Toimistopäällikkö on yksi modernin yrityksen työhön tarvittavimmista henkilöistä. Laaja vastuualue sisältää organisaatio- ja valvonta-asiantuntijan tehtävät. Se yhdistää samanaikaisesti jopa kolme edustajaa: sihteeri, johtaja, järjestelmänvalvoja. Toimistopäällikön tehtävät edellyttävät lähinnä suurta vastuuta ja ahkeruutta.
Asiantuntijavaatimukset
Työtoimiston johtajan ohjeet sisältävät tarvittavat vaatimukset sen palkkaamiseen ja toteuttamiseen tulevaisuudessa. Ensimmäinen asia, joka hakijalla tähän tehtävään tulisi olla, on asianmukainen koulutus ja ammattitaito. Työntekijällä on oltava tutkintotodistus keskiasteen erikoistuneesta, puutteellisesta ylemmästä tai korkea-asteen koulutuksesta.
Taidoilla tulee olla tiedot toimiston rakenteesta ja sen työominaisuuksista. Huoneen kaavoitus on tärkeä tekijä toiminnallisuudessa. Jos toimistonjohtaja tuntee toiminnan organisoinnin periaatteet, hänellä on helppo hallita yksittäisiä työtehtäviä. Henkilöstö tulisi jakaa tehtävien mukaan, jotta muu työ ei häiriintyisi. Toimistopäällikön on tunnettava kunkin asiantuntijan työn laajuus ja vastuuntunto.
Toimiston järjestelmänvalvojan vastuut
Johtaja on velvollinen järjestämään optimaalisesti mukavan tuotannon toimistorakennuksessa. Kaavoituksen lisäksi johtajan on johdettava työntekijöitä siten, että jokaisen kehyksen kaikki toiminnot suoritetaan vakaasti. Järjestelmänvalvoja määrittelee toimiston perustiedot tuotteille:
- Asiantuntijoiden valinta ja sijoitus.
- Strategian ja taktiikan suunnittelu työssä.
- Toimiston organisaatiorakenteen rakentaminen.
Vakavan työolosuhteen saavuttamiseksi toimistossa on varmistettava, että jokainen laukaus onnistuu toiminnassaan. Työn positiiviset tulokset toteutetaan motivaatiomenetelmillä ja strategian johtamisella. Innovatiivisten lähestymistapojen kehittäminen ja toteuttaminen laadun parantamiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi ovat toimistopäällikön tehtäviä.
Liiketoimintaviestintä työryhmässä perustuu moraaliin ja ammattietiikkaan. Toimistopäällikkö on esimerkki kohteliaasta soinnista ja työntekijöiden kunnioittamisesta.
Sisäinen valvonta
Järjestelmänvalvojan on valvottava kaikkia tehtyjä päätöksiä. Valvonta suoritetaan seuraavilla ammattialoilla:
- Sisäisen työaikataulun käyttöönotto ja ylläpitäminen.
- Noudattaminen erityisiä yrityksen viestintästandardeja.
- Hallitse puhekulttuuria kommunikoidessaan asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa.
- Pukeutumiskoodi on tärkeä kohta yrityksen työssä. Työntekijöiden on käytettävä asianmukaisia vaatteita, jotka on vahvistettu normeilla. liiketoimintaympäristö ja yhtiön yhtiöjärjestys.
Toimistopäällikön, jonka työtehtäviin kuuluu henkilöstöjohtaminen ja toiminnan hallinta, tulisi kehittää oma organisaatiomenetelmänsä ja rakenteensa työn laadun arvioimiseksi. Jokaisesta työntekijästä määrätään kurinpidollinen vastuu, jos työaikataulua ja työetiikkaa rikotaan. Johtaja itse kantaa tällaisen vastuun. Järjestelmänvalvoja kehittää järjestelmä rikkomusten estämiseksi, menetelmät konfliktien ratkaisemiseksi johdon ja muiden työntekijöiden kanssa sekä moraalisten kannustimien menetelmät.
Johtajan velvollisuudet
Johtajan tehtäviä voi suorittaa myös toimiston päällikkö. Tässä tapauksessa hänen on toimitettava henkilöstölle ja tiloille tarvittavat tarvikkeet. Jokaisella työntekijällä on oltava merkki ja käyntikortit, jotta hänen persoonallisuutensa, nimensä, tehtävänsä, yhteystietonsa voidaan aina selvittää ja käsitellä oikein. Asiantuntijan kasvot ovat toimiston ja yrityksen kasvot.
Toimistotarvikkeet toimitetaan säännöllisesti ja ovat toimiston johtajan vastuulla. Tavaroiden toimittamiseksi laaditaan taloudelliset suunnitelmat, joissa otetaan huomioon yritykselle toimitettujen tuotteiden määrä, irtotavaraostojen kustannukset ja alennusjärjestelmät. Toimistotarvikkeet, mukaan lukien paperi ja laitteiden kulutustarvikkeet, toimitetaan jatkuvasti toimittamalla kauppoja toimittajien ja palveluyritysten kanssa toimistopäällikön välittömässä osallistumisessa. Tavaroiden vastaanottoa ohjataan maksu- ja kirjanpitoasiakirjoilla. Paperi- ja henkilöstötarvikkeet myönnetään vastuuhenkilöiden nimittämisellä ja taloudellisten arvojen jakamista koskevien järjestelmien ja menettelyjen saatavuudella.
