Office Manager -työnkuvaukset: Näyte

Toimistopäällikkö hallitsee, vastaanottaa ja laskee koko asiakirja-aineiston määrän sekä yrityksen johtajalle osoitetut henkilökohtaiset lausunnot. Tarkastettujen ja laskettujen kaikkien kopioiden jälkeen työntekijän tulee ottaa ne allekirjoittamista varten.

Laitoksen dokumentaatio

1. Leimaamalla vaakuna kaikki sopimukset ja tilaukset.
2. Työn toteuttaminen monenlaisilla dokumentaatioilla, jotka koostuvat projektin valmistelusta ja hyväksymisestä. Toimistopäällikön ei tulisi vain osallistua dokumentoinnin suunnitteluun ja täydentämiseen, vaan myös tuoda henkilöstön tietoisuuteen sen sisältö, purkaa epäselvät yksityiskohdat ja kyetä selittämään kaikki seikat, joista ihmisillä voi olla kysyttävää. Joskus tämän työntekijän on myös seurattava erilaisten innovaatioiden suorituskykyä ja tehokkuutta, jos johto sitä vaatii.
3. Kaikkien saapuvien kirjeiden täydellinen rekisteröinti. Office manager on vuorovaikutuksessa kirjeiden, viestien ja ilmoitusten kanssa. Hänellä on velvollisuus hyväksyä ja rekisteröidä tiedot kokonaisuudessaan ja siirtää ne sitten vastaanottajalle. Tarvittaessa hän lisää tietoja raportointiasiakirjoihin, ja joissain tapauksissa kerää ja tallentaa ne. Hän vastaa myös kaikkien vastaanotettujen asiakirjojen luottamuksellisuudesta ja turvallisuudesta.

Lisävastuut

1. Asiakirjojen lähettäminen ja takaaminen sähköisillä ja postiosoitteilla sekä kuriiritoimituksen tilaaminen ja valvonta.
2. Osallistuminen kokouksiin kaikkien niissä tapahtuvien tapahtumien tallentamiseksi tai kuvaamiseksi sekä vastaanotettujen tietojen rekisteröimiseksi parhaalla mahdollisella tavalla, niiden siirtämisestä virkamiehille.
3. Valtakirjan antaminen virkamiehille tilaamalla ennakkotilaus, joka antaa heille mahdollisuuden vastaanottaa tiettyä kirjeenvaihtoa tai suorittaa muita toimia.
4. Kopioiminen ja asiakirjojen kopiointi painettuna sekä kaikkien kopioiden turvallisuuden ja asianmukaisen jakelun valvonta.
5. Projektien ja kirjemallien valmistelu, jos toimitusjohtaja antaa toimeksiannon. Toimistopäällikön tehtäviin sisältyy myös erilaisten pyyntöjen muodostaminen ja lähettäminen tarvittaessa ja vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintaan.
6. Toimistomateriaalien tulostaminen sekä tietokannan muodostaminen, jakelu ja uusien alaosastojen laajentaminen.

Vastuu samanlainen kuin sihteeri

1. Pysyminen jatkuvasti työpaikalla voidakseen vastaanottaa puheluja ajallaan, tallentaa kaikki vastaanotetut tiedot tai siirtää puhelun niiden työntekijöiden puhelimiin, joille se on tarkoitettu.
2. Pääjohtajalle henkilökohtaisesti lähetettyjen tietojen tallentaminen, niiden tallennus kokonaisuudessaan, myöhempi tallennus ja siirto.
3. Yrityksen sisäisten tapahtumien valmistelu toimitusjohtajan puolesta. Tämä koskee työntekijöille tiedottamista ja tilojen järjestämistä, täysimittaista kokousta tai muita vastaavia tapahtumia varten tarvittavien esineiden hankkimista, mikä määritetään toimiston myyntipäällikön tehtävänkuvauksessa.

Tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä

1. Organisaatiotoimet hankkeisiin, jotka on tarkoitettu yrityksen asiakkaiden, vieraiden tai vierailijoiden tapaamisiin.
2. Lippujen varaaminen työntekijöiden matkoille, hotellihuoneiden varaaminen, työmatkojen kulun seuraaminen, ajoissa reagoiminen tapaan liittyvistä häiriöistä tai niistä johtuvista komplikaatioista, ongelmien korjaaminen ja tarvittaessa ongelmien ilmoittaminen muille työntekijöille tai toimitusjohtajalle.

Toimistotoiminnan sisällä

1. Vesi on tilattava ajoissa, jotta kaikki työntekijät voivat käyttää vettä mistä tahansa määrästä.
2. Jokaisen vuosineljänneksen tulisi suorittaa toimiston järjestys. Tätä varten toimiston päällikkö suorittaa työntekijöiden kyselyn ja työpaikkojen tarkastuksen tiettyjen asioiden puutteiden havaitsemiseksi ja hankkii sen jälkeen kaikki yksityiskohdat. Tämän antavat toimistopäällikön työkuvaukset.
3. Yritysten tai tieteellisten julkaisujen tilaaminen, jotka ovat välttämättömiä yrityksen kehittämiselle tai tietyille työntekijöille, jotka haluavat vastaanottaa kirjeenvaihtoa työpaikalla.
4. Vuokratilojen laskujen maksamishakemusten, samoin kuin kaikkien kommunaalilaskujen maksamiseen liittyvien maksuasiakirjojen, jotka määritetään toimistopäällikön tehtäväkuvauksessa kirjanpitäjän tehtävät.
5. Sekä työntekijöiden työhön että siihen liittyviin työpaikkoihin liittyvien turvatoimenpiteiden järjestäminen seuraamalla niiden noudattamista.

