Los documentos primarios son objetos materiales en los que se acumulan datos iniciales, obtenidos, a su vez, durante las observaciones, el desarrollo, la investigación y otros tipos de actividad humana. En muchas áreas, tales documentos actúan como la base para la presentación de informes. Consideremos más a fondo qué formas de documentos primarios pueden ser. 
Información general
Los documentos primarios son una confirmación de la validez legal de cualquier operación o acción. En otras palabras, prueban que este o aquel hecho ha tenido lugar. El registro de documentos primarios se lleva a cabo en el momento de la acción u operación. A través de estos documentos, se establece la responsabilidad de artistas específicos.
Documentos contables primarios
Todas las operaciones comerciales realizadas por la empresa deben registrarse en absoluciones. Se aceptan para contabilidad si se compilan en la forma presente en los álbumes correspondientes de las formas unificadas. Estas revistas cumplen con la PBU aprobada por orden del Ministerio de Hacienda No. 34. Se pueden incluir columnas y líneas adicionales en los formularios de documentos contables primarios, si es necesario. En este caso, se deben mantener todos los detalles requeridos establecidos por las reglamentaciones. Las correcciones que se realizarán en los formularios se confirman mediante pedidos y pedidos relevantes. Las formas de los documentos contables primarios que fijan las transacciones en efectivo no están sujetas a cambios.
Códigos
Los documentos primarios unificados son formas en las cuales la información se ingresa de acuerdo con los clasificadores vigentes en el país. Algunos códigos no tienen referencias a estos estándares. Están diseñados para sistematizar y generalizar datos durante el procesamiento por computadora. Dichas operaciones se registran de acuerdo con el sistema de codificación aprobado por la empresa.
Opcional
Los formularios unificados desarrollados directamente por la propia empresa también pueden aceptarse para la contabilidad. También deben conservar los detalles obligatorios proporcionados para otros tipos de muestras. La propia empresa puede desarrollar una lista de documentos principales que no figuran en los álbumes.
Detalles obligatorios
Los documentos principales de la organización deben contener:
- nombre
- fecha de compilación;
- nombre de la compañía en cuyo nombre se completa el formulario;
- Una indicación de las posiciones de las personas responsables de la operación y su fijación.
Todos los formularios deben ser aprobados por aquellas entidades cuya información está presente en ellos. Los documentos de firma primaria de certificación actúan como evidencia de la autenticidad y validez legal de los valores. 
Personas responsables
Los documentos contables primarios deben completarse de manera oportuna y correcta. Esta tarea es llevada a cabo por personas que, de hecho, los componen y respaldan. Los empleados responsables también aseguran la transferencia oportuna de documentos al departamento de contabilidad para su posterior reflexión en los informes. Los funcionarios deben ingresar solo información confiable en los formularios. La lista de empleados que pueden firmar documentos primarios está aprobada por la gerencia de la empresa de acuerdo con el departamento financiero y de liquidación. Los documentos que registran las transacciones comerciales relacionadas con el flujo de caja están respaldados directamente por el director de la empresa.El contador principal también tiene derecho a firmar estos documentos.
Clasificación
Los documentos primarios son formularios que se utilizan en diversas áreas de la empresa. Todos estos documentos se pueden dividir en:
- Organizacional y administrativo. Estos incluyen órdenes, órdenes, poderes notariales, instrucciones, etc. Todos ellos permiten la implementación de ciertas operaciones.
- Absoluta Esta categoría incluye garantías de recibos, requisitos, facturas, actos de aceptación, etc. Todos estos documentos son documentos de la contabilidad primaria de las transacciones. Los datos que contienen se registran en los registros respectivos.
- Formas de estados financieros. Estos documentos se utilizan para la contabilidad.
Algunas formas se consideran simultáneamente tanto absolutivas como permisivas. Estos, en particular, incluyen nómina orden de gastos en efectivo y así sucesivamente. 
Trabajo administrativo
Se está desarrollando un cronograma especial en la empresa, de acuerdo con el cual se determinan los términos y procedimientos para el movimiento de la documentación primaria dentro de la empresa, así como su recepción en la contabilidad. Después de la transferencia de valores al departamento financiero y de liquidación, se verifican. En particular, se monitorea:
- La forma del documento. Un empleado autorizado verifica la corrección e integridad del llenado, la presencia de detalles obligatorios.
- Fidelidad aritmética de los cálculos.
- Contenido Los documentos no deben contener contradicciones internas, ver claramente la relación de ciertos indicadores.
Registros
Una vez que se aceptan los documentos contables primarios, la información de ellos se ingresa en hojas especiales. Al mismo tiempo en los formularios están marcados, excluyendo su reutilización. Por ejemplo, se establece una fecha. El registro contable se denomina hojas especiales para ingresar y organizar información. Se guardan en revistas o libros especiales, en tarjetas y páginas separadas, en forma de tipogramas que se obtienen usando computadoras. Los registros pueden estar en forma de cintas magnéticas, disquetes, discos y otras unidades. La fijación de las operaciones comerciales se realiza en orden cronológico. Todas las acciones se agrupan en las cuentas correspondientes. 
Tipos de registros
La clasificación se lleva a cabo por diversos motivos. Entonces, en apariencia, los registros se dividen en:
- Libros (principal, efectivo).
- Tarjetas (para materiales contables, activos fijos, etc.).
- Revistas con hojas impresas o no forradas.
Dependiendo del tipo de registros que se producen, los registros pueden ser:
- Sistemática (libro mayor de cuentas).
- Cronológico (libros de registro).
- Combinado (warrants).
En cuanto al nivel de detalle de la información, distinga los registros:
- Combinado (revista-orden).
