Los viajes de negocios son viajes de negocios a los que van los diferentes empleados de la organización. Durante dichos viajes, se resuelven problemas importantes para la empresa, por ejemplo, se verifica el trabajo de la sucursal, se firma un contrato con nuevos contratistas o se compran ciertos productos al proveedor. Un empleado de la compañía que viaja en este viaje puede confiar en numerosos gastos. Para las comidas y el alojamiento, se asigna una asignación diaria de subsistencia en un viaje de negocios, cuyo tamaño puede variar significativamente en diferentes organizaciones. La norma se fija en la documentación local interna emitiendo una orden del jefe de la empresa.
Propósito del pago
La cantidad de viáticos durante los viajes de negocios se determina individualmente en cada caso, ya que tiene en cuenta cuánto dinero gastó el empleado durante el viaje. La asignación de subsistencia es presentada por el presupuesto del empleado mientras se encuentra en otra ciudad o país. Todos los gastos se compensan de acuerdo con los requisitos legales. Durante todo el tiempo en que el empleado está en un viaje de negocios, se retiene el salario y el lugar ocupado en la empresa.
En casi todas las empresas, no se pagan viáticos para viajes de negocios de un día, durante los cuales el empleado no se queda en otra región durante la noche. Per diem se usa para los siguientes propósitos:
- selección y pago del lugar de residencia del empleado;
- nutrición de empleados en establecimientos de restauración, así como compensación por el costo de comprar diversos productos en tiendas;
- viajar a otra región o país, así como gastos para moverse por la ciudad en diferentes tipos de transporte público;
- realización de diversos eventos sobre la base de una asignación de gestión;
- otros costos importantes, pero deben ser necesarios y apropiados, de lo contrario la gerencia de la compañía puede negarse a transferir fondos.
El viático para un viaje de negocios en Rusia se determina individualmente para cada empleado. Pero al mismo tiempo, los pagos máximos se pueden registrar a nivel local.
¿Cuándo se enumeran?
Cada compañía determina individualmente cuándo debe transferirse el viático al empleado de la organización. Se pueden usar dos opciones para esto:
- transferencia de fondos por adelantado, y en este caso generalmente se paga una cantidad fija, que el empleado puede administrar en un viaje, pero si es necesario, después de un viaje de negocios, puede solicitar fondos adicionales;
- pago de viáticos después del viaje, durante el cual el empleado debe gastar sus propios fondos, y luego elaborar un informe que contenga información sobre todos los gastos, sobre la base de los cuales se compensan los gastos.
La segunda opción se usa con mayor frecuencia, por lo tanto, casi todos los empleados de la empresa tienen que hacer un informe especial después del viaje.
¿Qué documentos prepara el empleado?
Después del viaje, un empleado de la compañía puede contar con una compensación por los costos incurridos. Lo que se compensa por día en un viaje de negocios depende de los gastos del ciudadano. Para recibir dinero, el empleado prepara los siguientes documentos:
- informe directo, que contiene información sobre cuánto dinero gastó un ciudadano durante el viaje;
- un contrato de arrendamiento si un ciudadano utiliza un apartamento privado para vivir en un viaje;
- recibo de hotel;
- documentos que confirman los gastos de viaje, que incluyen cheques, recibos de ropa de cama en un tren, pases de abordar para un avión u otros documentos similares;
- evidencia del uso de servicios de taxi proporcionados por varios recibos, cheques o boletos, y si un ciudadano usa transporte personal, entonces pasa los cheques recibidos en las estaciones de servicio al empleador;
- documentos que confirman otros tipos de gastos.
Sobre la base de dicho informe y otros documentos, el contador de la empresa calcula las dietas, por lo tanto, los gastos incurridos por el empleado son compensados.
¿Cómo se establece el pago?
Cada compañía determina de forma independiente el tamaño de estos pagos, que tiene en cuenta el propósito del viaje, las capacidades financieras de la organización y otros factores individuales. Esto tiene en cuenta las normas consagradas en la documentación interna de la empresa.
Para aprobar el viático en un viaje de negocios, se forma un puesto especial en la empresa. Está firmado por el jefe de la empresa. Además, se emite un pedido de viáticos en un viaje de negocios. En este caso, las normas se tienen en cuenta, sobre la base de qué fondos se transfieren de estos pagos a diferentes fondos.
