Εάν ο οργανισμός διαθέτει τις δικές του μεταφορές εμπορευμάτων, το υποχρεωτικό μέρος της δραστηριότητας είναι η λογιστική των οδηγών, η κατανάλωση λιπαντικών και καυσίμων.
Αυτή και άλλες πληροφορίες καταγράφονται στο πρωτότυπο έγγραφο αναφοράς. Ονομάζεται "φορτωτική ενός φορτηγού". Μια φόρμα εγγράφου περιέχει διάφορα πεδία. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές αντικατοπτρίζουν τις παραπάνω επιχειρηματικές δραστηριότητες. Υπάρχουν διάφοροι τύποι τέτοιων εγγράφων. Περαιτέρω στο άρθρο θα εξετάσουμε λεπτομερέστερα ορισμένες από αυτές.
Γενικές πληροφορίες
Η φορτωτική ενός φορτηγού μπορεί να είναι ένας από τους τρεις τύπους. Ο ορισμός του εξαρτάται από διάφορους παράγοντες. Έτσι, η φορτωτική ενός φορτηγού (μορφή 4 C) χρησιμοποιείται κατά τη μεταφορά, με την προϋπόθεση ότι η μηχανή καταβάλλεται με κομμάτια σύμφωνα με τις Ενιαίες Τιμολογήσεις.
Μεγάλη απόσταση είδος εγγράφου Χρησιμοποιείται κατά τη μεταφορά μεγάλων αποστάσεων. Η φορτωτική ενός φορτηγού αυτού του τύπου έχει μια κόκκινη λωρίδα στην μπροστινή πλευρά με την αντίστοιχη επιγραφή. Η μεταφορά μεγάλων αποστάσεων και η πληρωμή τους πραγματοποιούνται σύμφωνα με τους καταρτισμένους χάρτες μεταφοράς και τις νομοθετικές διατάξεις. Η φορτωτική ενός φορτηγού μπορεί επίσης να αντανακλά πληροφορίες σχετικά με τις μεταφορές που πραγματοποιούνται σύμφωνα με τα χρονοδιαγράμματα.
Γενικές απαιτήσεις
Η δελτίο φορτηγών, το δείγμα της οποίας παρουσιάζεται παρακάτω, είναι ένα αυστηρό έγγραφο αναφοράς. Η παραγωγή χαρτιού εκτελείται με την αριθμητική εκτύπωση με εντολή των τμημάτων, των υπουργείων, των επιχειρήσεων στην ποσότητα που είναι απαραίτητη για την κάλυψη των αναγκών τους.
Τα έντυπα αποθηκεύονται στην αποθήκη του οργανισμού. Εάν είναι απαραίτητο, το έγγραφο εκδίδεται στο υπεύθυνο πρόσωπο έναντι παραλαβής. Κατά κανόνα, ένας τέτοιος άνθρωπος είναι ο αποστολέας, ο επικεφαλής του επιχειρησιακού χώρου, ο επικεφαλής του γκαράζ κλπ.
Οδηγίες για τη σύνταξη
Η εσωτερική νομοθεσία επιβάλλει ορισμένες απαιτήσεις για την εισαγωγή πληροφοριών στη φορτωτική ενός φορτηγού ενός μεμονωμένου επιχειρηματία, μη κερδοσκοπικού οργανισμού και άλλων δομών που εμπλέκονται στη μεταφορά. Το έγγραφο θεωρείται ανίσχυρο σε ορισμένες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, εάν η φορτωτική ενός φορτηγού (το έντυπο δεν έχει σημασία ταυτόχρονα) δεν περιέχει τουλάχιστον ένα από τα ακόλουθα στοιχεία:
- Η σφραγίδα της επιχείρησης.
- Σφραγίδα οργάνωσης.
- Ημερομηνία έκδοσης.
Εισαγωγή πληροφοριών
Η φορτωτική του φορτηγού συντάσσεται από εξουσιοδοτημένο άτομο. Είναι υπεύθυνη για την ακρίβεια των πληροφοριών που εισάγονται. Υποχρεώσεις για επαλήθευση της πληροφόρησης και έλεγχο της ορθότητας της εισόδου τους ανήκουν επίσης στον επικεφαλής του πάρκου μεταφοράς, καθώς και στον επικεφαλής της επιχείρησης. Η φορτωτική εκδίδεται στον οδηγό μόνο κατά την παραλαβή. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να παραδώσει το προηγούμενο έγγραφο.
Εάν η εργασία συνεπάγεται τη μεταφορά υλικών αγαθών, ο οδηγός λαμβάνει μια αντίστοιχη φορτωτική με τη φορτωτική. Αυτά τα δύο έγγραφα πρέπει να διατηρούνται μαζί. Αυτό επιτρέπει την επαλήθευσή τους κατά τη διαδικασία επιθεώρησης.
