El principal recurso de cualquier organización son sus empleados. Contribuyen al crecimiento y la prosperidad de la producción. Los jefes competentes valoran a sus empleados. Entre otras publicaciones importantes, el subgerente es especialmente notable. Deberes y cuya importancia es difícil de sobreestimar. Este es el asesor principal, asesor principal, organizador de eventos y coordinador de reuniones. Sin un buen asistente, será muy difícil para un gerente superior administrar una empresa.
Características distintivas y características específicas del asistente.
No existe una posición que sea tan contradictoria y ambigua en términos de requisitos como asistente de gerente. Las responsabilidades de los empleados que participan en este tipo de actividad incluyen bastantes puntos. Además, los asistentes personales a menudo se confunden con secretarios o gerentes de oficina. Aunque son similares, son diferentes tipos de actividades.
Deberes funcionales del subgerente:
- Asegurar la jornada laboral del jefe: horario, reuniones, firma de documentos y viajes de negocios;
- proporcionar un lugar de trabajo cómodo para un gerente superior, cuidando el microclima, la limpieza y la comodidad de la habitación;
- trabajar con documentos de la cabeza, en particular con cartas y llamadas entrantes;
- asegurando la comodidad psicológica de los superiores;
- negociaciones iniciales;
- traducción
- proporcionando papelería de liderazgo, etc.
Esta lista es mucho más amplia que las tareas secretariales y administrativas. Sin embargo, los detalles que enfrenta el empleado en el puesto de "asistente personal del jefe", las responsabilidades y los matices de la actividad serán diferentes para los diferentes empleadores.
Sucede que esto es principalmente trabajo de secretaria. O el asistente se dedica exclusivamente a garantizar la comodidad y el orden del jefe. Algunos asistentes son diputados de pleno derecho y tienen subordinados de sus empleados.
Las consultas profesionales del empleador para el candidato para el puesto de "subgerente", deberes y requisitos de educación
Los requisitos de educación básica y experiencia laboral variarán, dependiendo de las percepciones de la gerencia. Muy a menudo, esta vacante se considera como una carrera inicial. Sin embargo, un alto directivo serio se buscará a sí mismo como ayudante de una persona con cierta experiencia profesional y de vida.
El requisito mínimo es la educación secundaria relacionada con la administración o la jurisprudencia. Además, los empleadores esperan las siguientes cualidades profesionales de los solicitantes:
- capacidad de trabajar en todos los programas de oficina;
- impresión de alta velocidad;
- alfabetización;
- conocimiento de al menos un idioma extranjero, con mayor frecuencia inglés;
- conocimiento de los conceptos básicos de programación y programas informáticos no estándar;
- capacidad de realizar trámites y correspondencia de acuerdo con los requisitos reglamentarios;
- conocimiento de los fundamentos de la legislación vigente;
- discurso competente y pronunciado.
Estos son los requisitos mínimos para el solicitante del puesto de "asistente personal del jefe". Las responsabilidades también se pueden complementar, dependiendo del alcance de la organización. En algunas empresas, un requisito previo para la admisión a dicho trabajo es el perfil o la educación relacionada. Además, la educación empresarial adicional o los cursos de educación continua se consideran una gran ventaja.
Asistente de atributos personales
Además de los profesionales, se presentan una serie de requisitos personales a los gerentes asistentes.Las características específicas del puesto de "gerente asistente", las tareas y las características de trabajo requieren un almacén de caracteres especiales.
En primer lugar, es:
- resistencia al estrés: después de todo, un asistente a menudo tiene que tomar la ira de sus jefes primero y escuchar el descontento de sus subordinados;
- multitarea: la capacidad de realizar varias tareas simultáneamente es la cualidad más valiosa de un buen asistente;
- pensamiento positivo: sin este rasgo de carácter, el asistente del gerente no hará frente a responsabilidades adicionales, porque sus actividades a menudo van más allá del alcance de la cooperación comercial estándar;
- Alta capacidad de aprendizaje: el deseo de aprender cosas nuevas y obtener una buena comprensión del flujo de trabajo debe estar presente en todo buen asistente.
