Venäjän arkeen on ilmestynyt uusi englanninkielinen sana “back office”. Mikä tämä on? Mitä toimintoja se suorittaa? Missä yrityksissä sitä on? Yritetään ymmärtää tarkemmin.
Takakonttori. Mikä tämä on?
Nämä yksiköt ovat olemassa monissa organisaatioissa. Takakonttori on yrityksen osasto tai osasto, jolla on tietyt toiminnot. Kyse on rutiinista, hallinnosta ja palvelusta. Perinteisesti toimintoihin kuuluvat myös tietotekniikka (hallinto- ja tukipalvelu), henkilöstö ja kirjanpito.
Joissakin organisaatioissa määrätään erikseen ylimääräiset työsuunnat, jotka taustatoimiston tulisi suorittaa. Mikä tämä on? Usein tämän osaston työntekijät harjoittavat myynnin, ostojen, varastotaseiden tilastollista ja analyyttistä kirjanpitoa ja arkiston ylläpitoa.
Jos tämä taustatoimisto on pankin osasto, toimintoihin kuuluvat selvitystoimet, nykyiset käteissuorituspalvelut ja niin edelleen.
Takakonttorin historia
Yrityksen tilojen ulkoasu oli liiketoiminnan kehittämisen alkuvaiheessa erityinen. Etualan käytti niin kutsuttu ns. Toimisto. Tämä tehtiin siten, että asiakkailla oli mahdollisuus löytää nopeasti ja helposti oikea työntekijä. Johto investoi luonnollisesti voimakkaasti tähän huoneeseen tekemällä kalliita korjauksia, siivousta ja kalusteita. Etutoimiston olisi pitänyt jättää paras vaikutus, koska se on minkä tahansa yrityksen "kasvot".
Hänen työntekijöidensä on myös oltava johdonmukaisia pukeutumistyyliin ja käyttäytymiseen. Tämä on minkä tahansa yrityksen julkinen puoli.
Taustalla on perinteisesti sijainnut takakonttori. Tämä on sellainen paikka, jossa itse tuotanto tapahtui, siellä oli hallintotilajärjestelmä, eri osastoja, varastoja jne.
Siksi nämä alueet ovat perinteisesti olleet likaisia, synkiä ja eivät ole kovin hyvin hoidettuja. Näiden tilojen edustavuutta ei ollut kovin tarkkailtu, koska asiakkaita ei koskaan esiintynyt niissä. Työntekijöiden ulkonäölle ei luonnollisestikaan aseteta erityisiä vaatimuksia. Ammatillisiin taitoihin kiinnitettiin enemmän huomiota.
Tämä toimiston jakautuminen kahteen suureen osastoon, jotka suorittavat erilaisia toimintoja, on osoittautunut hyvin ja olemassa tänäkin päivänä.
Etukonttorien työntekijät luovat kauniin “kuvan” yritykselle. Samanaikaisesti back-office-henkilökunnan ansiosta yritys kehittyy ja kukoistaa. Miksi? Katsotaanpa katsomaan.
Takatoimiston merkitys ja merkitys yrityksen kehittämiselle
Harjoittelu osoittaa, kuinka suuri tämän yksikön rooli on organisaatiossa.
Ensinnäkin, back office auttaa ylläpitämään yrityksen mainetta erittäin kilpailuympäristössä. Luonnollisesti, jos työntekijät suorittavat tehtävänsä hyvin ja selvästi. Itse asiassa jokaiselle asiakkaalle hyvän yrityksen tärkein kriteeri on laadukas palvelu. Takakonttorien työntekijöiden ansiosta suoritetaan koko toimenpidejakso.
Toiseksi riskienhallintaa hoitaa myös taustatoimisto. Mitä tämä tuo yritykselle? Tämän osaston työntekijät laativat raportit, valitsevat tiedot, tekijät ja tekevät laskelmia johtamispäätösten perusteella. Siksi niiden oikeellisuus ja tarkkuus ovat erittäin tärkeitä yrityksen tulevaisuuden kannalta. Työntekijät tekevät erittäin vastuullista työtä vähentäen merkittävästi riskejä.
Kolmanneksi, back office -palvelu kehittää myös uusia tapoja säästää ja rationalisointiehdotukset. Työntekijät eivät luonnollisestikaan ansaitse suoraan taloudellisia resursseja yritykselle. Mutta he voivat epäsuorasti vaikuttaa tähän prosessiin.
Takakonttori pankissa
Se on toiminnallinen kirjanpitoyksikkö. Hänen työnsä ansiosta pääosastojen toiminta varmistetaan.