Εκδίδει εταιρεία λογιστικής τιμολογίου. Ο αριθμός και οι πληροφορίες σχετικά με τη μάζα του μεταφερόμενου φορτίου εγγράφονται στη φορτωτική. Το έγγραφο αναφοράς περιλαμβάνει επίσης κουπόνια (2 τεμ.). Η είσοδος σε αυτές γίνεται από τον πελάτη. Αυτά τα κουπόνια αποσύρονται στη συνέχεια στον πελάτη μαζί με τον λογαριασμό ως απόδειξη ότι το έργο έχει ολοκληρωθεί.
Χαρακτηριστικά της σύνταξης ενός εγγράφου σχετικά με τη μεταφορά με χρονοναύλωση
Η φορτωτική του φορτηγού (μορφή 4 P) περιέχει την ενότητα "Εργασία στον οδηγό".Στην 16η στήλη "Σε περίπτωση που η διάθεσή τους" (σύμφωνα με την αίτηση ή λόγω μιας εφάπαξ παραγγελίας πελάτη), ο αποστολέας αναγράφει τη διεύθυνση και το όνομα της επιχείρησης στη διάθεση της οποίας έρχεται το όχημα. Οι γραμμές αριθ. 18 και 17 περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την προγραμματισμένη ώρα αναχώρησης και άφιξης, αντίστοιχα. Η στήλη αριθ. 19 περιέχει τον καθορισμένο αριθμό ωρών εργασίας και αριθ. 20 τον αριθμό των ταξιδιών.
Η γραμμή "Πελάτης" περιέχει το όνομα του οργανισμού παραλαβής, τα αρχικά και το επώνυμο του ατόμου που είναι υπεύθυνο για τη λήψη και τη χρήση του οχήματος. Στη στήλη "Ώρα" εισάγονται οι ώρες και τα λεπτά άφιξης και αναχώρησης των αυτοκινήτων. Η στήλη "Ταχύμετρο" περιέχει πληροφορίες σχετικά με την απόδοση του μετρητή κατά την άφιξη και την αναχώρηση από την επιχείρηση.
Οι αριθμοί TTN καταχωρούνται στην αντίστοιχη στήλη. Ένα αντίγραφο των τιμολογίων που επισυνάπτονται στη φορτωτική δηλώνει τον συνολικό τους αριθμό (εάν είναι μεγαλύτερος από 1). Η στήλη "Αριθμός ταξιδιών" περιέχει τον αριθμό των μεταφορών που πραγματοποιήθηκαν. Η γραμμή "Σφραγίδα και υπογραφή πελάτη" συμπληρώνεται από τον πελάτη. Στη στήλη αυτή, οι πληροφορίες επιβεβαιώνουν την ορθότητα όλων των στοιχείων. Η ενότητα "Εκτέλεση εργασιών" περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις διαδρομές οδήγησης: από πού και από πού πραγματοποιούνται ταξίδια. Η επιβεβαίωση των πληροφοριών γίνεται με την υπογραφή του πελάτη.
Συνημμένα στο έγγραφο. Χαρακτηριστικά εισαγωγής δεδομένων
Ένα δελτίο αποκοπής χρησιμοποιείται ως συνημμένο στη φορτωτική. Αποτελεί τη βάση για την αποστολή τιμολογίων για την πληρωμή των υπηρεσιών μεταφοράς. Ένα κουπόνι αποκοπής συμπληρώνεται από τον πελάτη. Σύμφωνα με το έγγραφο αναφοράς που παρουσιάζεται από τον οδηγό, ο πελάτης εισάγει στις κατάλληλες στήλες την ημερομηνία έκδοσης και τον αριθμό του. Το κουπόνι υποδεικνύει επίσης το όνομα της οργάνωσης στο τροχαίο υλικό του οποίου μεταφέρονται το φορτίο, ο αριθμός πινακίδων κυκλοφορίας και το εμπορικό σήμα των επιβατικών αυτοκινήτων και των ρυμουλκούμενων (εάν υπάρχουν).
Χαρακτηριστικά του προγράμματος επεξεργασίας εγγράφων για μεταφορά σε κομμάτια
Η δελτίο που συντάσσεται σύμφωνα με το παρόν έντυπο αποτελεί επιβεβαίωση της βιομηχανικής φύσης της χρήσης καυσίμων. Το έγγραφο αυτό χρησιμεύει ως βάση για τις διαγραφές των καυσίμων και των λιπαντικών στο κόστος. Η εργασία με αυτά και άλλα φύλλα πραγματοποιείται σε ειδικό πρόγραμμα 1C: Enterprise 7.7. Η επεξεργασία εγγράφων γίνεται με τον ίδιο τρόπο όπως και τα κανονικά περιοδικά.
Στο ανοιχτό πρόγραμμα υπάρχει ένας πίνακας που περιέχει πέντε σελιδοδείκτες. Στην ενότητα "Φορτία", μπορείτε να εισαγάγετε νέα έγγραφα, να τα αντιγράψετε, να τα επεξεργαστείτε και να τα διαγράψετε. Σε αυτή την περίπτωση, οι πληροφορίες μπορούν να ταξινομηθούν σύμφωνα με την ημερομηνία, το μοντέλο / τον αριθμό του μηχανήματος κ.λπ. Η καρτέλα "Οδηγοί" περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες:
- Αριθμός προσωπικού.
