Eri rekrytointitoimistojen suorittamien tutkimusten mukaan ”sihteerin” ammatti kuuluu suurimpaan osaan jalostamoita ja tarpeeseen mukautua johdon työaikatauluun. Tähän ryhmään kuuluvat myös kuljettajat ja joidenkin muiden erikoisuuksien edustajat.
Mikä on sihteeri?
Tämä termi tulee latinalaisesta "salaisuudesta", ns. Valtakirjat muinaisessa Roomassa. Ja sitten, ja myöhemmin (kuninkaallisissa tuomioistuimissa) he olivat yksinomaan miehiä, jotka toisinaan pystyivät pääsemään valtaan erittäin osaavasti.
Tämä ammatti sai naispuolisen ilmeen jo ensimmäisen maailmansodan lopussa kirjoituskoneen tullessa markkinoille ja tällaisen sihteerin-referentin aseman syntyessä. Nykyään edistyneellä tekniikallaan on jopa virtuaaliassistentteja. Tämä on yritysten tai henkilöiden nimi, jotka tarjoavat online-palveluita sähköpostien kirjoittamiseen tai puheluiden vastaanottamiseen (käännettynä) ilman sihteerin fyysistä läsnäoloa toimistossa.
Mitä hän tekee?
Ihmisten keskuudessa ohjaajan henkilökohtaisella sihteerillä on stereotyyppinen kuva - pitkäjalkainen kauneus, joka voi pääasiassa kirjoittaa tietokoneelle, tehdä kahvia ja vastata puheluihin. Joskus tämä heijastuu vitseihin, joiden sisältö ei ole liian kunnollista. Itse asiassa ”sihteerin” ammatti sekä referentin asema suuressa yrityksessä edellyttää, että on olemassa erittäin vakava taitojen, tietojen ja myös tiettyjen työominaisuuksien matkatavara. Tämän ammatin todellinen edustaja ei voi tehdä ilman organisaatiota, huolellisuutta, täsmällisyyttä ja diplomatiaa.
Sihteerin (sihteerin-referentin) tehtäviin kuuluu kaikkien toimistotyöhön, asiakirjojen hallintaan, toimistotyön organisointiin, johtamisrakenteeseen, toimistolaitteiden perusperiaatteisiin, työsuojelusääntöihin liittyvien normatiivisten asiakirjojen tuntemus. Kaikkia hänen lukuisia oikeuksiaan, velvollisuuksiaan ja suoritettavia työtyyppejä säännellään ammattikirjoilla. Hän on tärkein oikeudellinen asiakirja, joka koskee tällaisen työntekijän toimintaa. Sen laatiminen kussakin tapauksessa vaaditaan kaikella vastuulla.
Katsotaanpa tämän asiakirjan pääosia.
Mitä avustajasihteerin ohje lukee?
Sen yleiset säännökset sisältävät organisaation nimen, ilmoittavat välittömät esimiehet ja kutsuvat henkilöä, joka korvaa sihteerin hänen poissa ollessaan. Sieltä löydät työntekijän ikä- ja pätevyysvaatimukset sekä luettelon kaikista työn tekemiseen tarvittavista asiakirjoista (säännöt, GOST, koodit ja määräykset).
Sihteerille osoitetut tehtävät on annettu toisessa (samassa) osassa. Tähän sisältyy velvollisuus laatia tarvittavat asiakirjat johdon ohjeiden mukaisesti, rekisteröidä, vastaanottaa ja lähettää kirjeenvaihtoa, organisoida ja valvoa vastaanoton työtä, suorittaa asiakirjapapereita ja paljon muuta.
Yksityiskohtaisemmin hänen toimintaansa kuvataan seuraavassa osassa - "Sihteerin tehtävät". Puhumme kirjeenvaihdon turvallisuudesta ja kirjanpidosta, todistusten myöntämisestä erilaisille rekisteröidyille asiakirjoille, virallisten kokousten järjestämisestä ja valmistelusta, kopioinnista ja tulostamisesta, hänen poissa ollessaan johtavien esimiesten viestien nauhoittamisesta ja tiedottamisesta hänelle niistä, toimittamalla yrityksen toimistolle tarvittavat paperitavarat.
