Pään henkilökohtainen avustaja: tehtävät ja vaatimukset

Organisaation pääresurssi on sen työntekijät. Ne edistävät tuotannon kasvua ja vaurautta. Pätevät pomot arvostavat työntekijöitään. Muiden merkittävien virkojen joukossa assistenttijohtaja on erityisen merkittävä. Tehtävät, joiden merkitystä on vaikea yliarvioida. Tämä on oikea käsi ja pääneuvoja, tapahtuman järjestäjä ja kokouksen koordinaattori. Ilman hyvää avustajaa yläpäällikölle on erittäin vaikea johtaa yritystä.

Assistentin erityispiirteet ja erityispiirteet

Ei ole sellaista kantaa, joka olisi niin ristiriitainen ja epäselvä vaatimusten suhteen kuin apulaisjohtaja. Tämän tyyppiseen toimintaan osallistuvien työntekijöiden vastuut sisältävät melko vähän kohtia. Lisäksi henkilökohtaiset avustajat sekoitetaan usein sihteerien tai toimistopäälliköiden kanssa. Vaikka ne ovat samanlaisia, ne ovat erityyppisiä toimintoja.

Apulaisjohtajan toiminnalliset tehtävät:

• Bossin työpäivän varmistaminen - aikataulu, kokoukset, asiakirjojen allekirjoittaminen ja työmatkat;
• mukavan työpaikan tarjoaminen ylimmälle johtajalle - huoneen mikroilmaston, siisteyden ja mukavuuden huolehtiminen;
• työskennellä pään asiakirjojen kanssa, erityisesti saapuvien kirjeiden ja puhelujen kanssa;
• esimiesten psykologisen mukavuuden varmistaminen;
• ensimmäiset neuvottelut;
• käännös;
• tarjoamalla johtajuuspapereita jne.

Tämä luettelo on paljon laajempi kuin sihteeristön ja hallinnolliset tehtävät. Kuitenkin työntekijän erityispiirteet "henkilökohtaisessa pään assistentissa", toiminnan vastuut ja vivahteet ovat erilaiset eri työnantajille.

Tapahtuu, että tämä on pääosin sihteerityötä. Tai assistentti on yksinomaan vastuussa pomo mukavuuden ja järjestyksen varmistamisesta. Jotkut avustajat ovat täysivaltaisia ​​varajäseniä ja heidän alaistensa työntekijöitä.

Työnantajan ammatilliset tiedustelut ”avustavan johtajan” ehdokkaalle, tehtävät ja koulutusvaatimukset

Peruskoulutusta ja työkokemusta koskevat vaatimukset vaihtelevat johdon käsitysten mukaan. Yleensä tätä avointa työpaikkaa pidetään aloitusurana. Vakava yläjohtaja etsii kuitenkin itsensä avustajiksi henkilölle, jolla on tietty ammatillinen ja elämäkokemus.

Vähimmäisvaatimus on hallintoon liittyvä keskiasteen koulutus tai oikeuskäytäntö. Lisäksi työnantajat odottavat hakijoilta seuraavia ammatillisia ominaisuuksia:

• kyky työskennellä kaikissa toimisto-ohjelmissa;
• nopea painatus;
• taitoja;
• ainakin yhden vieraan kielen, useimmiten englannin, tuntemus;
• ohjelmoinnin perusteiden ja epästandardien tietokoneohjelmien tuntemus;
• kyky hoitaa paperityöt ja kirjeenvaihto säännösten mukaisesti;
• nykyisen lainsäädännön perusteiden tuntemus;
• pätevä, annettu puhe.

Tämä on vähimmäisvaatimus hakijalle "henkilökohtaiseksi pään assistentiksi". Vastuuta voidaan myös täydentää organisaation laajuudesta riippuen. Joissakin yrityksissä tällaiseen työhön pääsyn edellytyksenä on profiili- tai siihen liittyvä koulutus. Lisäksi ylimääräiseksi liiketalouden koulutukseksi tai täydennyskoulutukseksi pidetään suurta plusa.

Assistentin henkilökohtaiset ominaisuudet

Ammatillisen lisäksi apulaisjohtajalle esitetään joukko henkilökohtaisia ​​vaatimuksia.Avustavan johtajan tehtävän, tehtävien ja työominaisuuksien erityispiirteet vaativat erityishahmovaraston.

Ensinnäkin se on:

• stressiresistenssi - loppujen lopuksi avustajan on usein ensin otettava pomojensa viha ja kuunneltava alaistensa tyytymättömyyttä;
• moniajo - kyky suorittaa useita tehtäviä samanaikaisesti on hyvän avustajan arvokkain laatu;
• positiivinen ajattelu - ilman tätä luonteenpiirtämistä apulaisjohtaja ei tule toimeen ylimääräisillä vastuilla, koska hänen toimintansa ylittävät usein tavanomaisen yritysyhteistyön;
• korkea oppimiskyky - jokaisessa hyvässä avustajassa tulisi olla halu oppia uusia asioita ja saada hyvä käsitys työnkulusta.

