Η σύγχρονη διαχείριση βασίζεται σε ένα αρκετά μεγάλο εύρος διδασκαλιών και προσεγγίσεων στη διαχείριση. Για περισσότερα από εκατό χρόνια, οι επιχειρηματίες δημιούργησαν πολλές θεωρίες που δοκιμάζονται συνεχώς στην πράξη. Και αυτός ο πλούτος των εναλλακτικών λύσεων συχνά συγχέει τους διαχειριστές: δεν γνωρίζουν ποια προσέγγιση διαχείρισης θα χρησιμοποιήσει σε διαφορετικές καταστάσεις.
Βασικά συστήματα ελέγχου
Οι σύγχρονοι θεωρητικοί και επαγγελματίες διακρίνουν τρία βασικά συστήματα διαχείρισης: μια διαδικασία προσέγγιση, μια συστηματική και κατάσταση. Όλοι οι άλλοι μετά από προσεκτικότερη εξέταση αποδεικνύονται παράγωγα μιας από αυτές τις μεθόδους.
Ποια είναι η διαφορά; Οι προσεγγίσεις στη διαδικασία διαχείρισης βασίζονται σε διαφορετική στάση απέναντι στην ίδια την οργάνωση, στο χρόνο και τη στιγμή εφαρμογής της δράσης ελέγχου και στην πίεση από το περιβάλλον. Έτσι, το σύστημα διαδικασίας θεωρεί τη διαχείριση ως μια ατελείωτη αλυσίδα αλληλένδετων λειτουργιών διαχείρισης. Η έκδοση του συστήματος επικεντρώνεται στο γεγονός ότι η οργάνωση αποτελείται από πολλές μονάδες, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Και η περιστασιακή προσέγγιση στη διαχείριση επικεντρώνεται στη λήψη στιγμιαίων αποφάσεων με βάση γεγονότα που λαμβάνουν χώρα στην αγορά.
Η διαχείριση είναι μια διαδικασία
Μια προσέγγιση διαδικασίας στη διαχείριση προτάθηκε από τους εκπροσώπους της διοικητικής σχολής της θεωρίας της διαχείρισης. Θεωρεί τις λειτουργίες ενός διαχειριστή ως ένα ενιαίο διασυνδεδεμένο σύστημα. Η επίτευξη των στόχων της εταιρείας, σύμφωνα με αυτή τη διδασκαλία, είναι μια συνεκτική λύση σε μικρά προβλήματα. Από μόνη της, κάθε τέτοια απόφαση δεν παίζει ρόλο στις δραστηριότητες της επιχείρησης, αλλά, ως σύνδεσμος στην αλυσίδα, αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο της επιτυχίας.
Η διαδικασία προσέγγισης της διαχείρισης διασφαλίζεται με την εφαρμογή τεσσάρων κρίσιμων λειτουργιών: σχεδιασμός, οργάνωση, κίνητρα και έλεγχος. Κάθε ένα από αυτά αντιπροσωπεύει επίσης ένα σύστημα. Ως εκ τούτου, η επιτυχία του οργανισμού θεωρείται ως το άθροισμα όλων των διαχειριστικών αποφάσεων που λαμβάνονται σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχικής κλίμακας της επιχείρησης.
Επιπλέον, για να συνδυαστούν οι δραστηριότητες όλων των στοιχείων της εταιρείας, είναι απαραίτητες οι αποκαλούμενες διαδικασίες σύνδεσης. Ή επικοινωνία.
Λειτουργίες διαχείρισης
Η πρώτη λειτουργία είναι ο προγραμματισμός. Σε αυτό το στάδιο, η διοίκηση ασχολείται με τον καθορισμό στόχων και στόχων και καθορίζει την κατεύθυνση των επιχειρηματικών μονάδων της εταιρείας. Μπορούμε να πούμε ότι ο προγραμματισμός σας επιτρέπει να αναπτύξετε ένα ενιαίο σύστημα ενεργειών των στοιχείων του οργανισμού για την επίτευξη των στόχων.
