Οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο: περιγραφή, τύποι, απαιτήσεις και χαρακτηριστικά

Τα οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα είναι ένα σύνολο πράξεων που χρησιμοποιούνται στον τομέα της διαχείρισης. Διακρίνονται σε τρεις ομάδες. Ας τις εξετάσουμε λεπτομερέστερα.

Οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα: ταξινόμηση

Η εταιρεία χρησιμοποιεί στις δραστηριότητές της διάφορες τοπικές πράξεις. Το σύστημα οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων περιλαμβάνει:

1. Πληροφορίες και υλικά αναφοράς. Αυτά περιλαμβάνουν την αλληλογραφία (τηλεγραφήματα, γράμματα κ.λπ.), επεξηγηματικές και σημειώσεις, πράξεις, συμβάσεις, αναθεωρήσεις, συμπεράσματα, αναφορές και ούτω καθεξής.
2. Οργανωτικά έγγραφα. Καθορίζουν το νομικό καθεστώς και τους βασικούς τομείς δραστηριότητας μιας επιχείρησης, ενός ιδρύματος και του δομικών μονάδων. Αυτά περιλαμβάνουν κανόνες, χάρτες, προσωπικό, οδηγίες, κανονισμούς κ.λπ.
3. Οργανωτικά έγγραφα. Καταρτίζουν διάφορες εργασίες συλλογικών οργάνων και αξιωματούχων. Παράλληλα, αυτές οι πράξεις λειτουργούν ως μέσο διαβίβασης γραπτών εντολών σε συγκεκριμένα άτομα και υφισταμένους. Αυτές περιλαμβάνουν αποφάσεις, αποφάσεις, εντολές, διατάγματα κ.ο.κ.

Ο παραπάνω κατάλογος δεν θεωρείται εξαντλητικός. Τα έγγραφα προσωπικού είναι επίσης οργανωτικά και διοικητικά. Αυτές περιλαμβάνουν κάρτες, πιστοποιητικά, δηλώσεις, προδιαγραφές. Διαχωρίστε το πρωτόκολλο. Συνδυάζει τα χαρακτηριστικά μιας πληροφορίας αναφοράς και ενός διοικητικού εγγράφου.

Γενικό χαρακτηριστικό

Κάθε μία από αυτές τις πράξεις ενεργεί ως φορέας συγκεκριμένων πληροφοριών. Σύμφωνα με αυτό, περιέχει ένα σύνολο συνιστωσών, ο σκοπός του οποίου δεν μπορεί να ονομαστεί μονοσήμαντο. Ορισμένα στοιχεία περιλαμβάνουν πληροφορίες που αντανακλούν τα φαινόμενα κατά τα οποία συγκεντρώνονται τα έγγραφα. Άλλες συνιστώσες φέρουν πληροφορίες σχετικά με την ίδια την πράξη, ενεργώντας ως υποχρεωτικά χαρακτηριστικά της. Σε κάθε συγκεκριμένη επιχείρηση, η διαδικασία σύμφωνα με την οποία εκτελείται η εκτέλεση των οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων καθορίζεται στις οδηγίες χρήσης. Αναπτύσσεται από την εταιρεία ανεξάρτητα, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις του νόμου.

Σύστημα διοικητικών εγγράφων

Τέτοιες πράξεις αφορούν βασικά διοικητικά ζητήματα. Το διοικητικό έγγραφο παρέχει ρύθμιση και συντονισμό της επιχείρησης, συμβάλλει στην υλοποίηση των καθηκόντων που ανατίθενται στα διοικητικά όργανα. Οι επικεφαλής οποιασδήποτε εταιρείας έχουν το δικαίωμα να εκδίδουν τέτοιες πράξεις, ανεξάρτητα από το νομικό τους καθεστώς, το περιεχόμενο και τη φύση της δραστηριότητας, της επάρκειας, της δομής κ.ο.κ. Το διοικητικό έγγραφο περιέχει μια απόφαση που πηγαίνει από πάνω: από το διοικητικό όργανο έως τον υφιστάμενο, από τον διευθυντή της επιχείρησης σε τμήματα και τους υπαλλήλους τους. Μέσω τέτοιων πράξεων εφαρμόζεται η λειτουργία κάθετης διοίκησης.

Τύποι πράξεων

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, διακρίνονται τα ακόλουθα είδη διοικητικών εγγράφων:

1. Οδηγίες, εντολές, οδηγίες. Μπορούν να δημοσιεύονται από διοικητικούς υπαλλήλους επιχειρήσεων.
2. Λύσεις. Αυτές οι πράξεις υιοθετούνται σε συνεταιριστικές εταιρείες.
3. Παραγγελίες και διατάγματα. Αυτά τα έγγραφα δημοσιεύονται σε δημόσιους οργανισμούς.

