Διάφορα είδη εγγράφων χρησιμοποιούνται σε διάφορους τομείς δραστηριότητας πολιτών και νομικών οντοτήτων. Η συλλογή, η αποθήκευση, η κυκλοφορία και η χρήση κινητών αξιών αποτελεί αντικείμενο μελέτης τέτοιου είδους πειθαρχίας, όπως η γραφειοκρατία. Ας εξετάσουμε περαιτέρω ποιους τύπους εγγράφων υπάρχουν. 
Διατήρηση αρχείου: Γενικά
Η υποστήριξη τεκμηρίωσης είναι ένας ειδικός τομέας δραστηριότητας, ο οποίος συνίσταται στο σχεδιασμό, την προετοιμασία, την αποθήκευση και την επεξεργασία των εγγράφων. Η ορθότητα και η επικαιρότητα της λήψης σημαντικής απόφασης διαχείρισης θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο με τον οποίο φαίνεται το έγγραφο και από τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό, τον τρόπο με τον οποίο διεξάγεται η οργάνωση της εργασίας μαζί του. Η τεκμηρίωση αντικατοπτρίζει και λαμβάνει υπόψη τις δραστηριότητες των εταιρειών, των επιχειρήσεων, των επιχειρήσεων. Από αυτή την άποψη, η γραφειοκρατία ορίζεται από το νόμο. Κατά τη διενέργεια ελέγχων, τα έγγραφα στα οποία καταγράφονται οι δραστηριότητες της επιχείρησης εκτίθενται κυρίως.
Οι κύριοι τομείς εργασιών γραφείου
Στο παρόν στάδιο, η δραστηριότητα αυτή περιλαμβάνει:
- Εξασφάλιση της σωστής και έγκαιρης δημιουργίας των απαραίτητων εγγράφων.
- Οργάνωση εργασίας με πράξεις (μεταφορά, παραλαβή, λογιστική, επεξεργασία, αποθήκευση, έλεγχος, συστηματοποίηση, καταχώρηση, καταστροφή, προετοιμασία για αρχειοθέτηση).
Η ρύθμιση της τεχνολογίας γραφείου εκτελείται σε διάφορες κατευθύνσεις:
- Τυποποίηση.
- Νομοθετικός κανονισμός.
- Ανάπτυξη κανονιστικών, μεθοδολογικών και νομικών πράξεων εθνικής δράσης.
Για την οργάνωση και τη διεξαγωγή των εργασιών γραφείου απαιτούνται επαγγελματικές γνώσεις και ειδικές δεξιότητες. Από αυτή την άποψη, για την υλοποίηση αυτού του έργου σε ιδρύματα και επιχειρήσεις σχηματίζονται οι κατάλληλες μονάδες (τμήματα, υπηρεσίες). Στις μικρές επιχειρήσεις, οι γραμματείς συμμετέχουν σε εργασίες γραφείου · οι υπάλληλοι που εξουσιοδοτούνται από τον διαχειριστή είναι υπεύθυνοι για την κατάσταση των τίτλων της εταιρείας. Πρέπει να προβλεφθεί ένας συγκεκριμένος τόπος για κάθε ομάδα εγγράφων. Κατά κανόνα, αποθηκεύονται σε πυρίμαχους πίνακες. Μπορεί να επιβληθούν πειθαρχικές κυρώσεις στους υπαλλήλους για ακατάλληλη τεκμηρίωση.
