virkamiehille Sihteerin tehtävät muodostavat pääosan ohjeista, jotka koskevat työskentelyn suorittamista määrätylle työtehtävälle. Tiettyjen sitovien suositusten luettelon lisäksi vastaava asiakirja sisältää tietoja vaatimuksista, oikeuksista, sihteerin vastuualueesta sekä yleisistä työmääräyksistä. Ei pidä katsoa, että tällainen ammatillinen asema on yksinkertainen eikä vaadi tiettyjen vivahteiden huomioon ottamista.
Yleiset vastuut
Ensin on ymmärrettävä, mitä sihteerin klassiset, yhtenäiset tehtävät ovat. Lyhyesti sanottuna ne voidaan rajoittaa seuraaviin pakollisiin suosituksiin:
- Johdon hallinnollisen toiminnan varmistaminen.
- Kirjeenvaihdon vastaanottaminen ja jakaminen, vastaanotettujen kirjeiden käsittely, valmistelu ja lähettäminen tarvittaessa.
- Toimistotyön tarjoaminen, ylimmälle johdolle tarvittavien tietojen kerääminen ja käsittely.
- Asiakirjojen hyväksyminen työntekijöiltä lähetettäväksi esimiehille allekirjoitusta ja tutustumista varten.
- Kokousten ja niiden pöytäkirjojen valmistelu.
- Normaalin työskentelyn varmistamiseksi tarvittavien toimisto- ja muiden tuotteiden hankinta.
- Työntekijöiden ja muiden vierailijoiden vastaanoton järjestäminen.
- Useiden ohjeiden täyttäminen.
Tietovaatimukset
Työntekijän vastuut voivat vaihdella hiukan riippuen heidän ydinsisällistyneisyydestään. Siitä riippumatta seuraavien alueiden tuntemus tätä tehtävää varten on kuitenkin tarpeeton ja erittäin hyödyllinen:
- Työ- ja hallintolain perusteet.
- Yleinen etiikka ja liiketiketti.
- Paperityön perusteet.
- Turvallisuusohjeet.
- Säännöt tietojenkäsittelyn, vastaanoton ja neuvottelujen sekä toimistolaitteiden käsittelyä varten.
- Työsuojelu.
- Liikeviestinnän pitämistä koskevat vaatimukset.
Sihteerin tehtäviä on mahdotonta hoitaa asianmukaisesti tietämättä yrityksen sisäisiä perusteita, toiminnan rutiinia, sääntelyasiakirjoja ja paljon muuta.
Avustajan vastuut
Johtajan sihteerin tehtävät eivät eroa paljon edellä esitetyistä yleisistä vaatimuksista. Hän myös vastaanottaa ja lähettää kirjeenvaihtoa, harjoittaa asiakirjojen kopiointia ja arkistointia, valvoo päämääräysten toimittamista vastuuhenkilöille, suorittaa tarvittavat paperityöt, varmistaa ensisijaisten tavaroiden oston. Tällaisen asiantuntijan tulisi muun muassa pystyä käsittelemään:
- hallinnollisen ja hallinnollisen toiminnan tarjoaminen;
- kerätä ja käsitellä ja sitten toimittaa tietoja ylemmän tason pyynnöstä;
- puhelin- ja henkilökohtaisten keskustelujen järjestäminen;
- liikekirjeiden kirjoittaminen;
- olosuhteiden luominen johtajan ja monien muiden tehokkuuden lisäämiseksi.
Tällaisia pääsihteerin virkavelvollisuuksia voivat yleensä suorittaa henkilöt, joilla on korkea-asteen ja keskiasteen ammatillinen koulutus. Jälkimmäisessä tapauksessa merkittävä etu on työkokemuksen olemassaolo 2 vuoden ammatissa.
Sihteerin oikeudet
On muistettava, että sihteerin virkavelvoitteiden lisäksi hänen työnsä määrää vain, työntekijällä on tietysti myös tietyt oikeudet. Joten ne sisältävät mahdollisuuden tutustua toimiviin hankkeisiin ja oikeuden tehdä rationaalisia ehdotuksia osana työkuvaaan.Lisäksi sihteerillä on tunnistettaessa puutteita osaamisensa puitteissa oikeus kiinnittää pään huomio näihin näkökohtiin.
Virkamiehen toimintaa koskevat vaatimukset
Sihteerin tehtävät poikkeavat pääsääntöisesti hiukan edellä kuvatuista. Apulaispäällikön tulisi tällöin ensisijaisesti tarjota suoraa johtotoimintaa, kun taas virkailija keskittyy suurimmaksi osaksi paperityöhön. Hänen työnsä ohjeiden on sisällettävä seuraavia näkökohtia:
- Saapuvan postin käsittely, vastausten kokoaminen ja lähettäminen.
- Tilausten ja ohjeiden toteutuksen seuranta.
- Sisäisten asiakirjojen suunnittelun oikeellisuuden tarkistaminen.
- Rekisteröinti, kirjanpito, asiakirjojen säilyttäminen.
Virkamiehen toimintaa koskevat vaatimukset
Paljon merkittävämpiä muutoksia ovat tuomioistuimen virkamiehen viralliset tehtävät. Nämä asiantuntijat osallistuvat pääsääntöisesti suoraan oikeudenkäyntien pitämiseen ja vahvistamiseen. Lisäksi he valmistelevat kirjeitä, tiedusteluja ja muita asiakirjoja, voivat soittaa oikeudelliseen keskusteluun osallistuville henkilöille. Tällaisen aktiivisen työn voi suorittaa henkilö, jolla on sekä korkea-asteen että keskeneräinen korkeakoulutus, ilman asiaa koskevaa työkokemusta. Tämän tehtävän valitsevat pääsääntöisesti nuoret ja tytöt, jotka haluavat saada kokemusta oikeuslaitoksesta ja jatkaa uransa oikeuskäytännössä.
Joillekin voi vaikuttaa siltä, että tällainen avoin työpaikka ei vaadi erityisiä tietoja ja taitoja, joten se sopii monille, mutta tämä ei ole täysin totta. Mitä muuta tuomioistuimen virkamies tekee? Hänen tehtäviinsä kuuluvat:
- Perustuslain, liittovaltion lakien ja muiden säädösten ja määräysten noudattaminen.
- Tuomarin tai muiden valtuutettujen henkilöiden määräysten täytäntöönpano.
- Vuorovaikutus muiden oikeuslaitoksen jäsenten kanssa virkamiehen toimivaltaan kuuluvien asioiden ratkaisemiseksi.
Yleistä tietoa
virkamiehille virkamiehen tehtävät, apulaispäällikköä ja tuomioistuimen henkilöstöä säännellään erityisellä asiakirjalla, jota kutsutaan tehtäväkuvaukseksi. Sen läsnäolo missä tahansa yrityksessä on pakollista, koska työntekijä ymmärtää määritellyn sääntöluettelon mukaan mitä toimia hänen on suoritettava ja mitkä ei. Tällainen asiakirja on kehitetty ja laadittu johtoryhmän osallistumisella, ja se sisältää ehdottomasti alajaksot kuten yleiset säännökset, oikeudet ja velvollisuudet, vastuualueen, työntekijöiden suhteet yrityksessä sekä tarvittavat sovellukset.