Estos son solo los rasgos básicos y básicos de carácter necesarios para cada asistente de gerente para una carrera profesional exitosa. Pero el requisito personal más importante: el temperamento y el comportamiento del jefe y el asistente no deben disonarse, sino idealmente complementarse entre sí.
Responsabilidades generales
El asistente trabaja directamente con la administración de la organización, realizando tareas personales y deberes profesionales. Generalmente incluyen:
- realización del trabajo de oficina del jefe y, en algunos casos, de toda la organización. En empresas individuales, los asistentes administran la secretaría de la organización;
- Coordinación de gestión. Programe reuniones de negocios, recuerde a los superiores sobre eventos y actividades de diversos tipos;
- realizar correspondencia en nombre de la organización;
- recepción y redistribución de llamadas telefónicas entrantes;
- Proporcionar al jefe toda la información necesaria previa solicitud.
Responsabilidades adicionales del asistente al jefe de la organización.
Un asistente personal al jefe con responsabilidades y funciones adicionales es la vacante más común para este campo de actividad. La mayoría de las veces, la gerencia busca un empleado bastante diverso, capaz de ampliar las responsabilidades.
Las responsabilidades adicionales más comunes son:
- traducción de un idioma extranjero, incluso durante las negociaciones. No siempre la gerencia puede confiar plenamente en los trabajadores externos, y el conocimiento de al menos inglés será muy útil aquí;
- la organización de viajes de la cabeza y acompañamiento en viajes. Dicha actividad supone que el asistente se ocupará de todos los momentos domésticos: mudarse, pedir un taxi y hotel, catering y papeleo;
- acompañar a los superiores a los eventos de protocolo;
- servicios a domicilio.
Esta lista está lejos de ser completa. En la mayoría de los casos, es bastante difícil responder inequívocamente a la pregunta de cuál es la responsabilidad de un asistente de gerente. Esta actividad es muy diversa. Cada jefe hace sus propias demandas, lo principal es garantizar que todos estén dentro de la ley.
Modo de asistente personal
Una de las principales características de esta actividad es la dependencia de las horas de trabajo del empleado en la gestión. Por supuesto, se prescribe normativamente un día laboral de ocho horas. De hecho, los asistentes comparan su régimen con los patrones.
Esta "falta de definición" del tiempo de trabajo, y la necesidad de mantenerse siempre en contacto con la administración, a menudo asusta a los graduados de estas vacantes. De hecho, no tiene que trabajar más que en cualquier otro lugar. Es solo que el tiempo de descanso y trabajo se vuelve inestable.
Descripción del puesto Subgerente
La estructura del puesto de "asistente del gerente", los deberes, los requisitos para la educación y la experiencia laboral deben especificarse en la descripción del puesto. Este es un documento que proporciona transparencia de los requisitos de gestión y un control sencillo sobre el desempeño de las tareas de los empleados.
La descripción del trabajo es normativa y vinculante.Este documento detalla todas las sutilezas del trabajo de un asistente de gerente. Esto es prácticamente una guía de acción. El documento incluye no solo deberes, sino también derechos, responsabilidades y características de la resolución de conflictos laborales.
En relación con los detalles de las actividades del subgerente, la preparación de la descripción de su trabajo debe tratarse con especial atención. Asegúrese de prescribir las características del trabajo, los matices de organizar el tiempo de trabajo y descanso, la compensación por el procesamiento.
Es necesario distinguir la descripción del puesto del asistente del mismo documento para el puesto de "asistente gerente de proyecto ". Los deberes de este último son a menudo temporales, como lo es el trabajo mismo.
Además, la descripción del trabajo debe indicar claramente el nombre del puesto. La mayoría de las veces indican "secretario", "secretario-referente", "gerente de dirección". Asegúrese cuidadosamente de que esta entrada sea consistente con las regulaciones actuales y esté actualizada.
Qué indicar en el currículum del asistente ejecutivo
El puesto de asistente personal es un gran comienzo para una carrera de posgrado. Por lo tanto, puede obtener su primer trabajo y obtener una experiencia profesional incomparable. Sin embargo, para quienes buscan trabajo con experiencia, esta vacante puede parecer interesante. Especialmente si planea cambiar el alcance de la actividad.