Ο σχεδιασμός είναι μια συνεχής δραστηριότητα του ηγέτη. Το γεγονός είναι ότι τόσο το εξωτερικό περιβάλλον όσο και οι εσωτερικές μεταβλητές κάνουν συνεχώς προσαρμογές στην επιλεγμένη στρατηγική. Επομένως, ο διαχειριστής θα πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς τη συμμόρφωση των τρεχουσών δραστηριοτήτων με τους στόχους που έχουν τεθεί.
Η λειτουργία της οργάνωσης περιλαμβάνει την ανάπτυξη της οργανωτικής δομής της επιχείρησης, την ανάπτυξη ενός αλγορίθμου για την αλληλεπίδραση και τη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ των διαφόρων τμημάτων. Ένας άλλος στόχος της οργάνωσης είναι να δημιουργήσει μια ιεραρχία υποταγής. Ο επικεφαλής όχι μόνο επιλέγει το προσωπικό για να εκτελέσει συγκεκριμένη εργασία, αλλά και αναθέτει μέρος της ευθύνης και εξουσίας σε αυτόν.
Αλλά για την επιτυχία μιας αντιπροσωπείας εξουσίας δεν αρκεί. Είναι απαραίτητο να βρεθεί μια προσέγγιση σε κάθε εργαζόμενο ώστε να αυξηθεί η παραγωγικότητα της εργασίας.Εάν νωρίτερα θεωρήθηκε ότι ήταν αρκετό για όλους τους υπαλλήλους να υποσχεθούν μια υλική ανταμοιβή, τώρα οι ερευνητές ισχυρίζονται ότι υπάρχουν πολλά διαφορετικά κίνητρα. Και έργο του διαχειριστή - επιλέξτε το σωστό για κάθε εργαζόμενο.
Η σύγχρονη θεωρία διαχείρισης έχει αναπτύξει διάφορες προσεγγίσεις για τη διαχείριση του προσωπικού. Ένας από αυτούς προσφέρει στον διαχειριστή να καθορίσει τις πραγματικές ανάγκες των εργαζομένων προκειμένου να βρει ένα αξιοπρεπές κίνητρο.
Κάθε κατάσταση ανωτέρας βίας μπορεί να επηρεάσει την επόμενη πορεία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η λειτουργία ελέγχου θεωρείται συνεχής. Όσο νωρίτερα διαπιστώνεται μια απόκλιση, τόσο ταχύτερη και με λιγότερες απώλειες θα είναι δυνατή η αποκατάσταση της επιχείρησης. Τα πιο συνηθισμένα είναι τα τρία είδος ελέγχου. Η πρώτη είναι η ανάπτυξη προτύπων. Όλα τα σχέδια της εταιρείας έχουν αναπτυχθεί προσεκτικά και έχουν οριστεί ακριβείς προθεσμίες για την ολοκλήρωση των εργασιών. Η δεύτερη είναι η μέτρηση. Θεωρείται ότι το αποτέλεσμα της δραστηριότητας που λαμβάνεται για ορισμένο χρονικό διάστημα συγκρίνεται με το αναμενόμενο (προγραμματισμένο) αποτέλεσμα. Τέλος, το τρίτο στάδιο ελέγχου είναι η προσαρμογή. Οι εργασίες της επιχείρησης τροποποιούνται σύμφωνα με νέα περιβαλλοντικά δεδομένα ή εσωτερικές παραβιάσεις.
Η κατάσταση της αγοράς υπαγορεύει τους όρους
Η προσέγγιση της κατάστασης στη διαχείριση υποδηλώνει ότι η λήψη αποφάσεων πρέπει να βασίζεται σε μια ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης των πραγμάτων στην αγορά. Μόνο μελετώντας ένα συγκεκριμένο σύνολο συνθηκών για μια δεδομένη στιγμή μπορεί κανείς να κάνει τη μόνη σωστή απόφαση. Οι θεωρητικοί αυτού του σχολείου δεν θεωρούν ότι όλες οι άλλες τεχνικές διαχείρισης είναι λανθασμένες ή λανθασμένες. Αντιθέτως, προσπαθούν να ενσωματώσουν τις μερικές προσεγγίσεις άλλων διδασκαλιών. Τα πιο ελπιδοφόρα από αυτή την άποψη θεωρούνται συστηματική προσέγγιση της διαχείρισης.
