¿Qué debe hacer cualquier organización, independientemente de los detalles y líneas de actividad? Por supuesto, mantenga registros. El flujo de documentos es lo que hay en cualquier institución, por lo tanto, está claro de dónde proviene y por qué es importante una profesión como empleado.
Posición importante
Muchos dicen que no tiene sentido contratar a un empleado si el personal ya tiene una secretaria o incluso varias secretarias. Este enfoque es absolutamente incorrecto, porque los deberes de estas dos profesiones completamente diferentes incluyen realizar diferentes tareas: el secretario debe ayudar al gerente a seguir el cronograma, responder llamadas, traer café, realizar pequeñas tareas, y los deberes del secretario incluyen el control de toda la documentación de la organización.
Control documental complejo.
El empleado responsable no solo debe controlar la circulación de documentos en la organización, sino que también es el archivero principal. Los deberes del secretario incluyen las siguientes funciones:
- gestión correspondencia comercial enlace de gestión;
- formación de una base de documentación estructurada;
- monitorear la implementación de las disposiciones especificadas en un documento en particular.
La contabilización de la correspondencia (tanto entrante como saliente) también conduce a los deberes del secretario.
Diferencia de responsabilidades en pequeñas y grandes empresas.
Como muestra la práctica, cuanto más grande sea la organización, más personal habrá empleados. En las organizaciones pequeñas, donde simplemente no hay forma de contratar a un empleado, pero no puede prescindir de sus servicios, atraen a una persona que ocupará el cargo de secretario-secretario. Responsabilidades del Secretario como ya está claro, esta es una mezcla de los deberes de estos dos mensajes. Una persona logra hacer frente a todo, porque el flujo de trabajo en las pequeñas empresas no es tan rico y variado como el de las megaempresas.
Requisitos específicos que pueden presentarse a un empleado potencial
Las responsabilidades del secretario dependen de los detalles de la organización. Por ejemplo, las organizaciones o empresas internacionales que tienen socios extranjeros pueden exigir a sus empleados que traduzcan la correspondencia, por ejemplo, del inglés y viceversa.
Una persona con experiencia en el trabajo es llevada más a menudo a ese puesto, porque aquí debe tener un alto nivel de perseverancia y ser una persona realmente escrupulosa, que ha estado trabajando durante varios años. Los jóvenes que se acaban de graduar de las instituciones educativas en este campo y que no tienen experiencia deben tratar de impresionar al futuro empleador potencial con su deseo de trabajar, entonces, tal vez, existe la posibilidad de obtener ese puesto incluso en una organización grande y prometedora.
Debe comprender los detalles de la empresa, con la documentación de la que tiene que trabajar. El conocimiento suficientemente profundo del marco legal que guía a la empresa también es una gran ventaja para un empleado potencial.
Debe estar preparado para el hecho de que tendrá que estudiar no solo la estructura de la empresa, sino también convertirse en un verdadero especialista en el campo de las normas y estándares de protección laboral, y también recordar etiqueta de negocios comunicación
Lo que las organizaciones no pueden hacer sin empleados
El puesto de secretario siempre existe en las escuelas y jardines de infancia de las grandes ciudades.Esto se debe al hecho de que sin una persona que pueda realizar un seguimiento de toda la documentación y, si es necesario, proporcionar de inmediato cualquiera de los documentos almacenados, no puede hacerlo.
Los deberes del empleado en la escuela son ligeramente diferentes de los deberes del empleado, por ejemplo, en una organización comercial. Aquí, el trabajo se realizará con los documentos de cada estudiante. Al final del período del informe, será necesario proporcionar información sobre el trabajo realizado. Es mejor si una persona que trabaja en tales organizaciones puede encontrar fácilmente un lenguaje común con los niños y sus padres, porque los problemas en la gestión de documentos, la presencia de inconsistencias que deben aclararse, son un fenómeno bastante común.
Cualquier jardín de infantes grande también tiene su propio empleado. Las responsabilidades laborales aquí son similares a las que tienen empleados de este perfil en las escuelas. Esto se debe al enfoque único de las actividades de tales organizaciones públicas o privadas. Dichas instituciones también quieren que un empleado responsable y calificado trabaje con ellas. Las responsabilidades en el jardín de infantes para este especialista siguen siendo las mismas: trabajar con la base de documentos y los archivos.
Algunas cualidades personales que un buen empleado debe tener
- Una persona que quiere convertirse en un empleado de primer nivel debe tener muy buena memoria. La emocionalidad es un enemigo que necesita ser combatido y no permitido para que los cambios de humor puedan afectar de alguna manera la productividad del trabajo.
- La tolerancia es un verdadero tesoro que debe tener un empleado. Sus responsabilidades laborales se complementan con la función de explicar a muchas personas "con los dedos" el significado de muchos documentos y la importancia de cada "hoja" individual, sin la cual no sería realista realizar ningún deseo.
- El autocontrol es tan importante como la tolerancia. En esta área, a menudo hay situaciones que pueden sacar a una persona no preparada de sí misma. Necesitas controlarte constantemente.
- Las habilidades de comunicación empresarial lo ayudarán a resolver rápidamente problemas que fluyen con personas que trabajan en la misma organización o que están conectadas por contactos comerciales con la empresa.
- Organización a nivel maníaco. De hecho, un buen empleado nunca pospone las cosas y los documentos para más adelante, porque entiende que esto puede conducir a errores o un caos completo, que en ningún caso debería permitirse trabajar con documentos.
