Monet organisaatiot osallistuvat erilaisiin tarjouskilpailuihin. Mutta samaan aikaan he eivät usein tiedä kuinka koota ja varmentaa tarjousasiakirjat oikein. Lisäksi tällainen kysymys on yksi tärkeimmistä kysymyksistä, jotka vaativat erityistä huomiota. Sekä tarjouspyyntöasiakirjojen laatimismenettely ja koostumus määritetään laeissa ja määräyksissä, joita niiden on noudatettava.
Tarjouskonsepti
Tarjouskilpailu on palvelujen tarjoaminen, tavaroiden tarjoaminen tai minkä tahansa työn suorittaminen. Tällaisten valintojen suorittamista koskevat säännöt on ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa, joiden mukaan taisteluun osallistuvien osallistujien on tarjottava komissiolle asiakkaalle tarjolla olevat edullisimmat ehdot.
Tarjoussopimus tehdään osallistujan kanssa, joka voi tarjota järjestäjälle edullisimman tarjouksen. Viimeksi mainitun on noudatettava täysin annettuja ohjeita.
Tarjousasiakirjat ovat asiakirjapaketti, joka paljastaa tarjouksen ehdot ja tulevan sopimuksen sisällön.
Se sisältää välttämättä sekä tekniset että kaupalliset osat.
Teknisessä osassa on tietoja sopimuksen ehdoista, tarjouskilpailun kohteen tai kohteen ominaisuuksia ja kuvauksia, toimittajille tarkoitettuja ohjeita sekä tietokortteja, jotka osoittavat tarjouskilpailuihin osallistumista koskevien hakemusten toteuttamis- ja jättömenettelyt. Tässä osassa on myös vaatimuksia ostotilauksen sisällölle: nimi, tilavuusaikataulut, viittaukset standardeihin ja tekniset olosuhteet.
Tarjousasiakirjojen kaupallinen osa sisältää kaikki hinnat ja laskentamenetelmät, maksuaikataulussa vahvistetut ehdot, tämän sopimuksen rahoituslähteet. Se osoittaa myös pankin antamat takaukset asiakkaan suorittaman ostotapahtuman toteuttamiseksi sekä vaatimukset erityyppisille vakuutuksille.
Tarjousasiakirjat, näytehakemus ja suositukset niiden täyttämiseksi löytyvät Venäjän MDS 80-4.2000 -sivustosta. Asiakirjojen yksityiskohtaisemman sisällön päättää tarjouskomitea.
Suunnittelumenettely
Tarjousasiakirjojen valmistelu on erillinen, erittäin tärkeä ja luovuttamaton menettely tarjouskilpailun suorittamiselle. Siinä säädetään sovellettavan lain mukaisesti henkilötietojen sisällöstä, kuten:
- Järjestäjän nimi.
- Hänen laillinen osoite ja puhelinnumerot.
- Faksinumero ja sähköpostiosoite.
- Asiakirjapaketin hankkimisen hinta, paikka ja ehdot.
Tarkastusviranomaiset asettavat aina vaatimukset sopimusluonnoksen saatavuudelle asetettavien ehtojen luettelosta. Asiakirjat osoittavat myös menetelmän, jolla arvioidaan tiettyä järjestelmää käyttämällä tehdyt ehdotukset.
rekisteröinti
Tarjousasiakirjojen kehittämisen voivat suorittaa sekä järjestäjä että erityinen konsultointiyritys. Sen kokoamiseksi voit käyttää vakionäytteitä ja metodologisia suosituksia sekä lainsäädäntöä, joka määrittelee kokoamiselle asetettavat vaatimukset. Voit myös ottaa yhteyttä finanssikeskukseen, jossa tarjousasiakirjojen asiantuntija tarjoaa palvelujaan sen asiantuntevaan valmisteluun. Siellä sinä sisään lyhyet ehdot tarjota ammattitaitoista ja pätevää apua.
pitoisuus
Tarjousasiakirjojen lomakkeessa olisi tuleville tarjoajille tarkoitettujen tietojen lisäksi oltava sellaisia tietoja kuin toimittajan laatiman asiakirjapaketin numeerinen ja yksityiskohtainen sisältö, joka ilmaisi vahvistuksen osallistumishakemuksestaan:
- Osallistumishakemus.
- Liitteiden kuvaus.
- Pankkitiedot viivästyneiden velkojen puuttuessa.
- Vaadittavat tekniset, toiminnalliset ja laatutiedot sekä yksityiskohtainen kuvaus hankituista materiaaleista ja tavaroista.
- Sopimusluonnos suunniteltuihin ostoihin.
- Menetelmäohjeet laskelmien tekemiseksi tarjoushakemuksesta, mukaan lukien sen komponentit, kuten vakuutus- ja tullimaksujen maksukulut, kuljetuspalvelut, erilaiset verot ja tullit toimitettujen tavaroiden kustannusten lisäksi, sekä yksityiskohtainen hinnasto.