Toimistopäällikkö valvoo joidenkin työntekijöiden työtä

Toimistopäällikön tehtäviin kuuluu näiden työntekijöiden toiminnan seuranta:

1. Kuljettaja. Toimiessaan tämän työntekijän kanssa toimiston johtajan on hyväksyttävä ja pidettävä kirjaa kaikista sovelluksista, jotka määrittävät koneen käytön tarpeen, sekä muodostettava aikataulu ja toimituspalvelun nopeus.
2. Kuriirit.
3. Siivoojat.

Toimistopäällikön vastuut työryhmän jäsenenä

1. Hoidakseen hänelle tarkoitetut tehtävät vilpittömässä mielessä, ollamatta poikkeamatta ryhmän sisäisestä rutiinista, työlaista sekä moraalisista ja eettisistä periaatteista. Tämä määräytyy toimistonjohtajan työkuvien avulla.
2. Noudata työkuria ja kaikkia vaatimuksia, jotka yrityksen johto on laatinut ja ilmaissut.
3. Noudata oikea-aikaisesti ja tiukasti kaikkia hallinnon ja päällikön saapuvia tilauksia, jotka laativat ja tuovat toimistonjohtajalle jatkuvasti luettelon hänen päivittäisistä tehtävissään ja tarvittavista toimista, jotka määrätään toimistonjohtajan tehtävänkuvauksessa myyntiosasto.
4. Käytä työhön kaiken aikaa tunnollista työtä varten poistumatta omista tehtävistään.
5. Suorita kaikki tehtävät ajoissa ja asianmukaisella laadulla. Usein toimistopäällikkö pakottaa työtoimenpiteiden suorittamisen lisäksi myös raportointiasiakirjat, minkä vuoksi on aina tarpeen seurata suoritettuja tehtäviä ja kirjoittaa ne määrätyllä tavalla, minkä määrää henkilöstötoiminnoilla varustetun toimistonjohtajan työkuvaus.

Tärkeät vastuut

1. Siivooja sitouttaakseen säilyttämään oman työpaikkansa puhtaana ja siistinä. Toimistopäällikkö valvoo myös toimistotilan oikea-aikaista puhdistamista. Hänen on pakko valvoa raportointi- ja suunnitteludokumentaatioiden säilyttämismenettelyn noudattamista, tarvittaessa systemoida kaikki materiaalit yksin. Tämä määräytyy toimistonjohtajan työkuvien avulla.
2. Käytä toimitettavia toimistolaitteita, tietokoneita ja muita laitteita huolellisesti ja tehokkaasti. Ohjaa työnsä vain yrityksen tavoitteisiin eikä suorita henkilökohtaisia ​​asioita yrityksen tarjoamien laitteiden kautta. Määrää tekemään niin Sihteerin toimenkuva toimistopäällikkö.
3. On taloudellista ja hyödyllistä käyttää materiaaleja ja muita resursseja, käyttää niitä vain yrityksen hyödyksi ja saavuttaa korkeat tulokset omasta ja yrityksen muiden työntekijöiden työstä. Toimistopäällikön tehtäväkuvaus, josta näytetään kaikki tämän työntekijän työvaatimukset, vahvistaa, että hänen ei tulisi vain työskennellä, vaan myös tuottaa yritykselle suurin mahdollinen hyöty.
4. Tarkkailla ja seurata työsuojelua koskevien standardien ja asetusten täytäntöönpanoa varmistamalla työturvallisuus jokaiselle työntekijälle, joka määritetään toimistonjohtajan tehtävänkuvauksessa sihteerin tehtävissä.
5. Ei saa käyttää toimituksellisten tai tieteellisten julkaisujen, puheiden, virallisen aseman perusteella saatujen tietojen toteuttamiseen tai yrityksen omistamien asiakirjojen tarkasteluun. On kiellettyä käyttää tietoja, joiden paljastaminen voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa yritykselle tai vahingoittaa sen mainetta. Tämän antavat toimistopäällikön työkuvaukset.

oikeudet

1. Saada tietoja sekä luottamuksellisia tietoja tarvittavista toimista virallisen vallan puitteissa ja viranomaisten johdolla.
2. Eri työntekijöiden vaatiminen viimeistelemään tai muuttamaan virheellisesti laadittuja asiakirjoja sisältää vääriä tietoja.
3. Hallinnoida ja vahvistaa asiakirjoja oman pätevyytensä ja johtajiensa asettamien valtuuksien puitteissa.
4. Esittää viranomaisille vaatimukset itsenäisen työn ja muiden työntekijöiden työolosuhteiden parantamiseksi. Toimistopäällikkö voi tehdä ehdotuksia paitsi tietyn työntekijän tai osaston toiminnasta myös koko yrityksen työstä.
5. Vaatii asianmukaisten olosuhteiden tarjoamista kaikkien asiakirjojen turvallisuuden ja mahdollisuuden taata tietojen ja toteutettujen tietojen luottamuksellisuus, jos ne on piilotettava kilpailijoilta.
6. Tehdään päätöksiä tiettyjen ihmisten toiminnasta yrityksessä oman pätevyytensä ja valtuuksiensa mukaisesti.
7. Levitä taloudellisia tai työhön liittyviä kannustimia sekä rangaista työntekijöitä, jotka ilmoittavat toimiston päällikölle. Näiden toimien toteuttamiseksi vaaditaan toimitusjohtajan ennakkolupa.

Toimistopäällikkö on velvollinen suorittamaan tehtävänsä selkeästi ja oikein, harjoittamaan toimintaa yrityksen hyväksi. Hän tekee kaiken työn järjestelmällistää ja yksinkertaistaa muiden työntekijöiden toimintaa sekä välittää pääjohtajalle tai hänen varahenkilölleenen menestyksiä tai virheitä muiden työntekijöiden työssä.