Nuevas reglas de oficina

Las reglas del trabajo de oficina en federal cuerpos ejecutivos las autoridades no se extienden a trabajar con actos que contienen secretos de estado. Según los requisitos, la estructura autorizada desarrolla pautas para llenar, mantener y almacenar documentos. Al aprobar las reglas del trabajo de oficina, se coordinan con los líderes del archivo estatal.

Crear actos

Las reglas del trabajo administrativo en los organismos ejecutivos federales prescriben que estas estructuras pueden usar formas especiales, hojas de papel estándar en formato A5 o A4. Se permite la creación de actos en forma electrónica. Independientemente del formulario, el documento debe contener los detalles requeridos, que se encuentran en la forma prescrita. Las formas se desarrollan de acuerdo con su ortografía angular o longitudinal. En el primer caso, los detalles se encuentran en la esquina superior a la izquierda de la hoja. Con el método longitudinal, se colocan en el centro del formulario en la parte superior. Las reglas del papeleo en el papeleo permiten el uso de plantillas en la preparación de actos electrónicos. Deben proporcionarse muescas en cada hoja: al menos 20 mm a la izquierda, al menos 10 mm a la derecha y 20 mm en la parte superior e inferior. Las plantillas electrónicas y los formularios de muestra deben ser aprobados por el jefe de la autoridad federal ejecutiva.

Requisitos

Las reglas de papeleo en papeleo determinan que los actos deben ser atendidos por:

1. Emblema estatal de Rusia.
2. El nombre de la estructura que constituye el acto.
3. El nombre de la unidad estructural.
4. El nombre de la publicación de la persona autorizada que hace el documento.
5. Información de referencia sobre la estructura.
6. El nombre del tipo de documento.
7. Fecha de compilación.
8. Número de registro
9. Enlace a los datos del acto entrante.
10. Lugar de publicación (compilación).
11. Una barra para restringir el acceso al contenido.
12. Destino
13. Buitre de aprobación.
14. Resolución (instrucciones para la ejecución del acto).
15. Texto
16. Marca de referencia
17. Grabar sobre la aplicación.
18. Firma (nota sobre firma electrónica).
19. Buitre con aprobación.
20. Visa
21. Ubicación de impresión.
22. Registro del artista.
23. Una nota sobre la implementación de la ley y su envío al negocio.
24. Registro de recepción del documento.
25. Enlace al acto.

La composición de los detalles se establecerá de acuerdo con el tipo y el propósito de la ley. Las reglas generales del papeleo determinan que la aprobación del documento está certificada por la visa de un empleado autorizado. Esta disposición se aplica a los actos internos de la estructura. La coordinación de los documentos elaborados en la institución ejecutiva federal con otros organismos estatales está certificada por sello de firma, protocolo o carta.

Entrega, recepción y registro de actos.

En el trabajo administrativo de los organismos federales ejecutivos, se utilizan los siguientes documentos:

1. Bandeja de entrada
2. Enviado
3. Interno

El envío y la entrega de actos se realiza mediante telecomunicaciones, correo, servicio de mensajería. Las reglas generales del papeleo prescriben el procesamiento inicial de los documentos entrantes. Después de eso, se lleva a cabo el registro y la consideración preliminar de los actos para su posterior transferencia a su gestión. El procesamiento inicial de valores incluye la verificación de la entrega correcta, la disponibilidad de documentación y las solicitudes. Los especialistas anfitriones también clasifican los certificados y no están sujetos a registro. Este último se lleva a cabo el día de la recepción, preparación (firma o aprobación) o al día siguiente (día hábil), a menos que la ley especifique lo contrario.

Transferencia a unidades estructurales

Las reglas para el trabajo administrativo en las autoridades federales estipulan que los actos después del registro deben presentarse a la gerencia para su consideración. Sin embargo, está permitido enviar valores a otro funcionario. Esto requiere la publicación de la decisión relevante por parte del jefe. Los documentos o sus copias con resoluciones (instrucciones de ejecución) deben ser transferidos a las personas responsables por el servicio de administración de la oficina. El acto original se envía a unidad estructural en el que se confía su implementación. Si varios departamentos actúan como artistas intérpretes o ejecutantes, el original se transfiere al responsable de ellos, mientras que los demás reciben copias. Si la unidad autorizada tiene acceso a una copia electrónica, el acto original puede permanecer en el servicio de registro, si así lo especifica el Reglamento correspondiente.

