El concepto de "auditoría de personal" ha entrado firmemente en el stock coloquial de empresas y empresas nacionales. Pero no todos saben lo que es. En el entendimiento generalmente aceptado, se realizan auditorías de personal para evaluar el cumplimiento de los empleados con sus puestos actuales. Pero, de hecho, este concepto tiene un significado mucho más amplio.
¿Qué es una auditoría?
La auditoría del personal es realizada por empleados especialmente capacitados en la empresa. Esto se debe a la necesidad de verificar los resultados de la gestión de los empleados, su interacción y las perspectivas de sus puestos para el desempeño de la empresa.
Por su naturaleza, la auditoría de personal en una organización puede atribuirse a operaciones de recomendación y no a obligatorias. Una auditoría ayuda a analizar la situación que prevalece en la empresa y le da a la gerencia la oportunidad de decidir sobre el reclutamiento o reemplazo de empleados. Sin embargo, el derecho a tomar una decisión final sobre un cambio de personal pertenece exclusivamente a los jefes de la empresa.
Objetivos de la auditoría
La auditoría tiene las siguientes tareas. En primer lugar, la tarea de verificar al personal es concluir que los especialistas cumplen con los objetivos de la empresa. Al mismo tiempo, vale la pena asegurarse: si los empleados cumplen con las instrucciones elaboradas para ellos por el marco regulatorio de la empresa, si actúan dentro de sus poderes, no van más allá de sus responsabilidades, qué tan rápido el personal puede responder a la situación y tomar las decisiones correctas. El objetivo principal de la auditoría es la eliminación oportuna de problemas y lagunas en la política de personal de la empresa.
El tema de la auditoría es todo el personal, ya que es él quien es el principal medio de desempeño empresarial y se beneficia de sus actividades.
Una auditoría de personal es una forma de gestión, o más bien, una forma de supervisar y gestionar la fuerza laboral.
Como cualquier proceso, una auditoría se lleva a cabo en base a pautas específicas. A uno de los principales principios de auditoría puede atribuirse a la profesionalidad de su ejecución.
La selección y verificación de personal es realizada por profesionales especialmente capacitados para el cumplimiento de los empleados con sus puestos. Además, los expertos en auditoría deben tener la independencia necesaria y no deben mostrar parcialidad o condescendencia al personal que auditan.
Una auditoría de personal se basa en los principios de honestidad y apertura; nadie tiene el derecho de influir en la adopción por parte de los auditores de decisiones sobre el cumplimiento del personal con sus puestos.
Criterios de evaluación del personal
Al llevar a cabo sus actividades, los auditores principalmente prestan atención al cumplimiento de las calificaciones del personal con los requisitos de sus cargos o características profesionales. Al mismo tiempo, los auditores, por regla general, se refieren al libro de referencia de profesiones de calificación unificada desarrollado. Además, los revisores evalúan la utilidad y complementariedad del personal. También es necesario averiguar cómo el personal equilibrado usa su tiempo de trabajo.
Cabe señalar que al evaluar al personal, los auditores tienen en cuenta la forma correcta en que la administración proporciona una política de personal y cuáles son los indicadores de rotación de personal.
Con base en los resultados de la auditoría, los auditores toman una decisión sobre el cumplimiento del personal con los puestos que ocupan y los requisitos de la ley, así como los pasos adicionales para mejorar la contratación de personal, eliminar la escasez de personal, mejorar su gestión y aumentar el respeto por los superiores entre los subordinados.
Información de auditoria
También se presentan ciertas condiciones para los datos en función de las cuales se realiza la auditoría de personal. Es necesario que la información obtenida durante la auditoría se relacione específicamente con el período de tiempo en el que se realiza.También debe asegurarse de que estos datos se reciban en su totalidad, a pesar de que son completamente necesarios o no, y se aplican a todos los empleados.
Es costumbre recibir la información necesaria en tres formas. El primero de ellos es obtener información en forma de gráficos, cuadros, tablas, diagramas, generalmente en una versión documental o electrónica.