Nämä ovat vain perusominaisuuksia, joita jokaiselle apulaispäällikölle tarvitaan menestyksekkään ammatillisen uran saavuttamiseksi. Mutta tärkein henkilökohtainen vaatimus - pomo ja avustajan temperamentti ja käyttäytyminen eivät saa dissonoida, vaan ihannetapauksessa täydentää toisiaan.

Yleiset vastuut

Assistentti työskentelee suoraan organisaation johdon kanssa suorittaen sekä henkilökohtaisia ​​tehtäviä että ammatillisia tehtäviä. Niitä ovat yleensä:

• johtajan ja joissain tapauksissa koko organisaation toimistotyön suorittaminen. Yksittäisissä yrityksissä avustajat johtavat organisaation sihteeristöä;
• johdon koordinointi. Aikatauluta yrityskokoukset, muistuta esimiehiä erilaisista tapahtumista ja toiminnoista;
• kirjeenvaihdon järjestäminen organisaation puolesta;
• saapuvien puhelujen vastaanotto ja uudelleenjakelu;
• toimittamalla pään pyynnöstä kaikki tarvittavat tiedot.

Organisaation päällikön avustajan lisävastuut

Pään henkilökohtainen avustaja, jolla on lisävastuu ja -toiminnot, on yleisin avoin työpaikka tällä toiminta-alueella. Useimmiten johto etsii melko monipuolista työntekijää, joka kykenee laajentamaan vastuita.

Yleisimmät lisävastuut ovat:

• käännös vieraalle kielelle, myös neuvottelujen aikana. Johto ei aina voi täysin luottaa ulkopuolisiin työntekijöihin, ja ainakin englannin kielen taito on tässä erittäin hyödyllinen;
• päämatkojen ja matkojen seurauksen järjestäminen. Tällainen toiminta edellyttää, että avustaja huolehtii kaikista kotimaisista hetkistä: muutto, taksin ja hotellin tilaaminen, ateriapalvelu ja paperityöt;
• esimiesten saattaminen protokollitapahtumiin;
• kotitalouspalvelut.

Tämä luettelo ei ole kaukana täydellisestä. Useimmiten on melko vaikeaa vastata yksiselitteisesti kysymykseen siitä, mikä on apulaisjohtajan vastuulla? Tämä toiminta on hyvin monimuotoista. Jokainen pomo asettaa omat vaatimuksensa, tärkeintä on varmistaa, että ne kaikki ovat lain mukaisia.

Henkilökohtainen avustajatila

Yksi tämän toiminnan pääpiirteistä on työntekijän työajan riippuvuus johdosta. Tietenkin kahdeksan tunnin työpäivä on normatiivisesti määrätty. Itse asiassa avustajat vertaavat hallintojärjestelmäänsä pomojen kanssa.

Tämä työajan hämärtyminen ja tarve pitää jatkuvasti yhteyttä johtoon pelottaa usein tutkinnon suorittaneita. Itse asiassa sinun ei tarvitse työskennellä enempää kuin missään muussa paikassa. Lepo- ja työajasta tulee vain epävakaa.

Työn kuvaus Apulaisjohtaja

"Apulaisjohtajana" tehtävän rakenne, tehtävät, koulutusta koskevat vaatimukset ja työkokemus tulisi määritellä toimenkuvauksessa. Tämä on asiakirja, joka tarjoaa johtamisvaatimusten avoimuuden ja helpon hallinnan työntekijöiden tehtävien suorittamiselle.

Työn kuvaus on normatiivinen ja sitova.Tässä asiakirjassa kuvataan kaikki avustavan johtajan työn yksityiskohdat. Tämä on käytännöllinen opas toimintaan. Asiakirja ei sisällä vain työtehtäviä, vaan myös oikeuksia, vastuita ja piirteitä työriitojen ratkaisemisessa.

Apulaispäällikön toiminnan erityispiirteiden yhteydessä hänen tehtävänkuvauksensa valmisteluun tulee kohdistua erityistä huomiota. Muista määrätä työn ominaisuudet, työ- ja lepoajan organisoinnin vivahteet, korvaukset käsittelystä.

Avustajan tehtäväkuva on erotettava samasta asiakirjasta avustajan asemaan projektipäällikkö. ” Viimeksi mainittujen tehtävät ovat usein väliaikaisia, samoin kuin itse työ.

Lisäksi tehtäväkuvauksessa on selvästi ilmoitettava tehtävän nimi. Useimmiten ilmaista ”sihteeri”, “sihteeri-referent”, “suuntajohtaja”. Varmista huolellisesti, että tämä merkintä on voimassa olevien määräysten mukainen ja ajan tasalla.

Mitä ilmoitetaan toimeenpanijaapulassa, jatka

Henkilökohtaisen avustajan asema on loistava alku tutkinnon suorittaneelle uralle. Näin voit saada ensimmäisen työpaikan ja saada vertaansa vailla olevan työkokemuksen. Kokeneille työnhakijoille tämä avoin työpaikka saattaa kuitenkin näyttää mielenkiintoiselta. Varsinkin jos aiot muuttaa toiminnan laajuutta.