Νομοθετικό πλαίσιο
Το ομοσπονδιακό δίκαιο που διέπει την ενημέρωση και την προστασία του, η υποχρέωση τεκμηρίωσης των πληροφοριών είναι σταθερή και καθορίζονται ορισμένοι βασικοί ορισμοί. Αυτή η κανονιστική πράξη ρυθμίζει επίσης τις σχέσεις που προκύπτουν κατά τη δημιουργία και τη μετέπειτα εφαρμογή της τεχνολογίας των πληροφοριών. Η τεκμηρίωση απαιτείται επίσης από άλλους νόμους. Ειδικότερα, ο Αστικός Κώδικας καθορίζει τη νομική βάση για τις δραστηριότητες των νομικών προσώπων και τη διαδικασία για τη ροή εργασίας τους. Ο φορολογικός κώδικας έχει καθιερώσει τυποποιημένα φορολογικά έγγραφα. Με τη βοήθειά τους, τηρούνται ρεκόρ για τις εμπορικές δραστηριότητες των εταιρειών και των ατόμων, την έγκαιρη παρακράτηση των τελών στον προϋπολογισμό. Ο νόμος θέσπισε επίσης δείγματα εγγράφων. Έτσι, στον Αστικό Κώδικα υπάρχουν απαιτήσεις για τη σύνθεση των συστατικών συμφωνιών, των χρεωγράφων, των πληρεξουσίων κλπ. Οι κανονιστικές πράξεις καθορίζουν μορφές εγγράφων που αποστέλλονται με διάφορους τρόπους (μέσω ταχυδρομείου, φαξ, μέσω Διαδικτύου). 
Έγγραφα της Ρωσίας
Το διοικητικό σύστημα διαχείρισης γραφείων περιλαμβάνει μια ταξινόμηση σε πολλά επίπεδα. Διακρίνονται οι ακόλουθοι γενικοί τύποι εγγράφων:
- Οργανωτική και διοικητική. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει πρωτόκολλα, αποφάσεις, χάρτες, εντολές, οδηγίες, κανονισμούς.
- Αναφορά και ενημέρωση. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει πράξεις, πιστοποιητικά, τηλεγραφήματα, σημειώματα, γράμματα και ούτω καθεξής.
- Όσον αφορά το προσωπικό. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται βιβλία εργασίας, δηλώσεις, συμβάσεις, χαρακτηριστικά, παραγγελίες και άλλα.
Επίσης, διαχωρίστε τέτοιες μορφές εγγράφων όπως:
- Μοτίβο.
- Προσαρμοσμένη.
- Τυπικά (δείγματα εγγράφων).
Άλλη ταξινόμηση
Ανάλογα με το περιεχόμενο του χαρτιού, μπορούν να είναι απλά ή πολύπλοκα. Σύμφωνα με την προέλευση, διακρίνονται προσωπικοί και επίσημοι, στον τόπο υιοθεσίας - εξωτερικός και εσωτερικός. Τα είδη των εγγράφων διαφέρουν όσον αφορά την αποθήκευση: συνεχώς, όλο και λιγότερο από δέκα χρόνια. Ανάλογα με τη δημοσιότητα, τα χαρτιά μπορούν να είναι αδιάκριτα και μυστικά (μυστικά, εμπιστευτικά). Τα είδη των εγγράφων διακρίνονται από τη μέθοδο σταθεροποίησης: ηχητικά, γραφικά, μηχανογραφικά και χειρόγραφα, υλικά φωτογραφικών ταινιών.
Τα έγγραφα μπορεί επίσης να είναι επείγοντα ή μη επείγοντα. Σύμφωνα με τα στάδια, τα αποσπάσματα, τα σχέδια, τα πρωτότυπα (πρωτότυπα), διακρίνονται τα αντίγραφα. Τα κρατικά έγγραφα είναι ξεχωριστά σε ξεχωριστή κατηγορία. Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, οι εξουσιοδοτημένοι φορείς εκδίδουν οδηγίες, εντολές, εντολές, διατάγματα, εντολές, αποφάσεις, διατάγματα.
Πρωτογενή έγγραφα
Αυτά περιλαμβάνουν έγγραφα που περιέχουν τις αρχικές πληροφορίες που αποκτήθηκαν κατά την ανάπτυξη, την έρευνα, την παρατήρηση και άλλες ανθρώπινες δραστηριότητες. Τα πρωτογενή έγγραφα στη λογιστική καταρτίζονται κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών συναλλαγών. Ενεργούν ως απόδειξη των γεγονότων. Τα έγγραφα προέλευσης περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, πράξεις, πιστοποιητικά, warrants, τιμολόγια κ.ο.κ. Ενισχυμένα έντυπα εγκρίνονται για τα περισσότερα από αυτά. Για παράδειγμα, έχουν θεσπιστεί ειδικές μορφές κινητών αξιών για πάγια περιουσιακά στοιχεία, συναλλαγές, εργασία, ταμειακές διακανονισμοί. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ενιαία μορφή για κανένα έγγραφο, η εταιρεία αναπτύσσει τη δική της μορφή. Εν πάση περιπτώσει, πρέπει να υπάρχουν τα ακόλουθα στοιχεία:
- Το όνομα.