Someter actos

Después de firmar por el jefe del cuerpo ejecutivo u otro empleado autorizado, los documentos se transfieren a los empleados del departamento de la oficina. Estos últimos realizan su registro y despacho. Las reglas del trabajo administrativo en los órganos ejecutivos obligan a los empleados a verificar la exactitud de la compilación, la integridad y la conformidad del número de copias a la lista de correo. Los actos completados incorrectamente deben devolverse a las unidades responsables de su implementación. Si no hay violaciones en ellos, los documentos deben enviarse el día de su registro o al día siguiente (día hábil). La transferencia de documentos de una unidad estructural a otra se realiza a través del departamento de oficina.

Características contables

Las reglas básicas del trabajo de oficina incluyen el procedimiento para resumir información sobre actos entrantes, redactados y enviados. El análisis y la sistematización de la información son realizados por el departamento responsable. Los informes se proporcionan al jefe del cuerpo ejecutivo de la manera especificada por él. Para registrar y buscar actos en una base de datos electrónica, se aplica información obligatoria sobre los actos, de acuerdo con el apéndice. Está permitido utilizar datos adicionales.

Fondo documental

Se forma a partir de actos utilizados en el trabajo de la estructura estatal. El organismo ejecutivo federal, de acuerdo con el departamento de archivo, desarrolla y aprueba una lista de documentos creados durante su trabajo, así como el funcionamiento de sus instituciones subordinadas. Además, para cada acto, se indica el período de almacenamiento. El cuerpo ejecutivo también está desarrollando plantillas de álbumes para formularios unificados, documentos generados. Los empleados responsables de esta actividad la coordinan con el jefe de la estructura. Las reglas del papeleo prescriben la formación de una nomenclatura de actos. Los empleados responsables deben garantizar su seguridad, contabilidad y transferencia al archivo.

Nomenclatura

Las reglas del papeleo incluyen su formación en las tareas de la unidad estructural de registro. Nomenclatura:

1. Compilado sobre la base de la información contable de los departamentos.
2. Aprobado por el jefe del organismo ejecutivo federal. En este caso, debe llevarse a cabo una coordinación preliminar con la comisión de expertos. La aprobación se lleva a cabo a más tardar al final del período actual. La nomenclatura entra en vigor desde principios del próximo año (a partir del 1 de enero).
3. Una vez cada 5 años, es aprobado por la Comisión Estatal de Verificación de Expertos en Archivos. Los actos del Fondo de archivo creado durante el trabajo se transfieren a él para su almacenamiento permanente.
4. Al cambiar la estructura o funciones de la autoridad federal La autoridad debe acordarse con la comisión de expertos.

Los nombres de las secciones de la nomenclatura son los nombres de las unidades estructurales.

Especificaciones de almacenamiento

En la formación de casos, se distribuyen en función de la duración del contenido en el archivo. Hay categorías de almacenamiento permanente y temporal.Las reglas de gestión de personal prevén un período de más de 10 años para documentos sobre personal. El período de almacenamiento temporal puede ser inferior al valor especificado. Los casos desde la fecha de su formación hasta su transferencia al archivo o destrucción están contenidos en las unidades estructurales en el lugar de compilación. Los documentos pueden ser emitidos para uso temporal a los empleados por un período establecido por el jefe de la institución. Después de la expiración de este período están sujetos a devolución. Otras agencias gubernamentales emiten actos de acuerdo con sus solicitudes por escrito con el permiso del jefe del organismo ejecutivo federal o su adjunto. En casos excepcionales, se permite la eliminación de valores del almacenamiento permanente. Al mismo tiempo, las reglas del trabajo de oficina a las autoridades federales prescriben dejar una copia de los documentos certificados de la manera establecida, así como una ley sobre los motivos de la emisión de los originales.

Archivado

Los casos de un período de almacenamiento temporal (más de 10 años) y permanente se enviarán no antes de un año, pero no más tarde de tres años a partir de la fecha de finalización de su servicio administrativo. La transferencia de valores se realiza de acuerdo con los inventarios. Los casos cuyo período de almacenamiento temporal es inferior a 10 años (inclusive) no se transfieren al archivo. Al final del período especificado están sujetos a destrucción. La base para la compilación de inventarios es la nomenclatura de casos.

