Saatekirje on universaali asiakirja, jota käytetään yrityksen liiketoiminnan monipuolisimmilla aloilla. Oikein koottu saattaja säästää kaikkia osapuolia monista puutteista ja epäselvyyksistä. Kuinka kirjoittaa saatekirje asiakirjoihin?
Milloin tämä on tarpeen?
Erityisesti suuren yrityksen työhön liittyy monenlaisia asioita, jotka on yleensä suoritettava kirjallisesti. Vastapuolet vaihtavat viestejä ja ilmoituksia keskenään, pankki, vero, eläkerahasto ja tilintarkastajat vaativat asiakirjoja. Asiakkaat kirjoittavat myös erilaisia tietoja ja asiakirjoja koskevia pyyntöjä.
Kaikissa näissä tapauksissa hengenpelastajasta ja samaan aikaan saatekirjeestä tulee yrityksen arvoinen kasvo. Se on kirjoitettu vankkaan muotoon, oikein muodostettu ja toteutettu oikein, joten se ei vain tee asianmukaista vaikutusta vastaanottajaan, vaan se myös suorittaa lähettäjälle useita käytännön toimintoja:
- selittää vastaanottajalle, joka hänelle kirjoittaa ja miksi;
- ottaa informatiivisen roolin vapauttamalla liitteenä olevat asiakirjat semanttisesta ylikuormituksesta;
- yksityiskohtaisesti luettelo liitteenä olevista asiakirjoista;
- säästää rahaa poistamalla tarpeeton posti inventaarion avulla;
- täyttää kompakti todiste roolista koko kasa asiakirjoja.
Tavallinen “saattaja” oikealla lähestymistavalla voi olla niin hyödyllinen!
Kuinka kirjoittaa saatekirje asiakirjoihin?
Kaikki eivät tiedä kuinka kirjoittaa saatekirje asiakirjoihin, vaikka se on tärkeää.
"Saattajan" kokoamisen tulisi alkaa johdantolauseella: viitataan saapuvan pyynnön numeroon tai ilmoitetaan sen aiheen ydin, josta kirjeenvaihto on käynnissä. Kirjeen seuraavissa kohdissa on loogista ilmoittaa asiakirjan perusteet: säädökset, sopimuksen lausekkeet, tarkastuslaitokset, sääntelyviranomaisten ohjeet ja muut.
Lausunto päättyy pyynnöllä, tarjouksella tai vaatimuksella. Kun teksti on koottu, ilmoitetaan luettelo liitteenä olevista asiakirjoista, joissa on numerointi, nimi ja yksityiskohdat sekä liitteenä olevien arkkien lukumäärä.
Vaadittavat tiedot asiakirjojen saatekirjeestä
Kuinka kirjoittaa saatekirje asiakirjoihin, olemme keskustelleet edellä. Nyt vähän sen suunnittelusta.
- Asiakirjan "korkki". Tässä ilmoitetaan vastaanottajan päällikön tai muun edustajan asema, yrityksen nimi tai yksityishenkilön koko nimi, etunimi ja sukunimi; täydellinen osoite ja postinumero.
- Saatekirjeen laatimispäivämäärä, ja jos lähettäjä on oikeushenkilö, niin rekisteröinnin lähtevä numero.
- Osoittaminen vastaanottajalle liikekirjeen sääntöjen mukaisesti. Olipa kyseessä yksityishenkilö vai yrityksen päällikkö, he kääntyvät häneen nimeltä ja etunimeltä, lisääen vetoomuksen "kunnioitettu".
- Yksityiskohtainen luettelo liitteenä olevista asiakirjoista, koska itse nimi viittaa siihen, että kirjain "seuraa" tiettyä lähtöä.
- Kirjeen on allekirjoittanut sen organisaation ensimmäinen henkilö tai edustaja, jolle johtajalle on annettu tällainen oikeus. Jos kirje on yksityishenkilöltä, lähettäjä tai hänen edustajansa edustajan välityksellä allekirjoittaa ”saattajan”. Ennen allekirjoittamista on tapana lisätä ”kunnioituksella” varmuus käsin.
- Kirjaimen esittäjän sukunimi, nimikirjaimet ja viestintävälineet.
Nämä ovat kirjeen muodon perusvaatimukset.
Näyte saatekirjeestä asiakirjoihin
Erinomainen vertailukohta valmistelussa on käytännössä todistettu näyte asiakirjojen saatekirjeestä. Sen sisältö vaihtelee tietysti kääntäjän tarpeista riippuen, mutta kangas pysyy ennallaan.
Goloseevskin verotarkastuksen päällikkö
Khitrun I.V.
Str. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
Nro 562, päivätty 04.05.2015
Rakas Ivan Vasilievich!
Tilauksellesi nro 12/389, joka on annettu 04.01.2015 ja joka koskee ajoittamattoman paikalla tehtävän tarkastuksen myöntämistä, ilmoitamme sinulle seuraavista.
