Αν χρειάζεται να γράψετε μια επεξηγηματική σημείωση και όπως δείχνει η πρακτική, υπάρχουν τέτοιες περιπτώσεις αρκετά συχνά, στη συνέχεια το κάνετε σωστά και σωστά. Μην υποτιμάτε αυτό το έγγραφο. Μια σοβαρή προσέγγιση θα βοηθήσει στην αποφυγή περαιτέρω παρεξηγήσεων και πειθαρχικών μέτρων. Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει με αυτό. Μάθαμε πώς να γράψουμε μια επεξηγηματική σημείωση, ποιοι είναι οι τύποι και οι απαιτήσεις για αυτήν. Επιπλέον, αυτές οι πληροφορίες θα είναι χρήσιμες για τους διαχειριστές και τα άτομα των οποίων η αρμοδιότητα περιλαμβάνει αυτό το ζήτημα.
Τι είναι μια επεξηγηματική σημείωση;
Με τη γενική έννοια του όρου, μια επεξηγηματική σημείωση θα πρέπει να νοείται ως ένα ειδικό έγγραφο που συντάσσεται για να παρέχει εξηγήσεις σχετικά με ορισμένες διατάξεις του κύριου εγγράφου (σχέδιο, έκθεση, σχέδιο) ή σχολιάζει τους λόγους για οποιοδήποτε γεγονός, γεγονός ή πράξη.
Ένας μεγάλος αριθμός παραλλαγών και παραλλαγών αυτού του εγγράφου μπορεί να χωριστεί υπό όρους σε δύο ομάδες.
Είδη επεξηγηματικών σημειώσεων
- Συνοδεύει το κύριο έγγραφο ή δίνει εξηγήσεις σχετικά με τις μεμονωμένες διατάξεις του.
- Επεξηγηματικές σημειώσεις για τυχόν περιστατικά, ενέργειες, τρέχουσες καταστάσεις και συμπεριφορές μεμονωμένων υπαλλήλων του οργανισμού. Αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος τύπος εγγράφου που καταρτίζεται από υπαλλήλους του οργανισμού κατόπιν αιτήματος άμεσου ή ανώτερου διευθυντή. Αφορούν τις σχέσεις που προκύπτουν κατά τη διαδικασία των εργασιακών και παραγωγικών δραστηριοτήτων. Κατά κανόνα, ο διευθυντής συντάσσει επεξηγηματικό σημείωμα σχετικά με κατάσταση έκτακτης ανάγκης, παραβίαση της εργασίας και (ή) πειθαρχίας παραγωγής, πειθαρχικά αδικήματα και παραβιάσεις κλπ. Στις περιπτώσεις αυτές ο εργοδότης οφείλει να το ζητήσει από τον υπάλληλο (σύμφωνα με τον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, άρθρο 193) , δεδομένου ότι θεωρείται από τον νομοθέτη ως μορφή αυτοάμυνας του. Έτσι, μια επεξηγηματική σημείωση (δείγμα παρακάτω) αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας πειθαρχίας ενός εργαζομένου.
Έκδοση επεξηγηματικής σημείωσης
Για τον πρώτο τύπο τεκμηρίωσης, απαιτείται υποχρεωτική γραφική εργασία · για το δεύτερο, είναι αποδεκτό το χειρόγραφο κείμενο σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4. Ο καθένας πρέπει να ξέρει πώς να γράψει μια επεξηγηματική σημείωση και τι να υποδείξει σε αυτήν, επειδή στην πράξη αυτό είναι πολύ κοινό. Ανεξάρτητα από το πόσο υποδειγματικός είναι ένας υπάλληλος, οι καταστάσεις είναι διαφορετικές και κανείς δεν είναι ασφαλής από αυτούς. Η δομή της επεξηγηματικής σημείωσης περιλαμβάνει τα ακόλουθα υποχρεωτικά στοιχεία:
- στοιχεία αποδέκτη ·
- όνομα εγγράφου, ένδειξη τύπου ·
- ο τίτλος του κειμένου (αρχίζει με την πρόθεση "O (O) ...").
- κείμενο κείμενο?
- ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου ·
- προσωπική υπογραφή.
