Tilanne, jossa yrittäjät kohtaavat tarpeen vilkkua asiakirjoja, ei ole kaukana harvinaisesta. Papereita voidaan tarvita verotarkastusta, eläkerahastoa tai arkistossa säilyttämistä varten.
Asiakirjojen liimaaminen tai kiinnittäminen nitojalla on ehdottomasti kielletty. Ongelmien välttämiseksi ja lukutaidottomien henkilöiden mainosten ansaitsemiseksi sinun on tiedettävä, kuinka salata asiakirjat kaikkien vaatimusten mukaisesti.
Yleiset säännöt
Ensi silmäyksellä saattaa vaikuttaa siltä, ettei asiakirjojen sitomisessa pitäisi ilmetä vaikeuksia, mutta tämä ei ole täysin totta. Prosessiin on suhtauduttava vastuullisesti, jotta paperit ovat oikeassa muodossa. Monet painotalot voivat tehdä tämän työn tietyllä maksulla ja lyhyessä ajassa, mutta jokainen liikemies ei vaaranna uskoa tärkeitä papereita ulkopuolisille. Jotta et käytä ammattilaisten palveluita joka kerta, on syytä selvittää, kuinka asiakirjat vilkutetaan oikein.
Valvontarakenteet eivät tarjoa yrittäjille erityisiä ohjeita tästä aiheesta, joten sinun on käsiteltävä sitä itse. Tietoja voi saada toimistotyötä koskevista ohjeista.
Ompele paperi langalla
Kuinka salata asiakirjat tällä tavalla? Valmistele lisävarusteet tätä varten. Sinulla on oltava langat, neulat ja liima. Prosessi koostuu kolmesta vaiheesta:
- Asiakirjojen valmistelu. Kaikki paperit on asetettava oikeassa järjestyksessä ja numeroitu lyijykynällä arkin nurkkaan. Reiät voidaan tehdä urilla tai käyttää reikää. Jos papereita on paljon ja niitä ei ole mahdollista lävistää reikäreikällä, kannattaa käyttää terävää naulaa ja vasaraa. Reikien määrä riippuu asiakirjan tärkeydestä ja tarkoituksesta. Erittäin arkaluontoiset asiakirjat nidotaan viiteen reikään, jotta esitteiden väärentäminen vältetään. Reikien tulisi sijaita vasemmalla, vapaan kentän keskellä. Etäisyyden tulisi olla noin kolme senttimetriä reikästä toiseen.
- Kirjoita-off. Ymmärtääksesi kuinka ommella asiakirjat langoilla, sinun on tiedettävä tärkeät vivahteet. Useimmissa tapauksissa on tapana käyttää lankaa tai lankaa LS-210. Myös muut kestävät langat ovat sallittuja. Prosessi on tarpeen aloittaa keskellä olevan reiän takana. On tapana nitoa asiakirjat kahdesti halutun vahvuuden saamiseksi. Lanka viedään keskipisteen taakse ja sidotaan solmulla. Jos haluat kiinnittää papereita, joilla ei ole erityistä arvoa, voit käyttää tavallista lankaa.
- Asiakirjan varmentaminen. Paperin oikeaksi todistamiseksi on välttämätöntä valmistaa pieni lehti, jonka koko on 4 x 5 cm. Se on liimattava kimppuun siten, että langan päät ovat vapaat. Arkilla on ilmoitettava toimitettujen paperien lukumäärä ja sanat sekä vastuuhenkilön sijainti, nimi ja nimikirjaimet. Sen jälkeen varmentaja asettaa allekirjoituksensa ja mahdollisen sinetinsä. Allekirjoituksen ja sinetin reunojen on ylitettävä esitteiden tarrat.
Kuinka valmistella paperit verotarkastusta varten?
Jokainen yrittäjä on velvollinen toimittamaan erilaisia raportteja toiminnastaan, joten tieto siitä, kuinka välittää asiakirjoja veropalvelulle, on tarpeen. Epäjohdonmukaisuuksien välttämiseksi on suositeltavaa tarkistaa asiasta vastaavan henkilön kanssa asiakirjojen kiinnittämistä koskevat säännöt.
Valmiin asiakirjan tulee olla luettelo kaikista liitetyistä papereista. Luettelo on liitettävä tapauksen alussa ja numeroitava erikseen.On myös tarpeen ilmoittaa asiakirjojen päivämäärät ja arkkien lukumäärä. On muistettava, että numero on sijoitettu arkkeille, ei sivuille. Jos asiakirja on monen volyymin, kunkin levyn arkit numeroidaan erikseen.
