Ninguna empresa moderna puede trabajar sin documentos. Por lo tanto, la organización competente del flujo de trabajo es uno de los factores que afectan el rendimiento general de la empresa. ¿Qué incluye este concepto? ¿Cuáles son los tipos y el sistema de flujo de trabajo? Consideraremos todo esto en el artículo.
Flujo de trabajo y papeleo
A primera vista, estos son conceptos idénticos. Pero si miras de cerca, puedes ver la diferencia. El papeleo incluye tres etapas:
- Creación de un documento sobre el hecho de la actividad económica - documentación.
- La organización de la contabilidad de valores y su movimiento en toda la organización y más allá es un flujo de documentos.
- Almacenamiento de documentos - archivo.
El flujo de documentos es una de las etapas del trabajo de oficina. Dentro de este proceso, también se distinguen etapas o flujos:
- La documentación entrante es lo que llega a la empresa desde afuera.
- Saliente: que la empresa envía a las contrapartes.
- La documentación interna es lo que se crea dentro de la organización y se utiliza para las actividades de gestión.
La organización adecuada del proceso le permite controlar el movimiento del documento en todas sus etapas, desde el momento de la creación hasta la recepción del almacenamiento. Esto permite saber en cualquier momento dónde está el documento, qué tipo de trabajo se está haciendo con él.
Pasos de procesamiento de documentos
Cada documento entrante en la empresa pasa por ciertas etapas. La longitud de la ruta depende del orden que se fija en la organización. Toda la correspondencia entrante puede ir inicialmente a la mesa a la cabeza, y solo luego a los artistas. Esta es una forma más larga, no se usa con tanta frecuencia.
Una forma más corta es cuando el secretario se ocupa de la distribución de departamentos. Esta opción se usa con más frecuencia. Su ventaja es obvia: los documentos llegan al contratista más rápido.
Cada documento entrante pasa por el procedimiento de registro. Esto se hace en una revista especial. Se indica la fecha de recepción, así como el número de serie preasignado.
Se pueden monitorear documentos especialmente importantes. La etapa final del procesamiento es enviar el documento al almacenamiento de archivos.
Principios de organización del flujo de trabajo.
La organización del flujo de trabajo tiene como objetivo reducir el tiempo dedicado a los documentos. Para lograr este objetivo, se han desarrollado ciertos principios:
- Recepción centralizada, preprocesamiento y envío. En las organizaciones pequeñas, el secretario se dedica a esto; en una gran empresa, todo un departamento puede realizar tareas.
- Reducción de puntos de paso del documento, eliminando la posibilidad de su devolución.
- Desarrollo de esquemas y regulaciones de flujo de trabajo.
- Registro de papeles.
- Introducción de la etapa preliminar de consideración de documentos.
El cumplimiento de estas reglas elimina la pérdida de tiempo en acciones duplicadas, crea una carga uniforme en las personas que trabajan con papeles.
¿Qué es el flujo de documentos?
Por lo tanto, es habitual llamar a documentos que son similares en propósito o tipo, que tienen un propósito a seguir.
El flujo se caracteriza por su estructura, frecuencia y densidad. En una organización comercial que envía productos a un gran número de tiendas minoristas todos los días, el flujo de documentos tendrá una estructura uniforme, una cotidianidad y una alta densidad. Si la empresa se dedica a la producción de equipos industriales caros, entonces su flujo será con diferentes características.
Gestión electrónica de documentos
El hecho de que en la circulación de documentos clásicos haya un medio material del documento crea una serie de problemas serios. Los documentos deben de alguna manera ser transferidos de una organización a otra. Para esto, se utilizan correos o correo. Esto requiere costos financieros y de tiempo, además, son posibles fallas de entrega y errores debidos a factores humanos. El flujo de documentos es un gasto financiero y de tiempo serio.
Los documentos deben almacenarse en algún lugar. Si la organización es grande, se requieren grandes áreas para el almacenamiento. En circunstancias de fuerza mayor, la muerte de documentos es posible sin la posibilidad de restauración posterior. Y esto está lejos de todos los problemas.
La gestión electrónica de documentos es un sistema que se está volviendo cada vez más popular, ya que carece de las desventajas anteriores. Se utilizan sistemas seguros modernos para la transferencia de datos, esto garantiza una entrega rápida y precisa, reduce el tiempo de intercambio de documentos y garantiza un almacenamiento confiable. 
Las organizaciones gubernamentales, como la oficina de impuestos o el fondo de pensiones, apreciaron rápidamente los beneficios de compartir información electrónicamente, por lo que están tratando de que la mayor cantidad de organizaciones puedan informar.
Un flujo de trabajo claro es la capacidad de encontrar rápidamente la información necesaria y enviarla a la dirección con la menor cantidad de tiempo.