Jokaisessa organisaatiossa sihteerin tehtävillä voi olla omat piirteensä työn erityispiirteistä riippuen. Hänen asemansa voi kuulostaa "sihteeriltä", mikä tarkoittaa ydinvastuun laajuuden laajentamista.
Tietoja sihteerin oikeuksista
Mihin sihteerillä on oikeus? Ohjeiden mukaan hänellä on oikeus pyytää materiaaleja, joita tarvitaan työn suorittamiseen yrityksen eri osastoilla, niiden käytön määrittämiseksi.
Toinen asia on siirtää skannatut asiakirjat suoraan toimeenpanijoille suoraan toimeenpanijoille, määrittää vierailijajärjestys vastaanottohuoneessa ja levittää puheluita niiden tärkeyden mukaan ja vaatia työntekijöitä selittämään kurinpidollisia rikkomuksia.
Kuten muilla työntekijöillä, päähenkilöllä on oikeus työskennellä sopivissa olosuhteissa, jotka on noudatettava työsuojeluvaatimukset ja turvallisuusstandardit.
Mistä avustajasihteeri vastaa?
Se vastaa luottamuksellisten tietojen paljastamatta jättämisestä, asiakirjojen laadusta ja oikea-aikaisesta toimittamisesta sen johdolle, vastuullisesta asenteesta dokumenttien hallintaan, omaisuuden ja organisaation asiakirjojen säilyttämiseen, taktiikoista suhteista johtoon ja työntekijöihin.
Seuraava osa tehtävänkuvauksesta osoittaa, mitkä ovat työsuhteet ja toiminnalliset suhteet, jotka ovat avustajasihteerin ja yrityksen eri rakenteiden välillä. Pääsääntöisesti keskisuurissa organisaatioissa sihteerin on oltava vuorovaikutuksessa aineellisissa ja teknisissä kysymyksissä (toimiston toimittaminen toimistotarvikkeille) hallinto- ja talousosaston kanssa, asiakirjojen hallintaa koskevissa kysymyksissä - muiden yksiköiden kanssa ja tietenkin suoraan johdon kanssa.
Sihteerin suoritusta arvioidaan valittujen tärkeimpien kriteerien perusteella, joita säädetään myös ohjeen vastaavassa osassa. Tällaisia perusteita ovat valtaosassa tapauksissa tehokkuus ja huolellisuus. On myös tilanteita, joissa ohjeita voidaan tarkistaa. Näin voi tapahtua muutettaessa sen toimintoja tai organisaatiorakennetta.
Yhteenvetona
Henkilöä palkattaessa tähän tehtävään nimetty henkilö tutustuu palvelukäskyyn, jossa luetellaan kaikki sihteerin tehtävät. Muista heidät taas lyhyesti.
- Puhelun vastaanottaminen päätä varten.
- Kaikki työskentely dokumentoinnin kanssa - lajittelu tärkeyden mukaan, suunnittelu, valmistelu, vastaanottaminen ja jakelu, varastointi ja systematointi.
- Vierailijoiden vastaanoton järjestäminen.
- Apua pomolle työaikataulun suunnittelussa; tarvittaessa lippujen varaaminen ja hotellin varaaminen.
- Liiketoimintaneuvottelujen valmistelu ja järjestäminen.
- Toimistotarvikkeiden ja muiden tarvittavien pienten esineiden, joskus tuotteiden, tilaaminen.
Tutustuttuaan tehtäväluetteloon työntekijä allekirjoittaa ohjeen mukaisesti, myös pään allekirjoitus. Huomaa, että jokaisella organisaatiolla on oma versio ohjeista, mutta yhdenkään niistä ei tulisi olla ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön tai hyväksyttyjen työstandardien kanssa.
Tuomioistuimen sihteeri
Kuten tiedät, kunkin laitoksen työn erityispiirteet ovat erilaisia. Mitä esimerkiksi tuomioistuimen virkamies tekee? Mitkä ovat hänen työvastuunsa? Niitä on paljon:
- ajankohtaisten asioiden kansien suunnittelu;
- vaatimusten vastaanottaminen avustajilta;
- asiakirjojen ja materiaalien arkistointi tapauksiin;
- uusien tapausten inventaarioiden laatiminen;
- sivunumerot;
- tuomioiden jäljennösten jakelu tapauksen osallistujille (osapuolille);
- lähettämällä tuomioiden jäljennöksiä tietyille henkilöille tuomarin puolesta;
- tiedottamalla osapuolille oikeudenkäyntien päivämäärät.
