En las transacciones en efectivo, los informes anticipados son de considerable importancia. En el caso de un llenado incorrecto de documentos, el impuesto puede cobrar un impuesto a la renta personal adicional, así como una multa. Para reducir el riesgo de intereses, debe seguir las reglas para emitir fondos en un subinforme: emita dinero sobre la base de una solicitud y reciba un informe a tiempo. Pero hay otros matices de las operaciones de procesamiento.
Propósito
La emisión de dinero bajo el informe para el informe puede ser requerida para:
- compras de bienes y materiales;
- pago de gastos de viaje;
- asentamientos bajo contratos.
Dichas operaciones están reguladas por la Ordenanza del Banco de Rusia Nº 3210 "Sobre el Procedimiento para Operaciones en Efectivo".
Algoritmo
Antes de aceptar una nueva solicitud, debe verificar si el empleado tiene la misma cantidad de deuda. Si hay uno, entonces el documento no puede ser aceptado. El empleado debe redactar una solicitud de emisión al subinforme (al director) en cualquier forma. El texto debe indicar el monto y la fecha de recepción de los fondos. El gerente debe firmar una declaración. A continuación, el contador redacta y firma una orden de pago de gastos en efectivo (KO-2). Según este documento, el cajero, previa presentación del pasaporte por parte del empleado, le entrega efectivo. El pedido está firmado por el cajero y el destinatario. La transacción debe mostrarse en el libro de caja.
El jefe también debe escribir una solicitud para emitir dinero en un subinforme. La compañía tiene el mismo contrato con él que con otros empleados. Si no hay una solicitud, las autoridades fiscales pueden retener montos adicionales del impuesto sobre la renta personal.
Docs
El empleado debe informar sobre el uso del dinero. Informe de gastos debe proporcionarse dentro de los 3 días hábiles posteriores a su regreso del viaje, al trabajo o al vencimiento del período para el que se proporcionó el dinero. El documento se entrega al contador o gerente. La parte receptora verifica el uso completo de los fondos, la disponibilidad de los documentos de respaldo y la exactitud del informe. Si no hay errores, el jefe firma el documento, después de lo cual se carga el dinero. Así es como se realiza el desembolso de fondos en el subinforme. Lea sobre cómo escribir una declaración a continuación.
Aplicación de informes: muestra
Director de LLC "(nombre)" F. I. O.
del conductor F.I.O.
Declaración
Le pido que emita un informe por un monto de 6,000 (seis mil) rublos por un período de ocho días calendario para la compra de anticongelante para el vehículo de trabajo TATA.
02/12/2016 (firma)
Luego, el documento es completado por el contador.
Saldo de liquidaciones sobre montos emitidos previamente:
falta la deuda del empleado sobre los montos emitidos anteriormente para el subinforme.
Contador ____________
Director _____________ Nombre completo
02/12 / 20__ g.
Matices
Si se gasta menos dinero del que se emitió, el saldo se devuelve al cajero y se emite una orden de recibo. En la situación opuesta, la organización debe devolver el monto del exceso al empleado en los detalles especificados en el informe. Esta operación, así como la emisión a un subinforme, se ejecuta mediante una orden de gastos.
Si los fondos no se devuelven al cajero, deben deducirse del salario (artículo 137 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El empleado debe dar su consentimiento por escrito para esta operación. De lo contrario, la colección será a través de la corte. El monto de retención mensual no puede exceder el 20% del salario del empleado.
Límites
La emisión de dinero en el subinforme de la caja registradora está limitada a 100 mil rublos Hay algunas condiciones. Si un empleado que utiliza los medios responsables en su propio nombre pagó por los servicios prestados a él (por ejemplo, durante un viaje de negocios), el límite no se aplica.Si usa dinero responsable para los acuerdos bajo contratos celebrados en nombre de la organización, se debe observar un límite de 100 mil rublos por transacción. El período máximo no está especificado en la legislación. Pero si se emite dinero por un período prolongado, los inspectores pueden considerar el monto como un préstamo y cobrar todos los impuestos.
