Un documento es un objeto tangible que contiene cierta información. La palabra tiene raíces latinas y se traduce como "evidencia, muestra, evidencia". Consideremos más a fondo qué tipos de documentos son. 
Terminología
La legislación contiene una definición de documento. De acuerdo con esto, es un medio material de información grabada en forma de texto, imagen, grabación de sonido o una combinación de los mismos. Casi todos los tipos de documentos tienen sus propios detalles. Mediante estos elementos, puede identificar los medios. Se utiliza para transferir información en espacio y tiempo para almacenamiento y uso posterior. Esta definición caracteriza el documento en sentido estricto. En un sentido amplio, varios objetos pueden actuar como tal medio de almacenamiento. Por ejemplo, los documentos pueden considerarse libros, esculturas, etc.
Características clave
Actualmente, hay varios tipos de documentos. Todos ellos tienen sus propios detalles, características distintivas. Sin embargo, todos están unidos por un propósito: se utilizan para transmitir cualquier información. Los portadores de información más importantes se consideran documentos ciudadanos. Actúan como certificados para identificar a una u otra persona, indicando su pertenencia a cualquier asociación o la capacidad de llevar a cabo una u otra actividad. En los sistemas de información, por un lado, un documento como objeto material se caracteriza por un complejo de valores de sus propiedades (detalles, atributos), es decir, sus metadatos. Junto con esto, se describe el contenido de la información presente y fija en él. Esto generalmente se hace a través de índices o códigos. Por ejemplo, los médicos, al completar ciertos documentos médicos, usan códigos en lugar de palabras. 
Trabajo administrativo
Diferentes tipos de documentos pueden referirse a un problema. En algunos casos, para simplificar el trabajo con ellos, se combinan. Una colección de medios dedicados a un tema en particular se llama documentación. En el proceso de su creación y diseño, se registra la información. Se lleva a cabo de acuerdo con ciertas reglas. Esto es especialmente cierto para los casos en que se crean documentos de la empresa. Una organización debe tener una persona que registre información en los medios. Cualquiera, incluidos los documentos generales de la empresa, actúa como fuente de esta o aquella información.
Si no se siguen las reglas establecidas, se puede perder información importante. En el curso de la documentación, es necesario tener en cuenta las normas legislativas existentes, cumplir con los requisitos nacionales para recopilar y procesar información. Para una implementación más completa de los requisitos, se emiten instrucciones y reglas especiales, y se establece el procedimiento para el trabajo administrativo. Entonces, los documentos contables se ejecutan de acuerdo con la PBU. Estas Reglas establecen los requisitos básicos para informar el contenido. Para simplificar el trabajo, se utilizan formularios de documentos aprobados a nivel gubernamental. Su uso es obligatorio para todas las organizaciones que operan en diversos campos.
Clases de documentos
Todos los portadores de esta o aquella información se pueden dividir de acuerdo con varios signos. Entonces, por origen, se distinguen los documentos personales y oficiales. El primero incluye un medio de almacenamiento creado por una persona fuera de su actividad profesional. Los documentos personales incluyen correspondencia, diarios, memorias, etc. Todos se crean como parte de la privacidad de una persona.Los documentos oficiales son aquellos que son compilados, ejecutados y certificados de manera apropiada por una persona física o jurídica.
En esta categoría, se distingue un grupo de portadores de información personal. Estos incluyen, en particular, documentos que le permiten identificar a una persona (permiso de residencia, pasaporte), certificar su educación y especialidad (certificado, diploma), antigüedad, etc. Los servicios de oficina generalmente funcionan con portadores de datos oficiales. La mayoría de ellos están relacionados con la gestión. Se crean para implementar funciones y tareas tales como planificación, financiamiento, contabilidad (documentos contables), adquisiciones, control, etc. En las actividades actuales de la empresa, se utilizan medios de servicio. 
Categorías por método
Dependiendo de cómo se registra la información, se asignan los siguientes documentos:
- Escrito Este es un medio de texto, información en la que se registra por diferentes tipos de letras.
- Escrito a mano La información se ingresa en dicho documento a mano.
- Texto. En dichos medios hay información de voz grabada utilizando cualquier sistema de grabación o escritura de sonido.
- Electrónica. Estos documentos se crean usando una computadora.
- Mecanografiado Los signos escritos se aplican a dichos medios utilizando medios técnicos.
- Bien Los documentos en esta categoría ilustran información al ilustrar un objeto.
- Fotográfico: creado con fotodetectores.
- Cinematografía: documentos audiovisuales o visuales.
En la gestión de las empresas, se utilizan portadores de información textual creados por máquina o manuscrito, así como electrónicamente. Los servicios de oficina llevan a cabo su procesamiento y almacenamiento. Los documentos también pueden ser:
- Blanco En dichos documentos, el texto se escribe sin correcciones o correcciones o se transfiere desde otro medio.
- Borrador Dichos documentos reflejan el trabajo del editor o autor sobre el texto.
Dependiendo de la actitud hacia el aparato de administración, las organizaciones distinguen entre medios de almacenamiento entrantes, internos y salientes. Suelen tener su propio número de serie. 
Restricciones de contenido y acceso.
Dependiendo del número de preguntas que cubre el texto, se distinguen documentos simples y complejos. Los primeros incluyen, por ejemplo, declaraciones, cartas, etc. Su texto plantea una pregunta. Se pueden enviar documentos complejos a varios funcionarios, divisiones estructurales, instituciones a la vez. Estos, en particular, incluyen decisiones, decisiones, órdenes, instrucciones y otros. Algunos de ellos se utilizan como documentos legales.
