Περιγραφή περιγραφής εργασιών του Office Manager: Δείγμα

Ο διευθυντής γραφείου ασκεί πλήρη έλεγχο, λήψη και καταμέτρηση ολόκληρου του όγκου τεκμηρίωσης, καθώς και προσωπικές δηλώσεις που απευθύνονται στον διευθυντή της εταιρείας. Μετά τον έλεγχο και την καταμέτρηση όλων των αντιγράφων, αυτός ο υπάλληλος θα πρέπει να τα πάρει για υπογραφή.

Τμήμα τεκμηρίωσης

1. Βάζοντας σφραγίδα με το οικόσημο σε όλες τις συμβάσεις και παραγγελίες.
2. Εφαρμογή των εργασιών με μια ποικιλία εγγράφων, η οποία συνίσταται στην προετοιμασία, την έγκριση του έργου. Ο διευθυντής γραφείου πρέπει όχι μόνο να συμμετέχει στο σχεδιασμό και την ολοκλήρωση της τεκμηρίωσης αλλά και να φέρνει στην προσοχή των υπαλλήλων του το περιεχόμενό του, να αποκρυπτογραφεί τις ασαφείς λεπτομέρειες και να είναι σε θέση να εξηγήσει όλες τις πτυχές στις οποίες μπορεί να έχουν ερωτήσεις. Επίσης, μερικές φορές αυτός ο υπάλληλος πρέπει να παρακολουθεί την απόδοση και την αποτελεσματικότητα των διαφόρων καινοτομιών, εφόσον το απαιτεί η διοίκηση.
3. Πλήρης καταχώρηση όλων των εισερχόμενων αλληλογραφίας. Ο διαχειριστής του Office αλληλεπιδρά με γράμματα, μηνύματα και ειδοποιήσεις. Είναι υποχρεωμένος να δεχθεί και να καταχωρίσει τις πληροφορίες στο ακέραιο και στη συνέχεια να τις μεταφέρει στον παραλήπτη. Εάν είναι απαραίτητο, προσθέτει πληροφορίες στην τεκμηρίωση αναφοράς και σε ορισμένες περιπτώσεις το συλλέγει και αποθηκεύει και είναι επίσης υπεύθυνος για την εμπιστευτικότητα και την ασφάλεια όλων των ληφθέντων εγγράφων.

Πρόσθετες Ευθύνες

1. Αποστολή και εγγύηση της παραλαβής της τεκμηρίωσης με ηλεκτρονικές και ταχυδρομικές διευθύνσεις, καθώς και την παραγγελία και την επίβλεψη της παράδοσης με courier.
2. Συμμετοχή σε συναντήσεις με σκοπό την καταγραφή ή τη μαγνητοσκόπηση όλων των εκδηλώσεων που λαμβάνουν μέρος σε αυτές, καθώς και την καταγραφή των ληφθέντων στοιχείων με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, τη μεταφορά τους σε υπαλλήλους.
3. Έκδοση πληρεξουσίου με προηγούμενη εντολή των υπαλλήλων που τους επιτρέπουν να λαμβάνουν κάποια αλληλογραφία ή να εκτελούν άλλες ενέργειες.
4. Εκτελώντας αντιγραφή και επικάλυψη τεκμηρίωσης σε έντυπη μορφή, καθώς και παρακολούθηση της ασφάλειας και της σωστής διανομής όλων των αντιγράφων.
5. Προετοιμασία έργων και προτύπων επιστολών, εφόσον παραληφθεί η εντολή του Γενικού Διευθυντή. Επίσης, τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν τη δημιουργία και την αποστολή διαφόρων αιτημάτων, εάν είναι απαραίτητο και επηρεάζει σημαντικά τις δραστηριότητες της εταιρείας.
6. Εκτύπωση υλικού γραφείου, καθώς και τη δημιουργία της βάσης δεδομένων, τη διανομή και την επέκταση των νέων υποτομέων.

Ευθύνες παρόμοιες με το γραμματέα

1. Διατηρώντας συνεχώς στο χώρο εργασίας, προκειμένου να λαμβάνετε εγκαίρως κλήσεις, να καταγράφετε όλα τα δεδομένα που έχετε λάβει ή να μεταφέρετε την κλήση στα τηλέφωνα των υπαλλήλων στους οποίους προορίζονται.
2. Καταγραφή των πληροφοριών που απεστάλησαν προσωπικά στον Γενικό Διευθυντή, την καταγραφή του στο σύνολό του, την επακόλουθη αποθήκευση και μετάδοση.
3. Προετοιμασία των εκδηλώσεων εντός της εταιρείας για λογαριασμό του Διευθύνοντος Συμβούλου. Αυτό ισχύει για την ενημέρωση των εργαζομένων και την οργάνωση των χώρων, την αγορά των απαραίτητων αντικειμένων για μια πλήρους συνεδρίασης ή άλλες παρόμοιες εκδηλώσεις, η οποία καθορίζεται από την περιγραφή θέσεων εργασίας του διαχειριστή πωλήσεων γραφείου.

