El gerente de oficina es uno de los empleados más necesarios en el trabajo de cualquier empresa moderna. Una amplia gama de responsabilidades incluye las funciones de un especialista en organización y supervisión. Combina simultáneamente hasta tres plenipotenciarios: secretario, gerente, administrador. Los deberes de un gerente de oficina implican principalmente una gran responsabilidad y alta diligencia.
Requerimientos Especialistas
Las instrucciones para el gerente de la oficina de trabajo incluyen los requisitos necesarios para contratarlo e implementarlo en el futuro. Lo primero que debe tener un candidato para este puesto es una educación adecuada y habilidades profesionales. El empleado debe tener un diploma de finalización de la educación secundaria especializada, incompleta o superior.
Las habilidades deben tener conocimiento sobre la estructura de la oficina y las características de su trabajo. La zonificación de la sala es un factor importante en la funcionalidad. Si el gerente de la oficina está familiarizado con los principios de organización de actividades, será fácil para él controlar los puestos de trabajo individuales. El personal debe ser asignado de acuerdo con sus deberes para que no se moleste otro trabajo. El gerente de la oficina debe conocer el alcance del trabajo y el grado de responsabilidad de cada especialista.
Responsabilidades del administrador de la oficina
El gerente está obligado a organizar una producción óptimamente cómoda en el edificio de oficinas. Además de la zonificación, el gerente necesita administrar a los empleados para que todas las funciones de cada marco se realicen de manera estable. El administrador establece los conceptos básicos de la oficina en los artículos:
- Selección y colocación de especialistas.
- Planificación de estrategias y tácticas en el trabajo.
- Construcción de la estructura organizativa de la oficina.
Para una condición de trabajo estable en la oficina, es necesario asegurarse de que cada disparo tenga éxito en sus actividades. Los resultados positivos del trabajo se obtienen mediante métodos de motivación y gestión de su estrategia. El desarrollo y la implementación de enfoques innovadores para mejorar la calidad y aumentar la productividad son deberes de un gerente de oficina.
La comunicación empresarial en el equipo de trabajo se basa en la moral y la ética profesional. Un gerente de oficina es un ejemplo de tono cortés y respeto por los empleados.
Control interno
Todas las decisiones tomadas deben ser controladas por el administrador. El control se lleva a cabo en las siguientes áreas profesionales:
- Introducción y mantenimiento del horario laboral interno.
- Cumplimiento de estándares específicos de comunicación de la empresa.
- Control sobre la cultura del habla al comunicarse con clientes y socios comerciales.
- El código de vestimenta es un punto importante en el trabajo de la empresa. Los empleados deben usar uniformes apropiados establecidos por los estándares. entorno empresarial y los estatutos de la empresa.
El gerente de la oficina, cuyas responsabilidades laborales incluyen la gestión del personal y el control de la actividad, debe desarrollar su propia metodología y estructura de organización para evaluar la calidad del trabajo. Cada empleado está sujeto a responsabilidad disciplinaria en caso de violación del horario de trabajo y ética laboral. El gerente mismo tiene esa responsabilidad. El administrador desarrolla el sistema de medidas para prevenir violaciones, los métodos para resolver conflictos con la gerencia y otros empleados, y los métodos de incentivos morales.
Obligaciones del gerente.
Las funciones del gerente también pueden ser realizadas por el gerente de la oficina. En este caso, debe proporcionar al personal y las instalaciones los suministros necesarios. Cada empleado debe tener una tarjeta de identificación y tarjetas de visita para que su personalidad, nombre, posición, datos de contacto siempre se puedan encontrar y manejar correctamente. La cara del especialista es la cara de la oficina y la empresa.
Los suministros de oficina se proporcionan regularmente y son responsabilidad del gerente de la oficina. Se elaboran planes económicos para el suministro de bienes, teniendo en cuenta la cantidad de productos entregados a la empresa, el costo de las compras a granel y los sistemas de descuento. Las entregas constantes de material de oficina, incluidos papel y productos consumibles para equipos, se llevan a cabo con la conclusión de transacciones con proveedores y empresas de servicios con la participación directa del gerente de la oficina. La recepción de bienes se controla mediante el pago y los registros contables. La cuestión de la papelería y los suministros para el personal se realiza con el nombramiento de personas responsables y la disponibilidad de esquemas y procedimientos para la distribución de valores económicos.
