Henkilöstöä koskevien tilausten säilyttämisen ehdot. Henkilöstöasiakirjojen kirjanpitoa ja säilyttämistä koskevat säännöt

Jokaisen työnantajan on tärkeää tietää, mitä henkilöstötilauksia varastoidaan. Loppujen lopuksi dokumentoinnin turvallisuus on jokaisen yrityksen vastuulla. Sen ei pitäisi vain kerätä tietoja työntekijöistä, vaan myös varmistaa tietojen säilyttäminen. Ja ilman epäonnistumista. Vain kaikki eivät tiedä mitä tämä dokumentaatio tarkoittaa. Ja vielä enemmän, monet eivät ymmärrä henkilöstötilauksien tallentamisen ja kirjaamisen periaatteita. Kaikki näitä asioita koskevat yksityiskohdat esitetään alla. Ne auttavat ymmärtämään, kuinka paljon ja kuinka tarkkaan työntekijöitä koskevia tietoja säilytetään, samoin kuin muita henkilöstöasiakirjoihin liittyviä asiakirjoja.

Mikä tämä on?

Ensimmäinen askel on selvittää, mikä on vaakalaudalla. Mitkä ovat tilaukset henkilöstön suhteen? Ennen kuin alat tallentaa jotain, sinun on ymmärrettävä täysin, minkä dokumenttien kanssa sinun on työskenneltävä.

Henkilöstömääräykset - sääntelyasiakirjat työsuhteet työntekijän ja työnantajan välillä. Nämä asiakirjat voivat kaikki osoittaa tiedostoja ja tietoja, jotka liittyvät toimintaan. Kaikki tilaukset on jaettu useisiin luokkiin:

• Asiakirjat pitkäaikaisesta varastoinnista.
• Lyhytaikaiset paperit.
• Väliaikaiset tilaukset.

Näin ollen jokaisella luokalla on omat piirteensä. Siksi, ennen kuin aloitat tutkia yrityksen henkilöstön varastointia ja kirjanpitoasiakirjoja, sinun on ymmärrettävä, minkä tyyppinen tämä tai tuo paperi kuuluu. Vasta sen jälkeen on mahdollista suorittaa tutkitut prosessit, rikkomatta vakiintuneita sääntöjä. Mitkä ovat henkilöstötilauksien säilytysajat? Mitä jokaisen työnantajan tulisi tietää tästä hetkestä?

Pitkäaikaiset asiakirjat

Nyt on aika harkita kutakin aiemmin lueteltua asiakirjatyyppiä. On jo sanottu, että tämä auttaa ymmärtämään täysin, kuinka paljon dokumentaatiota säilytetään. Mutta kaiken tyyppisten arvopapereiden kirjanpito on sama. Siksi kysymys on yleensä suoraviivainen. Varastointiaika henkilöstöasiakirjat riippuvat suoraan paperityypistä. Ensimmäinen on pitkäaikaisen varastoinnin tilaukset. Ei ole vaikea arvata, että työnantaja ottaa ne huomioon ja säilyttää pitkään. Kuinka paljon tarkalleen? Lisätietoja tästä myöhemmin.

Mitä tähän dokumentaatioon voidaan liittää? Nämä ovat asiakirjoja, jotka kuvaavat työnantajan ja alaisten välistä työsuhdetta ja osoittavat myös merkittäviä työtekijöitä. Mitä heille voidaan luonnehtia? Tämä on:

1. Työsopimus tilauksen kanssa.
2. Käännösasiakirjat.
3. Määräykset tietyn palkan vahvistamisesta tietylle virka-asemalle.
4. Todistukset, jotka vahvistavat työntekijöiden palkinnon tai bonuksen.
5. Lehdet työmatkoista (pitkät, ulkomaiset).
6. Henkilökohtaiset tiedostot.
7. Hakemuslomakkeet täytetään työsuhteen aikana.
8. Irtisanomismääräykset.

Ei henkilöstön toimesta

Nyt on selvää, mitkä asiakirjat ovat pitkäaikaisia. Ainoa, että työntekijän palkkaamismääräys on paperi, joka viittaa henkilöstöön. Säännöstä on kuitenkin pieni poikkeus. Se tulisi muistaa.

Mistä puhut? Kaikki työsopimukset yhdessä työsopimuksen kanssa eivät ole henkilöstömääräyksiä. Samankaltaisissa papereissa on poikkeus. Päätoiminnasta on ns. Tilauksia. Näitä ovat seuraavat:

• Työsopimus sopivalla tilauksella.
• Muutokset työsopimuksessa (esimerkiksi siirtämiseksi toiseen virkaan).
• Asiakirjat kehyksen irtisanomisesta.

On huomattava, että pääasiallisessa toiminnassa näitä arvopapereita harkitaan vain suhteessa yksilöihin. Tyypillisesti nämä ovat yritysjohtajat sekä kirjanpitäjät, päälliköt ja varajäsenet. Henkilöstö määrätään usein yhtiön työjärjestyksessä. Tätä sääntöä on syytä muistaa, jos työnantaja haluaa selvittää, mitkä ovat tilaukset henkilöstölle. Kaikki asiakirjat eivät kuulu tähän luokkaan.