Σημαντικές και επείγουσες αναθέσεις

1. Οργανωτικές δραστηριότητες σε έργα αφιερωμένα σε συναντήσεις πελατών, επισκεπτών ή επισκεπτών της εταιρείας.
2. Κρατήσεις εισιτηρίων για ταξίδια εργαζομένων, κράτηση δωματίων ξενοδοχείου, παρακολούθηση της πορείας των επαγγελματικών ταξιδιών, έγκαιρη ανταπόκριση σε αναφορές για δυσκολίες ή επιπλοκές, καθορισμός προβλημάτων και, εάν είναι απαραίτητο, αναφορά προβλημάτων σε άλλους υπαλλήλους ή Διευθύνοντα Σύμβουλο.

Δραστηριότητες εντός του γραφείου

1. Η έγκαιρη παραγγελία νερού για τη δυνατότητα χρήσης του από όλους τους εργαζομένους σε οποιαδήποτε ποσότητα.
2. Κάθε τρίμηνο θα πρέπει να εκτελεί τη σειρά του γραφείου. Για να γίνει αυτό, ο διευθυντής γραφείου διεξάγει έρευνα για τους υπαλλήλους και επιθεώρηση των θέσεων εργασίας για να εντοπίσει τις ελλείψεις σε ορισμένα πράγματα και στη συνέχεια προμηθεύει όλες τις λεπτομέρειες. Αυτό παρέχεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου.
3. Συνδρομή σε επαγγελματικές ή επιστημονικές δημοσιεύσεις που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη της εταιρείας ή για συγκεκριμένους υπαλλήλους που επιθυμούν να λαμβάνουν αλληλογραφία στο χώρο εργασίας.
4. Αποδοχή και εκτέλεση των αιτήσεων πληρωμής λογαριασμών σε χώρους ενοικίασης, καθώς και όλα τα έγγραφα πληρωμής σχετικά με την πληρωμή λογαριασμών κοινής ωφέλειας, η οποία καθορίζεται από την περιγραφή θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου με λογιστικές λειτουργίες.
5. Οργάνωση μέτρων ασφαλείας που αφορούν τόσο την εργασία των εργαζομένων όσο και τον αντίστοιχο εξοπλισμό στο χώρο εργασίας, παρακολουθώντας τη συμμόρφωσή τους.

Ο διευθυντής γραφείου επιβλέπει το έργο ορισμένων εργαζομένων

Τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων αυτών των υπαλλήλων:

1. Ο οδηγός. Κατά την αλληλεπίδραση με αυτόν τον υπάλληλο, ο υπεύθυνος γραφείου πρέπει να αποδεχτεί και να τηρεί αρχεία για όλες τις εφαρμογές που καθορίζουν την ανάγκη χρήσης του μηχανήματος, καθώς και για το χρονοδιάγραμμα και την ταχύτητα παράδοσης.
2. Κουβέρτες.
3. Οι καθαρίστριες κυρίες.

Ευθύνες ενός διευθυντή γραφείου ως μέλους μιας ομάδας εργασίας

1. Για να εκπληρώσει τα καθήκοντα που του επιδιώκουν καλόπιστα, να μην αποκλίνει από την εσωτερική ρουτίνα της ομάδας, το εργατικό δίκαιο και τις ηθικές και δεοντολογικές αρχές. Αυτό καθορίζεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου.
2. Τηρήστε την εργασιακή πειθαρχία και όλες τις απαιτήσεις που συντάσσονται και εκφράζονται από τη διοίκηση της εταιρείας.
3. Να συμμορφώνεται εγκαίρως και αυστηρά με όλες τις εισερχόμενες παραγγελίες από τη διοίκηση και τον επικεφαλής, ο οποίος συνεχώς καταρτίζει και φέρνει στον διευθυντή γραφείου κατάλογο των καθηκόντων του και των απαραίτητων ενεργειών για κάθε ημέρα, η οποία προβλέπεται από την περιγραφή θέσης του διευθυντή γραφείου τμήμα πωλήσεων.
4. Χρησιμοποιείστε όλη την ώρα που διατίθεται για εργασία για συνειδητή εργασία, χωρίς να απομακρυνθείτε από τα καθήκοντά τους.
5. Εκτελέστε όλες τις εργασίες εγκαίρως και με την κατάλληλη ποιότητα. Συχνά, εκτός από την άσκηση εργασιακών δραστηριοτήτων, ο διευθυντής γραφείου αναγκάζεται να συντάξει έγγραφα αναφοράς, επομένως είναι πάντα απαραίτητο να παρακολουθεί κανείς τα καθήκοντα που έχει ολοκληρώσει και να τα καταγράφει με τον προβλεπόμενο τρόπο, ο οποίος προβλέπεται από την περιγραφή θέσης του διευθυντή γραφείου με τα καθήκοντα υπαλλήλου προσωπικού.