Todo el equipo está controlado por el gerente de suministros, en este caso el gerente de la oficina. Las responsabilidades incluyen el monitoreo del estado del equipo técnico, las comunicaciones. En caso de avería de aparatos y máquinas, se llama a una empresa de servicios o técnico de reparación y se verifican los resultados de su trabajo. Dicho control también ocurre cuando se entregan nuevos equipos a la oficina.
El gerente de la oficina realiza un inventario de equipos y suministros al conciliar periódicamente la disponibilidad y la condición técnica de la propiedad económica con los datos contables.
Bajo su responsabilidad, el gerente de apoyo económico administra los fondos asignados a la oficina para la compra de bienes necesarios para la empresa y para las necesidades técnicas de las instalaciones. El gerente de suministros organiza el suministro material y técnico de eventos deliberativos, conferencias, negociaciones.
Secretario y sus deberes
Todos los procesos clave anteriores en el trabajo del gerente y sus decisiones deben ser arreglados oficialmente y, por lo tanto, la responsabilidad del gerente de la oficina, el secretario en una persona incluye el soporte de documentación para las actividades organizacionales. Cada documento, dependiendo del propósito, tiene su propia forma y estructura de compilación. Solo entonces la decisión o el plan que se tome tendrá una base legal y requerirá la implementación estricta de todos los puntos. Así es como se construye la actividad de una empresa clara y coherente.
Colaboración e Integración
Secretario-gerente organiza una reunión y recepción de invitados. Las delegaciones y comisiones, socios, clientes son visitantes importantes de la empresa. Las actividades de la empresa y su desarrollo dependen directamente de ellos. La comunicación se lleva a cabo a nivel comercial utilizando una ética formalmente amigable sin pasar a relaciones personales e interacción, solo trabajo. El gerente de la oficina debe simbolizar la cultura y el respeto no solo como un representante líder, sino también para la empresa en su conjunto. La recepción y transmisión de la información de contacto la realiza directamente el secretario. Para la cooperación y la resolución de problemas importantes de interacción, se realiza el intercambio de tarjetas de visita, su análisis y almacenamiento en el departamento. Mantener correspondencia comercial con socios y sucursales es responsabilidad del gerente de la oficina. Realiza envíos electrónicos y de mensajería enviando el material necesario, recibiendo y analizando información, manteniendo correspondencia comercial
Gerente en la estructura de gestión
El gerente en la mayoría de los casos está directamente subordinado al director general de la empresa y la alta gerencia. La responsabilidad y los derechos son prescritos por las autoridades, que supervisan su cumplimiento.Las tareas del gerente de la oficina para el currículum incluyen un informe sobre la organización interna de la oficina, el logro de los resultados de productividad y las dificultades encontradas en el trabajo y la provisión de actividades. Presentan propuestas para mejorar las condiciones, cuestiones económicas y económicas relacionadas con la compra de equipos y materiales, solicitudes de reubicación, promoción y despido de trabajadores. Los castigos e incentivos disciplinarios para distinguidos especialistas se pasan a consideración.
Instrucción especializada
La contratación de un nuevo gerente se acompaña de la compilación y adopción de un conjunto de deberes, derechos y responsabilidades. La instrucción del gerente de la oficina incluye una lista completa de todas las normas y reglas anteriores para el trabajo y la organización, también incluye personas o puestos que informan al administrador.
Escalera de carrera
La carrera del gerente se basa en el desarrollo interno y el crecimiento profesional, que consiste en mejorar las habilidades. El cambio de influencia ocurre junto con un aumento o disminución de la autoridad a los ojos de los subordinados y otros empleados. La movilidad vertical positiva del puesto está determinada por los éxitos en el logro de los objetivos establecidos por la empresa, la iniciativa y las cualidades sociales, las habilidades innovadoras y los métodos de trabajo efectivos.
El gerente de oficina es una de las profesiones más buscadas. Un especialista eficaz debe prestar considerable atención a los recursos humanos, este requisito es responsabilidad del gerente de la oficina para el currículum. Correctamente emparejado por interno cualidades de liderazgo y un personal altamente calificado afectará positivamente la dinámica del desarrollo de la empresa.