- Sintético (libro mayor).
- Analítico (tarjetas).
Punto importante
La información que se ingresa en los documentos contables primarios debe registrarse por medios que garanticen su seguridad durante el tiempo establecido para su almacenamiento en el departamento de archivo. La información puede estar en formato electrónico o en papel. En el primer caso, la empresa está obligada a sus propios gastos a producir copias de documentos en papel. Esto es necesario para proporcionar información a otros participantes en operaciones comerciales, autoridades de supervisión autorizadas, la oficina del fiscal y el tribunal. 
Almacenamiento de papel
Antes de enviar documentos al archivo, se agrupan en orden cronológico, luego se completan y entrelazan. Todos los documentos se archivan en carpetas especiales. Al enviar documentación al archivo, se completa el certificado correspondiente. Durante el almacenamiento de registros, debe garantizarse su protección contra la introducción no autorizada de ajustes. La información contenida en los documentos se relaciona con el secreto comercial de la empresa. Las personas con acceso a dicha documentación no tienen derecho a revelar información.Por la violación de los secretos comerciales, los responsables son responsables de conformidad con las leyes de la Federación de Rusia. La vida útil de la documentación primaria, de conformidad con el art. 17 La Ley Federal "de Contabilidad", se establece de acuerdo con las normas vigentes en la empresa. Además, el período no debe ser inferior a 5 años.
Ajustes
Si hay un error en las hojas, este último debe corregirse. La corrección en este caso va acompañada de una justificación y está certificada por la firma del empleado responsable con la fecha. No se permiten correcciones a los documentos bancarios y en efectivo. El resto del formulario de ajuste se realizará únicamente mediante acuerdo con otros participantes en las operaciones comerciales. Esto lo confirman las firmas de los mismos empleados que certificaron los documentos. En este caso, se indica la fecha de ajuste. Los accesorios que se corregirán deben tacharse. La línea debe ser delgada pero clara para que pueda ver el valor original. Escrito a mano al lado está marcado "Creído corregido". El ajuste está certificado por la firma del empleado que lo contribuyó, indicando su nombre e iniciales. 
Recuperación de papel
La legislación contable no tiene reglas claras que rijan el procedimiento para la compilación de la documentación en caso de pérdida. Algunas otras regulaciones de la industria también especifican solo períodos de retención. Debido al hecho de que la legislación no establece qué es exactamente lo que debe hacer la empresa cuando se pierden los documentos primarios debido a razones fuera de su control, las siguientes recomendaciones se dan en la carta de la UMNS:
- Nombrar por orden de la comisión autorizada para realizar una investigación interna sobre las causas de muerte, documentos faltantes. Si es necesario, los representantes de la supervisión estatal, los organismos de investigación y la seguridad deben ser invitados a su composición.
- Tomar medidas permitidas por la ley para restaurar aquellos documentos que están sujetos a actualización y almacenamiento durante los plazos establecidos. Por ejemplo, se pueden obtener copias de los estados de cuenta de movimiento de las cuentas de efectivo de las compañías de servicios bancarios, las contrapartes pueden solicitar facturas, actos, contratos, etc.
Sin embargo, lejos de siempre, la empresa tiene la oportunidad de solicitar duplicados de todos los documentos perdidos. Entonces, por ejemplo, esto puede suceder cuando hay una gran cantidad de contratistas, debido a la ausencia de compradores o proveedores en direcciones previamente conocidas o debido a la pérdida de información de contacto. Por lo tanto, existen circunstancias bastante objetivas que pueden crear ciertos obstáculos para la restauración de la documentación. Al mismo tiempo, muchos gerentes tienen una pregunta lógica: ¿se debe informar a la autoridad fiscal de lo que sucedió? Según algunos expertos, no es necesario notificar la inspección. En cualquier caso, esto no eliminará la responsabilidad probable. Por la falta de documentación primaria en la legislación se establece una multa. Este castigo se establece, en particular, en el art. 120 NK. 
Posible solución al problema.
Un contribuyente que, por una razón u otra, ha perdido la documentación original, puede hacer lo siguiente:
- Recupere, si es posible (al menos parcialmente) papel.
- Haga entradas correctivas para gastos que no estén documentados y reflejen los ajustes en declaración revisada impuesto a las ganancias del período. Los costos no certificados por valores no se reconocen como gastos en la declaración de impuestos.
- Permita que los representantes del servicio de impuestos establezcan los montos que se pagarán al presupuesto cuando lo verifiquen. Esto se hace sobre la base de los datos en poder del empresario, así como la información sobre otras empresas similares. Esta posibilidad está prevista en el art. 31, párrafo 1, párrafo 7 del Código Tributario.
Retiro de papel
Este procedimiento solo puede ser realizado por autoridades autorizadas.Estos incluyen, en particular, los cuerpos de investigación preliminar, consultas, fiscales, inspecciones fiscales, tribunales y departamentos de policía. La documentación primaria se incauta sobre la base de las decisiones de estas autoridades adoptadas en el marco de la ley. La carta del Ministerio de Hacienda No. 16/176 aprobó las instrucciones de acuerdo con las cuales se lleva a cabo este procedimiento. La incautación de la documentación se lleva a cabo en caso de ocultación o subestimación por parte del contribuyente de los ingresos u otros objetos sujetos a impuestos. Tanto la empresa como el funcionario y el ciudadano pueden actuar como infractores. El jefe de contabilidad u otro empleado responsable de la empresa puede, con el consentimiento y en presencia de representantes de las autoridades que realizan el embargo, hacer copias de los documentos principales que indiquen la fecha de este procedimiento.
