Λόγω του γεγονότος ότι στην καθημερινή ζωή συναντάμε συνεχώς έγγραφα στην εργασία και στο σπίτι, θέλουμε να αφιερώσουμε περαιτέρω συζήτηση σε αυτά. Ας μάθουμε τι είναι ένα έγγραφο και ποιους τύπους υπάρχουν.
Τι είναι ένα έγγραφο;
Ένα έγγραφο είναι η πληροφορία που καταγράφεται σε ένα απτό μέσο το οποίο περιέχει λεπτομέρειες που του επιτρέπουν να αναγνωριστεί. Υπάρχουν άλλοι ορισμοί αυτής της έννοιας. Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι ένα έγγραφο είναι πληροφορίες που αποθηκεύονται από άτομα και οργανισμούς ως απόδειξη δραστηριοτήτων ή υποχρεώσεων.
Έννοια εγγράφων
Βασικά, όλοι οι διαθέσιμοι ορισμοί ενός εγγράφου τονίζουν τον πληροφοριακό του χαρακτήρα (ουσία).
Ο νόμος για την πληροφόρηση και τις τεχνολογίες πληροφοριών αναφέρει ότι οι πληροφορίες είναι οι πληροφορίες που παρέχονται, ανεξάρτητα από τις μορφές και τις μεθόδους υποβολής τους. Και αυτό σημαίνει ότι, έχοντας εμφανιστεί στο έγγραφο, μπορούμε να αποθηκεύσουμε και να μεταφέρουμε τις διαθέσιμες πληροφορίες σε άλλα άτομα, και να το χρησιμοποιούμε επίσης επανειλημμένα.
Ένας φορέας τεκμηριωμένων πληροφοριών είναι ένα αντικείμενο που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και την ασφάλειά του σε ηχητική, ομιλία και οπτική μορφή.
Από τα παραπάνω μπορούμε να συμπεράνουμε ότι το έγγραφο είναι επίσης ένα αναπόσπαστο στοιχείο του εσωτερικού έργου οποιουδήποτε οργανισμού, ιδρύματος, εταιρείας, το οποίο εξασφαλίζει την αλληλεπίδραση μεμονωμένων μονάδων. Πράγματι, είναι η πληροφορία που είναι ο λόγος για τη λήψη όλων των διαχειριστικών αποφάσεων, καθώς και η απόδειξη της εφαρμογής τους και το υλικό για περαιτέρω δραστηριότητες.
Στον τομέα της διαχείρισης, ένα έγγραφο αποτελεί στοιχείο εργασίας, δεδομένου ότι οποιαδήποτε απόφαση έχει καταγραφεί εγγράφως.
Τα εξωτερικά σημάδια εγγράφων είναι χαρακτηριστικά που αντικατοπτρίζουν το μέγεθος και το σχήμα του, τις μεθόδους καταγραφής και τα στοιχεία σχεδιασμού. Ο συγγραφέας μπορεί να είναι ταυτόχρονα άτομο και νομική οντότητα. Κάθε έγγραφο εργασίας, εάν εκτελείται σωστά, έχει νομική ισχύ.
Λεπτομέρειες των εγγράφων
Η γραφειοκρατία συνδέεται με την τήρηση όλων των υποχρεωτικών στοιχείων, που ονομάζονται απαιτούμενα. Αυτά περιλαμβάνουν:
- όνομα
- αποδέκτης ·
- ο συγγραφέας?
- Ημερομηνία
- κείμενο
- υπογραφή
- ψήφισμα
- έγκριση και έγκριση.
Πρέπει να σημειωθεί ότι τα διάφορα έγγραφα έχουν εντελώς διαφορετικές λεπτομέρειες. Ο αριθμός τους εξαρτάται από τους στόχους και το σκοπό του. Πολλοί, για παράδειγμα, έχουν περιορισμένο αριθμό λεπτομερειών. Παρεμπιπτόντως, αν τουλάχιστον ένα από αυτά υποδεικνύεται λανθασμένα, τότε το έγγραφο θεωρείται άκυρο.
Λογιστική εγγράφων
Ποια έγγραφα χρειάζονται για την εργασία; Στον τομέα της διαχείρισης της οργάνωσης, χρησιμοποιούνται διάφορες μορφές. Όλα εξαρτώνται από το πού και για ποιο σκοπό πρέπει να υποβάλετε έγγραφα.
Όλοι δεν υπάρχουν από μόνα τους, αλλά υπόκεινται σε αυστηρή συστηματοποίηση. Με άλλα λόγια, κάθε εταιρεία διατηρεί αρχεία τεκμηρίωσης. Αυτό είναι απαραίτητο, πρώτα απ 'όλα, έτσι ώστε κάθε πληροφορία να είναι πάντα εύκολη και στην κατάλληλη στιγμή για να βρούμε.
Προσωπικά και επίσημα έγγραφα
Τα έγγραφα έχουν τη δική τους ταξινόμηση για διάφορους λόγους. Έτσι, από την προέλευση είναι προσωπικό και επίσημο.
- Προσωπικά δημιουργούνται εκτός του χώρου εργασίας. Μπορεί να είναι αλληλογραφία, ημερολόγιο, σημειώσεις.
- Αλλά τα επίσημα είναι έγγραφα της οργάνωσης, που καταρτίζονται με έναν ορισμένο τρόπο και με την καθιερωμένη μορφή.
Αλλά στην ομάδα των επίσημων εγγράφων διακρίνονται προσωπικά, για παράδειγμα: διαβατήριο, δίπλωμα, πιστοποιητικό, άδεια παραμονής, βιβλίο εργασίας.