Además, una de las formas de percibir información sobre el personal es el monitoreo en tiempo real de cómo el personal o los subordinados interactúan entre sí.
Otra forma es comunicarse con los empleados y obtener impresiones directas sobre el clima en el equipo, la política en la empresa, etc.
Métodos de auditoría
Los expertos realizan una auditoría de la gestión de recursos humanos en tres áreas. El primero de ellos tiene un enfoque organizacional y está diseñado para verificar los documentos para su cumplimiento con la ley. Además de verificar la legalidad, tales acciones ayudan a descubrir qué tan efectiva es la gestión del personal.
El segundo enfoque es una evaluación de la motivación y la situación psicosocial en el equipo, la actitud hacia los resultados de sus actividades, el enfoque en el éxito general de la empresa.
La tercera área es de naturaleza económica y consiste en verificar el éxito de la empresa.
Clasificación de auditoria
Los expertos recomiendan realizar una auditoría de personal y documentación regularmente. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que el período de auditoría óptimo es una vez cada dos o tres años, dependiendo del tamaño de la empresa, su facturación y, en consecuencia, rotación de personal.
Según la frecuencia de la auditoría, podemos llevar a cabo la siguiente clasificación.
En primer lugar, la auditoría se puede dividir en la actual, que se lleva a cabo a ciertos intervalos, así como en la operativa, que se lleva a cabo cuando tal necesidad surge de manera aguda.
Dependiendo de la integridad del volumen de datos verificados, la auditoría de la política de personal se divide en completa, local y temática.
Por métodos de verificación, puede ser selectivo y complejo.
En relación con el nivel de auditoría, el control puede ser realizado por la alta gerencia, los jefes de departamento o el propio servicio de reclutamiento.
La realización de una auditoría del potencial del personal puede, respectivamente, expertos externos y sus propios especialistas. Lo principal es que son competentes en este asunto.
Algoritmo de auditoría
Cualquier cheque tiene sus propias características. Como regla general, la auditoría de una organización de personal se lleva a cabo en varios pasos.
El primero de ellos es la preparación. En esta etapa, los expertos se enfrentan a la tarea de formular tareas de verificación, seleccionar los especialistas necesarios para su conducta y emitir documentos.
A continuación, se realiza una verificación directa de la información, durante la cual los auditores recopilan los documentos necesarios, organizan reuniones y conversaciones con los empleados, realizan encuestas, etc.
En la tercera etapa, los datos recopilados se verifican y los resultados obtenidos se comparan con los actos reglamentarios. En la última etapa, los auditores preparan los resultados de la auditoría y sacan conclusiones basadas en ellos que se envían a la gerencia de la organización.
Una auditoría lleva de dos a tres semanas, con menos frecuencia al mes. La duración de la auditoría puede variar según el tamaño del personal. Después de recopilar y estudiar los documentos necesarios para cumplir con el marco legal, estos resultados se muestran en el informe final. Un capítulo separado está dedicado a ellos.
Después de una verificación repetida, los auditores hacen una copia del resumen final. Este método de documentación de los resultados de monitoreo elimina la posibilidad de cualquier error. Como regla general, los resultados se presentan en hojas de formato A-4. Para una empresa promedio, el volumen será de aproximadamente 50 hojas.
El informe confirma la auditoría y contiene sus resultados.Este documento contiene información sobre el estado de la política de personal en la empresa, así como formas de corregir las brechas y consejos para mejorar la situación en la empresa.
Como regla general, un informe se compila sobre la base de un esquema generalmente aceptado y contiene los siguientes elementos:
- qué documentos o departamentos se verificaron;
- qué huecos se encontraron;
- opinión experta sobre cómo corregir vacíos en la documentación;
- datos sobre inconsistencias identificadas con la ley aplicable;
- cuán real es la amenaza de responsabilidad legal con una mayor inacción;
- Información sobre la posibilidad de recuperar datos o documentos perdidos.
Todo esto ayudará a optimizar el trabajo de cualquier empresa y, por lo tanto, aumentará su rentabilidad.