Veroviranomaisille sinun täytyy salata asiakirjat 3 reikään, ei enempää eikä vähemmän. Lävistysten välisen etäisyyden tulisi olla yli kolme senttimetriä. Ne on järjestettävä vasemmalla puolella oleviin kenttiin. Reiät tehdään käyttämällä neulaa tai paksua neulaa. Lävistysten tulee olla kentän keskellä, jotta teksti on selvästi näkyvissä. Kaikki reiät on tehtävä niin, että ne ovat tiukasti toistensa alla.
Mitä lankaa ommella?
Veroasiakirjat on ommeltava vain lävistysneulalla, langalla tai langalla LS-210. Ääritapauksessa on mahdollista vilkkua useita kertoja taitetulla nailonlangalla.
Lanka näkyy viimeisen arkin takana. Päät, joiden pituus saa olla enintään 6 cm, on sidottava. Tarra on valmistettu yleisesti hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti ja se on varmennettu allekirjoituksella ja sinetillä. Langan päiden tulee olla vapaat.
Jos asiakirjaa säilytetään yli kymmenen vuotta, on tehtävä viisi puhkaisua. Tarra on tässä tapauksessa tehtävä pehmopaperista.
Asiakirjan kansi
Sinun on tiedettävä paitsi kuinka salamata asiakirjoja, myös kuinka valita kansi niille. Niitä voi olla kolmen tyyppisiä: vakio-, epästandardi- ja sellaisia, joita käytetään paperien pitkäaikaiseen varastointiin. Yleensä kannen mitat ovat yleensä 229 x 324 mm, niitä käytetään A4-arkeissa.
Jos asiakirja on suurempi, sinun on tehtävä mukautettu kansi. Voit tehdä tämän ottamalla yhteyttä painotaloon tai valmistamalla sen itse. Ne paperit, joita on varastoitava yli 25 vuotta, tulee kehysttää vahvaan paksuun pahviin tehtyyn kansiin. Jos asiakirjan on tarkoitus siirtää valtionarkistoon, kannen materiaalin tulisi olla hapoton.
4-reikäinen laiteohjelmisto
Sen mukaan, kuinka kauan asiakirjoja säilytetään, toteutus voi olla kahden tyyppistä:
- Osittainen, jossa arkkeja ei saa numeroida. Tässä tapauksessa luetteloa ja varmennuslomaketta ei tarvitse laatia. Tämä malli on sallittu asiakirjoille, joita säilytetään enintään kymmenen vuotta.
- Täysi toteutus on tarpeen, jos paperit ovat olleet arkistossa yli kymmenen vuotta. Tässä tapauksessa asiakirjat täytyy salata neljään reikään.
Kannen tulee olla kiinteä, paksusta pahvista, paksuus 0,35-1,5 mm. Kuvauselementit on sijoitettava standardin GOST 17914-72 mukaisesti. Kun lähetät paperia, sinun on muistettava, että teksti on luettava hyvin. Kaikki metalliosat, kuten paperiliittimet ja niitit, on poistettava.
4-reikäisessä laiteohjelmistossa on valmisteltava wl, kiinnike kiinnitykseen, suuret neulat ja langat. Jos arkkeja on paljon, on parempi ottaa pora.
Arkistoompeleiden hienouksia
Ennen kuin asiakirjat vilkkuvat, sinun on tarkistettava kaikki paperit ja järjestettävä ne oikeaan järjestykseen. Varastolistat on numeroitava erikseen. Lopulta tarvitaan todistaja.
Jos kotelo valmistuu osittain, pahvi on asetettava ylä- ja alaosaan. Jos kyseessä on täydellinen malli, on tarpeen ommella ja sitoa käyttämällä PVA-liimaa.
Kiinnitä pakkaus käyttämällä sortoa tai erityistä laitetta. Ala- ja ylälävistys tulee sijoittaa 30 mm: n etäisyydelle peltojen reunoista. Jäljelle jäävät kaksi reikää sijaitsevat noin 80 mm: n etäisyydellä äärimmäisistä puhkaisuista.
Langan päät on kierrettävä erilaisiin neuloihin ja pidettävä etupuolella keskimmäisissä lävistyksissä. Lanka näytetään takaa äärimmäisten lävistysten kautta etupuolelle. Kierretään edelleen vierekkäisiin reikiin. Päät on sidottava takaa.
johtopäätös
Oikea raportointi ja asiakirjojen hallinta ovat yksi menestyvän liiketoiminnan olennaisia näkökohtia. Siksi johtajien tulisi lähestyä tätä asiaa kaikella vastuulla ja tietää, kuinka asiakirjat huuhdellaan oikein.