Características de trabajar con actos electrónicos.

Las reglas de gestión de la oficina establecen que la creación, el procesamiento y el almacenamiento de información se pueden llevar a cabo en el sistema de información de la estructura estatal. En este caso, los actos electrónicos deben elaborarse de acuerdo con los requisitos aplicables a los actos en papel. También deben tener los detalles requeridos, a excepción del emblema estatal de Rusia. La composición de los actos electrónicos está determinada por la lista de documentos, cuyo diseño, almacenamiento y posterior uso se realiza exclusivamente en forma digital al organizar el trabajo interno de la estructura. Esta lista se está desarrollando de acuerdo con las recomendaciones del Archivo del Estado. La lista de actos, la compilación, el almacenamiento y el uso posterior de los cuales se llevarán a cabo en forma digital, es aprobada por el jefe de la institución de acuerdo con el departamento de archivo.

Procesamiento de acto electrónico

Los documentos deben estar firmados por una firma digital mejorada calificada de un funcionario autorizado. El envío y recepción de actos electrónicos es realizado por el servicio de registro de la institución. Después de recibir el documento, el servicio de administración de la oficina debe verificar la validez de la firma digital. A los actos electrónicos incluidos en el sistema de información se les asignan datos de registro y registro. Proporcionan gestión de documentos. Entre otras cosas, incluye búsqueda, acceso, almacenamiento, control, uso, etc. El registro de los actos recibidos en papel se realiza con la formación de una copia electrónica. La nomenclatura indica que el caso se está llevando a cabo en formato digital. Esto se indica en el encabezado o en el campo "Nota". Después de la implementación o despacho, los actos electrónicos se mantendrán durante los períodos establecidos para casos similares ejecutados en papel. Al final del período, la información contenida en forma digital será destruida.

Pautas

Se describen en las instrucciones relevantes. Las reglas de papeleo sirven como base para el desarrollo de pautas y otros actos locales que rigen la tecnología para trabajar con papeles dentro de la institución. Definen técnicas, procedimientos para compilar, el procedimiento para trabajar con datos. Actuando sobre la base del decreto gubernamental No. 477, la Regla de mantenimiento de registros se especifica para cada estructura estatal precisamente por tales actos locales.

Características de desarrollo

Al compilar las Recomendaciones metodológicas, se tienen en cuenta las reglas actuales del trabajo de oficina de RF. Los funcionarios responsables del desarrollo deben guiarse por el Reglamento Modelo y coordinar el proyecto con la institución pública de archivo. De acuerdo con GOST R ISO 15489-1-2007, cualquier institución debe determinar y fijar las reglas internas del trabajo de oficina. Su objetivo debe ser la formación de un sistema de gestión con actos confiables, auténticos y utilizables que puedan apoyar la actividad empresarial durante el período de tiempo necesario.

Contenido de recomendaciones

La estructura del texto no se rige por normas de importancia intersectorial. Por lo general, las recomendaciones incluyen disposiciones generales, secciones de temas y anexos. En el primer bloque determine:

1. Alcance de las recomendaciones. Por ejemplo: "La instrucción se aplica a toda la documentación de la institución".
2. Responsabilidad por incumplimiento.
3. La unidad con la responsabilidad de garantizar un procedimiento uniforme para elaborar actos y trabajar con ellos en todos los demás departamentos.
4. El marco regulatorio.

Secciones

Por lo general, comienzan con las reglas de organización del papeleo. Esta sección proporciona una clasificación de los actos que se utilizan en la implementación de actividades de información, administrativas y de otro tipo en la institución. El siguiente párrafo identifica los requisitos clave del papel. Cada regla de administración de la oficina se establece por un párrafo separado. Esto también incluye el procedimiento para avistamiento, coordinación, firma. Las reglas también se establecen en este bloque:

1. Registro y certificación de copias (solicitudes).
2. Uso y almacenamiento de sellos, formularios, sellos.
3. Trabajar con actos de personas responsables de su implementación.

Otros artículos pueden estar presentes en esta sección. Por ejemplo, el contenido se puede ampliar para incluir la preparación de actos de una estructura colegiada, jefes adjuntos, etc. En la sección "Gestión de documentos" determine:

1. El procedimiento según el cual se lleva a cabo la aceptación, el procesamiento y la distribución de los actos entrantes.
2. Reglas de transporte y transferencia de una unidad a otra.
3. Instancias clave del movimiento de actos.
4. Reglas para preparar y enviar documentación saliente.
5. El procedimiento para registrar el volumen de actos.