Lisäksi
Tuomarin tehtäviin kuuluu muun muassa:
- lähettämällä luettelot oikeusasioista viikon ajan;
- kokouksen osapuolten ulkonäön tarkastaminen;
- tuomioistuimen kirjanpito;
- kaikkien asiaan liittyvien asiakirjojen vastaanoton ja lähettämisen valvonta.
Sihteerien tulisi tutustua osapuoliin tapausmateriaaliin, valvoa postitse vastaanotettuja ilmoituksia, toimittaa kuitit, ilmoitukset, säädösten jäljennökset ja muut tärkeät asiakirjat. He syöttävät tietoja aikakauslehtiin ja kortteihin, tietokonejärjestelmään, tulostavat käsin kirjoitetut asiakirjat, luovuttavat tapaukset tuomareille tarkastusta varten ja vievät ne sen jälkeen, antavat ja arkistoivat täytäntöönpanomääräyksen ja tekevät monia muita asioita tuomareiden puolesta.
Rekisterinpitäjän vaatimukset
- Asiakirjat tulee numeroida ja reunustaa.
- Luettelo tapauksista ja muista asiakirjoista kootaan erikseen.
- Valokuvat ja kirjekuoret on numeroitu. Jos vika ilmenee, numerointi alkaa uudestaan, vanhat numerot on poistettava (ei korjattu!).
- Kaikki korjaukset varmennetaan hyväksytyn lomakkeen mukaisesti.
- Asioiden kannet laaditaan siten, että niissä ilmoitetaan tuomioistuimen nimi, asian numero ja otsikko, asianosaisten nimet, aloitus- ja lopetuspäivämäärät, arkkien lukumäärä ja säilyvyys.
- Varastot tehdään manuaalisesti tai tietokoneella.
Mitä koulun sihteerin on tehtävä?
Joskus on mainoksia "Tarvitsen sihteerin kouluun." Mikä on tämä kanta ja mitä siellä pitäisi tehdä? Otetaan selvää.
Koulun sihteeri on johtajan ensimmäinen ja tärkein avustaja. Hänen on täytettävä kaikki esimiehensä ohjeet ja ohjeet, jotka liittyvät oppilaitoksen toimintaan.
Hänen päävastuuseensa kuuluu liiketoiminnan johtamiseen henkilöstön muutosten (irtisanominen, maahanpääsy), opiskelijoiden ilmoittautumisen ja karkottamisen vuoksi. Hänen tehtävänään on laatia asiakirja, joka ohjaaja varmistetaan omalla allekirjoituksellaan. Sihteerin on tarvittaessa kerättävä ja toimitettava allekirjoitetut asiakirjat oikeaan aikaan tutkittavaksi ylemmille viranomaisille.
Muita koulun sihteerin vastuita ovat tiedon vastaanottaminen ja toimittaminen oppilaille ja henkilökunnalle. Jos johtajaa ei ole paikalla, sihteerin on kirjattava vierailijoiden, myös ala-asteen koululaisten, puhelujen, valitusten ja valitusten kokonaismäärä ja sisältö.
lisäksi
Merkissä, joka sisältää koulusihteerin ohjeet, todetaan: myös viimeksi mainitun vastuulla on täyttää (muut) lisäohjeet. Mitä tämä tarkoittaa?
Se tulkitaan seuraavasti: koulun rehtorin sihteerin on noudatettava kaikkia ohjeita, paitsi henkilökohtaisia pyyntöjä. Tämä voi olla esimerkiksi puhelu opiskelijan tai opettajan väliseen keskusteluun, postin lähettäminen, rahansiirto, kouluun tarvittavien välineiden ostaminen. Tämä luettelo on käytännössä tyhjentävä, toisin sanoen sihteerin tehtävät koulussa ovat erittäin, erittäin laajat.
Jos koulussa ei ole kirjanpitäjän tehtäviä, talousasiat osoitetaan myös sihteerille. Hänen tehtävänä on lähettää palkatietoja, täyttää aikataulu, tehdä tarvittavat säädöt.