Lyhytaikainen varastointi

Seuraavaksi sinun on ymmärrettävä, mitä voidaan pitää lyhytaikaisten säilytyspapereiden kanssa. Tietenkin tässä tilanteessa tehdään jonkinlainen henkilöstötilauksien kirjanpito. Mutta lyhyen ajan kuluttua tällaiset asiakirjat tuhoutuvat. Mitä tähän luokkaan voidaan liittää? Lyhytaikaista varastointia koskevia asiakirjoja kutsutaan tilauksiksi, jotka sääntelevät nopeasti työntekijän suorituksia tietystä työtoiminnasta. Eli nämä eivät ole niin vakavia asiakirjoja kuin irtisanomisasiakirjat tai työsopimus. Tarkemmin sanottuna voimme erottaa:

1. Lomatilaukset.
2. Ohjeet lyhyisiin matkoihin.
3. Asiakirjat, jotka osoittavat useita kurinpitotoimia.
4. Määräykset henkilöstön lähettämisestä koulutukseen tai täydennyskoulutukseen.

Mutta se ei ole kaikki. Tutkittujen asiakirjojen tallennussäännöillä on monia ominaisuuksia ja vivahteita. Jo harkittujen vaihtoehtojen lisäksi voidaan erottaa väliaikainen varastointi ja pysyvä varastointi. Nämä tapaukset eivät ole liian yleisiä.

Väliaikaisesti ja pysyvästi

Väliaikaiset asiakirjat ovat tilauksia ja ohjeita, joilla ei ole merkitystä työssä. Yleensä ne ovat tärkeitä tietyssä vaiheessa. Ja kun niitä ei enää tarvita, ne tuhoutuvat. Pysyvää varastointia varten on myös tilauksia. Useimmiten henkilöstöasiakirjoista voidaan erottaa vain johdon ja muiden yhtiöjärjestyksessä määrättyjen virkamiesten henkilökohtaiset asiakirjat. Tällaisten asiakirjojen kirjanpito ja varastointi tapahtuu jatkuvasti. Ja se tuhoutuu vasta yrityksen sulkemisen jälkeen.

Pitkä aika

Mitkä ovat henkilöstötilauksien säilytysajat? On jo sanottu, että paljon riippuu kyseisistä arvopapereista. On olemassa dokumentaatio pitkäaikaista varastointia varten. Se olisi järjestelmästettävä ja otettava huomioon vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Ja tällaisia ​​asiakirjoja säilytetään pitkään.

Koska vain jotkut yritykset pystyvät työskentelemään pitkään avaamisen jälkeen, voimme sanoa, että pitkäaikaista säilytyspaperia ei tule tuhota jatkuvasti. Miksi? Tosiasia, että tämän luokan henkilöstömääräykset varastoidaan 75 vuotta. Ja vasta tämän ajanjakson jälkeen voit tuhota. Vain joillakin yrityksillä onnistuu työskentelemään määriteltyä ajanjaksoa enemmän.

Onko se lyhyt?

Ja mitkä ovat lyhytaikaiseksi luokiteltujen henkilöstöasiakirjojen säilytysajat? Tällainen dokumentaatio voi silti käydä läpi tuhoamisvaiheen sulkematta tai likvidatoimatta organisaatiota. Lyhytaikaisia ​​asiakirjoja säilytetään yleensä viisi vuotta. Joissain tapauksissa (jos se on määrätty peruskirjassa) - 10. Mutta ei enempää.

Tietoja kirjanpidosta ja varastoinnista

Kuinka monta henkilöstötilausta säilytetään? Vastaa tähän kysymykseen ei ole vaikeaa. Nyt voit kiinnittää huomiota näiden asiakirjojen kirjanpitosääntöihin. Tämä on myös tärkeä kohta, joka jokaisen työnantajan tulisi tietää. Loppujen lopuksi, jos on olemassa papereita, joita säilytetään tietyn ajan, sinun on jotenkin pidettävä kirjaa niistä, muuten voit menettää tärkeät tilaukset.

Nyt on olemassa erityyppisiä asiakirjojen tallennuksia. Missä tahansa yrityksessä ne on toteutettava. Nyt yritysten on luotava erityisluettelot arvopapereiden kirjanpidosta henkilöstölle sekä paperi- että sähköisessä muodossa.Muuten, toinen voidaan jättää huomiotta. Mutta yleisesti hyväksytty paperimuotoinen esitysmuoto on pakollinen. Mutta miten suorittaa kirjanpito? Sähköisen ja materiaalisen version periaatteet ovat samat. Heistä tarkemmin.

Laskentaperiaatteet

Joten henkilöstötilauksien kirjanpito on vastuullinen asia, ja sitä säännellään yleisesti hyväksytyillä standardeilla. Kaikkien henkilöstöasiakirjojen on oltava rekisteröity. Jos tätä ei tehdä, et voi tallentaa tätä tai toista paperia. Ei rekisteröintiä - ei asiakirjaa. Mitä tällä prosessilla tarkoitetaan?