Είναι σαφές ότι οι επίσημες εισηγήσεις λαμβάνουν κυρίως μέρος σε γραπτή εργασία, τα περισσότερα από τα οποία είναι έγγραφα διαχείρισης.Με τη βοήθειά τους, πραγματοποιούνται λειτουργίες διαχείρισης του οργανισμού: σχεδιασμός, χρηματοδότηση, έλεγχος, προμήθεια και λογιστική. 
Ταξινόμηση τεκμηρίωσης
Σύμφωνα με τη μέθοδο τεκμηρίωσης, οι πληροφορίες μπορούν να έχουν διαφορετικό χαρακτήρα:
- γραπτή.
- κειμένου
- χειρόγραφο;
- δακτυλογραφημένο
- ηλεκτρονικά.
- ωραία.
Αυτό μπορεί να είναι ένα βίντεο, ένα ήχο, ένα έγγραφο φωτογραφίας, καθώς και ένα λευκό και ένα σχέδιο. Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχει μια τεράστια ποικιλία από αυτά.
Ποια έγγραφα χρειάζονται Λογιστική διαχείρισης; Απολύτως τα πάντα. Πολλοί από αυτούς είναι παρόντες σε οποιαδήποτε οργάνωση. Είναι αδύνατο να φτάσετε χρησιμοποιώντας ένα μόνο είδος. Όλα αυτά απαιτούνται ανάλογα με την κατάσταση.
Εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα
Εισερχόμενα, εξερχόμενα έγγραφα και εσωτερικά - όλοι ακούσαμε για μια τέτοια ταξινόμηση. Έτσι, το σύνολο των εν λόγω εγγράφων αποτελεί τη ροή εγγράφων ολόκληρου του οργανισμού. Οι εισερχόμενοι και εξερχόμενοι τίτλοι υπόκεινται σε αυστηρούς λογιστικούς ελέγχους. Καταγράφονται σε αντίστοιχα περιοδικά εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Με τον αριθμό των προβλημάτων που τίθενται, τα έγγραφα χωρίζονται σε απλά και σύνθετα. Στην πρώτη, τίθεται μόνο ένα ερώτημα, και σε άλλες, μερικές.
Είδη περιορισμών όσον αφορά την πρόσβαση σε τίτλους
Από τη διαθεσιμότητα, το χαρτί ορίζεται ως μυστικό, μη ταξινομημένο και για γενική επίσημη χρήση. Τα μυστικά σημειώνονται με ειδική σφραγίδα υπογραφής. Η χρήση τους απαιτεί ειδική άδεια. Και για εργασία με άλλα έγγραφα δεν απαιτούνται ανοχές. Προορίζονται για υπαλλήλους του οργανισμού.
Η μέθοδος παρουσίασης του κειμένου του εγγράφου
Με τη μέθοδο παρουσίασης, τα έγγραφα χωρίζονται ως εξής:
- τυπικό.
- οθόνη?
- άτομο.
Σε μεμονωμένες εφημερίδες, η παρουσίαση γίνεται με το δικό της στυλ, σαν να είναι από μόνη της. Τα έγγραφα οθόνης εκδίδονται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο σχήμα που χρησιμοποιεί ένα σύνολο τυποποιημένων φράσεων. Ο συνηθέστερος τύπος χαρτιού είναι ένα ερωτηματολόγιο ή ένα πιστοποιητικό. Κατά κανόνα, τυπώνονται σε έτοιμες μορφές, οι οποίες στη συνέχεια εισάγουν ορισμένα δεδομένα.
Ποια έγγραφα χρειάζονται στην καθημερινή εργασία; Φυσικά, τυπικό. Καταρτίζονται με βάση ένα συγκεκριμένο δείγμα και χρησιμοποιούνται σε παρόμοιες καταστάσεις. Δημιουργούνται πρότυπα τα οποία, αν είναι αναγκαίο, λαμβάνονται ως βάση, εισάγοντας μόνο πρόσθετες πληροφορίες. Πολύ συχνά απαιτείται η σύνταξη ορισμένων εγγράφων για την απόκτηση άλλων, για παράδειγμα, στη φορολογική υπηρεσία ή σε άλλες περιπτώσεις.
Είδη εγγράφων αυθεντικότητας
Με την αυθεντικότητα, τα έγγραφα χωρίζονται σε πρωτότυπα, αντίγραφα και αντίγραφα. Είναι σαφές ότι το πρωτότυπο είναι το πρώτο μοναδικό παράδειγμα. Πιστοποιείται με υγρή σφραγίδα και υπογραφή.
Το αντίγραφο είναι ένα αντίγραφο του πρωτοτύπου, εκδίδεται συνήθως κατά την απώλεια του πρωτοτύπου και έχει επίσης νομική ισχύ. Όσο για τα αντίγραφα, αν και συμπίπτουν εντελώς με το πρωτότυπο, δεν έχουν καμία νομική ισχύ.
Διαίρεση εγγράφων ανά περίοδο αποθήκευσης και τρόπος μεταφοράς
Σύμφωνα με τη διάρκεια ζωής, τα έγγραφα χωρίζονται σε έγγραφα μόνιμης, προσωρινής (διάρκεια αποθήκευσης έως δέκα χρόνια) και μακροχρόνιας αποθήκευσης (περισσότερο από δέκα χρόνια).
Και με τη μέθοδο της μετάδοσης, με τηλεγραφήματα, γράμματα, φαξ και μηνύματα (ηλεκτρονικά).
Ό, τι λέτε, τα έγγραφα έχουν εισέλθει σφιχτά στη ζωή μας. Κάθε μέρα έχουμε να κάνουμε με όλα τα χαρτιά. Και ανεξάρτητα από τον τομέα στον οποίο εργαζόμαστε, χρησιμοποιούμε πάντα έγγραφα για να λαμβάνουμε και να διαβιβάζουμε αυτή ή αυτές τις πληροφορίες.