Σημαντικές ευθύνες

1. Ασχολούνται με τον καθαρισμό προκειμένου να διατηρήσουν τον δικό τους χώρο εργασίας σε καθαρό και τακτοποιημένο περιβάλλον. Επίσης, ο διευθυντής γραφείου παρακολουθεί τον έγκαιρο καθαρισμό του χώρου γραφείων. Αναγκάζεται να παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τη διαδικασία αποθήκευσης της τεκμηρίωσης αναφοράς και σχεδιασμού, εάν είναι απαραίτητο, να συστηματοποιήσει όλα τα υλικά μόνο του. Αυτό καθορίζεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου.
2. Προσεκτικά και αποτελεσματικά εφαρμόστε τον παρεχόμενο εξοπλισμό γραφείου, υπολογιστές και άλλες συσκευές. κατευθύνοντας τη δουλειά τους μόνο στους στόχους της επιχείρησης, μη πραγματοποιώντας προσωπικές υποθέσεις μέσω εξοπλισμού που παρέχεται από την εταιρεία. Προβλέπει να το πράξει Περιγραφή εργασίας του γραμματέα διευθυντής γραφείου.
3. Είναι οικονομικό και ωφέλιμο να δαπανώνται τα υλικά και οι λοιποί πόροι που παρέχονται, να τα χρησιμοποιούν μόνο προς όφελος της εταιρείας και να επιτυγχάνουν υψηλά αποτελέσματα από τη δουλειά τους και το έργο άλλων εργαζομένων της επιχείρησης. Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου, δείγμα του οποίου παρουσιάζει όλες τις απαιτήσεις για το έργο αυτού του υπαλλήλου, επιβεβαιώνει ότι δεν πρέπει μόνο να εργαστεί, αλλά και να αποφέρει το μέγιστο όφελος στην εταιρεία.
4. Παρακολουθεί και παρακολουθεί την εφαρμογή προτύπων και κανονισμών για την προστασία της εργασίας, διασφαλίζοντας την ασφάλεια στο χώρο εργασίας για κάθε εργαζόμενο, η οποία καθορίζεται από την περιγραφή θέσης του διευθυντή γραφείου με τα καθήκοντα γραμματέα.
5. Να μην χρησιμοποιείται για την υλοποίηση δημοσιογραφικών ή επιστημονικών δημοσιεύσεων, ομιλιών, πληροφοριών που λαμβάνονται βάσει επίσημης θέσης ή προβολής εγγράφων που ανήκουν στην εταιρεία. Απαγορεύεται η χρήση πληροφοριών, η αποκάλυψη των οποίων μπορεί να συνεπάγεται υλική ζημία στην εταιρεία ή να βλάπτει τη φήμη της. Αυτό παρέχεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου.

Δικαιώματα

1. Να λαμβάνει πληροφορίες, καθώς και εμπιστευτικά δεδομένα για τις απαραίτητες ενέργειες στο πλαίσιο της δημόσιας εξουσίας και με την ηγεσία των αρχών.
2. Η απαίτηση από διάφορους υπαλλήλους να οριστικοποιήσουν ή να τροποποιήσουν έγγραφα που έχουν συνταχθεί με σφάλματα περιέχουν ανακριβείς πληροφορίες.
3. Να διενεργούν έλεγχο και επιβεβαίωση εγγράφων στο πλαίσιο της δικής τους αρμοδιότητας και των αρμοδιοτήτων που ορίζονται από τους διαχειριστές.
4. Να υποβάλει στις αρχές απαιτήσεις για τη βελτίωση των συνθηκών για ανεξάρτητη εργασία, καθώς και για την εργασιακή δραστηριότητα άλλων υπαλλήλων. Ο διευθυντής γραφείου μπορεί να κάνει προτάσεις όχι μόνο για τις δραστηριότητες ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου ή τμήματος, αλλά και για το έργο ολόκληρης της εταιρείας.
5. Να απαιτηθεί η παροχή κατάλληλων προϋποθέσεων για τη διασφάλιση της ασφάλειας όλων των εγγράφων και η δυνατότητα να διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών και των ενεργειών που λαμβάνονται σε περίπτωση που πρέπει να αποκρύπτονται από τους ανταγωνιστές τους.
6. Λάβετε αποφάσεις σχετικά με τις δραστηριότητες ορισμένων ατόμων στην εταιρεία, μέσα στα πλαίσια των δικών τους αρμοδιοτήτων και πιστοποιήσεων.
7. Διανέμουν οικονομικά ή εργασιακά κίνητρα, καθώς και επιβάλλουν κυρώσεις σε εκείνους τους υπαλλήλους που αναφέρουν στον διευθυντή γραφείου. Για την υλοποίηση αυτών των ενεργειών απαιτείται προηγούμενη έγκριση του Διευθύνοντος Συμβούλου.

Ο διευθυντής γραφείου υποχρεούται να εκτελεί σαφώς και σωστά τα καθήκοντά του, να ασκεί δραστηριότητες προς όφελος της εταιρείας. Κάνει όλη τη δουλειά για να συστηματοποιήσει και να απλοποιήσει τις δραστηριότητες των άλλων υπαλλήλων, καθώς και να μεταφέρει στον Γενικό Διευθυντή ή τις αναπληρωματικές του επιτυχίες ή λάθη στο έργο άλλων υπαλλήλων.