- Valuutta, jolla hinnat ilmoitetaan tarjouksessa, on ilmoitettu.
- Tarjoamista koskevat vaatimukset.
- Keskustetaan mahdollisuudesta muuttaa tai peruuttaa näitä hakemuksia tarjouskilpailujen tulosten ilmoittamiselle asetetun määräajan kuluessa ja ennen sitä.
- Määräajat, hakemusten jättöpaikka.
- Tarjouskuorien avaamisen paikka, päivämäärä ja aika.
- Tiedot mahdollisuudesta asettaa prioriteetteja kotimaisille valmistajille.
Mahdollisella toimittajalla on oikeus hakea kirjallisesti tarjouksen järjestäjältä pyyntöä selventää tarjouseritelmän lausekkeita ja säännöksiä viimeistään 10 päivää ennen lopullista päätöstä. Tarjouksen järjestäjän on puolestaan kolmen päivän kuluessa tällaisen hakemuksen vastaanottamisesta lähetettävä asianmukaiset selitykset kaikille tarjoukseen osallistuville toimittajille ilmoittamatta alkuperäisen pyynnön laatijaa.
Muutosten ja lisäysten tekeminen
Asiantuntija voi tehdä tarjousasiakirjojen valmistelussa lisäyksiä tai muutoksia tarjouksen järjestäjän pyynnöstä. Tällaiset toimet eivät ole laittomia tai lainvastaisia. Tarvittaessa tarjouksen järjestäjällä on oikeus tehdä muutoksia omaan aloitteeseensa liittyvään asiakirjapakettiin tai vastauksena potentiaalisen toimittajan pyyntöön viimeistään 7 kalenteripäivää ennen tarjousten jättämisen määräaikaa.
Muutoksia niiden tekemisen jälkeen on välittömästi ilmoitettava kaikille mahdollisille toimittajille, joille tarjousasiakirjat on annettu. Tällaisten ilmoitusten täytäntöönpanon ja eräasiakirjojen korvaamisen määräajaksi vahvistetaan 5 työpäivää.
Tarjoushakemuksen sisältö
Tarjousasiakirjojen vaatimukset määräävät sen koostumuksen:
- Tarjoukseen osallistumista koskeva hakemus ja siihen liitetty luettelo toimitetuista asiakirjoista.
- Mahdolliselle toimittajalle esitetyt vaatimukset täyttävät asiakirjat.
- Hintataulukko, jonka olisi heijastettava täysin kaikkia tosiasiallisesti saatuja kustannuksia osallistumalla lopulliseen hintaan.
- Jos tarjous on tavaroiden tai teknisten laitteiden toimittaminen, liitä ehdotetuille malleille tekniset ominaisuudet.
- Mahdollisen liittyvien palvelujen luettelon hinta, jos sellainen on.
- Alkuperäinen asiakirja, joka on todellinen vahvistus tarjouksen takuusta.
Asiakirjat, jotka todistavat potentiaalisen toimittajan täyttävän ehdotetut pätevyysvaatimukset
Jokaisen mahdollisen tavarantoimittajan, joka päätti osallistua tarjoukseen, vaaditaan toimittamaan seuraavat asiakirjat:
- Kopiot lisensseistä, jotka vahvistavat potentiaalisen toimittajan tai valmistajan oikeuden harjoittaa toimintaansa.
- Kopio notaarin vahvistamasta asiakirjasta, joka antaa oikeuden harjoittaa yrittäjyyttä.
- Alkuperäinen tilintarkastus viimeiseltä tilikaudelta tai sen oikeaksi todistettu jäljennös.
- Organisaation tai yrityksen valtion rekisteröintitodistus ja sen jäljennös.
- Yksittäisen yrittäjän tapauksessa - kopio hänen henkilötodistuksestaan tai siviilipassista.
- Organisaation työjärjestys, joka ilmoittaa perustajien, osakkeenomistajien ja kaikkien osakkeenomistajien kokoonpanon notaarin nojalla.
- Alkuperäinen veroviranomaisten myöntämä todistus siitä, että toimittajalla ei ole verovelkaa.
- Pankkilaitoksen todistus siitä, että erääntyneitä velkoja ei ole kolmen viimeisen toimintakuukauden aikana.
Hinnasto taulukko
Tarjousasiakirjojen rekisteröinnissä otetaan huomioon hinnastot. Mahdollinen toimittaja on velvollinen laatimaan hintataulukon, jossa ilmoitetaan ja luetellaan tavaroiden yksiköt, kokonaistoimituksen kokonaishinta. Se olisi koottava ja esitettävä sekä painettuina että sähköisinä hinnastoina.
Taulukko on myös tarjottujen tavaroiden ja palveluiden tekninen eritelmä, ja sen on täytettävä kaikki tarjousasiakirjoille asetetut vaatimukset.
