Regulación sobre unidades estructurales: disposiciones generales, derechos y autoridades

En muchas empresas estatales y comerciales, como uno de los documentos locales, se está desarrollando el Reglamento sobre divisiones estructurales. En este acto, además de los temas relacionados con el desarrollo del equipo, se pueden destacar las reglas de comunicación del personal, el procedimiento para la participación de los empleados en la distribución de ganancias, especialmente la capacitación avanzada de los empleados, etc. Consideremos más detalladamente cómo se compila el Reglamento sobre la unidad estructural. También se presentará un documento de muestra en el artículo.

Caracteristicas

El documento bajo consideración actúa como un acto organizativo y tecnológico. Define:

1. El lugar del departamento en el sistema empresarial.
2. Carga funcional, responsabilidad tecnológica.
3. Interacción con otros departamentos.
4. Documentos reglamentarios que rigen las actividades de la organización.

La elaboración de un acto se realiza directamente en el departamento de la empresa. La responsabilidad de esto recae en su superior. El jefe de la organización debe revisar y firmar el documento. Una empresa puede tener un departamento o varios. La creación de unidades debe realizarse sobre la base de la conveniencia. Sus actividades deben ser justificadas y efectivas.

Secciones

Unidad estructural (ejemplos: recursos humanos, contabilidad, finanzas, etc.) realiza ciertas funciones. Al compilar la documentación, se tienen en cuenta los detalles específicos de la actividad, el cronograma, la presencia / ausencia de responsabilidad material de los empleados. El acto bajo revisión contiene las siguientes secciones:

1. Disposiciones generales
2. Tareas
3. Estructura.
4. Las funciones
5. Interacción con otros departamentos.
6. Responsabilidades, derechos y autoridad.
7. Responsabilidad

La sección "Disposiciones generales" establece la subordinación del departamento a una persona específica. También puede definir el alcance del documento. En particular, estamos hablando de los requisitos para el contenido, las reglas para la preparación, adopción, registro, adiciones / modificaciones a la ley. También establece el estado legal de la unidad. La sección "Tareas" formula áreas clave del departamento. Cualquier unidad separada tiene la responsabilidad de resolver los problemas teniendo en cuenta los requisitos del presente. Por lo tanto, las tareas del departamento de personal pueden implicar no solo la recepción y el despido de los empleados. Sus responsabilidades pueden incluir una solución integral a los problemas de formar un equipo efectivo.

Sistema y funciones

Esta sección destaca la organización del departamento. En particular, se establece el número de empleados, las responsabilidades específicas de los empleados. En el proceso de compilación de esta sección, se puede aplicar la matriz de distribución de funciones gerenciales. Si está ausente, se aplica la información del Directorio de Calificación de los puestos de jefes, especialistas y otros empleados. Al establecer las funciones de los empleados, también puede usar los estándares de GOST.

Servicio de comunicaciones con otros departamentos.

La organización del trabajo debe llevarse a cabo de tal manera que la relación entre las diferentes partes de la empresa sea lo más efectiva posible. Al elaborar la sección, es necesario tener en cuenta que no es necesario describir la interacción de los empleados individuales, sino de departamentos enteros. Por lo tanto, es necesario centrarse, en primer lugar, en las relaciones oficiales entre los jefes.En la sección puede indicar la necesidad de coordinar las interacciones entre empleados comunes de diferentes departamentos. Es decir, el Reglamento sobre unidades estructurales determina si un empleado necesita recibir permiso para interactuar con otros especialistas. Por separado, se estipula con quién se deben coordinar exactamente estos u otros eventos: con su jefe o un funcionario de otro departamento.

Competencia y responsabilidad

Las secciones "Responsabilidad" y "Derechos y obligaciones" se compilan de acuerdo con las funciones asignadas al departamento. El contenido de estas secciones se puede tomar de las descripciones de trabajo. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que el Reglamento sobre divisiones estructurales faculta, establece las responsabilidades y deberes no de un empleado específico, sino de todo el departamento en su conjunto. Si lo desea, puede pintarlos con respecto a cada empleado. Sin embargo, es más aconsejable establecer los poderes y responsabilidades de todos los empleados, separándolos por separado para el jefe del departamento. La responsabilidad puede establecerse individual y colectivamente. El primero, respectivamente, se relacionará con el jefe y el último con los empleados. La aprobación del Reglamento sobre la unidad estructural se lleva a cabo después de su aprobación por el abogado de la empresa.