Por ejemplo, actos regulatorios locales de la organización: órdenes, instrucciones. Entre ellos hay documentos técnicos. Por ejemplo, pueden ser regulaciones, estándares, instrucciones, etc. Dependiendo de las restricciones de acceso, los documentos pueden ser no clasificados, secretos y para uso oficial. Este último puede ser utilizado libremente si es necesario por los empleados de esta empresa. Para trabajar con documentos secretos, se requiere un permiso especial. Su uso se realiza de acuerdo con las normas establecidas. Muchos de ellos también se utilizan como documentos legales. Los medios de almacenamiento secretos y oficiales están marcados con los sellos correspondientes.
Forma de presentación
De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en:
- típico
- pantalla
- individual.
En este último, el contenido se presenta en forma de texto vinculado. El autor (compilador, ejecutor) de documentos individuales prepara una declaración original con respecto a uno o más temas para el desempeño de una tarea gerencial específica. Tales medios son textos literarios. Los documentos de pantalla se distinguen por la presentación formal.Utilizan frases preparadas o fragmentos individuales de texto repetido y hay omisiones para introducir información variable. Los tipos más comunes de dichos documentos incluyen un certificado o cuestionario.
La información variable generalmente se ajusta a ellos a mano. Para información permanente, hay formas especiales de documentos. Por ejemplo, podría ser cartas de agradecimiento declaraciones, etc. Los documentos de muestra se utilizan para registrar información duplicada. Los textos son modelados. Por ejemplo, pueden ser documentos legales (acuerdos, contratos), instrucciones, reglas, etc. El método de mecanografía en el papeleo se utiliza para componer formas de textos - muestras (estándares). Sobre su base, algunos documentos ya se están creando. El texto de muestra se llama modelo. Posteriormente, los textos con contenido similar se establecen sobre su base. 
Grado de autenticidad
Los documentos pueden ser originales, duplicados y copias. Los originales se llaman una sola instancia o primera instancia. Estos son, por regla general, documentos legales, que están certificados por la firma de la persona autorizada, sello de aprobación, sello de sello e índice de registro. El original, sin falta, contiene información que confirma su autenticidad. Entonces, los documentos legales, por ejemplo, contienen información sobre el autor, el lugar y el momento de la creación. Un duplicado se llama duplicado. Tal documento también tiene fuerza legal. Se emiten duplicados cuando se pierde el original. Por ejemplo, en caso de pérdida del libro de trabajo, el empleador está obligado a emitir un duplicado al empleado. Una copia reproduce total o parcialmente información del original. Tal documento no tiene fuerza legal. Una copia lo adquiere al aplicarle los detalles relevantes. Por ejemplo, una copia de un poder notarial certificado por un notario tiene fuerza legal.
Otros criterios
Según el período durante el cual los medios de información estén presentes en la institución, asignan: documentos de almacenamiento permanente, temporal (hasta diez años) y a largo plazo (más de 10 años). Estos o esos períodos son establecidos por el Archivo Federal y están fijados en las listas correspondientes. Dependiendo del método de transmisión, distinguen:
- Mensajes telefónicos
- Telexes.
- Mensajes de correo electrónico.
- Telegramas
- Letras
- Mensajes de fax
Para transferir algunos, se utiliza equipo de oficina (fax, por ejemplo).
Asignación de medios
Los documentos, habiendo mostrado (arreglando) esta o aquella información, proporcionan, por lo tanto, su acumulación y preservación, la posibilidad de transferir a las personas interesadas, reutilizar. Los portadores de información se consideran uno de los elementos esenciales de la estructura interna de una organización, institución, empresa, a través de la cual se garantiza la interacción de las unidades. En base a esta o aquella información, se toman varias decisiones. La información actúa como evidencia de la ejecución de órdenes, una fuente de generalizaciones, material de referencia y actividad de búsqueda. Un documento en el trabajo de gestión es a la vez un objeto y un resultado del trabajo, ya que la decisión que se toma se registra, se registra en él. La tarea de los empleados es monitorear la seguridad, la entrega oportuna y la emisión de los medios de información. Si el trabajo se refiere a documentos en papel o electrónicos, los especialistas deben cumplir con los requisitos establecidos cuando estén redactados.
Signos principales
Los parámetros externos del documento incluyen aquellos que reflejan su tamaño y forma, método de grabación, así como elementos de diseño. El autor es la entidad jurídica o la persona que compuso el texto. El documento contiene varios elementos, que se denominan requisitos. En particular, incluyen:
- El nombre
- Destino
- El autor
- La fecha
- Texto
- Resolución.
- Firma
- El sello de aprobación, aprobación, etc.
Diferentes documentos usan diferentes conjuntos de detalles. Algunos tienen un número limitado de elementos requeridos. El número de detalles depende del propósito de la creación, el propósito, los requisitos para la forma y el contenido del documento, así como el método de registro de información.
Forma
Es un conjunto de detalles. El formulario que se utiliza para un determinado tipo de documentos (pedidos, pedidos) se llama estándar. Se caracteriza por un cierto conjunto de detalles, que se organizan en secuencia estricta.
Por ejemplo, el formulario de solicitud incluye: destinatario, autor, título del documento, texto, firma personal, fecha. Un medio de almacenamiento se considera una sola copia. Sin embargo, las actividades de la organización están documentadas y registradas en el complejo de varios documentos. Ellos o sus grupos interactúan de cierta manera y corresponden a funciones gerenciales. La totalidad de los portadores de información que están interconectados por su nombre, propósito, características, alcance de distribución, así como los requisitos uniformes para su diseño, forman un sistema de documentación. Actualmente, en el volumen de negocios de las empresas, la información oficial se coloca en papel y medios electrónicos.
