Είδη εγγράφων. Έγγραφο: έννοια και τύποι

Ένα έγγραφο είναι ένα απτό αντικείμενο που περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες. Η λέξη έχει λατινικές ρίζες και μεταφράζεται ως "αποδεικτικά στοιχεία, δείγματα, στοιχεία". Ας εξετάσουμε περαιτέρω ποιες είναι οι μορφές εγγράφων.

Ορολογία

Η νομοθεσία περιέχει έναν ορισμό ενός εγγράφου. Σύμφωνα με αυτό, είναι ένα υλικό μέσο των πληροφοριών που καταγράφονται σε αυτό με τη μορφή κειμένου, εικόνας, ηχογράφησης ή συνδυασμού αυτών. Σχεδόν όλοι οι τύποι εγγράφων έχουν τις δικές τους λεπτομέρειες. Με αυτά τα στοιχεία, μπορείτε να προσδιορίσετε τα μέσα. Χρησιμοποιείται για τη μεταφορά πληροφοριών σε χώρο και χρόνο για αποθήκευση και μετέπειτα χρήση. Αυτός ο ορισμός χαρακτηρίζει το έγγραφο με τη στενή έννοια. Με μια ευρεία έννοια, διάφορα αντικείμενα μπορούν να λειτουργήσουν ως ένα τέτοιο μέσο αποθήκευσης. Για παράδειγμα, τα έγγραφα μπορούν να θεωρηθούν βιβλία, γλυπτά και ούτω καθεξής.

Βασικά χαρακτηριστικά

Επί του παρόντος, υπάρχουν διάφοροι τύποι εγγράφων. Όλοι αυτοί έχουν τις δικές τους ιδιαιτερότητες, τα χαρακτηριστικά τους. Εντούτοις, όλες είναι ενωμένες με ένα σκοπό - χρησιμοποιούνται για τη μετάδοση οποιωνδήποτε πληροφοριών. Οι σημαντικότεροι μεταφορείς πληροφοριών θεωρούνται έγγραφα πολιτών. Δρουν ως πιστοποιητικά για την ταυτοποίηση ενός ή του άλλου προσώπου, αναφέροντας την ένταξή τους σε οποιαδήποτε ένωση ή την ικανότητα να διεξάγουν μία ή άλλη δραστηριότητα. Στα πληροφοριακά συστήματα, αφενός ένα έγγραφο ως υλικό αντικείμενο χαρακτηρίζεται από ένα σύνολο τιμών των ιδιοτήτων του (λεπτομέρειες, ιδιότητες), δηλαδή τα μεταδεδομένα του. Μαζί με αυτό περιγράφεται το περιεχόμενο των πληροφοριών που υπάρχουν και καθορίζονται σε αυτό. Αυτό γίνεται συνήθως μέσω ευρετηρίων ή κωδικών. Για παράδειγμα, οι γιατροί, όταν συμπληρώνουν ορισμένα ιατρικά έγγραφα, χρησιμοποιούν κωδικούς αντί για λέξεις.

Γραφείο

Διαφορετικά είδη εγγράφων μπορεί να αφορούν ένα ζήτημα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, για να απλοποιηθεί η εργασία μαζί τους, συνδυάζονται. Μια συλλογή μέσων αφιερωμένων σε ένα συγκεκριμένο θέμα ονομάζεται τεκμηρίωση. Στη διαδικασία της δημιουργίας και του σχεδιασμού της, καταγράφονται οι πληροφορίες. Εκτελείται σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για περιπτώσεις που δημιουργούνται έγγραφα της επιχείρησης. Μια οργάνωση πρέπει να έχει ένα άτομο που θα καταγράφει πληροφορίες σχετικά με τα μέσα ενημέρωσης. Οποιοδήποτε, συμπεριλαμβανομένων των γενικών εγγράφων της εταιρείας, ενεργεί ως πηγή αυτής ή αυτών των πληροφοριών.