Requerimientos de contenido

El Reglamento sobre divisiones estructurales no se considera un documento vinculante previsto por la legislación laboral. Pero es en este acto que se repara la distribución de tareas, deberes y funciones entre departamentos y empleados dentro de una empresa. Los requisitos de contenido se pueden establecer mediante documentos locales (estándares). Si no están disponibles en la empresa, puede utilizar el Reglamento "plantilla" en la unidad estructural: una muestra. En cualquier caso, en el proceso de compilación del documento, es necesario proceder del hecho de que la siguiente información debe estar presente en él:

1. Un lugar en el sistema empresarial (una subdivisión separada o parte de una administración, departamento, etc.).
2. Marco regulatorio. Los documentos que rigen las actividades se indican aquí (Ley Federal, Estatutos, etc.).
3. Estructura del departamento.
4. Jefe inmediato
5. Tareas clave
6. Responsabilidad, deberes, derechos.

Para evitar disputas sobre cuestiones de competencia, es necesario considerar cuidadosamente el contenido del documento, tratar de compilarlo de manera sucinta y detallada.

Reglamento sobre la unidad estructural de la organización: nombramiento

El documento actúa como un acto interno (local). Se compila para la asignación organizacional y legal al departamento de funciones gerenciales, una división racional de competencia entre los empleados. El acto define la responsabilidad y los deberes del jefe. La disposición actúa como un elemento integral de la documentación de la empresa. Es la base para el desarrollo de descripciones de trabajo estándar y personal (si es necesario) de los empleados. El documento se desarrolla de acuerdo con los actos de organización y gestión aplicables.

Artículos

La disposición incluye:

1. Página de título
2. Nombre
3. El objetivo principal.
4. La base reguladora del departamento.
5. Descripción de la estructura.
6. División de funciones y distribución de responsabilidades.
7. Información y soporte material.
8. Interacción
9. Confidencialidad y papeleo.
10. Garantizar la seguridad y las condiciones de trabajo adecuadas.

La composición y el orden de las secciones, los nombres de los bloques individuales pueden variar de acuerdo con los detalles de la unidad.

Descripción del departamento

La sección "Propósito primario" describe:

1. La ubicación de la unidad en el sistema empresarial.
2. Subordinación
3. Propósito previsto
4. Reglas para la formación y liquidación del departamento.

En el bloque "Base normativa de actividad" hay una lista de documentos de acuerdo con los cuales se desarrolla el Reglamento, y la unidad operará.La siguiente sección proporciona información específica del departamento. En particular, describe:

1. La estructura de la unidad, el procedimiento de acuerdo con el cual se forma y aprueba.
2. Reglas de nombramiento para el cargo de jefe, liberación y reemplazo. Si es necesario, se describen los requisitos de calificación (duración del servicio, categoría, educación).
3. Tareas del jefe de departamento.
4. La presencia y número de diputados, el procedimiento de acuerdo con el cual se distribuyen las responsabilidades laborales entre ellos.
5. Reglas para la aprobación del Reglamento que rige las actividades de las unidades estructurales de la unidad, instrucciones de servicio para los empleados.
6. El orden en que se forma el personal del departamento.

Formas de reflejar información

La estructura de la unidad se puede describir:

1. Método gráfico. Es un reflejo esquemático de unidades estructurales. Las relaciones administrativas se destacan por líneas continuas, funcionales, por líneas discontinuas.
2. De manera textual. En este caso, se utiliza una enumeración de unidades estructurales (grupos de empleados que realizan tareas en áreas específicas o empleados individuales), se proporciona una descripción de las interacciones.

Funciones y responsabilidades

Esta sección describe:

1. Las principales actividades o trabajos que debe realizar el departamento para implementar las tareas que se le asignan.
2. El procedimiento para la distribución de responsabilidades y funciones entre los empleados.
3. Responsabilidades, derechos individuales del jefe de acuerdo con la normativa aplicable. También describe su responsabilidad.

Las funciones se expresan en orden de prioridad o importancia. El Reglamento, por regla general, estipula que la responsabilidad de los empleados está determinada por sus descripciones de trabajo.

Interacción

Esta sección define:

1. La relación de la unidad con otros departamentos y funcionarios a nivel de información y flujos de materiales. Estas últimas incluyen relaciones relacionadas con actividades, el movimiento de valores. La interacción de la información se lleva a cabo mediante la transferencia de documentación.
2. Fechas y frecuencia de trabajo, provisión de información, bienes materiales, etc.
3. El procedimiento de acuerdo con el cual se lleva a cabo la resolución de situaciones de conflicto que surgen entre departamentos.

Información y soporte material.