- Ο οδηγός.
- Η κατηγορία είναι σωστή.
- Ένας αριθμός που έχει άδεια οδήγησης.
Το τμήμα "Αυτοκίνητα" περιέχει πληροφορίες σχετικά με το εμπορικό σήμα του οχήματος. Αυτή η καρτέλα περιέχει πληροφορίες σχετικά με τους αριθμούς γκαράζ και κατάσταση του αυτοκινήτου, τον τρέχοντα ρυθμό κατανάλωσης καυσίμου για κάθε δεξαμενή ανά ολοκληρωμένο όγκο και λαμβάνοντας υπόψη τους συντελεστές διόρθωσης:
- εάν το προϊόν είναι εξοπλισμένο με εξοπλισμό αερίου,
- όταν εργάζεστε με ρυμουλκούμενα.
Για παράδειγμα, για την 1η δεξαμενή προτείνεται ο κανόνας για τους κινητήρες ντίζελ - 1,3 l / 100 tkm. Αυτή η ένδειξη μπορεί να ρυθμιστεί σε σχέση με άλλους τύπους καυσίμων ή κινητήρων. Το εσωτερικό περιοδικό "Τύποι καυσίμων" περιέχει πληροφορίες σχετικά με το εμπορικό του σήμα. Στο παράθυρο διαλόγου για την εισαγωγή της φορτωτικής υπάρχει ένα κουμπί "υπολογισμός".
Στις γραμμές εισάγετε τον αριθμό των σημείων στρογγυλοποίησης σύμφωνα με τον κανόνα. Οι δείκτες μπορούν να δοθούν με δεκαδικά κλάσματα. Σε σχέση με αυτό το κουμπί "υπολογισμός", ο αριθμός των δεκαδικών ψηφίων ρυθμίζεται στη διαδικασία αυτόματου υπολογισμού κατανάλωσης καυσίμου σύμφωνα με τους κανόνες. Η ενότητα "Ρυμουλκούμενα" περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό της μάρκας, την κατάσταση και το γκαράζ.
Μερικές λεπτές αποχρώσεις
Οι μεμονωμένοι λογιστές επιδιώκουν να απλοποιήσουν τη διαδικασία διατήρησης φορτωτικών. Στην περίπτωση αυτή, πρόκειται κυρίως για την εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με την κατανάλωση καυσίμων.Αυτό οφείλεται σε πολλές περιπτώσεις στο γεγονός ότι η λειτουργία αυτή συνεπάγεται όχι μόνο πρόσθετη ευθύνη, αλλά και επιβάρυνση της κύριας δραστηριότητας.
Κατά κανόνα, αυτή η κατάσταση είναι χαρακτηριστική για μικρούς οργανισμούς. Σύμφωνα με το διάταγμα αριθ. 78, οι φορτωτικές συμπληρώνονται από τον υπεύθυνο (αποστολέα, διευθυντή κλπ.). Αυτό σημαίνει ότι ο λογιστής πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένος από τη σχετική εντολή της διοίκησης της εταιρείας. Στην περίπτωση αυτή, η προετοιμασία των εγγράφων από έναν υπάλληλο μπορεί να συνεπάγεται ευθύνη.
Συνέπειες της αποτυχίας
Οι απλουστευμένες πληροφορίες μπορούν να οδηγήσουν σε ορισμένα προβλήματα. Η παρουσία φορτωτικής είναι υποχρεωτική για τον οδηγό που ασχολείται με τη μεταφορά εμπορευμάτων. Εκτός από το γεγονός ότι η τεκμηρίωση ελέγχεται από τις φορολογικές αρχές, οι θέσεις της αστυνομίας κυκλοφορίας λειτουργούν κατά μήκος της διαδρομής του οχήματος. Σύμφωνα με την παράγραφο 2.1.1 του SDA, ο οδηγός πρέπει να έχει μαζί του ένα έγγραφο αναφοράς και να το διαβιβάζει για επιθεώρηση από αστυνομικούς της οδού κατόπιν αιτήματος. Για την έλλειψη φορτωτικής, παρέχεται ποινή.
Κατεβάστε την φόρμα φορτηγών (φόρμα N 4-P)
Λήψη φορτωτικής ενός αυτοκινήτου - μορφή αρ. 3
Κατεβάστε τη δελτίο ειδικού αριθμού 3 αυτοκινήτου
Λήψη φορτωτικής ενός επιβατικού ταξί Έντυπο αρ. 4 Γ
Λήψη φορτωτικής ενός επιβατικού ταξί Έντυπο αρ. 4 P
Κατεβάστε την φορτωτική ενός επιβατικού ταξί Έντυπο αρ. 4
Κατεβάστε τη φόρμα αριθμού 6 για το λεωφορείο
Κατεβάστε το λογιστικό φύλλο περιοδικών των φορτωτικών με αριθμό 8
Κατεβάστε τη φόρμα αριθ. 1 Τ