Εάν δεν τηρηθούν οι ισχύοντες κανόνες, ενδέχεται να χαθούν σημαντικές πληροφορίες. Κατά τη διάρκεια της τεκμηρίωσης, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη τα υφιστάμενα νομοθετικά πρότυπα, να συμμορφωθούν με τις εθνικές απαιτήσεις για τη συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών. Για την πληρέστερη εφαρμογή των απαιτήσεων, εκδίδονται ειδικές οδηγίες και κανόνες και καθιερώνεται η διαδικασία για την εκτέλεση γραφείου. Επομένως, τα λογιστικά έγγραφα εκτελούνται σύμφωνα με την PBU. Αυτοί οι κανόνες καθορίζουν τις βασικές απαιτήσεις για την αναφορά περιεχομένου. Για την απλούστευση του έργου χρησιμοποιούνται μορφές εγγράφων που έχουν εγκριθεί σε κυβερνητικό επίπεδο. Η χρήση τους είναι υποχρεωτική για όλους τους οργανισμούς που δραστηριοποιούνται σε διάφορους τομείς.

Κατηγορίες εγγράφων

Όλοι οι φορείς αυτής ή αυτής της πληροφορίας μπορούν να χωριστούν σύμφωνα με διάφορα σημάδια. Έτσι, κατά την καταγωγή, διακρίνονται προσωπικά και επίσημα έγγραφα. Το πρώτο περιλαμβάνει ένα μέσο αποθήκευσης που δημιουργήθηκε από ένα άτομο εκτός της επαγγελματικής του δραστηριότητας. Τα προσωπικά έγγραφα περιλαμβάνουν αλληλογραφία, ημερολόγια, απομνημονεύματα κ.ο.κ. Όλα δημιουργούνται ως μέρος της ιδιωτικής ζωής ενός ατόμου.Τα επίσημα έγγραφα είναι εκείνα που συντάσσονται, εκτελούνται και πιστοποιούνται με τον κατάλληλο τρόπο από ιδιώτη ή νομικό πρόσωπο.

Στην κατηγορία αυτή διακρίνεται μια ομάδα φορέων προσωπικής πληροφόρησης. Αυτά περιλαμβάνουν, ειδικότερα, έγγραφα που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε ένα άτομο (άδεια παραμονής, διαβατήριο), να πιστοποιήσετε την εκπαίδευσή σας και ειδικότητα (πιστοποιητικό, δίπλωμα), αρχαιότητα και ούτω καθεξής. Οι υπηρεσίες γραφείου συνήθως λειτουργούν με επίσημους φορείς δεδομένων. Οι περισσότερες από αυτές σχετίζονται με τη διοίκηση. Δημιουργούνται για την υλοποίηση λειτουργιών και καθηκόντων όπως σχεδιασμός, χρηματοδότηση, λογιστική (λογιστικά έγγραφα), προμήθεια, έλεγχος κ.ο.κ. Στις τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας, χρησιμοποιούνται μέσα παροχής υπηρεσιών.

Κατηγορίες κατά Μέθοδο

Ανάλογα με τον τρόπο καταγραφής των πληροφοριών, κατανέμονται τα ακόλουθα έγγραφα:

• Γραπτή. Αυτό είναι ένα μέσο κειμένου, πληροφορίες στις οποίες καταγράφονται με διαφορετικούς τύπους γραμμάτων.
• Χειρόγραφο. Οι πληροφορίες εγγράφονται σε ένα τέτοιο έγγραφο με το χέρι.
• Κείμενο. Σε αυτά τα μέσα, υπάρχουν φωνητικές πληροφορίες που καταγράφονται χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε σύστημα εγγραφής ή εγγραφής ήχου.
• Ηλεκτρονικά. Αυτά τα έγγραφα δημιουργούνται χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή.
• Γράφτηκε με γραφομηχανή. Γραμμικά σήματα εφαρμόζονται σε τέτοια μέσα με τεχνικά μέσα.
• Καλό. Τα έγγραφα αυτής της κατηγορίας απεικονίζουν πληροφορίες με την απεικόνιση ενός αντικειμένου.
• Φωτογραφικό - δημιουργήθηκε με φωτοανιχνευτές.
• Κινηματογραφικά - οπτικοακουστικά ή οπτικά έγγραφα.