Η διαχείριση μιας επιχείρησης βάσει ανάλυσης της κατάστασης της αγοράς προϋποθέτει ότι ο επικεφαλής της κατάστασης σκέψης έχει τη δυνατότητα να επικεντρωθεί σε συγκεκριμένα καθήκοντα και να αναζητήσει λύσεις. Σε αυτή την περίπτωση, ο διαχειριστής δεν πρέπει να βλάψει την υλοποίηση των στρατηγικών στόχων της εταιρείας. Αυτό συνδυάζει καταστάσεις και συστημικές προσεγγίσεις στη διαχείριση των επιχειρήσεων.
Είναι επίσης εκπληκτικό ότι οι θεωρητικοί της διαχείρισης ήδη από τη δεκαετία του 1920 ανέφεραν ότι η κατάσταση διέπει τα πάντα. Ένας γνωστός συνεργάτης και δημιουργός της θεωρίας των οργανώσεων, ο Mary Parker Follet υποστήριξε ότι «οι διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετική γνώση».
Μεθοδολογία διαχείρισης κατάστασης
Οι ειδικοί στον τομέα της διαχείρισης κατάστασης εξετάζουν τη συσσωρευμένη εμπειρία και την αποτελεσματικότητα της λήψης αποφάσεων από άλλα διευθυντικά στελέχη υπό παρόμοιες συνθήκες. Η ίδια η μεθοδολογία είναι μια διαδικασία τεσσάρων σταδίων.
Πρώτον, ο διαχειριστής πρέπει να είναι εξοικειωμένος με αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης. Πρέπει να κατανοήσει τη θεωρία της συμπεριφοράς των υφισταμένων και των καταναλωτών, να γνωρίζει τα βασικά στοιχεία της ανάλυσης του συστήματος, να εντοπίζει τους πιο σημαντικούς παράγοντες (τόσο εντός όσο και εκτός της εταιρείας), να παρακολουθεί την πρόοδο των εργασιών.
Δεύτερον, ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να προβλέψει την εξέλιξη της κατάστασης ανάλογα με την απόφαση που έχει ληφθεί και να είναι σε θέση να εξετάσει ταυτόχρονα διάφορες εναλλακτικές λύσεις. Δεδομένου ότι όλες οι σύγχρονες προσεγγίσεις διαχείρισης έχουν θετικές και αρνητικές πλευρές, αυτή η ικανότητα είναι η πιο πολύτιμη για τον ηγέτη.
Τρίτον, είναι απαραίτητο να μπορέσουμε να εντοπίσουμε σωστά τις αιτιώδεις σχέσεις μεταξύ γεγονότων. Μόνο μια επαρκής αξιολόγηση της κατάστασης θα κάνει τη σωστή διαχειριστική απόφαση. Δυστυχώς, αυτή η δεξιότητα έρχεται μόνο με εμπειρία.
Τέλος, τέταρτον, αυτή η προσέγγιση στη διαχείριση απαιτεί τη δυνατότητα να συνδέονται διάφορες μέθοδοι επηρεασμού των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα πρόγραμμα δράσης που θα έδινε ένα ελάχιστο αρνητικό αποτέλεσμα (δηλ.δεν θα συνεπαγόταν αρνητικές μεταβολές σε άλλους παράγοντες) στις υπάρχουσες συνθήκες.
Μεταβλητές
Μια τέτοια προσέγγιση στη διαχείριση είναι αποτελεσματική μόνο εάν ο διαχειριστής είναι σε θέση να καθορίσει και να αξιολογήσει σωστά και αποτελεσματικά τις μεταβλητές της τρέχουσας κατάστασης και τον βαθμό της επίδρασής τους στην επιχείρηση. Εάν η κατάσταση μπορεί να αναλυθεί, τότε υπάρχει πολύ λίγο περιθώριο για κάθε είδους εικασίες και τη χρήση της μεθόδου "trial and error".
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι θεωρητικοί αυτής της τεχνικής διακρίνουν την εμπειρία και την εμπειρία του ηγέτη ως τα πιο σημαντικά στοιχεία της επιτυχίας της εταιρείας. Μόνο τα τελευταία χρόνια, οι μελέτες μας επέτρεψαν να επισημάνουμε κάποιες μεταβλητές της κατάστασης που επηρεάζουν σημαντικά τη λήψη αποφάσεων στη διοίκηση.