Η επεξηγηματική σημείωση (ένα δείγμα δίνεται παρακάτω) στο τμήμα περιεχομένου πρέπει να αντικατοπτρίζει αντικειμενικά δεδομένα για γεγονότα και συγκεκριμένα γεγονότα, να δίνει σαφείς εξηγήσεις. Το κύριο κείμενο αντανακλά την προσωπική θέση του υπαλλήλου στην παρούσα κατάσταση, τη στάση του απέναντι στο τέλειο παράπτωμα και συνέπειες. Εάν ο υπάλληλος κρίνει ένοχος για το παράπτωμα, τότε μπορεί να το αντικατοπτρίζει αυτό στο ουσιαστικό μέρος, υποδεικνύοντας τη μετάνοια του για την πράξη και να κάνει μια υπόσχεση να μην το επαναλάβει στο μέλλον. Εάν θεωρεί τον εαυτό του αθώο, τότε υπάρχει η ευκαιρία να εκφράσει την άποψή του και να παράσχει τα επιχειρήματά του και τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία.
Συνοψίζοντας, μπορούμε να πούμε ότι η επεξηγηματική σημείωση είναι ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο ένας εργαζόμενος μπορεί να προστατευθεί με την παρουσία μιας αμφιλεγόμενης κατάστασης. Οι εξηγήσεις του συμβάλλουν κατ 'ουσίαν στην αντικειμενική εκτίμηση από τον εργοδότη ενός συγκεκριμένου γεγονότος και καθιστούν δυνατό τον εντοπισμό όλων των συνθηκών του αδικήματος και, ενδεχομένως, την επιλογή δίκαιου μέτρου πειθαρχικής κύρωσης.
Ειδοποίηση υπαλλήλου για την επεξήγηση
Όπως έχει ήδη αναφερθεί, ο εργοδότης υποχρεούται να ζητήσει γραπτή εξήγηση από τον υπάλληλό του προτού ληφθούν πειθαρχικά μέτρα (Άρθρο 193 του εργατικού κώδικα RF). Επιπλέον, οι προθεσμίες εντός των οποίων πρέπει να δοθεί εξήγηση - δύο εργάσιμες ημέρες. Με βάση το γεγονός ότι ο νομοθέτης διαθέτει ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ο εργοδότης οφείλει να τεκμηριώσει την ημερομηνία κατά την οποία ζήτησε από τον υπάλληλο του να παράσχει ένα σημείωμα. Δεν υπάρχει καμία υποχρεωτική απαίτηση γι 'αυτό, αλλά από πρακτική άποψη ένα τέτοιο έγγραφο θα ήταν χρήσιμο. Πρώτον, αυτή είναι η ημερομηνία έναρξης, και δεύτερον, αποδεικτικά στοιχεία ότι δεν παραβιάστηκαν τα δικαιώματα του εργαζομένου. Δίνουμε ένα παράδειγμα παρακάτω για να καταστήσουμε σαφές τι πρέπει να αναγράφεται σε αυτό και πώς να γράφετε. Υποβάλλεται επεξηγηματικό σημείωμα στο επιστολόχαρτο με την υπογραφή του αντιπροσώπου του εργοδότη, του οποίου η αρμοδιότητα να εκδίδει πειθαρχικές κυρώσεις. Συνήθως, αυτός είναι ο ηγέτης ή το πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί αυτή η εξουσία.
Παράδειγμα ειδοποίησης
Αναπληρωτής Γενικός Ιατρός
Kukushkina R.R.
Σχετικά με την παροχή γραπτής εξήγησης
Σε σχέση με την αθέμιτη εκπλήρωση των εργασιακών καθηκόντων σας, οι οποίες εκφράστηκαν απουσία στο χώρο εργασίας από τις 12/21/14 έως τις 12/23/14, σας ζητώ να δώσετε γραπτή εξήγηση για το γεγονός αυτό στο τμήμα προσωπικού πριν από τις 6:00 μ.μ. στις 26 Ιανουαρίου 2014.
Προϊστάμενος (υπογραφή) Ρ.Ρ. Sorokin
Η κοινοποίηση παραλήφθηκε στις 24 Ιανουαρίου 2014
Αναπληρωτής Γενικός Ιατρός (υπογραφή) Kukushkin R.R.
Μπορεί να είναι ότι ο υπάλληλος αρνείται να λάβει και να υπογράψει ένα τέτοιο έγγραφο και η επεξηγηματική σημείωση για το έργο γράφεται με καθυστέρηση, όταν δεν είναι πλέον δυνατή η εφαρμογή του πειθαρχικού μέτρου και έχουν περάσει όλες οι προθεσμίες. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να υπάρξει η επόμενη διέξοδος - να παραδώσει την ειδοποίηση στην επιτροπή, δηλαδή, παρουσία του άμεσου επιβλέποντος, ενός εκπροσώπου του συνδικάτου, του νομικού συμβούλου της οργάνωσης και άλλων ενδιαφερομένων. Εάν υπήρχε μια άρνηση, τότε αξίζει να καταρτίσει μια πράξη με τις υπογραφές του καθενός που ήταν παρών. Με αυτό τον τρόπο επιβεβαιώνετε τη συμμόρφωση με τις διατάξεις του άρθρου. 193 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Επεξηγηματική σημείωση (δείγμα) προς εργασία: παράδειγμα αριθ. 1
Οι πιο συνήθεις καταστάσεις που συνδέονται με την απουσία ή την καθυστέρηση στην εργασία.
