Si la organización tiene su propio transporte de carga, la parte obligatoria de la actividad es la contabilidad de los conductores, el consumo de lubricantes y combustible.
Esta y otra información se registra en el documento de informe original. Se llama la "Hoja de ruta de un camión". Un formulario de documento contiene varios campos. La información ingresada en ellos refleja las actividades comerciales anteriores. Hay varios tipos de tales documentos. Más adelante en el artículo consideraremos algunos de ellos con más detalle.
Información general
La hoja de ruta de un camión puede ser de tres tipos. Su definición depende de varios factores. Por lo tanto, la hoja de ruta de un camión (formulario 4 C) se usa cuando se transporta, siempre que la máquina se pague por pieza de acuerdo con las Tarifas Unificadas.
Larga distancia tipo de documento Se utiliza cuando se realiza transporte de larga distancia. La hoja de ruta de un camión de este tipo tiene una franja roja en la parte delantera con la inscripción correspondiente. El transporte de larga distancia y su pago se realizan de acuerdo con las cartas de transporte establecidas y las disposiciones legislativas. La hoja de ruta de un camión también puede reflejar información sobre el transporte realizado de acuerdo con las tarifas basadas en el tiempo.
Requisitos generales
La hoja de ruta del camión, cuya muestra se presenta a continuación, es un documento de informe estricto. La producción de papel se lleva a cabo con numeración de impresión por orden de departamentos, ministerios, empresas en la cantidad necesaria para satisfacer sus necesidades.
Los formularios se almacenan en el almacén de la organización. Si es necesario, el documento se emite a la persona responsable contra el recibo. Como regla general, esa persona es el despachador, el jefe del sitio operativo, el jefe del garaje, etc.
Instrucciones para la compilación
La legislación nacional impone una serie de requisitos para ingresar información en la hoja de ruta de un camión de un empresario individual, una organización sin fines de lucro y otras estructuras involucradas en el transporte. El documento se considera inválido en algunos casos. Por ejemplo, si la hoja de ruta de un camión (el formulario no importa al mismo tiempo) no contiene al menos uno de los siguientes elementos:
- El sello de la empresa.
- Sello de organización.
- Fecha de expedición
Introducir información
La hoja de ruta del camión es redactada por una persona autorizada. Es responsable de la exactitud de la información ingresada. Las obligaciones de verificar la información y controlar la exactitud de su entrada también recaen en el jefe del parque de transporte, así como en el jefe de la empresa. La hoja de ruta se emite al conductor solo contra el recibo. En este caso, debe entregar el documento anterior.
Si el trabajo implica el transporte de bienes materiales, el conductor recibe una hoja de ruta correspondiente con la hoja de ruta. Estos dos documentos deben mantenerse juntos. Esto les permite ser verificados durante el proceso de inspección.
Emite una empresa de contabilidad de facturas. Su número e información sobre la masa de la carga transportada se ingresan en la hoja de ruta. El documento del informe también contiene comprobantes (2 piezas). La introducción de información la realiza el cliente. Estos cupones de corte se transfieren posteriormente al cliente junto con la cuenta como evidencia de que el trabajo se ha completado.
Características de la compilación de un documento sobre transporte por tarifas de tiempo
La hoja de ruta del camión (formulario 4 P) contiene la sección "Tarea para el conductor".En la columna 16, “A disposición de quién” (de acuerdo con la solicitud o debido a un pedido único del cliente), el despachador ingresará la dirección y el nombre de la empresa a cuya disposición llega el vehículo. Las líneas No. 18 y 17 contienen información sobre la hora planificada de salida y llegada, respectivamente. La columna No. 19 contiene el número asignado de horas de trabajo y el No. 20 el número de viajes.
La línea "Cliente" contiene el nombre de la organización receptora, las iniciales y el apellido de la persona responsable de recibir y usar el vehículo. En la columna "Hora" se ingresan las horas y minutos de llegada y salida de los automóviles. La columna "Velocímetro" contiene información sobre el rendimiento del medidor en el momento de llegada y salida de la empresa.