Παρ 'όλα αυτά, είναι αδύνατο να προσδιοριστούν όλες οι μεταβλητές (και ιδιαίτερα ο βαθμός επίδρασής τους στην κατάσταση). Τα πάντα, από την ιδιοσυγκρασία και τη διάθεση κάθε υπαλλήλου της εταιρείας και που τελειώνουν με τις γεωπολιτικές αλλαγές στον κόσμο, μπορούν σε κάποιο βαθμό να επηρεάσουν την ορθότητα της απόφασης. Οι έμπειροι επαγγελματίες θεωρούν δύο κατηγορίες παραγόντων:
1) με άμεσο αντίκτυπο στην εταιρεία,
2) δυναμικό.
Διαχείριση συστήματος
Όλες οι προσεγγίσεις οργανωτικής διαχείρισης επικεντρώνονται σε μια πτυχή της επιχείρησης. Και αυτό είναι δικό τους λάθος. Εξάλλου, η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Η ανάπτυξη όλων των σχολείων διαχείρισης επέτρεψε στους διαχειριστές να επαληθεύσουν την ακεραιότητα του οργανωτικού συστήματος, τη σημασία των διασυνδέσεων μεταξύ των επιμέρους τμημάτων και την ενότητα της επιχείρησης και του εξωτερικού κόσμου.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι θεωρητικοί διαχείρισης συστημάτων προσπαθούν να ενσωματώσουν στοιχεία διαφορετικών προσεγγίσεων διαχείρισης. Για πρώτη φορά, άρχισαν να μιλάνε για την ανάγκη να θεωρηθεί η διαχείριση ως μια ενιαία συνεχής διαδικασία στα μέσα του 20ού αιώνα. Και από τότε, μια συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση έχει γίνει πιο δημοφιλής κάθε χρόνο.
Έννοια
Η ιδέα να θεωρηθεί η οργάνωση ως σύστημα ήρθε στη διοίκηση από τις ακριβείς επιστήμες. Για να κατανοήσουμε τις βασικές ιδέες αυτού του σχολείου, είναι απαραίτητο να καθορίσουμε τι είναι ένα σύστημα γενικά.
Ένα σύστημα είναι ένα σύνολο που αποτελείται από άνισα αλλά διασυνδεδεμένα στοιχεία. κάθε τέτοιο στοιχείο συμβάλλει στην περιγραφή και τις ιδιότητες του συνόλου. Οι οργανισμοί είναι επίσης συστήματα που αποτελούνται από ανθρώπους (προσωπικό), τεχνολογία, εξοπλισμό, χρηματοδότηση κ.λπ. Λόγω της αλληλεπίδρασης ανθρώπων και μηχανών, οι επιχειρήσεις ταξινομούνται ως κοινωνικο-τεχνικά συστήματα. Σε αυτή την περίπτωση, οι προσεγγίσεις για τη διαχείριση του προσωπικού θα πρέπει να αναπτύσσονται από κάθε οργανισμό ανεξάρτητα, καθώς η ψυχολογική συμβατότητα των εργαζομένων είναι εξίσου σημαντική με τη διαθεσιμότητα δαπανηρού εξοπλισμού ή σύγχρονης τεχνολογίας.
Τύποι συστημάτων
Η θεωρία διακρίνει δύο διαφορετικούς τύπους συστημάτων - ανοιχτά και κλειστά. Το κλείσιμο είναι αυστηρά περιορισμένο και πρακτικά ανεξάρτητο από τον έξω κόσμο. Ένα εντυπωσιακό παράδειγμα ενός τέτοιου συστήματος είναι το ρολόι. Μεταξύ των επιχειρήσεων, δεν υπάρχουν σχεδόν πλήρως κλειστά συστήματα.
Συχνά συναντάμε ανοιχτά συστήματα. Χαρακτηρίζονται από το γεγονός ότι αλληλεπιδρούν ενεργά με τον κόσμο. Αυτά τα συστήματα χρειάζονται ενέργεια, πληροφορίες, υλικά και πόρους (φυσικούς, οικονομικούς και ανθρώπινους). Όλα αυτά βρίσκονται στο εξωτερικό περιβάλλον. Επιπλέον, τα ανοικτά συστήματα μπορούν να προσαρμοστούν στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες. Αυτό αποτελεί προϋπόθεση για τη μακρά διάρκεια ζωής ενός ανοιχτού συστήματος.