Στη διαχείριση εταιρειών χρησιμοποιούνται μεταφορείς κειμένων πληροφοριών που δημιουργούνται με μηχανή ή χειρόγραφο, καθώς και ηλεκτρονικά. Οι υπηρεσίες γραφείου πραγματοποιούν την επεξεργασία και την αποθήκευση. Τα έγγραφα μπορούν επίσης να είναι:

• Λευκό. Σε αυτά τα έγγραφα, το κείμενο γράφεται χωρίς διορθώσεις ή διορθώσεις ή μεταφέρεται από άλλο μέσο.
• Σχέδιο. Τα έγγραφα αυτά αντικατοπτρίζουν το έργο του συντάκτη ή συγγραφέα του κειμένου.

Ανάλογα με τη στάση απέναντι στη συσκευή διαχείρισης, οι οργανισμοί διακρίνουν μεταξύ εισερχόμενων, εσωτερικών και εξερχόμενων μέσων αποθήκευσης. Έχουν συνήθως το δικό τους αύξοντα αριθμό.

Περιορισμοί περιεχομένου και πρόσβασης

Ανάλογα με τον αριθμό των ερωτήσεων που καλύπτει το κείμενο, διακρίνονται απλά και πολύπλοκα έγγραφα. Οι πρώτοι περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, δηλώσεις, επιστολές κ.λπ. Το κείμενό τους εγείρει μια ερώτηση. Πολυσύνθετα έγγραφα μπορούν να αποστέλλονται σε πολλούς αξιωματούχους, διαρθρωτικά τμήματα, ιδρύματα ταυτόχρονα. Αυτές, ειδικότερα, περιλαμβάνουν αποφάσεις, αποφάσεις, εντολές, οδηγίες και άλλα. Ορισμένα από αυτά χρησιμοποιούνται ως νομικά έγγραφα.

Για παράδειγμα, τοπικές κανονιστικές πράξεις του οργανισμού - εντολές, οδηγίες. Ανάμεσά τους υπάρχουν τεχνικά έγγραφα. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι κανονισμοί, πρότυπα, οδηγίες και ούτω καθεξής. Ανάλογα με τους περιορισμούς πρόσβασης, τα έγγραφα μπορεί να είναι μη ταξινομημένα, μυστικά και για επίσημη χρήση. Τα τελευταία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ελεύθερα, εάν είναι απαραίτητο, από τους υπαλλήλους αυτής της εταιρείας. Για να δουλέψετε με μυστικά έγγραφα, απαιτείται ειδική άδεια. Η χρήση τους πραγματοποιείται σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες. Πολλές από αυτές χρησιμοποιούνται επίσης ως νομικά έγγραφα. Τα μυστικά και τα επίσημα μέσα αποθήκευσης σημειώνονται με τις αντίστοιχες σφραγίδες.

Τρόπος παρουσίασης

Σύμφωνα με αυτό το κριτήριο, τα έγγραφα χωρίζονται σε:

• τυπικό.
• οθόνη?
• άτομο.

Στην τελευταία, το περιεχόμενο παρουσιάζεται με τη μορφή ενός συνδεδεμένου κειμένου. Ο συγγραφέας (μεταγλωττιστής, εκτελεστής) μεμονωμένων εγγράφων προετοιμάζει μια πρωτότυπη δήλωση σχετικά με ένα ή περισσότερα θέματα για την εκτέλεση συγκεκριμένης διευθυντικής εργασίας. Τέτοια μέσα είναι λογοτεχνικό κείμενο. Τα έγγραφα οθόνης διακρίνονται από την επίσημη παρουσίαση.Χρησιμοποιούν προκαθορισμένες φράσεις ή μεμονωμένα θραύσματα επαναλαμβανόμενου κειμένου και υπάρχουν παραλείψεις για την εισαγωγή μεταβλητών πληροφοριών. Οι συνηθέστεροι τύποι τέτοιων εγγράφων περιλαμβάνουν ένα πιστοποιητικό ή ένα ερωτηματολόγιο.

