Cualquier organización, independientemente de la forma de propiedad y el campo de actividad, crea documentos. Pedidos, protocolos, cartas, electrónicos y en papel. Todos ellos forman parte de la gestión general y de personal de la empresa. El éxito del negocio y la prosperidad de la empresa dependen directamente de cuán bien establecido esté este proceso.
Conceptos básicos generales del trabajo administrativo de la organización.
El papeleo es un proceso de creación y circulación de todos los documentos de una organización. Incluyendo su recepción, procesamiento, declaración sobre control y ejecución. En la empresa, una secretaria, un gerente de oficina o una unidad completa encabezada por un especialista líder, un especialista en documentos, se dedica a esta actividad.
Las principales etapas del trabajo de oficina son:
- Creación o recepción de documentos, incluido su registro.
- Control sobre la ejecución del documento, su transferencia a los funcionarios dirigidos, firma, respuesta y otras acciones.
- Documentación para almacenamiento operativo o de archivo. En algunos casos, es posible la destrucción de archivos y documentos.
El mantenimiento de registros en la empresa se puede organizar de varias maneras, los siguientes tipos son los más comunes:
- descentralizado: los documentos se crean, aceptan y procesan individualmente en cada unidad. Esto es cierto para grandes empresas con actividades diversas;
- centralizada: la organización tiene una unidad especial dedicada exclusivamente al trabajo con documentación. Puede ser la secretaría, el departamento de oficina o un empleado que realice estas funciones. Característico para pequeñas y medianas empresas;
- mixto: incluye una combinación de los dos primeros tipos.
No importa cuán organizado sea el papeleo, esto debería reflejarse en los documentos reglamentarios de la empresa.
Mantenimiento de registros y gestión de documentos en la empresa: necesidad organizativa
El éxito financiero de las actividades de la empresa depende directamente de qué tan bien organizado esté el proceso de flujo de trabajo. Los gerentes deben seleccionar personal competente, regularmente secretarios de envenenamiento para capacitación adicional y monitorear cambios en la legislación.
En cualquier organización, el papeleo es, de hecho, el "sistema circulatorio" de la empresa. Con un enfoque competente, funciona sin problemas, entregando los documentos necesarios a los funcionarios responsables, enviando cartas, eliminando documentos innecesarios para su almacenamiento.
Cualquier gerente de la empresa entiende que el papeleo es un sistema que debe actuar de manera clara y competente. Si es necesario, considere varias opciones para asistentes electrónicos y, en consecuencia, capacite al personal para trabajar en estos sistemas.
Gestión de registros de recursos humanos como base para el funcionamiento estable de la empresa
En la mayoría de las grandes empresas, participan activamente no solo en general, sino también en la gestión de registros de personal. Es decir, un sistema que incluye documentos relacionados con los datos personales y laborales de los empleados.
La gestión de registros de personal se caracteriza por una regulación mucho más estricta. La mayoría de los documentos se emiten en formularios estándar. Toda la redacción y las notas deben estar de acuerdo con la ley, en particular, el Código del Trabajo. Además, la compañía tiene sus propios actos que regulan las relaciones laborales con los empleados.
La organización de la gestión de registros de personal es siempre una unidad separada de la empresa.Si la empresa es pequeña, puede ser un solo empleado, pero en este caso, sus deberes deben especificarse en el contrato de trabajo.
Los nombres de las unidades pueden ser muy diferentes:
- "Departamento de Recursos Humanos";
- "Servicio de personal";
- "Gerentes de recursos humanos";
- Departamento de recursos humanos.
Regulación del trabajo de oficina y flujo de trabajo.
La estructura del trabajo administrativo de una empresa debe especificarse en las reglamentaciones locales.
Puede ser:
- contrato colectivo de trabajo;
- instrucciones para el trabajo administrativo de la organización;
- descripciones de trabajo de empleados directamente relacionados con el trabajo con documentos;
- Carta de la empresa.
Cualquier documento regulatorio de la empresa relacionado con el personal y el trabajo de oficina general no debe contradecir la legislación vigente.
El personal debidamente organizado y el papeleo general es la base de la operación estable de la empresa.