Si políticas contables La emisión de fondos contables se realiza transfiriéndolos a la tarjeta, es necesario que la empresa tenga un contrato adecuado con el banco.
Si la solicitud de emisión al subinforme no contiene la fecha de devolución de los fondos, se considera que el dinero se emitió por un día. En caso de violación de los plazos para informar sobre el monto gastado, se calcula el impuesto sobre la renta personal. Para regular el tiempo de entrega de documentos, puede redactar una orden de emisión en un subinforme. Muestra:
LLC "(nombre)"
Orden No. 1
sobre la aprobación del momento de la emisión de importes en el informe
Para controlar los costos de los montos de informes, establezco las siguientes reglas:
1. Los empleados que reciben fondos deben presentar un informe sobre su uso:
- por hogar. necesidades: a más tardar 15 días después de la fecha de desembolso de los fondos;
- para gastos de viaje: dentro de los 3 días posteriores al regreso.
2. Los fondos deben gastarse solo como se indica.
3. Para gastos del hogar y para la compra de bienes, se puede emitir dinero dentro de los 100 mil rublos.
4. La responsabilidad de la implementación de la orden recae en el contador principal.
Director ______________ Nombre completo
Operaciones controvertidas
Para mayor comodidad y mejor percepción, decidimos colocar el material de este bloque en una tabla.
| Operación | Solución |
| El empleado necesita dinero para el informe, pero falta la cabeza | Sobre la base de un poder notarial, un contador o director financiero puede emitir una operación |
| El director le pidió verbalmente al contador que le diera efectivo | La emisión en el subinforme debe hacerse por escrito. |
| El empleado necesita una cantidad superior al límite de liquidación (más de 100 mil rublos) | Dichas transacciones se ejecutan solo cuando se trata de liquidaciones en efectivo con otras organizaciones. |
| Para la compra de materiales bajo un contrato civil, los fondos se emiten al contratista. | Desde el 01/06/14, una persona empleada bajo un contrato civil se considera un empleado de la organización. Es decir, no hay violaciones de la disciplina de efectivo. |
| Contador insiste en firmar un acuerdo de responsabilidad total | La emisión de un subinforme no es la base para celebrar dicho acuerdo. Si el empleado no devuelve el dinero, puede deducirlo del salario. |
Validar informe
Los fondos deben gastarse a propósito. Cada gasto debe ser confirmado por cheque. También se emitirá certificado de viaje documentos de transporte Si se trata de la corte, es importante que la documentación primaria esté redactada correctamente. Luego, el tribunal se pondrá del lado de la empresa. Considere con más detalle los detalles de los documentos.
Si un empleado recibió efectivo por boletos y viáticos antes de partir para un viaje de negocios, y luego el viaje se extendió, se puede transferir un monto adicional a la tarjeta. Resulta que el empleado recibió los fondos nuevamente. Pero, dado que son transferidos en el mismo viaje, el empleado debe informar un día para todas las cantidades a la vez.
Cheque de caja
Si no contiene el nombre completo de la compra o los detalles están mal impresos, entonces se tiene en cuenta solo si se proporciona un recibo de venta adicional. Los productos deben comprarse durante el horario comercial. Para el procesamiento depende de la nómina adicional. El recibo en efectivo confirma el hecho de la transferencia de fondos. Para incluir los gastos a efectos fiscales, necesita otros documentos con los siguientes detalles: nombre completo de los funcionarios, sus firmas.
Recibo de venta
A menudo carece de un sello o número. Aunque estos detalles no son obligatorios, las autoridades fiscales pueden no aceptar el documento. Las cosas empeoran si las fechas en efectivo y los recibos de venta no coinciden. Dichos gastos solo pueden defenderse a través de los tribunales.
TORG-12
El destinatario debe indicar necesariamente el destinatario, las direcciones de carga y descarga, el número de hoja de ruta, la marca y los números del vehículo. Sin ellos, el documento no se acepta para contabilidad. En hoja de ruta a menudo no hay posición de la persona que firmó el documento, sello del destinatario, fecha. Estos detalles se consideran obligatorios.
