Millainen asiakirja on tehtäväkuvaus? Jokaisessa laitoksessa saatavana se määrittelee tietyssä asemassa olevan työntekijän toiminnot, oikeudet ja vastuun mitat. Ohje on tarpeen tehtävien oikean jakamisen, työtehtävän oikea-aikaisen suorittamisen, työntekijöiden työyhteysten ja heidän suhteiden määrittelyn, tasaisen kuorman järjestämisen kannalta.
Mistä ohjeet tulevat
Tätä asiakirjaa kehittäessään he luottavat organisaation olemassa olevaan rakenteeseen, luokitusoppaaseen ja johtamisstandardeihin.
Mieti esimerkiksi toimistopäällikön ammattia, miten sihteerin tehtäväkuvaus tehdään. Esimerkissä siitä (yleensä tyypillinen) on useita osioita.
Ensimmäinen on yleiset säännökset. Ensimmäisessä osassa on tietoja palkatusta henkilöstä: kuka tarkalleen voi hakea tätä tehtävää, kenelle sihteeri ilmoittaa ja mitä hän työssä ohjaa, hänen tietonsa ja taitonsa kuvataan sekä kuka korvaa hänet poissaolonsa aikana. Toinen osa on toiminnallisista vastuista. Mitä tehtäväkuvaus vaatii sihteerille?
Hän valvoo päällikön käskyjen ja käskyjen toteuttamista muiden työntekijöiden keskuudessa, järjestää kokouksia ja kokouksia, välittömän pomonsa puhelut, vastaanottaa vierailijoita, rekisteröi kirjeenvaihtoa.
Nämä ovat yleisiä toimintoja - ne suorittaa mikä tahansa sihteeri. Ne voivat laajentua yrityksen erityispiirteistä riippuen, joista keskustelemme jäljempänä.
Muut tuotteet ja osat
Kohdassa Vastuut kuvataan yksityiskohtaisesti kaikki toiminnan yksityiskohdat. Sen sisältö seuraa edellistä.
Kohdassa "Oikeudet" sihteerin tehtäväkuvaus selittää mitä hän voi hakea. Näitä ovat: työprosessin optimointi, kyky käyttää työhön tarvittavia asiakirjoja tai tietoja, ammatillisen tason nostaminen.
Viimeisessä kappaleessa ”Vastuullisuus” kuvataan siitä, mistä sihteeri vastaa työnantajalle. Tämä osa, kuten edellinen, on yleensä vakiona useimmissa näistä ohjeista.
Ja enemmän?
Mitä tarkalleen tämä työntekijä tekee? Mieti, mikä toiminnallisuus sisältää tyypillisen pääsihteerin tehtävänkuvauksen.
Hän järjestää ja tarjoaa teknisestä näkökulmasta johtajan johtamistoimenpiteitä. Hyväksyy saapuvan kirjeenvaihdon, siirtää tietyille työntekijöille tai rakenneyksiköille.
Suorittaa paperityötä, suorittaa tietokoneella erilaisia toimintoja kerätäkseen ja käsitelläkseen päätöksentekoon tarvittavia tietoja.
Sihteerin-referentin tehtävänkuvauksessa on monia erilaisia tehtäviä. Hän hyväksyy hakemukset ja valmistelee asiakirjat pään allekirjoitusta varten, valitsee tähän työhön tarvittavat materiaalit. Se valvoo toteutuksen oikeellisuutta ja editoi asiakirjaluonnoksia, järjestää päällikön puhelut, korjaa tiedot poissa ollessaan, lähettää ja vastaanottaa faksilla, kopioi asiakirjat kopiokoneelle, vastaanottaa ja lähettää puhelinviestejä.
Sihteeri-referentin tehtäväkuvaus tarkoittaa pätevän ja osaavan avustajan asemaa, joka valmistelee pyynnöt ja kirjeet pään puolesta, laatii vastaukset heille.
Eikä se ole kaikki ...
Sihteeri suunnittelee ja järjestää myös viranomaisten järjestämiä kokouksia ja kokouksia, joille hän kerää tarvittavat materiaalit, ilmoittaa osallistujille tapahtuman esityslistaan, sen päivämäärään ja laatii myös pöytäkirjan.
Hän valvoo, että työntekijät toteuttavat tilaukset ja tilaukset tarkasti ja ajoissa, ja pitää rekisteröintikorttitiedostoa. Sihteerin tehtävänkuvaus velvoittaa hänet toimittamaan työpaikan päällikölle toimistotarvikkeet ja paperitavarat.
Hän tulostaa toimistomateriaaleja, ylläpitää nykyisen tiedon tietopankkia. Hallitsee vierailijoiden vastaanottoa, auttaa pyyntöjen ja muiden kysymysten operatiivisessa käsittelyssä. Suorittaa tapauksia, toimittaa arkistoon, valvoo niiden turvallisuutta.