Ειδικότητα

Αποφάσεις, αποφάσεις, εντολές λαμβάνονται σε όλες τις περιπτώσεις σχετικά με την ανάγκη έκδοσης ατομικής ή κανονιστικής πράξης σε βασικά θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της επιχείρησης.Οδηγίες, παραγγελίες εκδίδονται για επιχειρησιακά καθήκοντα. Είναι επίσης απαραίτητες για την επιβολή αποφάσεων, εντολών και κατευθύνσεων. Από νομική άποψη, όλα τα είδη διοικητικών εγγράφων θεωρούνται νομικές πράξεις. Αντανακλούν συγκεκριμένες απαιτήσεις ισχύος που προέρχονται από τα θέματα της κυβέρνησης. Η βεβαιότητά τους έγκειται στο γεγονός ότι μέσω των διοικητικών εγγράφων επιλύονται θέματα και προβλήματα που έχουν προκύψει στον τομέα της διοίκησης. Οι αποδέκτες είναι συγκεκριμένοι φορείς, υπάλληλοι, δομικές μονάδες, απλοί υπάλληλοι. Το έγγραφο τίτλου είναι νομικό γεγονός προκαλώντας την εμφάνιση συγκεκριμένων διοικητικών και νομικών σχέσεων.

Λόγοι

Εάν απαιτείται, εκδίδεται διοικητικό έγγραφο:

1. Να εκτελεί δημοσιευμένες κανονιστικές, νομοθετικές ή άλλες πράξεις ανώτερων δομών ή αποφάσεων της ίδιας της επιχείρησης, που εγκρίθηκαν νωρίτερα.
2. Να ασκούν τη δική τους λειτουργία διαχείρισης, λόγω των στόχων και των στόχων της εταιρείας.

Προετοιμασία πράξεων

Υπάρχουν ορισμένες κανονιστικές απαιτήσεις για κανονιστικά έγγραφα. Υπάρχουν τρία στάδια της προετοιμασίας τους:

1. Μελέτη περίπτωσης και ανάπτυξη έργου.
2. Συντονισμός.
3. Υπογραφή

Δομή

Στο κείμενο του εγγράφου, κατά κανόνα, διακρίνονται δύο αλληλένδετα μέρη: η διαπίστωση και η διοικητική. Το πρώτο ενεργεί ως εισαγωγή στην ουσία του υπό εξέταση θέματος. Είναι απαραίτητο να αιτιολογηθούν οι λόγοι για την προετοιμασία του εγγράφου. Για παράδειγμα, γεγονότα, γεγονότα μπορούν να αναφέρονται εδώ, μπορεί να ανανεωθεί μια σειρά υψηλότερης δομής, για την εφαρμογή της οποίας εγκρίνεται αυτή η πράξη. Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να υποδειχθούν στοιχεία αναφοράς (αναζήτηση). Το εξακριβωτικό μέρος δεν θεωρείται υποχρεωτικό εάν δεν χρειάζεται να αποσαφηνιστούν οι λόγοι έγκρισης της πράξης. Το κύριο σημασιολογικό φορτίο βρίσκεται στο διοικητικό μέρος. Παρουσιάζεται με τη μορφή μιας αφήγησης.

Χαρακτηριστικά της συλλογής

Ανάλογα με είδος εγγράφου το διοικητικό μέρος μπορεί να ξεκινήσει με διάφορους τρόπους. Σε μια συλλογική απόφαση, για παράδειγμα, η αρχή μπορεί να είναι: "Αποφασίζει". Στη διάθεση - "Προσφέρω", και με τη σειρά, αντίστοιχα, - "I order." Αυτές οι λέξεις εκτυπώνονται με κεφαλαία ή πεζά γράμματα. Έτσι χωρίζουν οπτικά τα δηλωτικά και τα διοικητικά μέρη. Αυτές οι λέξεις τοποθετούνται σε ξεχωριστή γραμμή από το αριστερό περίγραμμα. Το περιεχόμενο του διοικητικού μέρους ξεκινά με μια νέα γραμμή. Αν το κείμενο περιλαμβάνει ένδειξη για διάφορους καλλιτέχνες ή διαφορετικές ενέργειες, χρησιμοποιούνται αριθμητικές λίστες. Σε κάθε παράγραφο, συνταγογραφείται ένας υπεύθυνος, το καθήκον και η χρονική περίοδος για την εφαρμογή του. Οι εντολές στο τελευταίο τμήμα αναφέρουν τον υπάλληλο ο οποίος είναι επιφορτισμένος με την παρακολούθηση της εκτέλεσης του εγγράφου. Οι παραγγελίες και οι παραγγελίες πρέπει να υπογράφονται από τον επικεφαλής ή τον αναπληρωτή διευθυντή. Η πράξη τίθεται σε ισχύ από τη στιγμή που πιστοποιείται ή φέρεται στην αντίληψη των εκτελεστών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο όρος αναφέρεται στο ίδιο το έγγραφο.

