποκτήσουν εμπειρία στον δικαστικό τομέα και να συνεχίσουν τη σταδιοδρομία τους στον τομέα της νομολογίας.
Μπορεί να φανεί σε μερικούς ότι μια τέτοια κενή θέση δεν απαιτεί ειδικές γνώσεις και δεξιότητες, έτσι ώστε να ταιριάζει σε πολλούς, αλλά αυτό δεν είναι απολύτως αληθές. Τι άλλο κάνει ο δικαστικός υπάλληλος; Τα καθήκοντά του περιλαμβάνουν:
- Συμμόρφωση με το Σύνταγμα, τους Ομοσπονδιακούς Νόμους και οποιεσδήποτε άλλες ρυθμιστικές νομικές πράξεις και διαταγές.
- Εκτέλεση εντολών δικαστή ή άλλων εξουσιοδοτημένων προσώπων.
- Αλληλεπίδραση με άλλα μέλη της δικαστικής δομής για την επίλυση θεμάτων που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του υπαλλήλου.
Γενικές πληροφορίες
Επίσημο τα καθήκοντα του υπαλλήλου, ο βοηθός επικεφαλής και το προσωπικό του δικαστηρίου ρυθμίζονται από ειδικό έγγραφο που ονομάζεται θέση εργασίας. Η παρουσία του σε οποιαδήποτε εταιρεία είναι υποχρεωτική, διότι σύμφωνα με τον καθορισμένο κατάλογο κανόνων ο εργαζόμενος κατανοεί ποιες ενέργειες πρέπει να εκτελέσει και ποιες όχι. Ένα τέτοιο έγγραφο αναπτύσσεται και συντάσσεται με τη συμμετοχή της ομάδας διαχείρισης και περιλαμβάνει χωρίς καθυστέρηση τέτοιες υποενότητες όπως είναι οι γενικές διατάξεις, τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις, ο τομέας ευθύνης, οι σχέσεις των εργαζομένων μέσα στην εταιρεία, καθώς και οι απαραίτητες αιτήσεις.
