Al viajar por trabajo al extranjero, es importante recibir viáticos de forma inmediata y completa. Pero no todos saben cómo calcularlos, porque la tasa monetaria cambia constantemente. En caso de fuertes fluctuaciones, el personal puede estar en rojo al regresar.
Monto de compensación
En 2018, el monto de los pagos por alimentos ascendió a 2.5 mil rublos, si una persona se va al extranjero. La asignación diaria de subsistencia para viajes de negocios en Rusia es de 700 rublos. Sin embargo, la ley permite a las empresas pagar más.
A un empleado se le puede asignar más paga cuando viaja al extranjero. Ahora esto está permitido por el artículo 165 del Código del Trabajo de Rusia. Durante el desempeño de los deberes oficiales, el personal recibe un pago diario promedio, y al regresar, muchas compañías recalculan el viático al alza, de acuerdo con la tasa de efectivo actual del país anfitrión.
Más a menudo, se otorga una asignación diaria de 2.5 mil rublos a la mano antes de viajar al extranjero. El recálculo se realiza después de que el empleado haya completado un informe de viaje de negocios. Posteriormente, los gastos se compensan en exceso de los fondos emitidos, de acuerdo con las disposiciones actuales sobre viajes de negocios. Solo devuelven dinero en cheques, boletos o recibos.
Aplicable en 2018
La asignación de subsistencia en el extranjero está determinada por el artículo 168 del Código del Trabajo de Rusia, parte 1. El párrafo 3 estipula que el empleador está obligado a pagar la asignación de alimentos al personal que desempeña funciones oficiales fuera del área de residencia. El límite superior para las cantidades libres de impuestos se establece oficialmente:
- 700 rub para viajes por el territorio de Rusia;
- 2.5 mil rublos si el viático se paga en el extranjero;
El límite superior de la compensación monetaria por alimentos no está limitado por los actos legislativos, pero con un aumento en la cantidad, se agregan el impuesto sobre la renta personal y las primas de seguros. Por lo tanto, los empleadores no tienen prisa por establecer niveles de compensación psicológicamente insuperables. A menudo, el empleado recibe un pago adicional por artículos adicionales en los casos en que no es posible pagar los alimentos por métodos legales.
Cálculo de subsidio
Los gastos diarios en el extranjero deben ser gravados si su monto excede los 2.5 mil rublos. Al viajar por Rusia, el impuesto sobre la renta personal se calcula si la cantidad excede los 700 rublos. La información sobre el monto mínimo no imponible se prescribe en el párrafo 3, párrafo 12 del Artículo 217 del Código Tributario.
Entonces, el empleado tiene que viajar al extranjero. El viático sin impuestos no cubre el costo de los alimentos, y luego la empresa tiene derecho a otorgar una indemnización de más de 2.5 mil rublos. Pero debe retener impuestos sobre el monto establecido que exceda la norma.
A partir del 10 de abril de 2018, el tipo de cambio del dólar frente al rublo era de 58,67. Esta fecha será el día del informe. Si, cuando viajaban al extranjero, se nombraban viajeros de negocios, equivalentes, por ejemplo, a $ 60, esto equivale a 3520.2 rublos.
En consecuencia, desde 3520.2 solo 2500 rublos. no gravado, del importe restante, 1020.2, impuesto sobre la renta personal calculado. Las fluctuaciones en el tipo de cambio durante un viaje de negocios no se tienen en cuenta. Sin embargo, a su llegada, el personal no debe permanecer endeudado debido a un fuerte aumento en la moneda del país al que se dirigió.
Matices de pago
Los gastos de viaje de un día por día en el extranjero en un día libre se calculan de manera diferente. A menudo, ganar un viaje es mucho menos que pagar en un día típico de trabajo. Esto se debe al hecho de que en un viaje de negocios el día cierra de acuerdo con el ingreso promedio, que es bastante bajo para los nuevos empleados.
Los fines de semana y días festivos en un viaje de negocios, solo se paga por día, siempre que el empleado esté descansando.También es compensado por los gastos de subsistencia en estos días. Los ingresos promedio también están cerrados por los días que pasan en el camino.
En el desempeño de los deberes oficiales en días festivos y fines de semana, el pago ya se cobra en doble tamaño con el mantenimiento de viáticos. El momento de calcular el día comienza desde las 0 horas. Incluso si el empleado salió de la casa a las 23:59, se supone que debe cobrar el viático. Del mismo modo, si regresa a casa a las 0:01 y esto está documentado (mediante cheque, boleto), se le dará otro día hábil.
Existe una escala forzada cuando un tren, avión o tren llega tarde. Este período también está cerrado por el ingreso promedio, y los gastos de subsistencia están totalmente compensados. El período de estancia en Rusia se paga a razón de 700 rublos. por día Si este día se cruza con un período en el extranjero, compare la cantidad de horas que pasa en su territorio y en el extranjero. El tamaño del viático corresponde a un número mayor.
Compensación de viaje de un día
Los viáticos para viajes de negocios al extranjero por un día no se pagan de acuerdo con la legislación de la Federación de Rusia. Pero existe el concepto de la duración del día laboral. Si obtiene un exceso de 8 horas y el empleado todavía está en la carretera, estas horas deben ser compensadas de acuerdo con el Código Laboral.
La compañía puede prescribir una compensación por viajes de negocios de un día en documentos internos, esto no está prohibido por la ley. A menudo se utiliza: pagar por un horario ocupado, bonos por la implementación del plan. Además, según el artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, las empresas pueden sobrestimar significativamente el monto de la indemnización. Es importante no olvidar calcular el impuesto por encima del monto legal.