Μεταβλητές πληροφορίες συνήθως ταιριάζουν σε αυτές με το χέρι. Για μόνιμες πληροφορίες, υπάρχουν ειδικές μορφές εγγράφων. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι ευχαριστίες δηλώσεις και ούτω καθεξής. Τα δείγματα εγγράφων χρησιμοποιούνται για την καταγραφή διπλών πληροφοριών. Τα κείμενα έχουν μοντελοποιηθεί. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι νομικά έγγραφα (συμφωνίες, συμβάσεις), οδηγίες, κανόνες κ.ο.κ. Η μέθοδος δακτυλογράφησης στη γραφική εργασία χρησιμοποιείται για τη σύνταξη μορφών κειμένων - δειγμάτων (προτύπων). Στη βάση τους, ορισμένα έγγραφα δημιουργούνται ήδη. Το δείγμα κειμένου ονομάζεται μοντέλο. Στη συνέχεια, βασίζονται τα κείμενα με παρόμοιο περιεχόμενο.

Βαθμός αυθεντικότητας

Τα έγγραφα μπορούν να είναι πρωτότυπα, αντίγραφα και αντίγραφα. Τα πρωτότυπα ονομάζονται ενιαία ή πρώτη φορά. Αυτά είναι, κατά κανόνα, νομικά έγγραφα, τα οποία πιστοποιούνται με την υπογραφή του εξουσιοδοτημένου προσώπου, σφραγίδα έγκρισης, σφραγίδα σφραγίδας και δείκτη εγγραφής. Το πρωτότυπο, χωρίς παραλείψεις, περιέχει πληροφορίες που επιβεβαιώνουν την αυθεντικότητά του. Επομένως, τα νομικά έγγραφα, για παράδειγμα, περιέχουν πληροφορίες για τον δημιουργό, τον τόπο, τον χρόνο δημιουργίας. Ένα αντίγραφο καλείται αντίγραφο. Ένα τέτοιο έγγραφο έχει επίσης νομική ισχύ. Διπλότυπα εκδίδονται όταν χαθεί το πρωτότυπο. Για παράδειγμα, σε περίπτωση απώλειας του βιβλίου εργασίας, ο εργοδότης υποχρεούται να εκδώσει αντίγραφο στον υπάλληλο. Ένα αντίγραφο αναπαράγει εν όλω ή εν μέρει πληροφορίες από το πρωτότυπο. Ένα τέτοιο έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ. Ένα αντίγραφο το αποκτά με την εφαρμογή των σχετικών λεπτομερειών σε αυτό. Για παράδειγμα, ένα αντίγραφο της πληρεξουσιότητας που έχει πιστοποιηθεί από συμβολαιογράφο έχει νομική ισχύ.

Άλλα κριτήρια

Ανάλογα με την περίοδο κατά την οποία υπάρχουν μέσα ενημέρωσης στο ίδρυμα, διαθέτουν: έγγραφα μόνιμης, προσωρινής (μέχρι 10 ετών) και μακροχρόνιας (πάνω από 10 χρόνια) αποθήκευσης. Αυτές ή αυτές οι περίοδοι καθορίζονται από το Ομοσπονδιακό Αρχείο και καθορίζονται στους αντίστοιχους καταλόγους. Ανάλογα με τη μέθοδο μετάδοσης, διακρίνονται:

• Τηλεφωνικά μηνύματα.
• Telexes.
• Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Τηλεγραφήματα.
• Επιστολές.
• Μηνύματα φαξ.

Για τη μεταφορά ορισμένων, χρησιμοποιείται εξοπλισμός γραφείου (για παράδειγμα, φαξ).