Sen toimintatapa vahvistetaan organisaation työaikataulun sääntöjen mukaisesti. Johtajan sihteerin tehtäväkuva vastaa hänelle virkavelvollisuuksista ja työmatkoista teollisuuden tarpeiden vuoksi.
Puhu oikeuksista ja vastuista
Sihteerin oikeudet organisaatiossa edellyttävät mahdollisuutta vaatia johdolta normaaleja työolosuhteita, apua virallisten tehtävien suorittamisessa, tiedotusta - hän voi pyytää mitä tahansa työssään tarvitsemia asiakirjoja.
Hänellä on oikeus parantaa omaa pätevyyttään, tietää toimintaansa koskevista tulevista johtopäätöksistä, tehdä ehdotuksia ja esittää kysymyksiä.
Sihteerillä on oikeus allekirjoittaa viite- ja tietoasiakirjoja hänen toimivaltaansa kuuluvilla alueilla.
Kuten kaikki työntekijät, hän on vastuussa omasta Venäjän federaation työlainsäädännön mukaisesta työtehtäviensä suorittamatta jättämisestä, toimintajakson aikana tehdyistä rikoksista, aineellisen vahingon aiheuttamisesta.
Jos eri toimielimissä tähän virkaan tehtävät oikeus- ja vastuutoimenpiteet ovat melko samanlaisia, sihteerien toiminta, kuten jo mainittiin, voi vaihdella huomattavasti. Tarkastele näitä eroja esimerkkinä muiden virkamiesten vastuista.
Koulutusyksikön sihteerin tehtäväkuvaus
Tätä asiantuntijaa pidetään teknisenä urakoitsijana. Nimitykseen hän tarvitsee korkeamman ammatillisen tai keskiasteen erikoistuneen koulutuksen. Mitä tarkalleen koulutusosaston sihteerin tulisi tehdä?
Kuten mikä tahansa sihteeri, hänellä on velvollisuus hoitaa paperityöt osaavasti, tuntea laitoksen kaikkien osastojen johto, osata käyttää äänityslaitteita, vastaanotto- ja viestintälaitteita, nauhureita. Noudata yritystoiminnan dokumentointijärjestelmän ja työmääräysten normeja sekä työsuojelua ja turvallisuutta.
Sihteerin vastuut harjoitusosa
Oppilaitoksen sihteerin tehtävänkuvauksella on omat erityispiirteensä. Hän pitää pöytäkirjaa valintakomitean kokouksista, laatii oppilaiden (opiskelijoiden) henkilökohtaiset asiakirjat. Antaa ja kirjoittaa tarvittavat tiedot opiskelijoiden henkilökortteihin ja akateemisiin tietoihin, täyttää kirjoja tutkintotodistusten ja niiden jäljennösten, todistusten ja opiskelijarekisterien myöntämisestä aakkosjärjestyksessä.
Se ottaa huomioon opetuksen ja opiskelijoiden läsnäoloajat, valmistelee koulutuslehtiä, tilauksia joukon liikkumista varten. Se vastaanottaa sovellusten kirjanpito- ja raportointiasiakirjoja, käsittelee opiskelijoiden henkilökohtaisia tiedostoja ja lähettää arkistoon.
Hänen toimintansa tapahtuu läheisessä yhteydessä oppilaitoksen osastopäälliköihin, opettajiin ja kirjanpitoosastoihin.
Ja mitä koulun sihteeri tekee?
Koulun sihteerin tehtävänkuvauksessa todetaan, että johtaja hyväksyy ja erottaa tämän työntekijän suoraan, koulutuksella on oltava ammatillinen keskiasteen koulutus tai yleinen koulutus erityisellä koulutuksella vaaditulle ohjelmalle.
Toiminnassaan hän ohjaa paperityötä koskevia normatiivisia asiakirjoja, työlainsäädäntöä, työkirjojen ylläpitämisohjeita, työsuojelustandardeja, koulun työjärjestystä ja omaa opastustaan.
Hän puhuu pätevää kirjallista puhetta, osaa työskennellä toimistolaitteiden parissa.
Tärkeimmät työn suunnat
Koulun sihteerin tehtävänkuvauksessa luetellaan heidät riittävän yksityiskohtaisesti. Hän palvelee koulun rehtorin ja varajäsenten toimintaa, hoitaa paperityötä, kerää tietoa koulun työntekijöistä ja opiskelijoista. Järjestää puhelinsoitot johtajalle, vastaanottaa ja lähettää fakseja, puhelinviestejä, tallentaa viestit johtajan poissa ollessa.
Sihteeri järjestää kouluneuvoston kokouksia, henkilöstön yleisiä kokouksia, huoltajuus- ja pedagogisia neuvostoja, joita johtaa kokousten johtaja. Tätä varten hän kerää ja valmistelee tarvittavat materiaalit, ilmoittaa tapahtumasta kutsutuille, rekisteröi osallistujat. Laatia loppuprotokollat.
