Durante las actividades de cualquier empresa, aparece una gran cantidad de documentos que deben almacenarse durante un cierto período de tiempo. En nuestro artículo queremos hablar sobre cómo se lleva a cabo el almacenamiento operativo de documentos y su destrucción.
¿Qué es el almacenamiento en línea?
Absolutamente todos los documentos creados o recibidos en el curso de la empresa están sujetos a una clara sistematización y procesamiento exhaustivo. Para que en el futuro pueda reutilizarlos, debe organizar adecuadamente su seguridad, proporcionando un acceso rápido a cualquiera de ellos. De hecho, el almacenamiento operativo de documentos es la preservación de documentos en una organización o unidad estructural hasta que se destruyan o transfieran al archivo de la organización.
Periodos de retención de documentos
En cualquier organización hay una variedad de documentos según el grado de su valor. Algunos tienen un gran valor económico o científico, otros contienen información que es necesaria para resolver problemas específicos, después de lo cual pierden su importancia. Por lo tanto, algunos de los documentos deben ser sistematizados y almacenados adecuadamente, mientras que otros simplemente deben destruirse, de acuerdo con ciertas reglas.
El almacenamiento operativo de documentos de valor científico o práctico tiene su propio marco de tiempo. Dependen del grado de importancia de su contenido.
La vida útil puede ser la siguiente:
- Permanente.
- Temporal (más de diez años).
- Temporal (no más de diez años).
Cabe señalar que la forma de los documentos no afecta los períodos de almacenamiento de documentos de ninguna manera (la tabla de almacenamiento la proporcionamos en el artículo). No es ningún secreto que actualmente la mayor parte de la información se procesa electrónicamente. Los términos dependen, en primer lugar, del contenido del documento en sí.
Requisitos de almacenamiento
Existen ciertos requisitos para el almacenamiento operativo de documentos. Por ejemplo, los casos completos de preservación temporal o permanente deben permanecer en las unidades organizativas durante varios años más. Después de este período, se colocan en el archivo de la empresa.
Mientras los papeles estén en uso activo, necesitarán un diseño y mantenimiento adecuados. El almacenamiento operativo de documentos implica su formación de acuerdo con ciertos grupos específicos, así como las especificaciones de nomenclatura adoptadas por la organización.
Para garantizar una búsqueda rápida de cualquier documento, es necesario formatear los nombres de las carpetas de la manera más informativa posible. Como una unidad, como regla general, se usan carpetas, en la cubierta de las cuales debe haber un bolsillo para nombres reemplazables de nomenclaturas.
Durante el almacenamiento en línea, la siguiente información se indica en las portadas:
- El período temporal del inicio y fin del uso.
- Total de hojas limpias en una carpeta.
- Indicación de la vida útil de dichos valores.
- Nombre completo artista, su número de teléfono de contacto.
- También pueden estar presentes inscripciones adicionales ("para aprobación", "para firma", etc.)
El almacenamiento actual se lleva a cabo en gabinetes especialmente equipados (metal) o en una habitación separada, que está cerrada para acceder. La emisión temporal de valores debe realizarse solo por orden de la gerencia del departamento al que se refieren los documentos. Al final del día, la carpeta debería volver a su lugar: un gabinete seguro.
Al final del período de almacenamiento operativo, a los documentos se les asigna el estado de "completado". Y solo después de esto comienza el procedimiento para su preparación para la transferencia al archivo.
Fechas de almacenamiento de documentos entrantes
En cualquier organización, los documentos entrantes se acumulan en el proceso de actividad. También tienen vida útil. En general, la correspondencia entrante se refiere a toda la documentación que llega a la empresa. Los períodos de almacenamiento de dichos documentos están determinados por el contenido. Se recomienda almacenar los documentos entrantes durante al menos tres años. Sin embargo, las letras más importantes pueden durar más (por ejemplo, más de cinco años). La duración está determinada por el grado de importancia de la información en los documentos. Por lo tanto, la clasificación de dichos documentos debe tener en cuenta la importancia de la información. Por ejemplo, las cartas de las autoridades deben resaltarse en una carpeta y la correspondencia con los socios comerciales en otra. Dichos documentos deben almacenarse durante al menos cinco años.
Períodos de retención salientes
Los documentos salientes, como cualquier otro en la empresa, están sujetos a almacenamiento. Además, como en el caso de los documentos entrantes, tienen ciertos términos, que dependen del grado de su importancia.
Es recomendable sistematizar los documentos e indicar los períodos de almacenamiento en cada carpeta. Lógicamente, los documentos salientes deben dividirse en matrices separadas: correspondencia con proveedores, clientes, organizaciones gubernamentales, servicios públicos, etc. Los documentos más importantes deben mantenerse en almacenamiento operativo durante al menos cinco años, y los más simples, hasta tres años. Se pueden almacenar cartas especialmente importantes durante diez años. Los motivos para un uso tan prolongado deben fijarse en una instrucción especial sobre el trabajo administrativo de la empresa.
Registros de documentos
El diario de registro de documentos está disponible en cualquier empresa. Además, por regla general, se asignan diarios de registro separados para los valores entrantes y salientes si la organización está activa. Mucho más conveniente para sistematizar toda la correspondencia. Las revistas se compran y cambian cada año. Por supuesto, en la actualidad, muchos prefieren mantener un diario similar en forma electrónica. Sin embargo, debe haber una copia en papel.