Los números TTN se ingresan en la columna correspondiente. Una copia de las facturas adjuntas a la hoja de ruta indica su número total (si es más de 1). La columna "Número de viajes" contiene el número de transportes realizados. El cliente rellena la línea "Sello y firma del cliente". En esta columna, la información confirma la exactitud de todos los detalles. La sección "Realización de tareas" contiene información sobre rutas de conducción: dónde y desde dónde se realizan los viajes. La confirmación de la información se realiza mediante la firma del cliente.
Adjuntos al documento. Características de entrada de datos
Un cupón de corte se utiliza como un archivo adjunto a la hoja de ruta. Es la base para enviar facturas para el pago de servicios de transporte. El cliente completa un cupón de corte. De acuerdo con el documento de informe presentado por el conductor, el cliente ingresa en las columnas apropiadas su fecha de emisión y número. El cupón también indica el nombre de la organización en cuyo material rodante se transporta la carga, el número de placa y la marca de los automóviles y remolques que llegaron (si corresponde).
Características del programa de procesamiento de documentos para el transporte a precios por pieza
La hoja de ruta elaborada de acuerdo con este formulario es una confirmación de la naturaleza industrial del uso de combustible. Este documento sirve como base para las amortizaciones de combustible y lubricantes al costo. El trabajo con estas y otras hojas se lleva a cabo en un programa especial 1C: Enterprise 7.7. El procesamiento de documentos se lleva a cabo de la misma manera que las revistas normales.
En el programa abierto hay una tabla que contiene cinco marcadores. En la sección "Hojas de ruta", puede introducir nuevos documentos, copiarlos, editarlos y eliminarlos. En este caso, la información se puede ordenar de acuerdo con la fecha, modelo / número de la máquina, etc. La pestaña "Controladores" contiene los siguientes detalles:
- Numero de personal.
- El conductor
- La categoría es correcta.
- Un número que tiene una licencia de conducir.
La sección "Autos" contiene información sobre la marca del vehículo. Esta pestaña contiene información sobre el garaje y los números de estado del automóvil, la tasa actual de consumo de combustible para cada tanque por volumen completado y teniendo en cuenta los factores de corrección:
- si el producto está equipado con equipos de gas;
- cuando se trabaja con remolques.
Por ejemplo, para el primer tanque, se propone la norma para motores diesel: 1.3 l / 100 tkm. Este indicador se puede ajustar en relación con otros tipos de combustible o motores. La revista interna "Tipos de combustible" contiene información sobre su marca. En el cuadro de diálogo para ingresar la hoja de ruta hay un botón "cálculo".
En las líneas ingrese el número de signos de redondeo de acuerdo con la norma. Los indicadores se pueden dar con fracciones decimales. En relación con este botón "cálculo", el número de decimales se regula en el proceso de cálculo automático del consumo de combustible de acuerdo con las normas. La sección "Remolques" contiene información sobre la marca, el estado y el número de garaje.
Algunas sutilezas
Los contadores individuales buscan simplificar el proceso de mantenimiento de hojas de ruta. En este caso, esto se refiere principalmente a la introducción de información sobre el consumo de combustible.Esto se debe en muchos casos al hecho de que esta función implica no solo responsabilidad adicional, sino también una carga para la actividad principal.
Como regla general, esta situación es típica de las organizaciones pequeñas. De acuerdo con el Decreto No. 78, las hojas de ruta son completadas por la persona responsable (despachador, administrador del sitio, etc.). Esto significa que el contador debe estar autorizado por la orden pertinente de la administración de la empresa. En este caso, la preparación de la documentación por parte de un empleado puede implicar responsabilidad.
Consecuencias del fracaso
La información simplificada puede conducir a una serie de problemas. La presencia de una hoja de ruta es obligatoria para el conductor que realiza el transporte de mercancías. Además del hecho de que la documentación está siendo revisada por las autoridades fiscales, los puestos de policía de tránsito operan a lo largo de la ruta del vehículo. De conformidad con el párrafo 2.1.1 de la SDA, el conductor debe tener un documento de informe con él y transmitirlo para su inspección por parte de los agentes de la policía de carreteras a pedido. Por falta de una hoja de ruta, se proporciona una penalización.
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