”Henkilöstötarkastuksen” käsite on tullut tiukasti kotimaisten yritysten ja yritysten keskusteluihin. Mutta kaikki eivät tiedä mikä se on. Yleisesti hyväksytyssä käsityksessä henkilöstötarkastuksia tehdään arvioimaan työntekijöiden nykyisten tehtäviensä noudattamista. Mutta itse asiassa tällä käsitteellä on paljon laajempi merkitys.
Mikä on tarkastus?
Henkilöstötarkastuksen suorittavat yrityksessä erityisesti koulutetut työntekijät. Tämä johtuu tarpeesta tarkistaa työntekijöiden johtamisen tulokset, heidän vuorovaikutuksensa ja tehtäviensä näkymät yrityksen suorittamiselle.
Organisaation henkilöstötarkastukset voidaan luonteeltaan luonnehtia suositusoperaatioihin eikä pakollisiin. Tarkastus auttaa analysoimaan yrityksessä vallitsevaa tilannetta ja antaa johdolle mahdollisuuden päättää työntekijöiden rekrytoinnista tai vaihtamisesta. Oikeus tehdä lopullinen päätös henkilöstön vaihdosta kuuluu kuitenkin yksinomaan yhtiön pomoille.
Tarkastuksen tavoitteet
Tarkastuksessa on seuraavat tehtävät. Ensinnäkin henkilöstön tarkistamisen tehtävänä on päätellä, että asiantuntijat saavuttavat yrityksen tavoitteet. Samanaikaisesti on syytä varmistaa: noudattavatko työntekijät yrityksen sääntelykehyksen heille laatimia ohjeita, toimivatko he toimivaltansa rajoissa, eivätkö ne ylitä vastuutaan, kuinka nopeasti henkilökunta pystyy reagoimaan tilanteeseen ja tekemään oikeita päätöksiä. Tarkastuksen päätavoite on poistaa ongelmat ja puutteet yrityksen henkilöstöpolitiikassa ajoissa.
Tarkastuksen aiheena on koko henkilöstö, koska juuri hän on tärkein keino yrityksen suoritukselle ja voitolle heidän toiminnastaan.
Henkilöstötarkastus on eräs johtamismuoto tai pikemminkin tapa seurata ja hallita työvoimaa.
Kuten kaikki prosessit, auditointi suoritetaan erityisten ohjeiden perusteella. Yhden tärkeimmistä tarkastusperiaatteet voidaan johtaa sen toteuttamisen ammattimaisuuteen.
Henkilöstön valinnan ja todentamisen suorittavat erityiskoulutetut ammattilaiset työntekijöiden vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi asemaansa. Lisäksi tilintarkastusasiantuntijoilla tulisi olla tarvittava riippumattomuus, ja he eivät saisi osoittaa puolueellisuutta tai taipumusta tarkastettavaan henkilöstöön.
Henkilöstötarkastus perustuu rehellisyyden ja avoimuuden periaatteisiin; kukaan ei voi vaikuttaa tilintarkastajien päätöksiin henkilöstön virkojen noudattamisesta.
Henkilöstön arviointiperusteet
Tilintarkastajat kiinnittävät toimintaansa pääosin huomiota henkilöstön pätevyyden vaatimustenmukaisuuteen virkojen tai ammatillisten ominaisuuksien vaatimusten kanssa. Samanaikaisesti tilintarkastajat viittaavat yleensä kehitettyyn ammattien yhtenäiseen tutkintojen viitekirjaan. Lisäksi arvioijat arvioivat henkilöstön hyödyllisyyttä ja täydentävyyttä. On myös selvitettävä, kuinka tasapainoinen henkilökunta käyttää työaikaansa.
On huomattava, että arvioidessaan henkilöstöä tilintarkastajat ottavat huomioon, kuinka oikein johto tarjoaa henkilöstöpolitiikan ja mitkä ovat henkilöstön vaihtuvuuden indikaattoreita.
Tilintarkastajat tekevät tarkastuksen tulosten perusteella päätöksen henkilöstön noudattamisesta hoitamissaan tehtävissä ja lain vaatimuksissa, samoin kuin lisätoimenpiteistä henkilöstön rekrytoinnin parantamiseksi, henkilöstöpulan poistamiseksi, johtamisen parantamiseksi ja esimiesten kunnioituksen lisäämiseksi alaisten keskuudessa.
Tarkastustiedot
Tietyille ehdoille asetetaan myös tiedot, joiden perusteella henkilöstötarkastus suoritetaan. On välttämätöntä, että tarkastuksen aikana saadut tiedot koskevat erityisesti sitä ajanjaksoa, jonka aikana ne suoritetaan.Sinun on myös varmistettava, että nämä tiedot vastaanotetaan kokonaan, huolimatta siitä, että niitä tarvitaan kokonaan tai ei, ja että niitä sovelletaan kaikkiin työntekijöihin.
Tarvitaan tarvittavat tiedot kolmella muodolla. Ensimmäinen näistä on tietojen hankkiminen kaavioiden, kaavioiden, taulukoiden ja kaavioiden muodossa, yleensä asiakirja- tai sähköisessä muodossa.