Kaikkia laitteita hallitsee toimituspäällikkö, tässä tapauksessa toimistopäällikkö. Vastuuseen kuuluu teknisten laitteiden ja viestinnän kunnon seuranta. Laitteiden ja koneiden rikkoutumisen yhteydessä kutsutaan palveluyritys tai korjausteknikko ja hänen työnsä tulokset tarkistetaan. Tällainen valvonta tapahtuu myös kun uusia laitteita toimitetaan toimistoon.
Toimistopäällikkö suorittaa inventaarion laitteista ja tarvikkeista sovittamalla määräajoin taloudellisen omaisuuden saatavuuden ja teknisen tilan kirjanpitotietoihin.
Taloudellisen tuen johtaja hallinnoi hänen vastuullaan toimistolle osoitettuja varoja yrityksen tarvitsemien tavaroiden hankkimiseksi ja tilojen teknisiin tarpeisiin. Hankintapäällikkö järjestää neuvottelujen, konferenssien, neuvottelujen materiaalisen ja teknisen toimittamisen.
Sihteeri ja hänen tehtävänsä
Kaikki yllä mainitut avainprosessit esimiehen työssä ja hänen päätöksissään olisi vahvistettava virallisesti, ja siksi toimiston johtajan, sihteerin vastuu yhdessä henkilössä sisältää dokumentointituki organisaatiotoimintaan. Jokaisella asiakirjalla on tarkoituksesta riippuen oma kokoonpanon muoto ja rakenne. Vasta sitten päätöksellä tai suunnitelmalla on oikeusperusta, ja se edellyttää kaikkien kohtien tiukkaa täytäntöönpanoa. Näin rakennetaan selkeä ja johdonmukainen yrityksen toiminta.
Yhteistyö ja integrointi
Sihteeri-päällikkö järjestää tapaamisen ja vieraiden vastaanoton. Lähetystöt ja toimeksiannot, yhteistyökumppanit, asiakkaat ovat tärkeitä vierailijoita yrityksessä. Yhtiön toiminta ja sen kehitys riippuvat suoraan heistä. Kommunikaatio tapahtuu yritystasolla muodollisesti ystävällisen etiikan avulla ilman siirtymistä henkilökohtaisiin suhteisiin ja vuorovaikutukseen - vain työtä. Toimistopäällikön tulee symboloida kulttuuria ja kunnioitusta paitsi johtavana edustajana myös koko yritystä kohtaan. Yhteystietojen vastaanottaminen ja välittäminen suoritetaan suoraan sihteerillä. Yhteistyöhön ja tärkeiden vuorovaikutuskysymysten ratkaisemiseen käydään käyntikorttien vaihtoa, niiden analysointia ja varastointia laitoksella. Liikeviestinnän ylläpitäminen yhteistyökumppaneiden ja sivukonttoreiden kanssa on toimistopäällikön vastuulla. Hän tekee sähköisen ja kuriiripalvelun lähettämään tarvittavan materiaalin, vastaanottamaan ja analysoimaan tietoja, ylläpitämään liikekirjeenvaihto.
Johtaja hallintorakenteessa
Päällikkö on useimmissa tapauksissa suoraan yhtiön pääjohtajan ja ylimmän johdon alainen. Vastuun ja oikeudet määrää viranomaiset, jotka seuraavat niiden noudattamista.Toimistopäällikön tehtäviin uudelleen sisältyy raportti suoritetusta sisäisestä toimistoorganisaatiosta, tuottavuustulosten saavuttamisesta sekä työssä ja toiminnan järjestämisessä kohtaamista vaikeuksista. He tekevät ehdotuksia laitteiden ja materiaalien hankintaa koskevien olosuhteiden, taloudellisten ja taloudellisten kysymysten parantamiseksi, työntekijöiden muuttoa, ylennystä ja työntekijöiden irtisanomista koskevia pyyntöjä. Kurinpidolliset rangaistukset ja palkinnot arvostetuille asiantuntijoille annetaan harkittavaksi.
Asiantuntijaohjeet
Uuden esimiehen palkkaamiseen liittyy joukko tehtäviä, oikeuksia ja vastuita. Toimistopäällikön ohje sisältää täydellisen luettelon kaikista yllä mainituista työn ja organisaation normeista ja säännöistä, se sisältää myös henkilöt tai tehtävät, jotka raportoivat järjestelmänvalvojalle.
Uraportaat
Johtajan ura perustuu sisäiseen kehitykseen ja ammatilliseen kasvuun, joka on taitojen parantaminen. Vaikutusmuutos tapahtuu yhdessä auktoriteetin lisääntymisen tai vähentymisen kanssa alaisten ja muiden työntekijöiden silmissä. Asennon pystysuora positiivinen liikkuvuus vahvistetaan menestyksellä saavuttaa yrityksen asettamat tavoitteet, aloite ja sosiaaliset ominaisuudet, innovatiiviset kyvyt ja tehokkaat työskentelytavat.
Toimistopäällikkö on yksi halutuimmista ammateista. Tehokkaan asiantuntijan tulisi kiinnittää huomattavaa huomiota henkilöresursseihin. Tämä vaatimus on toimiston johtajan vastuulla jatkamisesta. Oikein vastaa sisäistä johtajuusominaisuudet ja erittäin pätevä henkilöstö vaikuttaa positiivisesti yrityksen kehityksen dynamiikkaan.