Transferir fondos a una tarjeta
Un empleado puede solicitar una transferencia de fondos responsables a una tarjeta bancaria. Esta operación no es contra la ley. Pero en este caso necesitas:
- recibir del empleado una solicitud para la emisión de dinero en el subinforme con la solicitud correspondiente e indicar en ella los detalles de la cuenta;
- indicar en el pago que el monto del informe se está transfiriendo;
- tenga en cuenta en los actos normativos (Reglamento sobre acuerdos con personas responsables) que los fondos se transfieren de la cuenta a la tarjeta;
- en políticas contables, desarrolle su propio formulario de informe con una nota de que la emisión de importes en el subinforme se lleva a cabo en forma no monetaria;
- solicite al empleado que guarde los recibos después de cada pago con tarjeta y los adjunte al informe.
LLC de la compañía
ORDEN
Sobre modificaciones a la política contable para 2016
10/01/2016
PEDIDO
Complemente las políticas contables con la sección 6:
6. El procedimiento para acuerdos con personas responsables.
6.1. La compañía proporciona a los empleados fondos para viajes o necesidades comerciales en efectivo o los transfiere a una tarjeta de salario.
6.2. El método de emisión de fondos está regulado por el director en cada caso.
6.3. El empleado presenta documentos que confirman los gastos al departamento de contabilidad. Independientemente del método de recepción, el saldo se devuelve en efectivo al cajero.
Contabilidad para operaciones en contabilidad
El día de la emisión de los fondos emitidos RKO. El cableado se realiza en la unidad de control: DT71 KT50 (51).
Si un empleado después de un viaje de negocios devuelve parte de los fondos al cajero, se emite un FFP. En la caja de control, se realiza el cableado inverso: DT 50 (51) KT 71.
Considere cómo se emite la emisión en el subinforme. Muestra:
El gerente de la oficina de la compañía el 25 de mayo de 2015 recibió 2,000 (dos mil) rublos. por 4 días para la compra de suministros de oficina. El contador emitió fondos en función de su solicitud. Un empleado el 27 de mayo gastó 1,000 (mil) rublos., Proporcionó cheques y un informe anticipado. El gerente devolvió la cantidad no utilizada al cajero.
- DT71 KT50 - 2000 rublos. - se emitieron fondos de la caja registradora;
- DT50 KT71 - 1000 rublos. - Se ha pagado el saldo de los fondos no gastados;
- DT10 KT71 - 1000 rublos. - Papelería tomada en cuenta.
Transferir fondos a una tarjeta corporativa
Una alternativa a una tarjeta de salario es corporativa. Puede transferir fondos a los empleados en el informe. Un empleado solo necesita escribir una solicitud de forma libre para usar la tarjeta. La transferencia de fondos se realiza por orden del director. Es aconsejable aprobar el procedimiento para usar tarjetas:
- Los titulares de plástico no tienen derecho a revelar información PIN a terceros.
- El informe sobre el gasto de fondos en la tarjeta debe presentarse a más tardar 3 días después del débito de fondos o la devolución del empleado de un viaje de negocios. Los cheques deben adjuntarse, confirmando el pago con tarjeta.
- Si no hay documentos o el director no ha confirmado el uso previsto de los fondos, se retienen del salario del empleado.
- Por separado, se debe compilar una lista de empleados que tienen acceso a fondos.
- La emisión y la devolución de las tarjetas deben mostrarse en el libro de registro.
- En caso de robo de plástico, el titular debe notificarlo inmediatamente al banco.
El momento de la transferencia de la tarjeta al empleado no es la fecha de emisión del dinero para el informe. Las entradas en la unidad de control se realizan en el momento del retiro de fondos. Todas las operaciones con una tarjeta corporativa se muestran en una subcuenta abierta a la cuenta 55.