Informe de viaje
Para obtener una compensación total, se recomienda mantener al empleado y el contador aceptó todos los cheques de acuerdo con las disposiciones. Si por alguna razón se pierde el boleto, será posible restaurarlo más tarde. Sin embargo, deberá retener el monto de sus viajes de negocios.
El día de salida se confirma por boleto o cheque de transporte. Al usar su automóvil o servicio, puede confirmar con un certificado de viaje, aunque ha sido cancelado. También se utilizan una hoja de ruta, controles de combustible y otros documentos utilizados en el camino. Puede hacer que un empleado escriba una carta de servicio para el informe.
Secuencia de diseño
Un viaje de negocios comienza a emitir con la emisión de la asignación de trabajo de los empleados. Debe escribir una solicitud de viaje. Después de eso, se emite una orden, con la que debe familiarizarse con una firma.
Solo después de que se emiten los viajes al extranjero. La dieta y el tamaño de los líderes se seleccionan individualmente en cada caso, dependiendo de dónde se realice el viaje. Recuerde hacer marcas en la hoja de tiempo. Desde la primera fecha del viaje, el pago se calcula en promedio.
Para un viaje de un día, un empleado puede recibir cantidades de alimentos que no están sujetos a impuestos. Pero el monto de la compensación no debe exceder los 700 rublos. en Rusia De lo contrario, debe calcular el impuesto. Las tasas de viáticos en el extranjero son, respectivamente, superiores a 2,5 mil rublos. Además, la cuenta del dinero gastado tendrá otros elementos: los costos asociados con el desempeño de los deberes oficiales.
Todos los gastos en un viaje de un día deben realizarse con el conocimiento del empleador. Si un empleado gasta dinero sin acuerdo con sus superiores, tendrá que pagar de sus ingresos. Pero estos gastos no están relacionados con los ingresos de los empleados y no deben ser gravados.
Viaje amistoso a países amigos
Se aplican otras reglas cuando se viaja al extranjero a los países de la CEI. Confirmar su estadía en el extranjero no es fácil. Después de todo, las marcas en el pasaporte no se ponen al cruzar la frontera. Estos países incluyen: Bielorrusia, Kazajstán.
¿Cómo calcular el viático? El empleado no puede llegar al destino.Por la regulación No. 749, un empleado confirma su presencia en el extranjero en boletos de viaje. La cláusula 19 de esta disposición también define los términos de la presentación de informes para el viaje de negocios anterior.
Según el párrafo 19, es necesario informar dentro de los tres días hábiles. De lo contrario, los documentos contables pueden no ser aceptados. Se elabora un informe anticipado y se adjuntan todos los controles. Si, de acuerdo con las disposiciones, los fondos están en exceso, entonces se completa la línea "saldo". En caso de gasto excesivo, se indica el elemento "sobrecoste".
Gastos de comida
Los viáticos son una compensación por las comidas durante un viaje de negocios. Independientemente de lo que adquiera el empleado por este dinero, no es necesario informarlo. No se requiere evidencia documental de estos fondos, incluso si el dinero después del viaje se mantuvo.
El subsidio de subsistencia se emite en un viaje de negocios de acuerdo con la posición de la organización. El único criterio para calcular los fondos después de un viaje es el número de días de servicio. Si la compensación emitida en función de la duración del viaje es mayor, el empleado devuelve el excedente.
Además, algunas publicaciones tienen la oportunidad de compensar adicionalmente los alimentos bajo el ítem "gastos de hospitalidad". Se adjuntan al informe cheques de restaurantes u otros puntos de venta de alimentos. Sin embargo, no todos los empleados pueden realizar estos gastos oficialmente.
¿Cuándo se recomienda sobreestimar la compensación alimentaria?
Hay regiones en las que los viáticos deberían ser mucho más altos de lo habitual. Estos incluyen regiones del extremo norte, países con condiciones turbulentas o con condiciones climáticas adversas.
Estos incluyen:
- Algunas regiones de Siberia.
- Empresas peligrosas: campos petroleros, canteras para minería, minas, instalaciones en alta mar.
- Países hostiles: Siria, el estado somalí, Irak, Palestina, Afganistán y otros. Recientemente, se hace referencia a algunos territorios de Ucrania.
Per diem se puede inflar tanto como desee. Pero, cuando son muy grandes, se les cobran primas de seguro. Esto ya limita el deseo del empleador de "tirar" dinero en cantidades ilimitadas.
Responsabilidades del empleador
Después de emitir una orden interna para un empleado y emitir una asignación diaria de subsistencia, la compañía no tiene el derecho legal de recalcular el monto de la compensación por alimentos. A su llegada, el empleado informa sobre los números establecidos por la gerencia en el documento. Sin embargo, en la práctica, los empleadores dan una cantidad menor de dinero, y cuando el empleado regresa, se convierten a un tipo de cambio más alto.
Los honorarios de la compañía son pagaderos. También compensa una visa, los controles necesarios para ingresar al país, la eliminación de datos biométricos. Además, por razones que escapan al control del empleado, se compensan los costos de permanecer en el extranjero durante la detención por parte de las autoridades locales.
Además, en ausencia de seguro, el empleado tiene derecho a recibir gastos médicos del empleador relacionados con un tratamiento o lesión imprevista. La compañía compensa el pago de la recuperación de documentos en ausencia de culpa del empleado.