¿Cuándo se paga con los pagos del impuesto sobre la renta personal y las contribuciones a varios fondos?
Al calcular el viático, los empleadores deben considerar cuánto no necesitan pagar el impuesto sobre la renta personal y otras contribuciones a las organizaciones gubernamentales. Por lo tanto, si la administración de la empresa no desea que se graven los pagos, se tienen en cuenta las siguientes restricciones:
- Si planea un viaje dentro de Rusia, los pagos máximos deben ser de 700 rublos. en un dia;
- Si un empleado es enviado a otro estado, entonces se le paga un máximo de 2.5 mil rublos. por día
Si el empleado gasta más fondos, entonces se paga el impuesto sobre la renta personal a partir de la diferencia, y la cantidad necesaria de fondos se transfiere a fondos estatales. Aunque la ley no contiene requisitos para un pago mínimo, cada organización debe tener en cuenta la cantidad real de fondos que un trabajador necesitará para completar una tarea en otra ciudad o estado. Por lo tanto, una reducción excesiva de viáticos en un viaje de negocios a Rusia puede generar descontento por parte de los empleados de la empresa.
La duración del viaje también se tiene en cuenta, ya que si un día es suficiente para completar la tarea, el empleador puede compensar solo los costos de viaje indicados en el informe. Algunas organizaciones simplemente transfieren al empleado el 50% de la norma establecida.
Reglas generales para transferir fondos
Al calcular la cantidad de viáticos en un viaje de negocios en Rusia, los empleadores deben tener en cuenta algunas reglas importantes. Estos incluyen:
- Los viáticos se pagan solo con la condición de que el viaje se deba a necesidades de producción y no actúe como una iniciativa del empleado directo;
- en un viaje de negocios, el jefe emite una orden que enumera todas las condiciones y requisitos para un viaje de negocios;
- el empleado puede solicitar un anticipo, emitido sobre la base de una orden de desembolso de efectivo;
- el empleado designado que recibió fondos del empleador debe realizar ciertas tareas, para las cuales se forma una asignación de trabajo;
- dentro de los tres días posteriores al viaje, el empleado presenta un informe anticipado especial, al cual se adjuntan otros documentos que confirman los gastos incurridos;
- el informe es verificado por el contador o economista de la compañía, luego de lo cual el documento es aprobado por el jefe;
- El importe del pago se calcula teniendo en cuenta la fecha de salida y llegada.
Si, sobre la base de los documentos presentados por un empleado, se establece que gastó menos de lo que se emitió por adelantado en forma de un subsidio de subsistencia diario en un viaje de negocios, debe devolver la diferencia al cajero de la empresa.
¿Se pagan dietas por un viaje de un día?
A menudo, para resolver varios problemas, es necesario pasar no más de un día, por lo que surge la pregunta de si las dietas se pagan en tales condiciones. Un viaje en 1 día basado en el TC requiere la transferencia de viáticos. Tal viaje se realiza de manera estándar, por lo tanto, la hoja de tiempo indica que el empleado no estaba presente en el lugar principal de trabajo. Al día siguiente, un empleado de la compañía genera un informe de viaje, en base al cual recibe una compensación del jefe de la compañía.
Muchas compañías no pagan viáticos por viajes de negocios de un día, a menos que la documentación local interna indique lo contrario.
¿Qué hacer cuando el viaje de trabajo termina temprano?
A menudo, los empleados reciben efectivo por adelantado, pero al mismo tiempo vuelven a casa antes de lo previsto, ya que cumplen rápidamente las tareas establecidas por el jefe. En este caso, están obligados a preparar correctamente un informe de gastos.
El contador de la empresa sobre la base de la documentación recibida realiza el recálculo. La diferencia restante con el empleado se devuelve al cajero de la empresa.
¿Cómo se paga el trabajo de fin de semana?
El subsidio de subsistencia para un viaje de negocios se paga por cada día calendario de un viaje, pero solo si el empleado cumple con sus deberes no solo de lunes a viernes, sino también los fines de semana.
Si un ciudadano es enviado a otra ciudad para monitorear el trabajo de la nueva sucursal durante varias semanas, entonces no se le asigna una asignación diaria para el fin de semana.
Los matices de un viaje al extranjero.
