Descripciones de trabajo de Office Manager: muestra

El gerente de la oficina ejerce el control total, la recepción y el recuento de todo el volumen de documentación, así como las declaraciones personales dirigidas al director de la empresa. Después de verificar y contar todas las copias, este empleado debe llevarlas a la firma.

Documentación del departamento

1. Poner un sello con el escudo de armas en todos los contratos y órdenes.
2. Implementación del trabajo con una variedad de documentación, que consiste en la preparación, aprobación del proyecto. El gerente de la oficina no solo debe participar en el diseño y la finalización de la documentación, sino también llamar la atención de sus empleados sobre su contenido, descifrar detalles oscuros y ser capaz de explicar todos los aspectos sobre los que las personas pueden tener preguntas. Además, a veces este empleado debe realizar un seguimiento del rendimiento y la eficacia de varias innovaciones, si la administración lo requiere.
3. Registro completo de toda la correspondencia entrante. El gerente de la oficina interactúa con cartas, mensajes y notificaciones. Está obligado a aceptar y registrar la información completa y luego transferirla al destinatario. Si es necesario, agrega información a la documentación del informe y, en algunos casos, la recopila y almacena, y también es responsable de la confidencialidad y seguridad de toda la documentación recibida.

Responsabilidades Adicionales

1. Enviar y garantizar la recepción de documentación por direcciones electrónicas y postales, así como el pedido y la supervisión de la entrega del servicio de mensajería.
2. Asistencia a las reuniones con el propósito de registrar o filmar todos los eventos que tienen lugar en ellos, así como el registro de los datos recibidos de la mejor manera posible, su transferencia a los funcionarios.
3. Emisión de poderes por orden previa de los funcionarios que les permite recibir cierta correspondencia o llevar a cabo otras acciones.
4. Realización de copia y duplicación de documentación impresa, así como control de la seguridad y distribución adecuada de todas las copias.
5. Preparación de proyectos y plantillas de cartas, si se recibe la orden del Director General. Además, los deberes del gerente de la oficina incluyen la formación y el envío de varias solicitudes, si es necesario y afecta significativamente las actividades de la empresa.
6. Impresión de materiales de oficina, así como la formación de la base de datos, su distribución y expansión de nuevas subsecciones.

Responsabilidades similares al Secretario

1. Permanecer constantemente en el lugar de trabajo para recibir llamadas a tiempo, registrar todos los datos recibidos o transferir la llamada a los teléfonos de los empleados a los que está destinada.
2. Grabación de información que se envió personalmente al Director General, su grabación en su totalidad, posterior almacenamiento y transmisión.
3. Preparación de eventos dentro de la empresa en representación del CEO. Esto se aplica a informar a los empleados y organizar las instalaciones, comprar los artículos necesarios para una reunión completa u otros eventos similares, que se determina por la descripción del trabajo del gerente de ventas de la oficina.

Asignaciones importantes y urgentes

1. Actividades organizativas en proyectos dedicados a reuniones de clientes, invitados o visitantes de la empresa.
2. Reservar boletos para viajes de empleados, reservar habitaciones de hotel, monitorear el curso de los viajes de negocios, responder oportunamente a informes de inconvenientes en el camino o complicaciones que surjan, solucionar problemas y, si es necesario, informar problemas a otros empleados o al CEO.

Actividades dentro de la oficina

1. Pedido oportuno de agua para la posibilidad de su uso por parte de todos los empleados en cualquier cantidad.
2. Cada trimestre debe realizar el pedido de la oficina. Para hacer esto, el gerente de la oficina realiza una encuesta a los empleados e inspecciona los trabajos para identificar deficiencias en ciertas cosas y, posteriormente, obtiene todos los detalles. Esto lo proporcionan las descripciones de trabajo del gerente de la oficina.
3. Suscribirse a publicaciones comerciales o científicas que sean necesarias para el desarrollo de la empresa o para empleados específicos que deseen recibir correspondencia en el lugar de trabajo.
4. Aceptación y ejecución de solicitudes de pago de facturas en locales de alquiler, así como todos los documentos de pago relacionados con el pago de facturas de servicios públicos, que está determinado por la descripción del puesto del gerente de la oficina con funciones contables
5. Organización de medidas de seguridad relacionadas tanto con el trabajo de los empleados como con el equipo correspondiente en el lugar de trabajo, supervisando su cumplimiento.

El gerente de la oficina supervisa el trabajo de algunos empleados.

Las tareas del gerente de la oficina incluyen monitorear las actividades de dichos empleados:

1. El conductor Al interactuar con este empleado, el gerente de la oficina debe aceptar y mantener registros de todas las aplicaciones que determinan la necesidad de usar la máquina, así como también formar un horario y un servicio de entrega rápido.
2. Mensajeros
3. Las señoras de la limpieza.

