Debido al hecho de que en la vida cotidiana nos encontramos constantemente con documentos en el trabajo y en el hogar, queremos dedicarles más conversación. Veamos qué es un documento y qué tipos existen.
¿Qué es un documento?
Un documento es información registrada en un medio tangible que tiene detalles que permiten su identificación. Hay otras definiciones de este concepto. Entonces, podemos decir que un documento es información almacenada por individuos y organizaciones como evidencia de actividades u obligaciones.
Esencia del documento
Básicamente, todas las definiciones disponibles de un documento enfatizan su naturaleza informativa (esencia).
La Ley de "Información, Tecnologías de la Información" establece que la información es la información proporcionada, independientemente de las formas y métodos de su presentación. Y eso significa que, una vez que se muestra en el documento, podemos guardar y transferir la información disponible a otras personas, y también usarla repetidamente.
Un portador de información documentada es un objeto que se utiliza para almacenar y asegurarlo en forma de sonido, habla y visual.
De lo anterior, podemos concluir que el documento también es un elemento indispensable del trabajo interno de cualquier organización, institución, empresa, lo que garantiza la interacción de las unidades individuales. De hecho, es la información la razón para tomar todas las decisiones de gestión, así como la prueba de su implementación y el material para futuras actividades.
En el ámbito de la gestión, un documento es un elemento de trabajo, ya que cualquier decisión tomada se registra por escrito.
Los signos externos de los documentos son características que reflejan su tamaño y forma, métodos de grabación y elementos de diseño. Su autor puede ser tanto un individuo como una entidad legal. Cualquier documento de trabajo, si se ejecuta correctamente, tiene fuerza legal.
Detalles de documentos
El papeleo se asocia con la observancia de todos los elementos obligatorios, que se denominan requisitos. Estos incluyen:
- nombre
- destinatario
- el autor
- Fecha
- texto
- firma
- resolución
- aprobación y aprobación.
Cabe señalar que diferentes documentos tienen detalles completamente diferentes. Su número depende de sus objetivos y propósito. Muchos, por ejemplo, tienen un número limitado de detalles. Por cierto, si al menos uno de ellos se indica incorrectamente, el documento se considera inválido.
Contabilidad de documentos
¿Qué documentos se necesitan en el trabajo? En el campo de la gestión de la organización, se utilizan una variedad de formas. Todo depende de dónde y para qué propósito debe enviar los documentos.
Todos ellos no existen por sí mismos, sino que están sujetos a una estricta sistematización. En otras palabras, cualquier empresa mantiene registros de documentación. Esto es necesario, en primer lugar, para que cualquier información pueda encontrarse siempre fácilmente y en el momento adecuado.
Documentos personales y oficiales
Los documentos tienen su propia clasificación por varias razones. Entonces, por origen son personales y oficiales.
- Los personales se crean fuera del lugar de trabajo. Puede ser correspondencia, diario, notas.
- Pero los oficiales son documentos de la organización, redactados de cierta manera y en la forma establecida.
Pero en el grupo de documentos oficiales, se distinguen los personales, por ejemplo: pasaporte, diploma, certificado, permiso de residencia, libro de trabajo.
Está claro que los documentos oficiales participan principalmente en el trabajo de oficina, la mayoría de los cuales son documentos de gestión.Con su ayuda, se realizan funciones de gestión de la organización: planificación, financiación, control, suministro y contabilidad. 
Clasificación de documentación
Según el método de documentación de la información puede ser de otra naturaleza:
- escrito
- textual
- escrito a mano
- mecanografiado
- electrónica
- bien
Esto puede ser un video, audio, documento fotográfico, así como blanco y borrador. Como puede ver, hay una gran variedad.
Qué documentos se necesitan en contabilidad de gestión? Absolutamente todo. Muchos de ellos están presentes en cualquier organización. Es imposible obtenerlo usando solo una especie. Todos son necesarios según la situación.
Documentos entrantes, salientes e internos.
Documentos entrantes, salientes e internos: todos escuchamos sobre tal clasificación. Entonces, la totalidad de dichos documentos forma el flujo de documentos de toda la organización. Los valores entrantes y salientes están sujetos a una estricta contabilidad. Se registran en los respectivos diarios de correspondencia entrante y saliente.
Por la cantidad de problemas planteados, los documentos se dividen en simples y complejos. En la primera, solo se plantea una pregunta, y en las otras, algunas.
Tipos de restricciones al acceso a valores
Por disponibilidad, el papel se define como secreto, no clasificado y para uso oficial general. Los secretos están marcados con un sello especial de firma. Su uso requiere un permiso especial. Y para trabajar con otros documentos no se requieren tolerancias. Están destinados a empleados de la organización.
El método de presentación del texto del documento.
Por el método de presentación, los documentos se dividen de la siguiente manera:
- típico
- pantalla
- individual.
En trabajos individuales, la presentación va en su propio estilo, como si fuera de sí misma. Los documentos de pantalla se emiten de acuerdo con cierto esquema utilizando un conjunto de frases estándar. El tipo más común de dicho documento es un cuestionario o certificado. Como regla general, se imprimen en formularios listos para usar, que luego ingresan algunos datos.
¿Qué documentos se necesitan en el trabajo diario? Por supuesto, típico. Se elaboran sobre la base de una muestra específica y se utilizan en situaciones similares. Se crean plantillas que, si es necesario, se toman como base, insertando solo información adicional. Muy a menudo es necesario elaborar algunos documentos para obtener otros, por ejemplo, en el servicio de impuestos o en otros casos.
Tipos de documentos de autenticidad
Por autenticidad, los documentos se dividen en originales, copias y duplicados. Está claro que el original es la primera instancia única. Está certificado por un sello húmedo y firma.
El duplicado es un duplicado del original, se emite con mayor frecuencia al perder el documento original y también tiene fuerza legal. Pero en cuanto a las copias, aunque coinciden completamente con el original, no tienen ninguna fuerza legal.
División de documentos por período de almacenamiento y método de transferencia
Según la vida útil, los documentos se dividen en papeles de almacenamiento permanente, temporal (período de almacenamiento de hasta diez años) y a largo plazo (más de diez años).
Y por el método de transmisión, a telegramas, cartas, faxes y mensajes (electrónicos).
Lo que tú digas, los documentos han entrado fuertemente en nuestras vidas. Todos los días nos ocupamos de todo tipo de papeles. Y no importa en qué área trabajemos, siempre usamos documentos para recibir y transmitir esta o aquella información.