Εκχώρηση μέσων

Τα έγγραφα, τα οποία παρουσιάζουν (καθορίζοντας) αυτή ή αυτές τις πληροφορίες, παρέχουν έτσι τη συσσώρευση και τη διατήρησή τους, τη δυνατότητα μεταφοράς στους ενδιαφερόμενους, την επαναχρησιμοποίηση. Οι φορείς πληροφοριών θεωρούνται ένα από τα βασικά στοιχεία της εσωτερικής δομής ενός οργανισμού, ενός ιδρύματος, μιας εταιρείας, μέσω της οποίας εξασφαλίζεται η αλληλεπίδραση των μονάδων. Με βάση αυτές ή αυτές τις πληροφορίες, γίνονται διάφορες αποφάσεις. Οι πληροφορίες λειτουργούν ως απόδειξη της εκτέλεσης εντολών, πηγή γενικεύσεων, υλικό αναφοράς και αναζήτησης. Ένα έγγραφο στο διευθυντικό έργο είναι ένα αντικείμενο και ένα αποτέλεσμα εργασίας, αφού η απόφαση που καταγράφεται καταγράφεται, καταγράφεται σε αυτό. Το καθήκον των υπαλλήλων είναι να παρακολουθούν την ασφάλεια, την έγκαιρη παράδοση, την έκδοση μέσων ενημέρωσης. Εάν οι εργασίες αφορούν χαρτί ή ηλεκτρονικά έγγραφα, τότε οι ειδικοί πρέπει να συμμορφώνονται με τις καθιερωμένες απαιτήσεις κατά την κατάρτιση τους.

Βασικά χαρακτηριστικά

Οι εξωτερικές παράμετροι του εγγράφου περιλαμβάνουν εκείνες που αντικατοπτρίζουν το μέγεθος και το σχήμα του, τη μέθοδο καταγραφής, καθώς και στοιχεία σχεδιασμού. Ο συγγραφέας είναι η νομική οντότητα ή το πρόσωπο που συνέταξε το κείμενο. Το έγγραφο περιέχει πολλά στοιχεία, τα οποία καλούνται απαραίτητα. Συγκεκριμένα, περιλαμβάνουν:

• Το όνομα.
• Προορισμός
• Ο συγγραφέας.
• Η ημερομηνία.
• Κείμενο
• Ανάλυση.
• Υπογραφή
• Η σφραγίδα έγκρισης, έγκρισης και ούτω καθεξής.

Τα διάφορα έγγραφα χρησιμοποιούν διαφορετικά σύνολα λεπτομερειών. Ορισμένοι διαθέτουν περιορισμένο αριθμό απαιτούμενων στοιχείων. Ο αριθμός των λεπτομερειών εξαρτάται από το σκοπό της δημιουργίας, το σκοπό, τις απαιτήσεις για τη μορφή και το περιεχόμενο του εγγράφου, καθώς και τη μέθοδο καταγραφής πληροφοριών.

Μορφή

Είναι ένα σύνολο λεπτομερειών. Η φόρμα που χρησιμοποιείται για ένα συγκεκριμένο είδος εγγράφων (παραγγελίες, παραγγελίες) ονομάζεται πρότυπο. Χαρακτηρίζεται από ένα ορισμένο σύνολο λεπτομερειών, τα οποία είναι διατεταγμένα σε αυστηρή σειρά.

Για παράδειγμα, το έντυπο της αίτησης περιλαμβάνει: παραλήπτη, συγγραφέα, τίτλο εγγράφου, κείμενο, προσωπική υπογραφή, ημερομηνία. Ένα μέσο αποθήκευσης θεωρείται ένα μόνο αντίγραφο. Ωστόσο, οι δραστηριότητες του οργανισμού τεκμηριώνονται και καταγράφονται στο συγκρότημα πολλών εγγράφων. Αυτές ή οι ομάδες τους αλληλεπιδρούν με έναν ορισμένο τρόπο και αντιστοιχούν σε διαχειριστικές λειτουργίες. Το σύνολο των φορέων πληροφοριών που αλληλοσυνδέονται με το όνομα, τον σκοπό, τα χαρακτηριστικά τους, το πεδίο διανομής τους, καθώς και τις ενιαίες απαιτήσεις για το σχεδιασμό τους, αποτελούν ένα σύστημα τεκμηρίωσης. Επί του παρόντος, στον κύκλο εργασιών των επιχειρήσεων, οι επίσημες πληροφορίες τοποθετούνται σε χαρτί και σε ηλεκτρονικά μέσα.