Kun tarjousasiakirjat valmistellaan, lopullisten hintojen koostumus määritetään. Ilmoitetun arvon tulisi tavaran oman hinnan lisäksi sisällyttää koostumukseensa:
- Menot, jotka aiheutuvat varmentamisesta, vakuutusmenettelyistä ja tavaroiden kuljetuksesta määrättyyn määränpäähän.
- Kaikki veronmaksut, tullit ja muut pakolliset maksut ja maksut, joista säädetään Venäjän federaation voimassa olevassa lainsäädännössä.
- Muut hintakomponentit, jotka potentiaalinen toimittaja pitää tarpeellisina sisällyttää tavaroiden lopulliseen hintaan.
Jos potentiaalinen toimittaja ei ilmoita hinnastossa erilaisia komponentteja, jotka sisältävät yllä kuvatut kustannukset, tarjouskilpailulautakunta pitää toimittamiaan tavaroiden hintoja koskevia tietoja kokonaiskustannuksina ottaen huomioon kaikki kustannukset. Tässä tapauksessa näitä hintoja sopimuksen tekemisen yhteydessä ei voida enää tarkistaa tai muuttaa.
Taulukossa ilmoitetut hinnat pysyvät kiinteinä koko hankintoja ja tarvikkeita koskevien sopimusvelvoitteiden täyttämisen ajan, eikä niitä voida muuttaa.
Hinnat ilmoitetaan valuutoissa, jotka on määritelty tarjouspyynnön esittämishetkellä asetetuissa vaatimuksissa. Maksu toimittajalle suoritetaan toimitettaessa tavarat määräpaikkaan budjettivarojen saapuessa, ellei sopimuksessa ole muuta ja ilmoitettu muita ehtoja.
Sovellusten suojaus
Joissakin tapauksissa tavarantoimittaja antaa käteisellä ilmaistuna takauksen vakuutena järjestäjän pankkitileille antaman pantin muodossa, joka on vähintään 3% sopimuksen loppusummasta ja jonka voimassaoloaika on vähintään tarjouksen kappaleessa määritellyt vahvistetut määräajat.
Mahdollisen urakoitsijan taattu taloudellinen tuki tarjouksen toteuttamiselle rahallisen pantin muodossa talletetaan tarjouksen järjestäjän erityisellä tilillä.
Jos potentiaalinen toimittaja ei voita tarjousta, järjestäjälle taloudellisen kykynsä takaamiseksi annetut varat palautetaan sopimuksessa asetetussa määräajassa.
Tarjousten jättäminen
Mahdolliset toimittajat tarjoukset tarjoavat ommeltuina, numeroituina ja ne on leimattava ja allekirjoitettava.
Tarjouksen tekniset eritelmät, myös turvattu allekirjoituksella ja sinetillä, sekä alkuperäiset takuutiedot toimitetaan. Nämä asiakirjat suljetaan yhdessä kirjekuoressa tarjoushakemuksen kanssa ja toimitetaan komissiolle.
Vain mahdollinen toimittaja tai sen virallinen edustaja voi allekirjoittaa hakemuksen. Lisäyksissä, alataulukoissa ja erilaisissa viesteissä ei saa olla dokumentaatiota.
Mahdolliset toimittajat sinetöivät asiakirjat itse manuaalisesti kirjekuoressa, joka osoittaa organisaationsa nimen ja laillisen osoitteen, ja tarjouksen järjestäjä, kirjekuorten avaamiseen asetettu päivämäärä ja aika ilmoitetaan toimitusosoitteena merkinnällä "älä avaudu ennen ...".
Tarjousasiakirjat voidaan lähettää sekä henkilökohtaisesti että postitoimistojen avulla asetetussa määräajassa. Asetettujen päivämäärien ja aikojen jälkeen saadut tarjoukset hylätään tai palautetaan avaamattomiksi hakijoille.
Rajoittamatta tarjousasiakirjojen laatimista koskevia määräaikoja ja vahvistettua menettelyä, korjaus, ehtojen korvaaminen, hinnat ja vastaavat voidaan soveltaa sen suunnitteluun. Tarjoukseen on mahdollista tehdä joitain muutoksia tai lopullinen peruuttaminen ennen määräajan päättymistä menettämättä oikeutta tehdä tai varmistaa tarjous. Mahdollisen toimittajan laatima ilmoitus aikomuksestaan korjata tai kokonaan peruuttaa hakemuksensa lähetetään järjestäjälle kirjallisesti viimeistään määräajassa, jonka kuluessa sen jättäminen on tehtävä. Vahvistetun päivämäärän ja kellonajan lopussa tällaisia muutoksia ei voida tehdä.
Kun kaikki hakemukset on hyväksytty määräajassa, tarjouskilpailun järjestäjä avaa kirjekuoret ja valitsee tarjouskomission avulla voittajan, joka ilmoitetaan kirjallisella ilmoituksella kaikille mahdollisiin toimittajiin, jotka osallistuvat päätökseen, jäljennöksenä tarjouskomission pöytäkirjasta.
Asianmukainen toteutus ja dokumentointi määrää suurelta osin itse tarjouksen onnistumisen.
