Al ser un documento necesario e importante, un libro de trabajo puede confirmar no solo la experiencia laboral de una persona, sino también ayudarlo a calcular correctamente su futura pensión. Desafortunadamente, hay situaciones en las que la forma de empleo puede dañarse o perderse. Entonces necesita hacer con urgencia un libro de trabajo duplicado. ¿Por qué necesitamos esto? Lo consideraremos más a fondo.
El concepto
Debajo del libro de trabajo se entiende un documento individual que puede confirmar información sobre el empleo (siempre que sea oficial) y la experiencia laboral. Todos los datos se presentan sujetos al art. 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
El libro de trabajo contiene los siguientes datos:
- Datos personales
- Información sobre el trabajo realizado.
- Datos sobre traslados, despidos y laudos.
- Información sobre los documentos que son la base para las entradas en el trabajo.
Una muestra de un libro de trabajo duplicado debe coincidir completamente con el original e incluir toda la información que se indicó en la primera copia. La excepción son aquellos hechos cuando los registros fueron impugnados en el tribunal o la información se perdió y no se puede restaurar.
En qué casos emiten
Se emite un libro de trabajo duplicado solo cuando la operación del original se vuelve imposible. Tales casos incluyen:
- pérdida de un documento por parte de un empleado;
- pérdida de un documento por parte de un empleador;
- daño a la forma;
- ingresar información incorrecta sobre el despido o la transferencia.
Cada uno de estos casos tiene sus propias características.
En el caso de que no haya mano de obra original, se emite un duplicado al empleado. Para hacer esto, debe escribir una solicitud para redactar un segundo documento, pagar un nuevo formulario (si la mano de obra se pierde o se daña por culpa del empleado). A veces, se puede notar una pérdida no inmediatamente, sino después de un tiempo: después de ser despedido de un trabajo anterior y al colocarse en un lugar nuevo.
¿Y qué pasa si el empleador anterior no quiere hacer un duplicado debido a la limitación del despido? Dado que no existe una disposición legislativa sobre cuánto tiempo es posible solicitar documentos duplicados en el lugar de trabajo anterior, el ex empleado debe insistir en la reemisión del documento si la mano de obra original ha quedado inutilizable. O ir a la corte.
La emisión de un libro de trabajo duplicado ocurre solo a pedido. Debe haber una nota en la página del título que indique que es un duplicado. Para restaurar la información, un ciudadano debe presentar documentos que confirmen los datos personales y aseguren la antigüedad.
Si el empleador pierde la mano de obra, una comisión especial puede confirmar la duración del servicio. Los miembros de la comisión deben presentar documentos o copias que confirmen la información sobre la especialización y los lugares donde trabajó el empleado. Si no hay tales documentos, entonces la comisión elabora un acto sobre los testimonios de testigos que tienen información confiable sobre la actividad laboral de este empleado.
Liquidación
El registro de un libro de trabajo duplicado (una muestra se presenta a continuación) se produce en los casos en que un ciudadano tenía un empleo oficial y no desempeña un papel aquí, el formulario se pierde o se daña.
El duplicado tiene la misma yursila que el documento original. Los duplicados pueden ser emitidos directamente por el propio jefe o por una persona autorizada para hacerlo. En la mayoría de los casos, se trata de un oficial de recursos humanos, contador o secretario. Todos los documentos que se presentan para el formulario de reingreso deben ser presentados por el empleado.Pero incluso a pesar de esto, la empresa está obligada a ayudar al empleado en todas las formas posibles para obtenerlos (si las circunstancias así lo requieren).
Precio de emisión
Dadas las normas de mantenimiento y almacenamiento de mano de obra, un ciudadano debe informar al jefe de su último trabajo sobre la pérdida del formulario. En este caso, el jefe está obligado a emitir un duplicado del libro de trabajo a más tardar 15 días después de la fecha de redacción de la solicitud correspondiente.
De acuerdo con las normas establecidas por la ley, una organización puede cobrarle a un miembro del personal una tarifa por un formulario de empleo. El pago no se toma si:
- pérdida de documentos ocurrida por el empleador debido a circunstancias imprevistas;
- la página de título se completó incorrectamente;
- daños al documento ocurrieron sin culpa del empleado.
Por lo tanto, la compañía puede recibir una recompensa monetaria por un duplicado si la pérdida del libro o su daño se produjo debido a la falta de la persona que contacta.
En el artículo se presenta un libro de trabajo duplicado (un ejemplo del diseño del formulario).
Instrucciones paso a paso
Echemos un vistazo más de cerca a las instrucciones paso a paso sobre cómo obtener un libro de trabajo duplicado. En la legislación laboral se prescribe cómo redactar un documento repetido y un procedimiento claro. Lo que necesitas hacer:
- Un ciudadano que ha perdido el documento debe escribir una declaración a la organización, que se considera el último lugar de empleo oficial.
- La empresa en la solicitud presentada está obligada a recopilar la información necesaria sobre la antigüedad del ciudadano.
- Se firma un pedido (solo se puede emitir un libro de trabajo duplicado sobre la base de un pedido).
- El trabajo debe ejecutarse teniendo en cuenta ciertas reglas: la información debe ingresarse de acuerdo con el original.