Los requisitos de los documentos se registran en las revistas, se les asignan números y también se indican las fechas. Tal registro de valores permite, si es necesario, encontrar el documento correcto. Las revistas se guardan durante tres años. Al final de este período, toda la documentación relacionada con la correspondencia entrante y saliente se destruye, mientras se elabora un acto.
Examen de documentos
Como dijimos anteriormente, la duración del uso y almacenamiento de los documentos en ningún caso depende de la forma (en papel o electrónica), solo el contenido de los documentos es importante. Para determinar su importancia, se designa un examen. Su tarea es descubrir qué documentos son importantes para la producción, la ciencia, el estado, etc. Para los documentos seleccionados para el almacenamiento operativo, es necesario especificar el período de tiempo durante el cual pueden ser necesarios. Por lo tanto, la determinación del tiempo de almacenamiento es otra tarea que se establece antes del examen. Todas las divisiones estructurales o el servicio de administración de la oficina forman todos los documentos antes de enviarlos a evaluación experta en preparación para la transferencia al archivo en asuntos de nomenclatura.
El examen del valor puede llevarse a cabo en las propias empresas, en los archivos de las organizaciones y en los archivos estatales.
En general, si hablamos de documentos de gestión serios, las fechas de su almacenamiento están predeterminadas en el momento de su creación. Las principales referencias y ayudas regulatorias que afectan los períodos de almacenamiento son listas de documentos que indican períodos de almacenamiento. Se utilizan en la evaluación experta de valores en archivos municipales, estatales y en empresas. Y el valor, como hemos dicho, se expresa en la vida útil.
La lista de documentos con períodos de almacenamiento es una lista sistemática de categorías y tipos de valores que contienen información reguladora sobre el momento de su almacenamiento.
Las listas contienen los períodos de almacenamiento de documentos estándar que están disponibles en cualquier organización. Pero los documentos específicos que reflejan ciertas funciones de la empresa pueden relacionarse con listas departamentales.
Archivos de documentos
Un archivo de documentos en una organización no puede existir por sí solo. Los documentos se almacenan en él durante un tiempo determinado, después de lo cual deben transferirse a los archivos municipales o estatales. La ley federal define claramente el período de almacenamiento de muchos valores en él. Así, por ejemplo, los documentos sobre el personal, los documentos notariales, los libros comerciales deben conservarse durante 75 años, la documentación científica, quince años.
En caso de que la organización se liquide por cualquier motivo, el archivo de documentos con una vida útil fija, así como los documentos de personal, deben transferirse al archivo municipal (estatal). Las empresas no estatales para transferir documentos deben primero concluir un acuerdo con el Fondo de Archivo de la Federación Rusa. Si no se concluyó a tiempo, entonces el archivo solo debe almacenarse en papel para el personal de la empresa. El lugar de guardado de los documentos restantes debe ser elegido por el presidente de la comisión de liquidación.
¿Cómo destruir documentos?
Los documentos de archivo que se almacenan en la empresa pueden eliminarse si sus períodos de almacenamiento han expirado. La destrucción de documentos puede confiarse a una organización de terceros, o puede hacerlo usted mismo. Existen reglas uniformes por las cuales se lleva a cabo este proceso. Vale la pena recordar que solo puede destruir aquellos documentos que hayan vencido los períodos de almacenamiento que hayan perdido su importancia práctica. Es posible tomar cualquier medida con respecto a los valores solo con el juicio de expertos.
La destrucción de documentos va acompañada de la ejecución del acto.
Elaborando un acto
Los documentos se pueden incluir en el acto de destrucción en caso de que el período de almacenamiento expire el 1 de enero del año en que se redacta el documento. Es decir, si el caso de 2014 y el período de almacenamiento es de cinco años, puede incluirse en la ley solo en 2020.
Para evitar nuevos malentendidos, todos los casos deben revisarse por completo, asegurándose de que todos los documentos en él hayan perdido valor. Sin embargo, en la práctica, a menudo hacen lo contrario. Si los documentos han estado en un estante por cinco años y nunca han sido tocados por ellos, entonces las reglas se descuidan. Simplemente hojean casos selectivamente para asegurarse de que realmente ya no sean necesarios.
La ley debe contener información disponible en la portada de los casos. Tal trabajo minucioso parecerá innecesario para aquellas personas que no entienden las complejidades del trabajo de archivo. Pero en realidad esto no es así.
Un acto ciertamente debe ser firmado por la persona que realizó la evaluación experta. Además, el documento señala que las acciones fueron acordadas con el comité de expertos de la organización. Finalmente, el acto debe ser aprobado por el jefe de la empresa.
Solo después de seguir todos los procedimientos, la organización puede destruir los casos enumerados en la ley.
¿Cómo destruir documentos comerciales?
Hay varias formas de destruir documentos. Si el territorio de la empresa lo permite, puede quemar el papel usted mismo, observando la seguridad contra incendios. Además, puede usar los documentos de la destructora. Pero este es un proceso bastante largo, este método es adecuado para pequeños volúmenes. En estos casos, un acto se redacta de forma arbitraria, en el que se registra el hecho de la destrucción.
Grandes volúmenes de casos destinados a la destrucción, generalmente las empresas transfieren para su eliminación o reciclaje a organizaciones especializadas que se ocupan de esto.
El hecho de la transferencia debe registrarse en el certificado de aceptación. El documento indica la fecha, peso y número de casos. Los expertos recomiendan que un empleado de la empresa esté presente en la destrucción de documentos para mantener la confidencialidad.