- Ημερομηνία σύνταξης.
- Το όνομα του οργανισμού.
- Η ουσία των νοικοκυριών. λειτουργίες.
- Μετρητές
- Κατάλογος των υπεύθυνων υπαλλήλων.
- Προσωπικές υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων.
Γραφείο
Με την καθοδήγηση των ηγετών της εταιρείας και την πρωτοβουλία των επικεφαλής των τμημάτων, αναπτύσσονται διάφορες διατάξεις. Αυτή η ομάδα εγγράφων περιλαμβάνει ατομικές και τυποποιημένες πράξεις. Το περιεχόμενο του πρώτου αφορά μονάδες διαχείρισης, εργαστήρια, τμήματα που περιλαμβάνονται στην οργανωτική δομή της επιχείρησης. Τα τυποποιημένα έγγραφα σχετίζονται με τα εργαστήρια της κύριας παραγωγής. Το σχέδιο κανονισμού προετοιμάζεται από τον ανάδοχο, που συμφωνείται με τη νομική υπηρεσία του οργανισμού. Σε περίπτωση παρατηρήσεων ή αντιρρήσεων, αναφέρονται σε χωριστό έγγραφο ή σε δεύτερο αντίγραφο. Η κύρια διοικητική πράξη στην επιχείρηση είναι η σειρά του επικεφαλής. Μέσω αυτού του εγγράφου μπορούν να επισημοποιηθούν οι δραστηριότητες, οι οδηγίες και οι αποφάσεις του οργανισμού, διάφορες δραστηριότητες, αποτελέσματα ελέγχου, αποτελέσματα εργασίας κ.ο.κ.
Υπενθύμιση Αντιπροσωπεύει ένα έγγραφο στο οποίο αναφέρεται κάθε ερώτημα ή γεγονός, πρόταση ή συμπέρασμα. Μπορεί να σταλεί στον επικεφαλής της εταιρείας ή σε ανώτερο οργανισμό. Υπενθύμιση - Πρόκειται για ένα είδος επιστολής, μία από τις μορφές εσωτερικής αλληλογραφίας στην επιχείρηση. Απευθύνεται από τις διαρθρωτικές μονάδες σε οποιονδήποτε αποδέκτη της οργάνωσης, με εξαίρεση την άμεση διαχείριση. Ένα σημείωμα μπορεί να αποστέλλεται ειδικά από οποιονδήποτε υπάλληλο της εταιρείας. Αυτά τα έγγραφα έχουν αναφορές, προληπτικό ή ενημερωτικό χαρακτήρα. Επεξηγηματική σημείωση - έγγραφο που εξηγεί το περιεχόμενο συγκεκριμένων διατάξεων της κύριας πράξης (έκθεση, πρόγραμμα, σχέδιο) ή εξηγεί τους λόγους παραβίασης της πειθαρχίας ή μη εκτέλεσης των οδηγιών.
Οδηγίες
Αυτά τα έγγραφα χωρίζονται σε δύο ομάδες. Στην πρώτη κατηγορία περιλαμβάνεται η εκτέλεση μιας συγκεκριμένης διαδικασίας στην οποία συμμετέχουν τμήματα, υπάλληλοι και ούτω καθεξής. Οι περιγραφές εργασίας ορίζουν τα καθήκοντα, τα δικαιώματα, τις λειτουργίες και τις ευθύνες συγκεκριμένων υπαλλήλων.Τα έγγραφα αυτά μπορούν να διευκρινίσουν τη διαδικασία σύμφωνα με την οποία είναι απαραίτητο να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις των νόμων και των παραγγελιών (εντολές, διατάγματα κ.ο.κ.). Οι περιγραφές εργασίας μπορούν να είναι μόνιμες ή συγκεκριμένες. Τα διαρκή έγγραφα, ωστόσο, υπόκεινται σε αναθεώρηση και επαλήθευση μία φορά κάθε 3-5 χρόνια.
