Jokaisesta kansalaisesta, joka tarvitsee tiettyjä tietoja, voi tulla arkistotietojen käyttäjä. Arkistointitodistuksen saamiseksi sinun on tultava henkilökohtaisesti tai lähetettävä valtuutettu henkilö, joka toimii todistusasiakirjojen perusteella.
Mitä tietoja arkistoon tallennetaan
Organisaation arkistoasioita koskevan lain mukaan valtion elinten ja kaupallisessa toiminnassa olevien henkilöiden on toimitettava hakijalle arkistoasiakirjoissa olevat tiedot. Tällaisen palvelun tulisi olla ilmainen.
Arkistotodistus on virallinen asiakirja, joka on laadittu erityislomakkeelle ja joka sisältää hakijan pyytämät kattavat tiedot. Todistuksen lisäksi kansalaisilla on oikeus saada jäljennöksiä hakijaan liittyvistä arkistoasiakirjoista. Tällaisten asiakirjojen hankkimisen tarve voi liittyä hakemiseen sosiaaliturvaviranomaisiin, eläke-erien laatimiseen ja tiettyjen etuuksien saamiseen.
Tietosuoja
Lain mukaan arkistotietojen toimittamisen tulisi tapahtua käyttäjien pääsyn kautta alkuperäisiin ja hakukoneisiin. On huomattava, että kaikki tallennetut tiedot ovat luottamuksellisia, ja siksi niiden käyttö olisi rajoitettava tietylle ihmisryhmälle.
Tällainen varovaisuus liittyy siihen tosiseikkaan, että tietopankki sisältää kansalaisten henkilötietoja, tietoja heidän asuinpaikastaan, siviilisäädystään, palkasta, rikosrekisteristä ja muista elämäkertapiirteistä. Tässä suhteessa arkistointitodistuksen hankkiminen ei ole sallittua ilman henkilön suostumusta. Työntekijöiden, joilla on pääsy arkistoon, on noudatettava tietojen toimittamista koskevia sääntöjä.
Arkistotietojen käyttäjät
Koska arkistoihin tallennetaan melko monenlaista tietoa, arkistointitodistuksia annetaan suurelle määrälle käyttäjiä. Näitä ovat oikeushenkilöt ja yksityishenkilöt, yritysten entiset työntekijät, lainvalvonta- ja veroviranomaiset, eläkerahastot, vakuutuslaitokset ja tavalliset kansalaiset.
Jokaiselle yksittäiselle käyttäjälle on annettu säännöt tietojen toimittamisesta.
Arkistotodistusten, niiden jäljennösten ja otteiden myöntämistä koskevat säännöt
Kaikki arkistossa vaaditut tiedot annetaan kirjallisen hakemuksen perusteella. Tässä asiakirjassa kuvataan pyynnön ydin ja kaikki haulle tarvittavat yksityiskohdat. Hakemuksesta ilmoitetaan myös hakijan henkilötiedot, nimikirjaimet, osoite, puhelinnumero. Pyyntö on allekirjoitettava hakijan omalla allekirjoituksella.
Työtodistus (arkistoitu), joka sisältää tietoja ikääntymisestä, annetaan, jos hakijan työpaikasta on tarkat tiedot. Myös tässä tapauksessa sinun on määritettävä työn sijainti ja aika. Sukunimeä vaihdettaessa on tarpeen kirjoittaa alkukirjaimet pyyntöön.
Arkistosta pyydetyt tiedot on toimitettava 30 päivän kuluessa pyynnön rekisteröimispäivästä. Jos erityistietojen hankkimiseen tarvitaan lisäaikaa, arkisto ilmoittaa hakijalle määräajan pidentämisestä.
Miltä arkisto auttaa näyttämään, näytemuoto
Valtionarkistosta tai kaupallisen yhtiön henkilöstöasiakirjoista saatu todistus olisi käännettävä organisaation kirjelomakkeelle ja sillä olisi oltava selkeä nimi. Arvioitu näyte tällaisesta pyynnöstä voidaan nähdä haettaessa.