Apulaispäällikön päätehtävien tunteminen ei ole vaikeaa kirjoittaa ansioluetteloa. Tässä asiakirjassa oletetaan, että olet lukenut kysymyksen teoreettisen osan ja olet valmis aloittamaan työn. Tutki huolellisesti hakijalle asetetut vaatimukset ja aloita tekstin kirjoittaminen.

Tiedot, jotka on ilmoitettava avoimen työpaikan "avustajan" tai "henkilökohtaisen pään assistentin" ansioluettelossa:

1. Sukunimen täydellinen nimi ja etunimi, ulkomaisen yrityksen ansioluettelossa sallitaan vain kaksi ensimmäistä.
2. Siviilisääty. Tämä on pakollinen kohta - avustajan tehtävänä on usein epäsäännöllinen työaika. On oltava varma, ettei tällainen aikataulu vaikuta haitallisesti perhevelvoitteisiin.
3. Koulutus. Ilmoitettu aikajärjestyksessä. Jos opiskelet edelleen, muista tarkistaa, kuinka kauan se kestää. Usein työnantajat ottavat lopullisiksi avustajiksi viimeisimpien kurssien opiskelijat, joita seuraa urakehitys. Tässä ilmoitetaan myös vieraan kielen tuntemus ja sen taso.
4. Työkokemus. Ilmoita viimeisestä. Jos ei vielä, lue lisää vapaaehtoisprojektisi, osallistumisesi yhteisötoimintaan tai ammatillisiin järjestöihin, koulutuskäytännöt ja muut sopivat aktiviteetit. Jos et pysty tarjoamaan mitään, ota kuvaus valmistumisosastolta ja kirjoita, että olet valmis tarjoamaan sen.
5. Henkilökohtaiset ominaisuudet. Anna itsellesi totuudenmukaisin arvio. Kuvaile hahmo klassisen psykologian kannalta ja muista muistaa vahvuutesi ja heikkoutesi.
6. Lisätietoja. Tähän sinun tulee kirjoittaa miksi työnantajan tulisi valita sinut muista hakijoista. Muista ilmoittaa lisäksi ylimääräiset taidot, kuten ajokortti. Jo tässä vaiheessa on hyödyllistä kirjoittaa lisäkoulutuksen saatavuudesta, jatkokoulutuskursseista ja liiketalouden koulutuksesta.
7. Yhteystiedot. Jätä mahdollisimman monta tapaa ottaa sinuun yhteyttä: matkapuhelin, kotipuhelin, sähköpostiosoite, skype, linkki sosiaalisen verkoston sivulle. Ilmoita vain nykyiset tiedot.

Oikein koottu ansioluettelo ei jää työnantajan huomaamatta.

Apulaisyksikön päällikön vastuut

Tyypillisesti työnhakijat etsivät työtä henkilökohtaisena avustajana. Mutta uran kapealla on helpompaa aloittaa ylennys, kun hänellä on apulaisjohtaja myyntiosasto. " Tämän työntekijän tehtävät eivät ole niin mittavia, mutta kokemus ja näkymät ovat verrattain suuremmat.

Suurin ero osastojen apulaispäälliköiden välillä tarkemmassa ja suppeammin kohdistetussa toiminnassa. He suorittavat tiettyyn tuotanto- tai johtamisalaan liittyviä töitä. Tämä kokemus on korvaamaton uralle etenemiseen.

Yksikön päällikön avustajan tehtäviin sisältyy kaikki samat kuin yrityksen johtajan tehtäviin. Mutta siinä on erityinen erityisyys:

• tarve tuntea perusteellisesti yksikön tuotanto-, hallinto- tai kauppaprosessin ydin;
• yhteys muiden osastojen avustajiin ja pääjohtajan avustajaan;
• säilyttää laitteen erityiset asiakirjat.

Henkilökohtaisen avustajan uranäkymät

Nuoret näkevät tämän viestin urakehityksenä. Sinun on kuitenkin erotettava millainen tarjous haluat. Vaaka- tai pystysuora? Tässä yrityksessä vai onko tämä vasta lähtökohta tulevaisuuden jatkamiselle? Lisätoimien strategia riippuu vastauksista näihin kysymyksiin.

Johto arvostaa hyviä avustajia, ja tämä on valitettavasti haittaa heidän uransa kasvulle. Pomo ei halua päästä irti ihanteellisesta työntekijästä, suostuu korottamaan palkkaansa ja antaa lisäetuja - tämä on vaihtoehto horisontaaliseen uraan. Yleisin henkilökohtaisten avustajien keskuudessa.

Helpoin tapa on siirtyä tietyllä organisaation uraportailla ylös yksikön päällikön tehtävistä. Tällaisia ​​tehtäviä valitaan usein tavoitteena tuntea työntekijä paremmin ja kouluttaa. Jos haluat vertikaalisen uran, niin tämä on sinun tiesi.

Apulaisjohtajan asema ei ole näkyvissä ulkopuoliselle silmälle, mutta erittäin merkittävä organisaatiolle. Pätevä avustaja pystyy parantamaan pomojen tehokkuutta ja tuottamaan siten enemmän voittoa yritykselle.