En los últimos años, ha habido una tendencia constante hacia un aumento en el número de empresas que emiten tarjetas bancarias corporativas. Esto se debe al hecho de que son muy convenientes de usar para pagar los gastos corrientes, de una forma u otra relacionados con las actividades económicas de las instituciones. A pesar de la creciente popularidad, la proporción de sus emisiones es relativamente pequeña, por lo que no pueden llamarse un producto en masa.
Variedades de tarjetas corporativas.
Como regla, son utilizados por grandes organizaciones que trabajan en estrecha colaboración con empresas extranjeras. La institución firma un contrato con el banco, en virtud del cual se abre una tarjeta corporativa para una persona que posteriormente pagará su representación y los gastos de viaje con ella. Según los términos del acuerdo, el empleado de la compañía en cuyo nombre está abierta la cuenta tiene el derecho total de disponer de los fondos disponibles en él. Hoy existen dos tipos de tarjetas corporativas:
- crédito, a través del cual se realizan liquidaciones a expensas de los fondos provistos por el banco en los términos de un contrato de préstamo;
- liquidación: todos los cálculos se realizan a expensas de los fondos propios de la empresa que se reponen periódicamente.
A solicitud del cliente, la tarjeta bancaria corporativa puede tener un límite de efectivo fijo. El saldo mínimo solo se puede utilizar en casos excepcionales. Esta condición debe especificarse en el contrato. Además, se puede abrir una cuenta de tarjeta corporativa para uno o más empleados. Dependiendo del tamaño, tipo de actividad y actividad de la empresa, el banco selecciona la forma óptima de organización del pago de los gastos corrientes.
¿Cuáles son las funciones de una tarjeta corporativa?
En primer lugar, su uso permite reducir significativamente el tiempo requerido para que un contador procese la emisión o devolución de fondos a personas responsables. Además, un empleado en comisión de servicio de la empresa ahorra tiempo y dinero al declarar fondos al pasar el control de aduanas. La tarjeta corporativa le permite establecer un control estricto sobre cómo persona responsable gasta dinero Con su ayuda, se pagan listas de viajes, servicios públicos y gastos de hospitalidad.
Reglas de apertura
El representante de la compañía debe comunicarse con la institución bancaria seleccionada y presentar una solicitud para una tarjeta corporativa, sobre la base de la cual se firmará un acuerdo sobre la apertura y posterior servicio de una cuenta. Además, la empresa debe proporcionar al banco una lista de empleados en cuyo nombre se abrirán las tarjetas. Los futuros propietarios deben escribir una solicitud para recibirlos. Todo lo anterior debe ir acompañado de un paquete de documentos necesarios para abrir una cuenta corriente.
Contabilidad de tarjetas corporativas
La base para el control contable sobre el flujo de caja es un extracto bancario o datos de un diario electrónico en el sistema "Cliente-Banco".
Al abrir o cerrar una cuenta, la empresa está obligada a notificarlo a la oficina de impuestos en un plazo de siete días. De lo contrario, se enfrenta a una multa sustancial. En la política contable de la compañía, se deben proporcionar límites en la tarjeta, una lista de documentación para informes anticipados, una lista de gastos y operaciones permitidas a los empleados, así como el momento y el procedimiento para informar.
Beneficios clave para la empresa.
La tarjeta corporativa permite lograr una reducción significativa en el tiempo y los costos operativos para la emisión de efectivo contable. Ahorra a la administración de la empresa la necesidad de recibir y almacenar en la institución bancaria los montos destinados a pagar los gastos de representación, viaje y hogar. Además, la compañía que emitió la tarjeta corporativa facilita significativamente el trabajo de contabilidad y hay una disminución en el número de documentación de informes.
La empresa tiene la oportunidad de controlar los gastos de los empleados no solo mediante extractos bancarios, sino también limitando las operaciones permitidas. Si un empleado que está en un viaje de negocios necesita fondos adicionales con urgencia, la compañía puede reponer la cuenta en cualquier momento. Para garantizar la seguridad de los fondos en una tarjeta perdida, el acuerdo prevé la posibilidad de bloquearla por llamada telefónica del propietario. Al cruzar la frontera estatal, no es necesario declarar los fondos en la tarjeta de pago. Además, durante los viajes de negocios al extranjero, el titular de la tarjeta elimina la necesidad de comprar moneda extranjera. Todas las operaciones realizadas en el extranjero están sujetas a conversión automática.
¿Cómo usar una tarjeta corporativa?
El uso de dichas tarjetas se rige por reglas que se aplican a todos los empleados de una organización en particular. Las disposiciones sobre el uso deben incluir los siguientes elementos:
- el procedimiento de acción en caso de pérdida;
- requisitos para asegurar la información del PIN;
- lista indicativa de documentación aceptada como evidencia de gastos;
- El período de tiempo durante el cual el empleado está obligado a preparar y presentar un informe de gastos con los documentos adjuntos, que confirman los gastos incurridos.
Para que los empleados sepan qué puede servir como prueba de gastos, puede crear un álbum especial de muestras y adjuntarlo al reglamento sobre el uso de tarjetas. Es deseable que las reglas establezcan límites para los pagos permitidos en tarjetas, una lista de operaciones y gastos que pueda cometer un empleado. La lista de operaciones permitidas puede variar según el territorio en el que esté registrada la empresa. Los límites de liquidación pueden variar según la posición que ocupa el titular de la tarjeta. Entre otras cosas, el estatuto debe especificar el período de tiempo al final del cual el empleado debe devolver la tarjeta, así como el grado de responsabilidad y el procedimiento de compensación por incumplimiento de las reglas establecidas.
Tarifas de servicio
Cada banco establece de manera independiente la tarifa por la apertura y el posterior servicio de una tarjeta corporativa. En la mayoría de los casos, prácticamente no difiere de las tarifas estándar aplicables a las personas.
En el proceso de registro, el cliente tiene derecho a elegir una clase de tarjeta. La producción de tarjetas instantáneas no personalizadas generalmente no lleva más de media hora, mientras que el lanzamiento de tarjetas de prestigio puede llevar varios días hábiles.