Υποσύστημα
Έχουμε ήδη θυμηθεί ότι το σύστημα αποτελείται από στοιχεία. Πιο συχνά, κάθε τέτοια συνιστώσα είναι το ίδιο σύστημα. Για απλοποίηση της κατανόησης, ονομάζονται υποσυστήματα. Η διαίρεση της οργάνωσης σε τέτοιου είδους τμήματα είναι πολύ σημαντική, ειδικά όταν είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν προσεγγίσεις διαχείριση ποιότητας. Εξάλλου, μια αποτυχία στη λειτουργία ενός υποσυστήματος θα οδηγήσει στην υιοθέτηση λανθασμένων αποφάσεων στο ίδιο το σύστημα.Επομένως, δυσλειτουργίες στο έργο της ακόμη και της μικρότερης δομής μπορεί να επηρεάσουν το αποτέλεσμα όλων των παραγωγικών δραστηριοτήτων.
Είναι κατανοητό ότι η επιχείρηση είναι ένα περίπλοκο σύνθετο ανοικτό σύστημα που εξηγεί γιατί είναι αδύνατο να εφαρμοστούν άνευ όρων τα αξιώματα μιας σχολής διοίκησης για αποτελεσματική διαχείριση. Μετά από όλα, ο καθένας επικεντρώθηκε σε ένα υποσύστημα. Έτσι, η σχολή της επιστημονικής διαχείρισης μελετά τα τεχνικά υποσυστήματα και ο συμπεριφορισμός ασχολείται με την κοινωνική πλευρά της εργασίας του οργανισμού.
Οι σύγχρονοι ερευνητές υποστηρίζουν ότι η επιτυχία της εταιρείας καθορίζεται από περιβαλλοντικούς παράγοντες. Προβλέπουν τις συνθήκες και τις δυνατότητες της εταιρείας. Και μόνο αφού μελετήσει την κατάσταση των πραγμάτων στο εξωτερικό περιβάλλον, ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει την πιο ορθολογική και αποτελεσματική λύση στο πρόβλημα.
Ο οργανισμός είναι ένα ανοιχτό σύστημα
Ο οργανισμός μπορεί να θεωρηθεί ως ένα είδος μηχανής ή να συνδυαστεί. Η επιλογή και η ανάμιξη εξαρτημάτων (περιβαλλοντικές πληροφορίες, τεχνολογία, προσωπικό, εξοπλισμός κλπ.), Τα μεταποιεί σε ένα τελικό προϊόν και τα διαθέτει στην αγορά. Στην πραγματικότητα οι πληροφορίες, οι άνθρωποι, το κεφάλαιο και τα υλικά ονομάζονται εισροές του οργανισμού. Και τα αγαθά και οι υπηρεσίες που παράγονται ονομάζονται παραγωγή του οργανισμού.
Εάν η διαδικασία διαχείρισης της επιχείρησης είναι οργανωμένη σωστά, τότε κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας των πόρων δημιουργείται προστιθέμενη αξία. Ως αποτέλεσμα, εκτός από τα αγαθά που προέρχονται από την παραγωγή του οργανισμού, υπάρχουν κέρδη, αύξηση της αγοράς, αύξηση της παραγωγής (λόγω των αυξημένων πωλήσεων).
Αυτό μοιάζει με τις σύγχρονες βασικές προσεγγίσεις διαχείρισης. Επαναλαμβάνουμε και πάλι: δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος διαχείρισης, όπως δεν μπορεί να υπάρξει κανένας σωστός απολογισμός από έναν διαχειριστή. Ο ρυθμός μεταφοράς πληροφοριών και η ανάπτυξη του σύγχρονου περιβάλλοντος είναι τόσο μεγάλος που ο ηγέτης μπορεί να αναζητήσει μόνο τις λιγότερο «επιβλαβείς» λύσεις. Δηλαδή, εκείνες που δεν συνεπάγονται σοβαρές διακυμάνσεις στην κατάσταση του εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης.