Ejemplo
El 10 de julio de 2015, un vendedor de la LLC recibió una tarjeta para pagar la publicidad. El 15 de julio, un empleado retiró 2.000 rublos de la cuenta. El extracto bancario confirma el débito. El contador refleja la emisión de dinero publicando: DT71 KT55.
Contabilización de operaciones en NU
Estas operaciones se tratan como un anticipo.Hasta que un empleado presente un informe, los gastos de NPP no se cancelan. También en cantidades reportadas no se cobran las primas de seguro ni el impuesto sobre la renta personal.
Pero si un empleado no puede confirmar la cantidad gastada, es mejor retenerle impuestos. Incluso si una persona perdió documentos primarios, escribió una nota explicativa al respecto, la compañía todavía tiene ingresos. Pero en este asunto, los jueces están del lado de los contribuyentes. Si el empleado trajo los bienes sin documentos, no tiene ninguna deuda con el empleador. La organización solo viene con valores.
Ejemplo
15 de febrero 2012 el empleado recibió fondos para la compra de bienes. La fecha límite para enviar un informe aprobado por orden es de dos meses. Es decir, a partir del 16 de marzo de 2012, la deuda se considerará vencida. El plazo de prescripción será de tres años. La deuda incobrable aumentará los ingresos imponibles en marzo de 2015. Si, hasta este momento, el empleado firma una obligación de pagar la deuda, entonces será necesario volver a contar el período de tres años.
Si en febrero de 2015 un empleado escribe una carta solicitando un aplazamiento de la deuda, los ingresos comenzarán a aumentar a partir de febrero de 2017 (si en ese momento la deuda no ha sido pagada).
El impuesto sobre la renta personal debe acumularse si la organización cancela la deuda de forma independiente. Los ingresos aumentarán en el mes en que la compañía haya condonado la deuda. Las contribuciones a fondos extrapresupuestarios deberán acumularse también después de debitar fondos.
Largo plazo
Como se mencionó anteriormente, la ley no estipula un período máximo para el uso de fondos. Solo es necesario que el período se indique en la declaración misma. La marca puede hacerla el director, el contador o el propio empleado. Incluso si los fondos para gastos de viaje se emitirán por un año, no se otorgarán multas a la compañía por un período tan largo.
Es importante recordar que a un empleado no se le puede dar un nuevo pago por adelantado hasta que informe sobre el anterior. Por ejemplo, un empleado, después de haber recibido dinero durante seis meses, no tiene prisa para elaborar un informe. Si necesita enviarlo urgentemente en un viaje de negocios, entonces no puede elaborar un nuevo subinforme. También está prohibido exigir un informe temprano sobre el uso de los fondos. Una excepción es el despido de un empleado.
Supongamos que, a excepción del deudor, no hay nadie más para enviar en un viaje de negocios. Luego, el gerente puede asumir la responsabilidad y dar un nuevo avance al empleado. Si los inspectores encuentran tal esquema, multarán a la cabeza por la cantidad de 5,000 rublos, y a la compañía por la cantidad de hasta 50 mil rublos. por violación de la disciplina de efectivo. Por lo tanto, es mejor evitar tales situaciones.
Memo a los contadores
- El empleado debe escribir una solicitud para la emisión de fondos en el subinforme.
- La operación es ejecutada por la cuenta de liquidación.
- El saldo de los fondos no utilizados debe devolverse al cajero.
- No puede emitir un nuevo anticipo hasta que el empleado se informe al anterior.
- La instrucción del Banco de Rusia estipuló un límite en el desembolso de fondos por un monto de 100 mil rublos.
- El consumo de dinero debe confirmarse mediante cheque, recibo, TTN, certificado de aceptación, TORG-12, boletos, órdenes de pago.
- Para confirmar el pago de los bienes en efectivo, además del cheque de caja, también se necesita un cheque de productos.
- Si los fondos no se devuelven a tiempo, deben deducirse del salario del empleado. El impuesto sobre la renta personal se cobra sobre el monto del subinforme. Todas las disputas deberán ser confirmadas en la corte.
