Cada uno de nosotros escribió cartas y notas formales al menos varias veces en nuestras vidas. Dondequiera que estemos y hagamos lo que hagamos, nuestra correspondencia comercial se lleva a cabo en cualquier campo, que debe realizarse para descubrir algunos puntos, aclarar información, hacer una pregunta, etc. Si antes este fenómeno era más común en las solicitudes en papel y en el envío de cartas a los superiores (así como a los socios comerciales), hoy esta categoría se ha extendido más ampliamente en nuestro entorno.
Debe saber cómo realizar correctamente la correspondencia comercial, incluso si realiza un pedido en alguna tienda en línea y desea comunicarse con su representante.
En este artículo, describimos algunos de los puntos principales que conforman la comunicación empresarial. Prestaremos atención a los matices que deben tenerse en cuenta al intercambiar cartas con nuestros socios; qué no se puede descuidar si no desea comparecer ante el interlocutor incompetente y descortés, y también recordar las reglas que se deben observar en cualquier situación.
Donde sea aplicable
Obviamente, la correspondencia comercial se usa con mayor frecuencia en el proceso de trabajo. Si trabaja en una empresa, definitivamente encontrará la necesidad de componer este tipo de correspondencia. Dado que estamos hablando de cuestiones comerciales, es fácil entender que el estilo de escritura debe ser apropiado, lo más formal y oficial posible.
La impresión adicional de los empleados de la empresa, a dónde se envía la carta, sobre usted y su empresa depende de qué tan bien logre establecer la correspondencia comercial. Por lo tanto, el proceso de redacción del texto y su diseño debe abordarse de la manera más responsable posible.
En primer lugar, si está buscando correspondencia comercial, le recomendamos que se familiarice con nuestras instrucciones. En él, como ya se señaló anteriormente, presentaremos algunos puntos teóricos y cuestiones prácticas. Al final del artículo trataremos de dar algunos ejemplos de giros que son típicos del estilo formal de escritura. Al final, utilizando la base de este artículo, puede crear de forma independiente textos de alta calidad para una mayor comunicación con los contratistas.
Tipos de correspondencia
Inmediatamente, discutiendo qué es la correspondencia comercial, me gustaría llamar la atención sobre sus tipos. Por lo tanto, puede seleccionar una carta de solicitud y, en consecuencia, carta de respuesta; una carta naturaleza informativa (más a menudo enviada al cliente); una nota de agradecimiento (en agradecimiento por el servicio prestado), una carta de notificación, un recordatorio, una advertencia; carta de recomendación; Garantía y carta de presentación. De hecho, estos son solo los tipos más utilizados que conforman la correspondencia comercial real y electrónica. Por lo tanto, con ellos nos encontraremos en la práctica más a menudo.
Estructura
Es lógico que para una organización más conveniente al escribir cualquier carta, sería útil para nosotros trabajar con su determinada estructura o plan. Esto le permitirá dividir la tarea en etapas más pequeñas, que son mucho más fáciles de completar. Por ejemplo, piense en la línea de su carta de tal manera que cubra los temas que necesita establecer con la mayor precisión posible. Por ejemplo, si está escribiendo una pregunta sobre el precio que tiene este o aquel producto, trate de indicar brevemente el motivo: por qué está escribiendo a la empresa (porque desea comprar u ordenar este o aquel producto); aclarar el objetivo principal (averiguar cuánto le costará pedir 10 unidades de bienes con ciertas opciones).Finalmente, especifique de qué forma le gustaría recibir el cálculo y pregunte si se realiza un descuento en dicho volumen de producción.
Por supuesto, esta información ya es obvia: solo necesita analizar lógicamente lo que desea escribir. Además, no debemos olvidar el diseño y los requisitos. Le contaremos más sobre esto más adelante.
Requerimientos de escritura
Entonces, las reglas de la correspondencia comercial dicen que todas las cartas deben ser, en primer lugar, cortas. Esta es la regla principal de que se leerá. De acuerdo, a todos no nos gusta cuando estamos cargados con una gran cantidad de información. Si esta carta es de naturaleza comercial, no debería ser enorme; en este caso, simplemente se puede ignorar. Si no puede reducir la información de inmediato, hágalo después de escribir el primer borrador de su carta.
En segundo lugar, su socio (participante de correspondencia) debe comprender lo que está en juego. Es decir, la carta debe ser informativa y comprensible. Es necesario incluir la información que le gustaría transmitir para evitar preguntas adicionales y no perder tiempo en aclarar detalles.