Διοικητής της στρατιωτικής μονάδας 65487
Συνταγματάρχη Sidorov S.S.
Από υπάλληλο του Υπουργείου Άμυνας του RF, υπάλληλος
Volkova R.L.
Επεξηγηματική σημείωση
Σχετικά με την καθυστέρηση για εργασία στις 16 Μαΐου 2014
Εγώ, Volkov Ρωμαίος Lvovich, με καθυστέρηση για εργασία για 4 ώρες στις 16 Μαΐου 2014. Στην ουσία, μπορώ να εξηγήσω τα εξής. Σήμερα το πρωί, κατά τη διάρκεια του ταξιδιού μου για δουλειά στο δικό μου αυτοκίνητο, είδα ένα ατύχημα. Από αυτή την άποψη, αναγκάστηκε να καταθέσει στην αστυνομία της κυκλοφορίας. Χρειάστηκε πολύς χρόνος. Επισυνάπτω ένα αντίγραφο του πρωτοκόλλου ως αποδεικτικό στοιχείο και ένα υπόμνημα από τον επιθεωρητή της τροχαίας αστυνομίας Orlova P.P.
16 Μαΐου 2014 (υπογραφή) Volkov R.L.
Παράδειγμα αριθ. 2
Στον διευθυντή του καταστήματος Parus
Malinina Μ.Μ.
Από τον διαχειριστή της αποθήκης
Smorodintseva S.S.
Επεξηγηματική σημείωση
Σχετικά με την καθυστέρηση για εργασία στις 30 Δεκεμβρίου 2014
Εγώ, Smorodintseva Sofia Semenovna, στις 30 Δεκεμβρίου 2014, καθυστέρησε για εργασία για 2 ώρες. Το γεγονός είναι ότι την προηγούμενη ημέρα αγόρασα ένα νέο ρολόι με ξυπνητήρι. Αφού δεν κατανοήσαμε πλήρως τον μηχανισμό, ορίσαμε τον χρονομετρητή εσφαλμένα και ξεχάσαμε για μία ώρα. Αναγνωρίζω το λάθος μου. Υποσχέμαι ότι από τώρα και στο εξής δεν θα συμβεί ξανά.
30 Δεκεμβρίου 2014 (υπογραφή) Smorodintseva S.S.
Σφάλμα Επεξηγηματικό σημείωμα: Παράδειγμα
Αυτός ο τύπος εγγράφου βρίσκεται επίσης αρκετά συχνά.Τα σφάλματα μπορεί να είναι διαφόρων ειδών πρακτικές δραστηριότητες γραφειοκρατία, κλπ. Στην περίπτωση αυτή εξετάζεται η κατάσταση με τη μη εκπλήρωση του σχεδίου εργασίας.
Στον διευθυντή της Much Money LLC
Monetkina L.D.
Από τον κύριο ειδικό R. Bozhkina
Επεξηγηματική σημείωση
Σχετικά με τη μη εκπλήρωση του σχεδίου για τον Σεπτέμβριο του 2014
Εγώ, η Monetkina Lyudmila Denisovna, αφού ανέλυσα την παρούσα κατάσταση που σχετίζεται με την αδυναμία εκπλήρωσης του σχεδίου σύναψης δανειακών συμβάσεων, εξηγούν τα εξής. Το πρόβλημα σχετίζεται με την έλλειψη εργαζομένων, δεδομένου ότι δύο ειδικοί απολύθηκαν σε ένα μήνα και κανείς δεν προσλήφθηκε για να τους αντικαταστήσει. Οι δύο εργαζόμενοι που απομένουν δεν μπορούν να αντεπεξέλθουν στον όγκο της εργασίας, αν και εργάζονται πέρα από τον κανόνα.
15 Οκτωβρίου 2014 (υπογραφή) Monetkina L.D.