Los trabajadores pueden hacer un viaje de negocios no solo en Rusia, sino incluso en otro país. Las características de tal viaje incluyen:
- la tarifa diaria para un viaje de negocios a otro país generalmente se establece en 2.5 mil rublos;
- los fondos se pagan en rublos solo para los días en que un ciudadano se encuentra en el territorio de la Federación de Rusia;
- al cruzar la frontera, los viáticos se pagan en la moneda del país donde se envía al empleado de la compañía;
- Si el empleado está el mismo día en la Federación de Rusia y en otro estado, el pago se divide en dos partes, una de las cuales se presenta en rublos, y la segunda se transfiere en moneda.
Cada compañía tiene el derecho en su documentación interna de establecer un procedimiento diferente sobre la base del cual se paga el viático para un viaje de negocios.
¿Qué debo hacer si un empleado compra divisas en otro país?
En los viajes de negocios, los viáticos permiten a los empleados pagar el alojamiento y las comidas, así como compensar otros gastos obligatorios. Si un ciudadano es enviado a otro país, el empleador puede emitirle fondos, tanto en rublos como en moneda extranjera.
Si el dinero se entrega en rublos, el empleado, a su llegada a un país extranjero, debe adquirir de forma independiente la cantidad de dinero necesaria. Al mismo tiempo, debe transmitir al empleador un documento de respaldo presentado por extracto bancario. Indica cuánta moneda se compró cuando se completó el proceso y a qué velocidad se realizó la compra.
La asignación de subsistencia para viajes al extranjero se tiene en cuenta a la tasa establecida por el banco el día en que se presenta el informe de viaje de la empresa a la dirección de la empresa.
¿Qué debo hacer si un empleado regresa y se va el mismo día?
A menudo hay situaciones en las que un empleado que regresó de un viaje de negocios se va el mismo día para otro viaje de trabajo. Esta situación no viola de ninguna manera los requisitos de la ley. En los actos normativos no hay instrucciones sobre las reglas de ejecución. Por lo tanto, el empleador puede usar dos métodos:
- Se preparan dos juegos de documentos para cada viaje. Por lo tanto, el empleador emite dos órdenes y también forma dos certificados y tareas. El viático se paga dos veces, y el día en que se cruzan dos viajes se paga el doble.
- Combina dos viajes.Este proceso se utiliza si se sabe de antemano que un empleado será enviado en dos viajes a la vez. Por lo tanto, los documentos se compilan de inmediato, sobre la base de los cuales se extiende el primer viaje. Por ley, no hay restricciones en la duración del viaje, por lo que la organización puede extenderlo un número ilimitado de veces.
La elección depende solo de la decisión de la gerencia directa de la empresa.
Contabilidad
Muchas compañías no pagan por día un viaje de negocios un día, pero de acuerdo con la ley, cada compañía debe organizar correctamente los viajes de negocios. Para esto, no solo el jefe emite una orden y se redacta una asignación de trabajo, sino que la información necesaria también se ingresa en los documentos contables.
Las siguientes publicaciones se utilizan para la asignación diaria de subsistencia:
- D71 K50.2 - la emisión de fondos de la oficina de cambio de divisas de la compañía;
- D71 K50.1 - la emisión de efectivo en rublos, si planea un viaje por el territorio de Rusia;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - aceptación del informe del empleado para contabilidad;
- D91 K71 - cancelación de gastos de la diferencia de tipo de cambio al comprar una moneda;
- D50 K71 - la devolución del resto por parte del empleado si no ha gastado todo el anticipo recibido;
- D71 K50 - emisión de un desbordamiento si el empleado no tenía suficientes fondos previamente recibidos;
- D70 K68 - acumulación del impuesto sobre la renta personal si el empleado ha gastado más del monto de la norma establecida por la ley.
Si el empleado gastó en un viaje de negocios más de 700 rublos. o 2.5 mil rublos., el impuesto sobre la renta personal se paga a partir de la diferencia. El pago de impuestos se registra en los informes 2-PIT y 6-PIT.
Conclusión
Los viajes de negocios están necesariamente acompañados por la transferencia de viáticos al empleado. Se utilizan para pagar la habitación y la comida. Su tamaño depende de si las tareas son realizadas por un empleado dentro del país o si es enviado a otro estado.
Los fondos se pueden transferir por adelantado o después del viaje. Si el monto no excede las normas establecidas por la ley, entonces no tiene que retener los pagos del impuesto sobre la renta personal.