Conociendo las principales responsabilidades de un asistente de gerente, no es difícil escribir un currículum. Este documento asume que ha leído la parte teórica de la pregunta y está listo para comenzar a trabajar. Estudie cuidadosamente los requisitos para el solicitante y comience a escribir el texto.
Datos que deben indicarse en el currículum de la vacante "asistente" o "asistente personal del jefe":
- El nombre completo del apellido y patronímico, en el currículum de una empresa extranjera, solo se permiten los dos primeros.
- Estado civil. Este es un punto obligatorio: el puesto de asistente supone a menudo horas de trabajo irregulares. Uno debe estar seguro de que tal horario no afectará negativamente las responsabilidades familiares.
- Educacion Indicado en orden cronológico. Si todavía está estudiando, asegúrese de verificar cuánto tiempo llevará completarlo. A menudo, los empleadores toman como asistentes finales a los estudiantes de los últimos cursos, seguidos de un avance profesional. Aquí también se indica el conocimiento de un idioma extranjero y el nivel de dominio del mismo.
- Experiencia laboral Indicar desde el último. Si aún no lo está, enumere sus proyectos de voluntariado, participación en actividades comunitarias u organizaciones profesionales, prácticas de capacitación y otras actividades adecuadas. Si no puede proporcionar nada, realice una caracterización en el departamento de graduación y escriba que está listo para proporcionarla.
- Características personales Date la evaluación más veraz. Describe el personaje en términos de psicología clásica y asegúrate de tener en cuenta tus fortalezas y debilidades.
- Información adicional Aquí debe escribir por qué el empleador debería elegirlo entre otros solicitantes. Además, asegúrese de indicar habilidades adicionales, como tener una licencia de conducir. Incluso en este punto, será útil escribir sobre la disponibilidad de educación adicional, cursos de educación continua, educación comercial.
- Contactos Deje todas las formas posibles de contactarlo: teléfono celular y particular, dirección de correo electrónico, Skype, enlace a una página en una red social. Indica solo datos actuales.
Un currículum compilado correctamente no pasará desapercibido para el empleador.
Responsabilidades del Asistente del Jefe de Unidad
Por lo general, los solicitantes de empleo están buscando un trabajo como asistente de gerente personal. Pero es más fácil comenzar la promoción en este nicho de carrera, con el cargo de "gerente asistente departamento de ventas ". Los deberes de este empleado no son tan voluminosos, pero la experiencia y las perspectivas son incomparablemente mayores.
La principal diferencia entre los subgerentes de departamentos en sus actividades más específicas y de enfoque más limitado. Realizan trabajos relacionados con un área específica de producción o gestión. Esta experiencia es invaluable para un mayor avance profesional.
Los deberes del asistente del jefe de la unidad incluyen todos los mismos que los del jefe de la empresa. Pero hay una especificidad especial:
- la necesidad de conocer a fondo la esencia del proceso de producción, gestión o comercialización de la unidad;
- contacto con asistentes de otros departamentos y un asistente del director general;
- Mantenga documentación específica de la unidad.
Perspectivas de carrera de un asistente personal
Los jóvenes ven esta publicación como un comienzo de carrera. Sin embargo, debe distinguir qué tipo de promoción desea. Horizontal o vertical? ¿En esta empresa, o es solo la línea de partida en un currículum futuro? La estrategia para otras acciones depende de las respuestas a estas preguntas.
La gerencia aprecia a los buenos asistentes, y esto, desafortunadamente, es malo para el crecimiento de su carrera. El jefe no quiere dejar ir al empleado ideal, acepta aumentar su salario y ofrece beneficios adicionales: esta es una opción para una carrera horizontal. Más común entre los asistentes personales.
La forma más fácil es ascender en la escala profesional en una organización particular desde el puesto de jefe de unidad asistente. Tales posiciones a menudo se toman con la perspectiva de conocer mejor al empleado y capacitarlo. Si quieres una carrera vertical, entonces este es tu camino.
El puesto de subgerente no es visible para el ojo externo, pero es muy significativo para la organización. Un asistente competente puede mejorar la eficiencia de los jefes y, por lo tanto, proporcionar más beneficios a la empresa.