La sección "Registro" establece:

1. Reglas según las cuales los actos entrantes, internos y salientes son números asignados.
2. Métodos, formularios y plazos de inscripción.
3. El procedimiento para indexar actos.

En la sección "Trabajo de referencia" se corrigen:

1. Los principios de la formación de un sistema de referencia en la institución.
2. Descripción de archivadores, bases de datos y otras fuentes.
3. Tecnología para la implementación de actividades de recuperación de información.

La sección "Control sobre la ejecución de documentos" define:

1. Tipos de actos que están sujetos a verificación obligatoria.
2. El procedimiento según el cual los documentos se ponen bajo control.
3. Reglas para la implementación de las inspecciones. Aquí se pueden describir formas de tarjetas, uso de marcas especiales, etc.
4. Responsabilidades de los artistas intérpretes o ejecutantes.
5. Plazos típicos para la implementación de actos.
6. El procedimiento para compilar información de control.
7. Reglas de acuerdo con las cuales se informará a la gerencia de los controles realizados.

La sección "Almacenamiento en línea" incluye información sobre:

1. El procedimiento para el contenido de los actos. Se instala tanto para el servicio de gestión de oficinas como para otras unidades estructurales.
2. Responsabilidad de funcionarios específicos para garantizar la seguridad de los actos.
3. Las reglas de acuerdo con las cuales se lleva a cabo la formación de ciertas categorías de documentos en los negocios.
4. El procedimiento para el desarrollo y uso posterior de la nomenclatura.
5. Reglas de indexación y sistematización de casos.

En la sección "Preparación para la entrega al archivo" se definen:

1. El orden del examen.En particular, se describe la tecnología de selección de documentación para su posterior almacenamiento y destrucción.
2. El procedimiento para preparar actos para el archivo.
3. Requisitos para el diseño y descripción de los casos transferidos.
4. El procedimiento de acuerdo con el cual las personas responsables transmiten y aceptan los actos.

Dependiendo de la tecnología adoptada, los detalles de la actividad, las condiciones de trabajo, la composición de las secciones se pueden complementar y cambiar. Entonces, por ejemplo, en la instrucción, puede incluir bloques que determinan el procedimiento para trabajar con las apelaciones de los ciudadanos, actos con un alcance limitado, soporte técnico para capacitación (taquigrafía, impresión, grabación de sonido, etc.).

Aplicaciones

Deben incluir un máximo de referencia y material ilustrativo. Debe ser sistematizado de acuerdo con el orden de las secciones. En los Apéndices hay esquemas de flujo de documentos, ejemplos de sellos y sellos, formularios de muestra, ejecución de ciertos tipos de actos, listas de documentación controlada, formularios de su contabilidad, etc.

Conclusión

Las reglas oficiales actuales del trabajo de oficina permiten un procedimiento claro para trabajar con actos de diferente naturaleza utilizados en los órganos ejecutivos del gobierno federal, así como en otras instituciones estatales. Establecen requisitos clave para los empleados responsables de recopilar y registrar, recibir y enviar documentos. Las reglas también determinan el procedimiento para trabajar con formularios electrónicos de documentos, bases de datos de información. Cada institución específica los detalla, desarrollando documentos locales. Como uno de ellos es una instrucción sobre papeleo. Debe reflejar todo el proceso de trabajar con actos, operaciones tecnológicas ubicadas en una secuencia lógica. La instrucción regula las actividades no solo del servicio de oficina. Dado que los actos se trasladan entre divisiones estructurales, sus empleados también deben familiarizarse con el procedimiento establecido. El desarrollo de los documentos reglamentarios locales lo lleva a cabo el servicio de gestión de la oficina. Al mismo tiempo, los empleados de los departamentos legales y de archivo participan en el proceso. El borrador debe ser acordado y firmado por el jefe de la institución. El jefe emite una orden según la cual la instrucción entra en vigencia. En todas las unidades estructurales, debe usarse como un acto normativo. Además, sus disposiciones deben formularse clara y claramente para los empleados. De conformidad con sus disposiciones y requisitos, la institución compilará, registrará y circulará los documentos.