Sihteerin apua voi tarvita paitsi johtaja, myös kuka tahansa vastaanottovierailija. He kääntyvät häntä vastaan tulostamaan teksti, kopioimaan asiakirja ja selventämään valtavan määrän kysymyksiä.
Jos työskentelet toimitusjohtajan avustajana
Tässä tapauksessa olet yksi asiantuntijoista, ja johtaja hyväksyy ja erottaa sinut, ja totella hänet suoraan. Päästäksesi tähän tehtävään sinulla on oltava korkea-asteen (tai ainakin erityinen keskiasteen) koulutus, kokemus 1 vuoden tehtävästä. Jos kokemusta ei ole, todistus sihteerien ja referenssien kursseille osallistumisesta.
Sinun on oltava pätevä yrityksen taloudellisen ja rahoituksellisen toiminnan, sen kehitysnäkymien, dokumenttien hallinnan ja työnhallinnan järjestämisen, atk-taitojen ja toimistolaitteiden, tuotantodokumentaation käännöksen vieraalle kielelle, liiketoiminnan etiikan suhteen.
Toiminnot ja vastuut
Sinun on otettava huomioon kaikki yrityksen dokumentointiin liittyvät viite- ja tietopalvelut. Sekä toimistotyön organisointi ja valvonta yrityksen sivukonttoreissa ja erillisissä osastoissa. Ei ihme - et ole tavallinen sihteeri. Heidän pitäisi voida dokumentoida ja nopeasti organisoida hallinto- ja neuvoa-antavien elinten toiminta. Jos henkilöstötarkastajaa ei ole, säilytä kaikki henkilöstörekisterit ja -tiedot.
Pääjohtajan apulaissihteerin on laadittava tarvittavat asiakirjat koko yrityksen taloudellisen ja taloudellisen toiminnan varmistamiseksi, järjestettävä niiden vastaanotto, rekisteröinti, kirjanpito, varastointi. Se valvoo kaikkien yrityksen johdolle allekirjoittamista varten toimitettujen asiakirjojen valmistelun, hyväksymisen ja hyväksymisen tarkkuutta. Toteuttaa toimenpiteitä esimiesten toimeksiantojen laadukkaaseen ja oikea-aikaiseen toteuttamiseen, tuo tiedot suoraan esiintyjille, suorittaa analyysin ja antaa lausuntoja johdolle lähetetyistä raporteista ja sertifikaateista.
Sihteerin tehtäviin kuuluu operatiivisen viestinnän ylläpitäminen yhtiön toimintaa koskevista kysymyksistä kansalaisten - yksityishenkilöiden ja yksittäisten organisaatioiden (sekä valtion että kaupallisten) kanssa. Hän vastaanottaa vierailijoita, hän voi suorittaa henkilöstötoimintaa - täyttää henkilökohtaiset asiakirjat, tilaukset, työkirjat, sopimukset (sopimukset), matkustusasiakirjat ja työkyvyttömyystodistukset, pitää työaikataulun ja antaa palkkatodistuksia.
Ja taas oikeuksista
Tämä asema tarkoittaa sihteerin laajennettujen tehtävien lisäksi myös heitä vastaavia oikeuksia. Yleisesti hyväksyttyjen ehtojen lisäksi niihin sisältyy oikeus pyytää tarvittavia materiaaleja ja tietoja kaikilta yrityksen toiminnallisilta palveluilta ja vaatimus selittää johtotehtävien suorittamisen viivästymisten syyt. Sitten: on mahdollista vaatia urakoitsijoiden laatimien asiakirjojen täyttämistä hyväksyttyjen sääntöjen vastaisesti GOST 6.38-90 tai ISO - kansainvälisten dokumentointistandardien mukaisesti.
Hänellä on oikeus tarkastella oman virallisen pätevyytensä puitteissa yrityksen johtamiseen liittyviä asiakirjoja, tehdä johdolle vastikkeeksi henkilökohtaisia ehdotuksia organisaation työn parantamiseksi asiakirjojen hallinnassa ja uusimpien tietotekniikoiden käyttöä.
Hänellä on pääsy asiakirjoihin, joiden merkintä on "Luottamuksellinen", ja hän voi olla vuorovaikutuksessa yrityksen kaikkien työntekijöiden ja palveluiden kanssa seuratakseen johtopäätösten täytäntöönpanoa ja antaakseen näitä tietoja.