Η κατάρτιση μιας πράξης μη υποβολής από έναν υπάλληλο επεξηγηματικού σημειώματος
Εάν ο εργαζόμενος δεν προσκόμισε επεξηγηματικό σημείωμα (παράδειγμα παραπάνω) στο τέλος της καθορισμένης περιόδου, τότε σύμφωνα με το άρθρο του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ο εργοδότης πρέπει να συντάξει ειδική πράξη. Είναι αλήθεια ότι ο νομοθέτης δεν υποδεικνύει το συγκεκριμένο υπάλληλο που πρέπει να το κάνει αυτό, σε ποιο χρονικό πλαίσιο και αν πρέπει να εξοικειώσει τον εργαζόμενο με αυτό. Αυτό καθορίζεται σε επίπεδο οργανισμού, λαμβάνοντας υπόψη κανόνες εργασίας γραφείου. Η πράξη συντάσσεται με τη συμμετοχή μιας ομάδας ατόμων και επιβεβαιώνει τα γεγονότα ή τα γεγονότα που δημιούργησε. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να συγκεντρωθεί συλλογικά, θα ήταν σκόπιμο να προσελκύσει τους εργαζόμενους που ήταν παρόντες κατά τη στιγμή που ο υπάλληλος έλαβε μια ειδοποίηση για την απαίτηση να παράσχει επεξηγηματικό σημείωμα. Είναι γραμμένο σε ένα κοινό έντυπο και μπορεί να έχει τη μορφή που παρουσιάζεται παρακάτω.
Πράξη Δείγματος
ACT
10.07.2014
Επί της αποτυχίας του υπαλλήλου να παράσχει γραπτή εξήγηση σε σχέση με πειθαρχικό αδίκημα
Εγώ, ο επικεφαλής του τμήματος προσωπικού, Koroleva E.E., παρουσία του επικεφαλής λογιστή Ivanova N.N. και οικονομολόγος Pevtsova R.I. Ο νόμος αυτός έχει συνταχθεί ως εξής:
07/06/2014 λογιστής Petrova Ι.Ι. προτάθηκε σύμφωνα με το άρθρο 193 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, στις 9 Ιουλίου 2014, να παράσχει γραπτή εξήγηση για το πειθαρχικό αδίκημα που διέπραξε, το οποίο εκδηλώθηκε απουσία στο χώρο εργασίας για 6 συνεχόμενες ώρες. Petrova Ι.Ι. Δεν το έπραξε εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας, λέγοντας ότι είχε ήδη δώσει μια προφορική εξήγηση και δεν πρόκειται να γράψει τίποτα άλλο.
Η πράξη αυτή γίνεται σε δύο αντίτυπα.
/ υπογραφή / Koroleva E.E.
/ υπογραφή / Ivanova Ν.Ν.
/ υπογραφή / Pevtsov R.I.
Αντίγραφο της πράξης που έλαβε:
/ υπογραφή / Petrova Ι.Ι.
Μην θεωρείτε την άρνηση να γράψετε ένα επεξηγηματικό σημείωμα ως νέο πειθαρχικό αδίκημα, διότι αυτό είναι το αποκλειστικό δικαίωμα του εργαζομένου και όχι υποχρέωση. Και με αυτή την πράξη, ο εργοδότης επιβεβαιώνει μόνο ότι έχουν τηρηθεί όλοι οι κανόνες του νόμου.
Η διαφορά μεταξύ της επεξηγηματικής σημείωσης από τη διάλεξη και του υπαλλήλου
Μη συγχέετε αυτές τις τρεις έννοιες. Έχουμε ήδη ταξινομήσει την πρώτη. Γνωρίζοντας πώς να γράψετε μια επεξηγηματική σημείωση, μπορείτε εύκολα να αντιμετωπίσετε τα υπόλοιπα. Ας μιλήσουμε για αυτά σύντομα. Υπενθύμιση είναι το αντίθετο. Σκοπός της γραφής είναι να ενημερώνει τη διοίκηση για την τρέχουσα κατάσταση, την κατάσταση, τα γεγονότα που έχουν λάβει χώρα, δηλαδή να σας παρακινήσει να προβείτε σε οποιαδήποτε ενέργεια.
Υπενθύμιση περιλαμβάνει τη μεταφορά ορισμένων πληροφοριών στον «οριζόντιο» κλάδο της διοίκησης, δηλαδή από έναν διαχειριστή στον άλλο, έναν υπάλληλο ενός τμήματος σε έναν υπάλληλο άλλου, κλπ. Κατά κανόνα, σχετίζονται με υλικά, τεχνικά, οργανωτικά, οικονομικά και άλλα ζητήματα. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για επαγγελματική αλληλογραφία.
Πώς να γράψετε μια επεξηγηματική σημείωση (δείγμα ή παράδειγμα) μπορεί εύκολα να βρεθεί στο διαδίκτυο. Δεν υπάρχει ενιαία μορφή, ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις που υποδείξαμε. Μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε και να επαναλάβετε τα παραπάνω παραδείγματα "για τον εαυτό σας".
