Se requiere que todos los participantes en el volumen de negocios mantengan registros, como lo establece la ley. La responsabilidad legal de su corrección y puntualidad se asigna al propietario o al jefe de la empresa autorizada por él, así como al jefe de contabilidad.
Entidades de firma
El jefe de la empresa y el contador principal, por regla general, firman todos los documentos contables de la empresa. Tal derecho se les asigna legislativamente o por los documentos internos de la empresa.
Los poderes del líder generalmente se fijan en los documentos constitutivos y el contrato; Los poderes del jefe de contabilidad pueden fijarse en la descripción de su trabajo, en el orden del jefe o en el contrato de trabajo.
Qué hacer si los funcionarios cambian
Cambiar de director o contable jefe es un negocio bastante problemático y requiere un enfoque reflexivo. En este caso, la empresa no solo debe notificar a las autoridades reguladoras y al banco de servicios, sino también llevar a cabo correctamente la aceptación y la transferencia de documentos contables primarios a un nuevo empleado.
Legislativamente, tal orden se proporciona solo para organizaciones presupuestarias; las empresas autosuficientes lo determinan de manera independiente, por ejemplo, mediante una orden o regulación separada. En cualquier caso, se elabora un acto de aceptación de documentos, un ejemplo del cual se proporciona a continuación.
Con base en la práctica comercial prevaleciente, cuando se cambian las personas responsables de la contabilidad, la compañía crea una orden por orden de una comisión especial que realiza una auditoría interna y acepta documentos del jefe o contador principal.
Una auditoría no es obligatoria, sin embargo, la empresa puede contratar de forma independiente a los auditores que emitirán una opinión sobre el estado de la contabilidad y la contabilidad fiscal. Dicho documento puede ayudar a la empresa a evitar futuras sanciones financieras de los organismos de inspección.
Si los funcionarios cambiantes eran financieramente responsables, se realiza un inventario obligatorio de bienes y documentos de la manera prescrita.
Cómo transferir documentos correctamente al cambiar de director o contable jefe
Por la violación del procedimiento contable en la empresa, los funcionarios tienen responsabilidad hasta la responsabilidad penal, por lo tanto, es muy importante organizar correctamente la recepción y transferencia de documentos al cambiarlos.
Los casos se transfieren al director o contador principal recién nombrado, y en ausencia de candidatos a la comisión, o al empleado designado por orden. Posteriormente, la comisión o el funcionario ejecutivo transfieren los documentos aceptados al nuevo director o contador principal designado. Si el jefe de contabilidad cambia, entonces el jefe de la empresa puede aceptar directamente los documentos.
El acto se ejecuta en tres copias: una para el empleado del turno, la segunda para el empleado designado, la tercera para la contabilidad. Los miembros de la comisión o un empleado responsable, el jefe de contabilidad y el nuevo jefe firman un acto de aceptación de documentos tras un cambio de director. Y en el caso de un cambio en el contador principal, esto lo hacen los miembros de la comisión, el jefe de la empresa y el nuevo contador.
Acto de aceptación de documentos: muestra
El contenido de los documentos de transferencia lo determina la empresa por sí solo. A continuación se muestra el acto de recibir y transmitir documentos al cambiar el contador principal. Esta es una opción indicativa, por ejemplo, una empresa.
Acto de aceptación de documentos contables primarios de LLC "Rango".
Fecha, lugar de compilación.
Nosotros, el director de OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, actuando sobre la base de la Carta, miembros de la comisión para la aceptación de documentos por el economista Olepta V.V., contador Kud N.P., archivero T. Rudenko, actuando sobre la base de la orden, con por un lado, y el contador principal V.A. Alferova, actuando sobre la base de una orden de empleo y descripciones de trabajo, por otro lado, este acto se redactó en ese Alferova V.A. transferencias y LLC "Rang" en la persona del director y la comisión acepta los siguientes documentos de LLC "Rank" para el período de abril de 2010 a abril de 2015 (lista detallada):
- facturas para la liberación de bienes y facturas fiscales, actos sobre la liberación de bienes y materiales y bienes, contratos, facturas, actos de trabajo realizados, actos reconciliaciones
- informes fiscales y financieros;
- un desglose de los montos de deuda, activos y pasivos;
- documentación salarial;
- actos de aceptación y transferencia de documentos al archivo;
- inspecciones de las autoridades reguladoras (si las hay).
El director y la comisión establecieron una escasez de 1 factura fiscal con fecha 04/01/2014 bajo el contrato de suministro No. 3 con fecha 01/01/2014. Sobre este hecho de V. Alferova. se recibió una nota explicativa y se solicitó a la contraparte un duplicado del documento faltante.
El resto de los comentarios sobre los registros contables no están disponibles.
Control de auditoría y el inventario no se realizó por falta de justificación.
El acto se redactó en tres copias auténticas: una para V. A. Alferova, la segunda para el departamento de contabilidad de LLC "Rank", la tercera para el director de LLC "Rank", y firmada por tres partes.
Aviso legal: por conveniencia, la lista de documentación se puede emitir en forma de anexo obligatorio al acto de aceptación.
Quién y cómo notificar sobre el cambio de personas responsables
Dentro de los 10 días a partir de la fecha de los cambios, la empresa debe notificar a las autoridades fiscales sobre el cambio de la persona responsable. Dicha notificación se emite mediante la presentación de un formulario de registro aprobado.
También es necesario solicitar a un banco de servicios una nueva tarjeta con muestras de firmas, certificada ante notario.
Si la empresa tiene una firma digital electrónica, debe comunicarse con el centro de certificación para cancelar la antigua y emitir una nueva firma digital, que es necesaria para la presentación de informes electrónicos.
En el caso de un cambio de director, también es necesario realizar cambios en el registro estatal de empresas: se proporciona un formulario especial para esto.
Responsabilidad y sanciones
Si se revelan violaciones internas durante la transferencia de casos, la comisión debe buscar explicaciones por escrito del director o del contador principal. Si el documento falta o está destruido, es necesario notificar a las autoridades policiales por escrito e incluir a su representante en la comisión.
La ley establece que los firmantes tienen la responsabilidad de la contabilidad incorrecta, sin embargo, esto no exime a la empresa de posibles sanciones durante las inspecciones. El nuevo director o contador no será responsable por los errores del anterior, y se pueden imponer sanciones financieras a la empresa, como entidad comercial. Por eso es tan importante elaborar adecuadamente el proceso de recepción y transmisión de documentos al cambiar de funcionarios.
Acto de transferencia de asuntos del contador principal