Lisätehtävät
Kuten kaikki sihteerit, hän toimittaa johtajalle toimistotarvikkeet ja toimistotarvikkeet, luo olosuhteet pomolle toimimaan tehokkaasti. Lähettää ja vastaanottaa tietoja, tulostaa asiakirjoja ja materiaaleja.
Muodostaa tapaukset hyväksytyn nimikkeistön mukaisesti, toimittaa arkistoon hyvissä ajoin. Hyväksyy kirjeenvaihdon, järjestelmällistyy koulussa hyväksytyllä tavalla, siirtyy ohjaajalta nimetyille esiintyjille, seuraa toteutusta, lähettää kirjeenvaihtoa.
Hyväksyy työntekijöiden, opiskelijoiden ja vanhempien hakemukset ja asiakirjat. Järjestää vastaanoton, optimaalisen pyyntöjen ja ehdotusten järjestyksen.
Koulun sihteerin tehtäväkuvauksessa oletetaan pääsääntöisesti epäsäännöllinen työaikataulu, joka on sidottu työaikatauluun, mutta joka alkaa 40 tunnin työviikosta. Prosessissa hän on vuorovaikutuksessa hallinto-, opetus- ja palveluhenkilökunnan kanssa.
Tuomarin virkamiehen kuvaus
Sillä on myös omat erityispiirteensä. Tuomioistuimen virkamies työskentelee työssään varmistaa oikeuslaitoksen moitteettoman toiminnan. Hänen on suoritettava suuri määrä tarvittavia rutiinitöitä, jotka liittyvät kansalaisten vastaanottamiseen, kirjeiden, kyselyiden, otteiden ja kutsujen valmisteluun, todistajien ja prosessissa osallistujien kutsuun.
Hän laatii ja asettaa tarkistusluettelot tapauksista, joita käsitellään kokouksessa, tarkastaa ilmoituksen ilmoituksen, antaa jäljennökset johtopäätöksistä, tarkastaa kokoukseen kutsuttujen henkilöiden läsnäolon, merkitsee aikaa, jonka kuluessa he ovat läsnä oikeudenkäynnissä oikeudenkäynnissä.
Lisäksi sihteeri laatii asiakirjat kutsuneille uhreille ja todistajille maksamaan matkakustannukset, osallistujien pyynnöstä tuo oikeudenkäynnin sisällön, laatii tarkastelun lopussa tapaukset (hallinnolliset, rikosoikeudelliset ja siviiliasiat), pitää kirjaa.
Vaikea ammatti
Hänen velvollisuutensa on myös valmistella kopioita oikeudenkäyntiasiakirjoista, panna täytäntöön ja siirtää täytäntöönpanomääräys, muu tuomion täytäntöönpanoon liittyvä aineisto sekä erillinen oikeudellinen määräys.
Tuomarin virkamiehen tehtäväkuvaus vaatii riittävän pätevyyden tehtävien suorittamiseen. Hänen on noudatettava tiettyjä virkamiehiin liittyviä kieltoja ja rajoituksia, työntekijöiden virallisen käyttäytymisen normeja.
Mitä tietoja ja taitoja tuomioistuimen virkamies vaatii?
Ensinnäkin laillista. Tuomioistuimen virkamiehen virallisessa virkakuvauksessa asetetaan vaatimus tuntea paljon lakeja aina perustuslaista ja työlakiista aina hänen toimikautensa Venäjän federaatiossa hyväksymiin toimistoohjeisiin.
Suurin osa niistä liittyy oikeudenkäynteihin ja viranomaisten toimintaan.Niiden lisäksi sinun on tunnettava vuorovaikutuksen perusteet johtamisrakenteiden ja erilaisten organisaatioiden kanssa, toimistotyöt, venäjän kieliopin normit, liiketyyliä koskevat hienot yksityiskohdat kirjallisella ja puhutulla kielellä, oikoluvun ja editoinnin säännöt.
Tämä sisältää myös tietotekniikan alan pätevyysvaatimukset, työnkulun tuntemuksen ja tietoturva-asiat.
Ja paljon, paljon muuta ...
Sihteeri tarvitsee taitoja työpäivän suunnittelussa, saapuvan tiedon analysoinnissa ja systemaatiossa, analyyttisen materiaalin valmistelussa ja rakentavan vuoropuhelun käymisessä.
Toiminnassaan hänen on kyettävä työskentelemään oheislaitteiden ja Internetin kanssa, käyttämään sähköpostia, laskentataulukoita ja tekstieditoria, valmistelemaan esityksiä jne.
Kuten näemme, sihteerin ja konekirjoittajan tehtäväkuvaus on viime vuosikymmenien aikana muuttunut radikaalisti, ja se sisältää nykyään monia uusia teknisiä ja tietovaatimuksia. Nykyaikaisen sihteerin ei tarvitse olla vain tarkkaavainen ja toimeenpaneva työntekijä, vaan myös pysyä ikävaiheessa hyödyntäen viimeisintä kehitystä ammatillisella alalla.