Arkistoasiakirjan täyttäminen perustuu alkuperäisiin tai oikeaksi todistettuihin kopioihin.Arkistotodistuksen on sisällettävä tarkat tiedot käytetyistä asiakirjoista, ja tiedot on esitettävä aikajärjestyksessä. Kaikki varmenteessa mainitut nimet rekisteröidään laajennetussa muodossa, ja otteet alkuperäisestä on lainausmerkeissä. Jos asiakirjan täyttämisprosessissa löydettiin eroja, ne siirretään varmenteeseen alkuperäisessä muodossaan. Oikein täytetyllä todistuksella on täysi lainvoima ja se voidaan esittää todisteina oikeudessa.
Mitkä rikkomukset voivat tehdä asiakirjan mitättömäksi?
Virallinen arkistoasiakirja ei saa sisältää korjauksia, täpliä tai lukemattomia lauseita. Myöskään arkistotyöntekijöiden kommentteja ja erilaisia henkilökohtaisia johtopäätöksiä ei sallita tekstissä.
Asiakirjan tekstiosan jälkeen on arkistoidut numerot käytetyistä rekistereistä. Arkistointitodistuksen allekirjoittaa pääarkisto tai henkilöstöosaston päällikkö ja varmentaa sinetin. Jos asiakirja koostuu useasta sivusta, jokainen arkki on varmennettava. Arkistopyyntö annetaan kahtena kappaleena, joista toinen annetaan pyynnöstä, ja toinen tallennetaan arkistorekisteriin.
Asiakirjan arkistoidun kopion antaminen
Arkistolaitokset antavat kansalaisten pyynnöstä jäljennöksiä alkuperäisistä asiakirjoista ja arkistootteista. Tällaiset tietopalikat tehdään organisaation kirjelomakkeelle. Jos historiallisesta asiakirjasta tehdään kopio, tällaista lomaketta ei tarvitse käyttää.
Arkistolausunto on merkityksellinen, jos lähdetiedot ovat laaja-alaisessa tietorekisterissä. Siksi työn optimoimiseksi ote osoittaa vain sen tiedon osan, joka kiinnostaa hakijaa.
Hakijalle toimitetaan jäljennökset asiakirjoista yhdessä saatekirjeen kanssa. Jos pyydettyjä tietoja ei ole saatavilla arkistossa, ilmoitetaan syy pyynnön noudattamatta jättämiseen.
Arkistotodistus 9 lomaketta
Lomake nro 9 on melko suosittu asiakirja väestön keskuudessa. Tämä todistus sisältää tiedot tietyssä asunnossa rekisteröidyistä henkilöistä, kiinteistöjen koosta, omistajan oikeuksista ja hänen perhesuhteistaan muihin osakkeenomistajiin.
Tällaista asiakirjaa voidaan hakea jättäessään asiakirjoja yksityistämistä varten tai todisteena perintöoikeuksista. Kiinteistöjen myynnissä arkistointitodistusta numeroa 9 ei tällä hetkellä vaadita. Lomakkeen nro 9 saamiseksi sinun on mentävä rekisteröintipaikan passitoimistoon ja esitettävä siellä passi ja todistus tilojen omistajuudesta.
Hakijat kohtaavat melko usein sellaisen ongelman kuin kieltäytyminen myöntämästä todistusta nro 9 seurauksena olevan vuokraviivästykset. Itse asiassa tällaista väitettä ei voida pitää oikeutettuna, koska passilaitoksen työntekijöiden on lain mukaan annettava asiakirja viivästyneistä huolimatta.
Jos kyseessä on laiton kieltäytyminen, on välttämätöntä vaatia kirjallinen vahvistus kieltäytymisen syystä, voit myös kirjoittaa valituksen passitoimiston päällikölle tai mennä oikeuteen.