Προαιρετικά

Κοινά ομοιογενή διοικητικά έγγραφα διαφόρων οργανισμών εκδίδονται με την κατάλληλη μορφή. Για παράδειγμα, αυτές μπορεί να είναι εντολές ή παραγγελίες. Οι κοινές διοικητικές πράξεις των οργάνων που έχουν την εξουσία να εγκρίνουν έγγραφα διαφορετικών εντύπων εγκρίνονται ως γενική απόφαση. Έχει την ίδια νομική ισχύ με τη γλώσσα. Ο συντάκτης της πράξης θεσπίζει μια μορφή με την οποία το περιεχόμενο θα κοινοποιείται σε διαρθρωτικές μονάδες, σε υποκείμενες επιχειρήσεις κ.λπ. Εάν δεν υπάρχουν ενδείξεις για αυτό, ο οργανισμός θα επιλύσει αυτό το ζήτημα μόνο του.

Σημαντικό σημείο

Η πράξη τίτλου μπορεί να ακυρωθεί ή να τροποποιηθεί. Για το σκοπό αυτό, πρέπει να υιοθετηθεί μια πράξη από την ίδια την επιχείρηση ή από μια ανώτερη δομή.Το έγγραφο αυτό αποτελεί επίσης κατευθυντήρια γραμμή. Η πράξη μπορεί να ανασταλεί από εξουσιοδοτημένους φορείς. Εάν το σχέδιο εγγράφου αφορά τα συμφέροντα άλλων εταιρειών, τότε θα πρέπει να συμφωνηθεί μαζί τους. Εάν υπάρχει διαφωνία, επισυνάπτονται σχόλια ή συνοδευτική επιστολή, στην οποία αναφέρονται.

Ενοποίηση

Ένα από τα βασικά καθήκοντα της διαχείρισης γραφείων είναι η απλούστευση της εργασίας με την τεκμηρίωση, η επιτάχυνση του σχεδιασμού και της προετοιμασίας τους. Η διαμόρφωση προτύπων συμβάλλει σημαντικά στο θέμα αυτό. Οι βασικές απαιτήσεις για την προετοιμασία της τεκμηρίωσης βασίζονται κυρίως στις απαιτήσεις των GOST. Τα πρότυπα παρέχουν γενικούς κανόνες για τη δομή των πράξεων, τις υποχρεωτικές τους λεπτομέρειες. Η ομοιομορφία στην προετοιμασία των εγγράφων συμβάλλει στη μέγιστη σαφήνεια και την πληκτρολόγηση των κειμένων. Κατά κανόνα, στις πράξεις οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες βρίσκονται κατακόρυφα στα δεξιά. Η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει μια διαχρονική έκδοση των οδηγιών τους. Το ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης έχει διυπηρεσιακό χαρακτήρα.

Συμπέρασμα

Οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση, επομένως, είναι ένα σύνολο πράξεων που καθορίζουν τις αποφάσεις των διοικητικών, διευθυντικών ζητημάτων, την εφαρμογή της αλληλεπίδρασης, ρύθμιση και υποστήριξη του έργου των δομών εξουσίας, των υπαλλήλων, των επιχειρήσεων, των ιδρυμάτων. Μέσα στο συγκρότημα υπάρχουν τρεις κατηγορίες τίτλων. Μεταξύ των πιο κοινών οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων, διακρίνονται οι πίνακες στελεχών, οι κανόνες, οι παραγγελίες, τα διατάγματα, οι αποφάσεις, οι αποφάσεις, οι αποφάσεις, τα συμβόλαια. Περιλαμβάνουν επίσης επεξηγηματικές σημειώσεις, συμπεράσματα και άλλα. Κάθε έγγραφο που χρησιμοποιείται στο οργανωτικό και διοικητικό σύστημα είναι ένας φορέας ορισμένων πληροφοριών. Περιλαμβάνουν διαφορετικά στοιχεία που τα διακρίνουν μεταξύ τους. Κατά κανόνα, κατά την κατάρτιση των πράξεων, μια επιχείρηση καθοδηγείται από κρατικά πρότυπα, κυβερνητικούς κανονισμούς, μεθοδολογικές συστάσεις και οδηγίες της βιομηχανίας. Ταυτόχρονα, ο οργανισμός μπορεί να αναπτύξει τη δική του εντολή, σύμφωνα με την οποία θα συνταχθούν τα διοικητικά έγγραφα, λαμβάνοντας υπόψη τις υπάρχουσες απαιτήσεις. Η σύνθεση των λεπτομερειών που χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία και την επακόλουθη προετοιμασία των πράξεων ορίζεται στο GOST R 6.30-2003. Αυτό το πρότυπο ρυθμίζει ένα ενοποιημένο σύστημα, καθορίζει τη διαδικασία τεκμηρίωσης. Μαζί με αυτό, ο καθορισμένος GOST καθορίζει τους κανόνες για τη σύνταξη λεπτομερειών, τα συστήματα εντοπισμού τους, ξεχωρίζει ξεχωριστά εκείνα τα στοιχεία που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για την κατασκευή τυποποιημένων εντύπων.