Osa asiakirjoista sopimussuhteista oikeussuhteisiin hätäyrityksen "Gedeon" osavaltioon takavarikoitiin 03.2.2015 päivätyn takavarikopöytäkirjan perusteella (jäljennös liitteenä). Yrityksen käytössä olevat asiakirjat lähetetään sinulle liitteen mukaisesti asianmukaisesti varmennetuina kopioina.
Levitys (yhteensä 6 litraa):
- kopio maksumääräys pankin nro 3 merkinnällä, päivätty 15/15/15 - 1 litralla.
- Kopio maksumääräyksestä pankin nro 6 merkinnällä, päivätty 02/14/15 - 1 litra.
- kopio sovitteluraportti 12.15.14 toimitussopimuksen nro 56 / P nojalla - yhdellä litralla.
- Kopio takavarikopöytäkirjasta, päivätty 03.02.2015 - 3 litraa.
vilpittömästi,
Goloseevsky-lihanjalostamon valtionyrityksen johtaja
Golokhvastov F.E.
Taiteilija: Pupko A.V.
(067)4658291
Tällainen "saattaja" sopii monille lähteville materiaaleille valtion, sääntely- ja lainvalvontaviranomaisten pyynnöstä, sinun on vain mukautettava sitä tarpeitasi vastaavasti.
Saatekirje sopimusasiakirjoihin
Liiketoimintasopimuksia tehtäessä syntyy usein tilanne, kun vastapuolet ovat maantieteellisesti kaukana toisistaan eikä heillä ole varaa matkustaa toiseen kaupunkiin allekirjoittaakseen sopimusta.
Tässä tapauksessa saatekirjeen toteuttamisesta tulee eräänlainen majakka, jonka avulla voit tehdä laillisesti voimassa olevan sopimuksen etäyhteyden kautta ilman edustajien henkilökohtaista kokousta. Saatekirjeen avulla toinen osapuoli ei voi vain lähettää allekirjoitetut sopimuslomakkeet käsiteltäväksi, vaan myös ilmaista kirjallisesti kantansa sopimuksen olennaisiin kysymyksiin.
Lisäksi saatekirje antaa sinun tallentaa, mitä ja kuinka paljon liitettiin ja lähetettiin vastaanottajalle. Sisältö voidaan esimerkiksi ilmaista seuraavasti.
"Lähetämme sinulle kaksi kappaletta tietopalveluiden tarjoamista koskevasta sopimuksesta, allekirjoittamamme ja leimaamamme. Ehdotamme, että harkitset määriteltyä luonnosta ja allekirjoittamalla sopimus palauttamalla meille yksi allekirjoitetuista kappaleista. Liite: Sopimusluonnos kahdessa kappaleessa, 6 arkkia ".
Vaatimuskirje - onko se tarpeen?
Joskus syntyy tilanne, jossa on tarpeen lähettää vaatimus osapuolelle sopimuksen perusteella, joka ei täytä velvoitteitaan. Yleensä kaikki väitteet, perusteet ja hakemukset ilmoitetaan suoraan vaatimuksessa. Vaikuttaa siltä, miksi tarvitset saatekirjettä?
Tosiasia, että kanteesta voi tulla paitsi virallinen todiste tuomioistuimessa myös joissain tapauksissa toimeenpanoasiakirjana. Sen tulisi osoittaa oikeudellisesti oikeat ja merkittävät asiat, mutta se ei suorita viestinnän tarkoitusta.
Jos vastapuolen on paitsi tehtävä valitus, myös lähetettävä joitain epävirallisia tervetulosanoja tai selvennyksiä, jotka ovat parempia kuin saatekirje, mikään asiakirja ei täytä tätä tehtävää.
Saatekirje on hyvä tapa tutustua toisiinsa.
Usein yritys järjestää mielenkiintoisen tarjouksen tai haluaa vain tehdä kaupallinen tarjous rajoittamaton joukko henkilöitä. Tyypilliset hauska ja ytimekäs saatekirje sopivat tähän hyvin.
Tällaiseen "käyntikorttiin" voit liittää mainostuotteita, luetteloita, hinnastoja, hinnastoja ja kaikkia materiaaleja, jotka voivat kiinnostaa potentiaalista asiakasta tai kumppania.
Vaikka koko joukko kirjeitä on, johtajan tai päällikön ei tarvitse viettää niihin paljon aikaa: allekirjoita vain valmiit kliseet ja voit lähettää ne tarkoitetulla tavalla!
Kuka allekirjoittaa saattajan?
Ja lopuksi selitämme tärkeän kysymyksen. Kuka allekirjoittaa saateasiakirjan? Tätä varten käytetään hierarkiasääntöä: on parempi ottaa yhteyttä yrityksen toimitusjohtajaan yrityksen johtajan kanssa; Pääkirjanpitäjä voi siirtää asiakirjat pankkiin; Henkilöstöhallinnon apulaisjohtaja voi allekirjoittaa työllisyyskeskuksen tietojen "liitteen".
Saatekirjeestä voi tulla välttämätön käyntikortti, jos se annetaan oikein!