Takakonttori on vastuussa arvopaperikauppojen kirjanpidossa ja rekisteröinnissä, vastuiden ja varojen hallinnassa sekä asiakkaiden kanssa suoritetuissa järjestelyissä. Mutta tämä on vain jäävuoren huippu.
Takakonttori suorittaa lainankäsittelytoimenpiteitä. Lisäksi työntekijät harjoittavat usein tilien avaamista, kirjanpitoa ja riskienhallintaa.
Takakonttori. Transaktion dokumentointi ja toteutus arvopaperimarkkinoilla
Pankeissa back office muodostuu useasta osastosta. Varsinkin jos organisaatio tekee suuren määrän liiketoimia arvopaperimarkkinoilla. Työntekijöiden tehtäviin kuuluu sähköinen ja dokumenttien käsittely, heidän tuki. Pitäkäämme asiaa yksityiskohtaisemmin.
Ensinnäkin toimiston työntekijä ylläpitää kaupparekisteriä, laatii tietyn liikkeeseenlaskijan arvopapereiden myyntisopimuksen.
Seuraava on arvopapereiden uudelleenrekisteröinti. Tämä on omistusoikeuden siirto. Aloittaaksesi tämän prosessin, back-office-työntekijän on annettava siirtomääräys ja laillistettava nykyinen tapahtuma.
Kun uudelleenrekisteröinti on suoritettu ja asiakirja on saatu, työntekijä hallitsee lopullista selvitysprosessia.
Takakonttorin työntekijällä on erittäin suuri vastuu. Jos paperityössä on pienintäkään epätarkkuutta, tapahtuma tunnistetaan kelpaamattomaksi. Seurauksena on asiakas ja yritys kärsii vakavia menetyksiä.
Lisäksi taustatoimisto harjoittaa analyyttisiä (sisäisiä) liiketoimia organisaation osastojen välillä talouden uudelleenjakojärjestelmässä.
Viime vuosien kaupan alalla he käyttävät usein erilaisia automaatio-ohjelmia.
Vähittäiskaupan takakonttori
Yritystä organisoidessaan johtaja kohtaa monia ongelmia. On välttämätöntä tarjota kauppapaikka tavaroille, automatisoida varaston kirjanpito yrityksessä, hallita hinnoittelua, olla vuorovaikutuksessa toimittajien ja sivukonttoreiden kanssa.
Kuten todettiin, näiden ja monien muiden ongelmien ratkaisemiseksi on olemassa erityisiä ohjelmia takatoimistolle.
Vähittäiskaupan järjestelmässä tällaisen yksikön työntekijät auttavat hallitsemaan tavaroiden saapumista ja luovutusta, kirjaamaan ja muuttamaan, arvioimaan uudelleen, tekemään palautuksia, käteisvaroja pankkitoiminnot työskentele kaupan laitteiden kanssa.
Ohjelmistopaketilla voi olla eri kokoonpanot: ei-vähittäiskauppa, lähikauppa, lähikauppa tai supermarket. Tällä hetkellä on valinta.
Verkon takatoimisto
Verkkokaupan pääasialliset työalueet ovat:
- muutosten ja lisäysten tekeminen laajaan tuotevalikoimaan;
- tietojenvaihto osastojen välillä;
- keskitetty kirjanpito;
- hankkia toimintakertomuksia sivukonttoreiden toiminnasta jne.
Työn helpottamiseksi ja toimiston vuorovaikutuksen varmistamiseksi myyntipisteverkoston kanssa he käyttävät usein automaattista taustatoimiston versiota. Nämä ohjelmat antavat organisaatiolle mahdollisuuden toimia tehokkaammin ja nopeammin.
Takakonttori catering
Ateriapalveluhenkilöstön työ on pääosin jatkuvaa toimintaa. Ne sisältävät perinteisesti seuraavat:
- rutiininomaisten pakollisten toimien tekeminen;
- hyödykkeiden ja varastojen kirjanpidon pitäminen;
- ruokien tuotannon valvontaprosessi;
- tietojen keruu ja analysointi;
- raporttien laatiminen.
Organisaation koosta ja vaihtuvuudesta riippuen takakonttorin lukumäärä kaupassa on yleensä 3–13–15 henkilöä.
Kuten todettiin, tällä hetkellä on automatisoituja järjestelmiä, jotka helpottavat työntekijöiden suorittamien toimintojen toteuttamista. Tämä on tietysti positiivinen hetki organisaation johtajalle. Mutta ei aina työntekijöille. Käytäntö osoittaa, että sellaisten automatisoitujen järjestelmien hankkiminen, jotka suorittavat suurimman osan toimistotyöstä, vähentää henkilöstöä.