Yksi tavoista hahmottaa tietoa henkilöstöstä on reaaliaikainen seuranta, kuinka henkilöstö tai alaiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään.
Toinen tapa on kommunikoida työntekijöiden kanssa ja saada heiltä välittömiä vaikutelmia joukkueen ilmastosta, yrityksen politiikasta jne.
Tarkastusmenetelmät
Asiantuntijat suorittavat henkilöstöhallinnon tarkastuksen kolmella alueella. Ensimmäisellä niistä on organisatorinen lähestymistapa, ja se on suunniteltu tarkistamaan asiakirjojen lainmukaisuus. Lakienmukaisuuden tarkistamisen lisäksi nämä toimet auttavat selvittämään, kuinka tehokas henkilöstöjohtaminen on.
Toinen lähestymistapa on arviointi ryhmän motivaatiosta ja psykososiaalisesta tilanteesta, asenne heidän toimintansa tuloksiin, keskittyminen yrityksen yleiseen menestykseen.
Kolmas alue on luonteeltaan taloudellinen ja muodostuu yrityksen menestyksen todentamisesta.
Tarkastuksen luokittelu
Asiantuntijat suosittelevat henkilöstön ja asiakirjojen tarkastusta säännöllisesti. Useimmat asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että optimaalinen tarkastusjakso on kerran kahdessa kolmessa vuodessa riippuen yrityksen koosta, sen liikevaihdosta ja vastaavasti henkilöstön vaihtuvuus.
Tarkastuksen tiheyden perusteella voimme suorittaa seuraavan luokituksen.
Ensinnäkin tarkastus voidaan jakaa nykyiseen, joka suoritetaan tietyin väliajoin, sekä operatiiviseen, joka suoritetaan, kun tällainen tarve ilmenee voimakkaasti.
Henkilöstöpolitiikan tarkastus jaetaan täydelliseen, paikalliseen ja temaattiseen tarkastettujen tietojen määrän täydellisyydestä riippuen.
Varmennusmenetelmillä se voi olla valikoiva ja monimutkainen.
Tarkastuksen tason yhteydessä valvonta voi olla ylimmän johdon, osastopäälliköiden tai itse rekrytointiyksikön tehtävä.
Henkilöstöpotentiaalin tarkastuksen suorittavat vastaavasti ulkopuoliset asiantuntijat ja omat asiantuntijansa. Tärkeintä on, että he ovat päteviä tässä asiassa.
Tarkastusalgoritmi
Kaikilla tarkistuksilla on omat piirteensä. Pääsääntöisesti henkilöstöorganisaation tarkastus suoritetaan useissa vaiheissa.
Ensimmäinen näistä on valmistelu. Tässä vaiheessa asiantuntijoiden on tehtävä muotoilla varmistustehtäviä, valita tarvittavat asiantuntijat sen suorittamiseksi ja antaa asiakirjat.
Seuraavaksi suoritetaan tietojen suora tarkistus, jonka aikana tilintarkastajat keräävät tarvittavat asiakirjat, järjestävät kokouksia ja keskusteluja työntekijöiden kanssa, tekevät tutkimuksia jne.
Kolmannessa vaiheessa kerätyt tiedot tarkistetaan ja saatuja tuloksia verrataan säädöksiin. Viimeisessä vaiheessa tilintarkastajat laativat tarkastuksen tulokset ja tekevät niistä johtopäätökset, jotka lähetetään organisaation johdolle.
Tarkastus kestää kaksi tai kolme viikkoa, harvemmin kuukaudessa. Tarkastuksen kesto voi vaihdella henkilöstön koosta riippuen. Kerättyään ja tutkittuaan tarvittavat asiakirjat oikeudellisen kehyksen noudattamiseksi nämä tulokset esitetään loppuraportissa. Heille on omistettu erillinen luku.
Toistuvan tarkistuksen jälkeen tilintarkastajat tekevät kopion lopullisesta yhteenvedosta. Tämä seurantatulosten dokumentointimenetelmä eliminoi virheiden mahdollisuuden. Tulokset esitetään pääsääntöisesti arkeille A-4. Keskimääräisessä yrityksessä tilavuus on noin 50 arkkia.
Raportti vahvistaa tarkastuksen ja sisältää sen tulokset.Tämä asiakirja sisältää tietoja yrityksen henkilöstöpolitiikan tilasta sekä tapoja korjata aukot ja vinkkejä yrityksen tilanteen parantamiseksi.
Pääsääntöisesti raportti laaditaan yleisesti hyväksytyn järjestelmän perusteella ja sisältää seuraavat kohdat:
- mitkä asiakirjat tai yksiköt tarkistettiin;
- mitä aukkoja löytyi;
- asiantuntijalausunto asiakirjojen puutteiden korjaamisesta;
- tiedot havaituista epäjohdonmukaisuuksista sovellettavan lain kanssa;
- Kuinka todellinen on oikeudellisen vastuun uhka jatkamattomalla käytöllä;
- Tietoja mahdollisuudesta palauttaa kadonneet tiedot tai asiakirjat.
Kaikki tämä auttaa optimoimaan minkä tahansa yrityksen työtä ja siten kasvattamaan sen kannattavuutta.