En tercer lugar, la carta debe ser lo más respetuosa posible hacia su socio o empleado de la empresa que la leerá. Es cierto: cuanto más respeto le muestres a tu interlocutor, más posibilidades hay de que responda adecuadamente a tu solicitud y, al final, lograrás el efecto deseado.
Correspondencia en ingles
En algunos casos, las negociaciones deben realizarse en inglés (o cualquier otro que no sea ruso). Esto es normal, especialmente si hay una relación con contrapartes extranjeras. Es de destacar que las reglas de la correspondencia comercial se aplican a cualquier idioma: solo los giros estilísticos pueden diferir. Su tarea es elegir el más adecuado para la situación en la que usted y su pareja (interlocutor) se encuentran.
La correspondencia comercial en inglés, por supuesto, requiere conocerla a un nivel suficientemente alto, por lo que si no se trata de usted, le recomendamos que se ponga en contacto con traductores profesionales. Es importante que la traducción sea realizada por una persona que posea un discurso especializado, que se incluye en el idioma de la correspondencia comercial.
Un ejemplo Entrada
En cualquier conversación, cómo comienzas es muy importante. En este sentido etiqueta de negocios La correspondencia no es diferente de la comunicación en vivo: lo primero es saludar al interlocutor e introducirlo de alguna manera en la conversación. El saludo puede ser el estándar "Hola", pero la introducción debería ser más individual. Por ejemplo, puede indicar el breve propósito de su carta ("Nos estamos comunicando con usted para aclarar alguna información sobre su producto. En primer lugar, estamos interesados en el costo del modelo A1"). Otra opción: "Como continuación de nuestra conversación telefónica sobre el modelo A1, le escribo con una pregunta sobre el costo de este producto"). También puede simplemente describir su situación: "Le escribo por la razón de que en 2010 su socio se contactó con nuestra empresa, ofreciéndole comenzar a cooperar en esta área en su nombre".
Declaración de material
Además, después de escribir alguna introducción en su carta, debe aclarar por qué está escribiendo. Por ejemplo, después de hacer una pregunta sobre el precio de un producto, especifique qué le interesa. Puede escribir esto: "Nos gustaría pedir el N-ésimo número de unidades de productos sujetos a entrega a la dirección X". En el caso de la continuación de la conversación telefónica, puede indicar su solicitud: ¿por qué le escribió a la persona después de hablar con él por teléfono (por ejemplo, para confirmar su intención de completar la transacción): "A saber: estamos interesados en el producto N, siempre que se entregue? con la opción X ". Si tiene en cuenta la tercera versión, también puede comenzar a desarrollar el tema de su deseo de cooperar con la empresa.Describa que es de su interés y que el socio recibirá algún beneficio concreto de interactuar con usted si está de acuerdo: "Le interesará saber que el curso de nuestra empresa ha cambiado, después de lo cual se ha acercado aún más a los intereses de su negocio".
Oferta
Cualquier correspondencia comercial (los ejemplos que citamos también necesariamente tienen esta propiedad) requiere una secuencia lógica. Si al principio escribiste sobre por qué estás escribiendo, entonces debes elaborar y ampliar aún más esta idea. Indique lo que le gustaría del interlocutor de manera más amplia, tal vez dibuje una perspectiva de los beneficios de aceptar trabajar con usted. Esta parte, según toda lógica, debería ser el "pico" de su carta, la culminación de un tipo. Si inicialmente te acercaste sin problemas a lo que te interesa en primer lugar, entonces en esta parte deberías "revelar las cartas". Toda la correspondencia comercial (ejemplos de las letras anteriores no es una excepción) debe construirse sobre una curva tan suave que va hacia arriba. Entonces el lector de sus líneas comprenderá su estado de ánimo y, por lo tanto, será más cómodo para él comunicarse con usted. No realice saltos pronunciados, no cambie de un tema a otro.
Como muestran los ejemplos, si necesita analizar, por ejemplo, dos cuestiones no relacionadas, puede hacer una división en partes del artículo, dividiéndolo en párrafos. Esto es conveniente para el lector, que verá visualmente el momento en que se mueve de una pregunta a otra; así es para ti, porque en este caso escribes como si estuviéramos hablando de dos letras diferentes.
Si hablamos de nuestros ejemplos, debe escribir: "Además, nos gustaría volver a ordenar los productos N, sobre los cuales interactuamos un mes antes". O: "A un precio adecuado para nuestras condiciones, nos gustaría establecer una cooperación permanente con usted en esta área, aumentando el canal de ventas a X-Y mil unidades". Finalmente, puede: "Si su interés en trabajar con nosotros sigue siendo válido, háganoslo saber".