Responsabilidades de un gerente de oficina como miembro de un equipo de trabajo

1. Cumplir los deberes destinados a él de buena fe, no desviarse de la rutina interna del equipo, la legislación laboral y los principios morales y éticos. Esto está determinado por las descripciones de trabajo del gerente de la oficina.
2. Observe la disciplina laboral y todos los requisitos que la gerencia de la empresa elabore y exprese.
3. Cumplir oportuna y rigurosamente con todas las órdenes entrantes de la administración y el jefe, quien constantemente elabora y le entrega al gerente de la oficina una lista de sus deberes y las acciones necesarias para cada día, que se proporciona en la descripción del trabajo del gerente de la oficina departamento de ventas
4. Use todo el tiempo asignado para el trabajo para el trabajo concienzudo, sin apartarse de sus propios deberes.
5. Realice todas las tareas a tiempo y con la calidad adecuada. A menudo, además de llevar a cabo actividades laborales, el gerente de la oficina se ve obligado a compilar documentos de informes, por lo tanto, siempre es necesario realizar un seguimiento de las tareas completadas y registrarlas de la manera prescrita, que se prescribe en la descripción del puesto del gerente de la oficina con las funciones de un oficial de personal.

Responsabilidades importantes

1. Comprometidos en la limpieza para preservar su propio lugar de trabajo de forma limpia y ordenada. Además, el gerente de la oficina supervisa la limpieza oportuna del espacio de la oficina. Se ve obligado a controlar el cumplimiento del procedimiento para almacenar informes y documentación de diseño, si es necesario, sistematizar todos los materiales de forma independiente. Esto está determinado por las descripciones de trabajo del gerente de la oficina.
2. Aplique cuidadosa y eficientemente el equipo de oficina, las computadoras y cualquier otro dispositivo provisto. dirigiendo su trabajo solo a los objetivos de la empresa, no llevando a cabo asuntos personales a través del equipo proporcionado por la empresa. Prescribe para hacerlo Descripción del trabajo del secretario Gerente de oficina.
3. Es económico y beneficioso gastar los materiales y otros recursos provistos, usarlos solo en beneficio de la empresa y lograr altos resultados de su propio trabajo y el trabajo de otros empleados de la empresa. La descripción del trabajo del gerente de la oficina, una muestra de la cual muestra todos los requisitos para el trabajo de este empleado, confirma que no solo debe trabajar, sino también brindar el máximo beneficio a la empresa.
4. Observe y monitoree la implementación de estándares y regulaciones sobre protección laboral, garantizando la seguridad en el lugar de trabajo para cada empleado, lo cual está determinado por la descripción del puesto del gerente de la oficina con las funciones de una secretaria.
5. No utilizar para la implementación de publicaciones periodísticas o científicas, discursos, información obtenida en virtud de una posición oficial o para ver documentos propiedad de la empresa. Está prohibido utilizar información, cuya divulgación puede implicar daños materiales a la empresa o dañar su reputación. Esto lo proporcionan las descripciones de trabajo del gerente de la oficina.

Derechos

1. Recibir información, así como datos confidenciales para las acciones necesarias en el marco de la autoridad oficial y con el liderazgo de las autoridades.
2. Requerir a varios empleados que finalicen o modifiquen los documentos que fueron redactados con errores contienen información incorrecta.
3. Para llevar a cabo el control y la confirmación de los documentos en el marco de su propia competencia y los poderes designados por los gerentes.
4. Presentar a las autoridades requisitos para mejorar las condiciones de trabajo independiente, así como la actividad laboral de otros empleados. El gerente de la oficina puede hacer sugerencias no solo sobre las actividades de un empleado o departamento en particular, sino también sobre el trabajo de toda la empresa.
5. Exigir la provisión de condiciones apropiadas para garantizar la seguridad de todos los documentos y la capacidad de garantizar la confidencialidad de la información y las acciones tomadas si es necesario ocultarlas a los competidores.
6. Tomar decisiones sobre las actividades de ciertas personas en la empresa dentro de sus propias competencias y credenciales.
7. Distribuya incentivos financieros o laborales, así como aplique sanciones a aquellos empleados que se reportan al gerente de la oficina. Para la implementación de estas acciones, se requiere autorización previa del CEO.

El gerente de la oficina está obligado a cumplir de manera clara y correcta sus funciones, para llevar a cabo actividades en beneficio de la empresa. Él hace todo el trabajo para sistematizar y simplificar las actividades de otros empleados, así como para transmitir al Director General o sus adjuntos los éxitos o errores en el trabajo de otros empleados.