- La información sobre el duplicado debe ingresarse en el libro de contabilidad.
- Después de recibir el documento terminado, el ciudadano debe firmarlo en un diario especial.
Documentación requerida
Para obtener un duplicado de mano de obra, debe recopilar una serie de documentos que confirman la antigüedad de un ciudadano. De lo contrario, la compañía puede hacer una solicitud a la UIF.
En caso de pérdida masiva de documentos, la gerencia de la compañía debe crear una comisión cuya tarea será averiguar si se realizó el trabajo, la duración del servicio a través de consultas y procesamiento de datos.
Lo primero que debe hacer un ciudadano es escribir una declaración, que debe indicar:
- la razón de la falta de una forma;
- solicitud de duplicado;
- fecha de escritura y firma.
La aplicación se puede escribir tanto a mano como impresa. La mayoría de las empresas pueden tener formularios de solicitud listos para usar.
¿Cómo elaborar un libro de trabajo duplicado? Un formulario de solicitud de muestra le indicará los principales matices.
Después de considerar la solicitud, el jefe prepara una orden para elaborar un duplicado. El pedido debe indicar:
- número de documento;
- principales tesis que establecen los motivos para emitir un documento;
- el documento en sí solo se publica por escrito;
- Antes de exigir la firma de la persona, el pedido debe presentarse a él para su revisión.
Si no se cumplen los requisitos anteriores, el documento emitido se considera inválido.
Para confirmar la experiencia laboral, documentos como:
- archivo personal del empleado;
- órdenes de admisión, despido, transferencia;
- certificados;
- contratos de trabajo;
- libro de liquidación.
Información de entrada
¿Cómo se emite un libro de trabajo duplicado? En primer lugar, debe comenzar completando la primera hoja, que debe contener solo información relevante. Dicha información incluye:
- detalles completos del empleado;
- fecha de nacimiento
- tipo de educación y su disponibilidad;
- profesión o especialidad
La fiabilidad de los datos enumerados debe confirmarse mediante documentos. Por lo tanto, un ciudadano debe presentar un pasaporte y un documento de educación. La primera hoja también contiene la firma del empleado que recibe el duplicado y la persona a cargo, así como el sello de la compañía.
A continuación, en el formulario de empleo, debe especificar el número de experiencia laboral. Para hacer esto, en la tercera columna, en la información sobre el trabajo, se hace una entrada sobre la experiencia general. Dicha información no está certificada por sello y firma.
Las siguientes columnas se completan en orden: cuando el empleado ingresó al trabajo, información sobre su puesto y organización, motivos de despido o transferencia.
El duplicado debe reflejar solo la información que puede documentarse. No se ingresa ninguna otra información.
Todas las entradas se realizan en pasta azul o negra. No se permiten errores, borrones, abreviaturas.
En el documento reeditado en la esquina superior derecha de la portada debe escribirse "Duplicar".
El momento
Como se mencionó anteriormente, el proceso de procesamiento de un documento repetido comienza con la presentación de una solicitud. La legislación toma 15 días para completar un libro de trabajo duplicado. Es durante este tiempo que se debe proporcionar un duplicado al empleado. La misma regla se aplica a los ex empleados. Además, la legislación laboral no establece plazos de prescripción para que un ciudadano solicite un trabajo duplicado.
Puntos importantes
Hay situaciones en las que el jefe emite un duplicado del trabajo y el empleado encuentra el original. En tales casos, solo un documento puede tener un estado formal, que se registró por última vez en el diario de contabilidad. Por lo tanto, este es un duplicado.
El original se puede dejar en caso de que necesite confirmación oficial de antigüedad en cualquier autoridad.
Extradición después del despido
¿Cómo duplicar el libro de trabajo si el empleado ya ha renunciado? La legislación establece el hecho de que el empleador no puede rechazar a un ciudadano solo porque ya no trabaja en esta organización o no puede proporcionar información sobre los lugares de trabajo después del despido.
La empresa debe emitir un duplicado del documento sobre la base de la solicitud. Además, el hecho de que un ciudadano debe proporcionar información sobre las actividades que realizó después del despido no se indicó en ninguna parte. El duplicado debe emitirse de manera general.
Contabilidad de documentos
Una vez que se completa el documento repetido, la información se ingresa en un diario de contabilidad especial. Debido a que el documento duplicado tiene la misma estructura legal que el original, las reglas para su mantenimiento, almacenamiento y contabilidad deben ser apropiadas. La única diferencia es la nota de que esto es un duplicado.
Un formulario de libro de trabajo se considera un documento importante que confirma no solo la actividad laboral de la persona a lo largo de su vida, sino también una garantía de sus mayores acumulaciones de pensiones.
Y a pesar de que la ley prevé la emisión de duplicados para originales perdidos o dañados, es mejor ser más cuidadoso y cuidadoso al manejar su propio libro de trabajo. De hecho, la recopilación de información y la información necesaria lleva mucho tiempo, y parte de la información puede perderse por completo. Por lo tanto, debe tratar cuidadosamente este tipo de documentos, controlar su mantenimiento y almacenamiento.