Cada segunda muestra de correspondencia comercial se basa en este principio, por lo que no tiene nada de malo. Por el contrario, a menudo resaltar los encabezados ayuda a navegar mejor, ya que elimina el "texto sólido", crea una especie de "ancla" en la que puede adjuntar visualmente.
La parte final
Finalmente, debe terminar la carta de la misma manera en que la inició. Si escribe gracias, escriba que le complace cooperar con la compañía que está describiendo; Si se trata de una oferta comercial, debe expresar su gratitud por la atención a su carta y esperar una mayor interacción con esta persona. Debe comprender que la forma en que termina su carta determina en gran medida la opinión final sobre usted y su empresa. Toda la correspondencia comercial (los ejemplos de cartas prueban esto constantemente) se basa en la cortesía; por lo tanto, recuerde siempre agradecer a su interlocutor, expresarle esperanza, alabarlo o dejar su recomendación. Debe elegir el final de su texto de manera que se corresponda completamente con el problema descrito en la carta.
Ejemplos: "Esperamos mantenerlo como nuestro socio constante con la esperanza de una cooperación estable en nuestras actividades futuras". O "Estamos sinceramente agradecidos por su atención y esperamos poder desarrollar una cooperación con usted en el futuro". O "Gracias por su atención. Espero que podamos continuar garantizando sus intereses en el mercado de N en el futuro".
Etiqueta y alfabetización
En ningún caso no te olvides de la cortesía. Como ya se mencionó anteriormente, es importante si está interesado en la correspondencia comercial. Frases como "me alegro de cooperar", "gracias por su atención", "pido disculpas por su preocupación", "nos complacerá verlo", "no nos hará compañía" y otros. Los dos últimos, por cierto, se relacionan más con las invitaciones a celebraciones corporativas que con la escritura comercial.
Siempre, como señal de respeto, agregue a las frases "por favor", "gracias", "amablemente", y así sucesivamente, según corresponda.
Igualmente importante en el proceso de escribir cartas comerciales es la alfabetización humana. Más precisamente, si comete al menos un error elemental en el proceso de creación de una carta, puede decir que el interlocutor formará una opinión completamente diferente sobre usted de lo que espera. Por lo tanto, intente escribir de la manera más competente posible y verifique todo varias veces. Si no sabe cómo encontrar errores y corregirlos usted mismo, use los servicios de un corrector o servicios especializados. Es muy simple, pero le permite confiar en su texto.
Practica y entrenamiento
En la red, como se señaló anteriormente, hay muchos ejemplos de cartas comerciales preparadas sobre cualquier tema. No los insertamos aquí en su conjunto, porque, de hecho, este artículo simplemente no tiene suficiente espacio para acomodar una cantidad de información tan grande. A cambio, decidimos simplemente establecer algunas reglas y principios básicos, con los que tuvo la oportunidad de familiarizarse anteriormente. Sin embargo, esto, por supuesto, está lejos de todos los pasos que se deben tomar en el camino hacia el estudio de la escritura comercial. De hecho, el papel práctico juega el papel más importante en esta área.
Si estudia, digamos, 5-10 ejemplos de cartas preparadas, y también lee nuestro artículo y extrae algunas reglas de aquí, muy pronto podrá escribir cartas de la manera que lo necesite. De hecho, esto es suficiente para crear cualquier carta en el marco de la correspondencia comercial.
Ejemplos listos
Dado que, como ya se señaló anteriormente, hay una gran cantidad de ejemplos ya preparados, es tentador para los estudiantes y especialistas novatos utilizar los conocimientos ya preparados de otra persona para hacer su propio proyecto sobre la base. Quiero decir que esto no se recomienda en la práctica, durante el entrenamiento, por favor.
En el proceso de estudiar lo que está escrito en otras letras, puede navegar más fácilmente lo que necesita aclarar en su correspondencia. Esto es normal, ya que es la naturaleza humana aprender directamente de la experiencia.
Es cierto que si tiene la tarea de compilar una carta comercial completa, primero intente revisar los ejemplos y elija el más adecuado para su tarea. Luego, debe adaptarlo lo más posible a la situación que desarrolló de acuerdo con el concepto general, pero al mismo tiempo escribirlo nuevamente para establecer su propio estilo de presentación y escritura. Después de todo, quizás pueda transmitir mejor la información y hacer que la comunicación sea más productiva y eficiente.
¡Aprende y practica! ¡Y puede crear sus propias cartas comerciales en un período de tiempo bastante corto!