Esta sección contiene información sobre:

1. Fuentes internas y externas, el procedimiento para equipar al departamento con muebles, equipos, medios organizativos y técnicos, etc.
2. Mantener registros y garantizar la preservación de los valores.
3. El procedimiento para proporcionar documentos reglamentarios, literatura y otros recursos de información.

Confidencialidad y mantenimiento de registros.

Este bloque incluye información sobre la nomenclatura de aquellos casos que realiza la unidad. Esta sección también indica a la persona responsable de su producción. En caso de un gran volumen, la lista de casos se proporciona en un documento separado (anexo). Si es necesario, la sección incluye tipos de información confidencial, reglas para manejarlos y responsabilidad de divulgación.

Garantizar condiciones de trabajo seguras

Esta sección proporciona reglas para mantener las condiciones sanitarias e higiénicas adecuadas de los locales asignados a la unidad. También describe cómo garantizar la seguridad de las actividades. La sección puede contener referencias a documentos reglamentarios que establecen tales reglas. Se indican las personas obligatorias.

Redacción y aprobación del documento.

El desarrollo del Reglamento lo lleva a cabo la unidad de forma independiente. Como regla general, esta tarea se asigna al jefe del departamento. Primero, se compila un borrador del documento. Se acuerda con la administración superior y los empleados interesados.Este último, en particular, puede incluir:

1. Jefes de departamentos con los que interactúa el departamento.
2. Jefe de Recursos Humanos.
3. Jefe del departamento legal.

El jefe establece una lista específica de unidades y empleados coincidentes. También organiza la familiarización de los empleados con el Reglamento.

Cambios, cancelación y revisión del documento.

Los jefes de departamento hacen ajustes al Reglamento en los siguientes casos:

1. Con una revisión planificada del documento.
2. Al renombrar, reorganizar un departamento, cambiar su subordinación, ajustes de personal.
3. Por iniciativa de los empleados y el jefe de la unidad para mejorar el rendimiento.
4. Al cambiar el marco regulatorio.

El procedimiento según el cual se acuerdan los cambios es similar al establecido para la adopción del propio Reglamento. El plazo para realizar ajustes es de 1 mes. Si es necesario realizar una gran cantidad de cambios, se elabora una nueva versión del Reglamento. Una revisión planificada del documento se lleva a cabo al menos 1 vez en 5 años. La cancelación del Reglamento se realiza tras la adopción de la nueva edición o en caso de liquidación del departamento. Si es necesario, se realizan cambios a los estatutos o documentos constitutivos de la empresa.

Vista

El jefe de la empresa determina la lista de empleados que deben colocar los sellos de aprobación en el Reglamento, de acuerdo con la orden de distribución de derechos. Para evitar imprecisiones, así como la duplicación de ciertas interacciones oficiales, funciones y, en consecuencia, para evitar posibles desacuerdos entre los jefes de departamento posteriormente, la práctica es endosar documentos para servicios específicos por parte de la administración de las secciones de la empresa con las que están en comunicación oficial constante. Si hay más de tres buitres, se emiten en una página separada o se crea una "Hoja de coordinación". Algunas empresas prevén la aprobación del Reglamento por parte del jefe del servicio legal o asesor legal. La firma del documento es, como se mencionó anteriormente, por el Director General. Sin embargo, este derecho también puede ser conferido a otro personal superior. Pueden ser subdirectores, asegurando el funcionamiento de grupos de departamentos.

Opcional

Todos los empleados de la empresa deben familiarizarse con el Reglamento aprobado sobre divisiones. Los empleados deben firmar sus documentos. Para esto, se proporciona una columna especial sobre cómo llevar o familiarizar a los empleados con el Reglamento. Las firmas se colocan por antigüedad: primero los signos de los jefes de departamento, luego todos los empleados. Para arreglar la familiarización con el documento, se puede utilizar el método proporcionado para las descripciones de trabajo. Consiste en elaborar una hoja separada para llamar la atención de los empleados sobre el Reglamento. La base para realizar cambios en el documento es el orden del director de la empresa.

Los métodos y procedimientos para su diseño son similares a los establecidos para los ajustes a las descripciones de trabajo. Junto con esto, se debe tener en cuenta un punto importante. Hacer ajustes al Reglamento en las unidades puede, y en algunos casos necesariamente debe implicar un cambio en las descripciones de trabajo de los empleados. De lo contrario, habrá inconsistencia en las actividades de toda la empresa. Las regulaciones sobre las unidades no son necesarias, pero es altamente deseable desarrollarlas, ya que optimiza significativamente las actividades de los departamentos. Con la ayuda de este documento, la interacción entre los empleados de la empresa, los jefes y los diputados se vuelve más clara y coherente. Este documento simplifica enormemente el control y la gestión de la empresa.