Henkilöstömääräysten rekisteröinti on asiakirjoihin kirjoitettujen yksityiskohtien siirtäminen erikoistuneisiin dokumenttlomakkeisiin myöhemmin numeron osoittamisen ja paperin hyväksymispäivän mukaisesti. Eli paperi- ja elektronisella tulkinnalla on tarpeen antaa jokaiselle tilaukselle digitaalinen merkintä. Ja kirjoita se myös muodossa tai toisessa. Tämä on pakollinen esine.

Tiedot tallennetaan henkilöstötilausrekistereihin. Lisäksi pääsy tapahtuu sähköisiin tietokantoihin ja arkistoihin. Tämä on ainoa tapa tallentaa ja tallentaa asiakirjoja kokonaan. Yritykset tarjoavat lomakkeen vapaan valinnan dokumentointiin. Peruskirjan tulisi sisältää säännöt, joiden mukaan kaikki tilaukset (tai erityiset) tallennetaan sekä paperi- että sähköisessä muodossa. On syytä huomata, että ensimmäinen kohta on yleensä pakollinen. Se on aineellinen asiakirja, joka pystyy vahvistamaan tietyn tilauksen.

Tilaa päiväkirja

Asiakirjojen kirjaamisen ja säilyttämisen yleisin käytäntö on yrityksen antama tilauskirja henkilöstölle. Tämä asiakirja on pieni muistikirja. Se sisältää tilausten lukumäärät sekä niiden päätiedot (yksityiskohdat). Esimerkiksi nimi ja hyväksymispäivä. Tilauspäiväkirja kirjaa paperia pysyvästä, pitkä- ja lyhytaikaisesta varastoinnista. Mutta jos puhumme väliaikaisesta dokumentaatiosta, sitä ei pitäisi syöttää tällaiseen muistikirjaan. Ellei yritys toimita erillisen päiväkirjan, joka on tarkoitettu yksinomaan väliaikaisiin tilauksiin, peruskirjaa. Se on täytetty loppuun asti. Heti kun tyhjät taulukot loppuu, sinun on annettava uusi kirjanpitoasiakirja toiminnassa. Vanha arkistoidaan ja lähetetään varastointiin. Muuten, tämä on jatkuvan kirjanpidon paperi.

asiakirjat

Riippumatta siitä, mistä tilauksista henkilöstö puhuu, kukin yritys huolehtii asiakirjojen arkistoinnista. Tämä on yleisin paperinpidon muoto. Ja ne kaikki. Ei välttämättä henkilöstössä. Kaikki tiedot lähetetään arkistoihin, kun niitä ei enää tarvita. Tai niitä, jotka on jo suoritettu. Esimerkiksi työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot. Heti allekirjoitettuna irtisanomismääräys samoin kuin tapaus on suljettu, se on lähetettävä arkistoon säilytettäväksi määrätyn ajan. Tietotyyppejä on useita tyyppejä, mutta lisää myöhemmin.

Aluksi on huomattava, että arkistot voidaan esittää paperimuodossa (vaaditaan) sekä sähköisinä. Tästä huolimatta yritys valitsee tallennetun tiedon järjestämisen periaatteet. Arkistotiedoilla on luettelo. Se tarjoaa lyhyen luettelon kaikista tallennetuista dokumenteista. Asiakirjojen arkisto varastointi on kätevin tapa tallentaa. Sitä käytetään sekä paperilla että sähköisessä muodossa. On huomattava, että väliaikaisia ​​asiakirjoja ei arkistoida. Ne kiinnitetään tärkeimpiin arvopapereihin ja tuhotaan sitten. On suositeltavaa, että kaikki väliaikaisen varastoinnin tilaukset lähetetään erilliseen paikkaan eikä niitä yhdtetä pitkäaikaisiin tai lyhytaikaisiin.

Järjestelmävinkit

Henkilöstöasiakirjojen säilytysajat ovat ymmärrettäviä. Yleensä se on 5 ja 75 vuotta vanha. Mutta se ei ole kaikki. Arkistoihin on kiinnitettävä erityistä huomiota.Tilauksen rekisteröinnin ja arkistoon sijoittamisen jälkeen kaikki järjestelmässä olevat tiedot on järjestelmästettävä. Tätä tarkoitusta varten yritykset käyttävät useita periaatteita:

• Asiakirjojen tallennus erillisiin kansioihin jaoteltuna lyhytaikaisiin ja pitkäaikaisiin asiakirjoihin. On suositeltavaa, että et pinota kaikkia papereita yhteen.
• Järjestelmällisyys vuoden, kuukauden ja päivämäärän mukaan. Jokainen asiakirjojen kansio on tietyn ajanjakson tilaukset. Sisällä kaikki paperit on muotoiltu ottaen huomioon niiden rekisteröinti kirjanpitopäiväkirjaan (kuukausien ja päivien ajan). Siten tietyn asiakirjan etsimistä helpotetaan.
• Sijainnin käyttäminen järjestysnumeroina ottaen huomioon aakkosjärjestys. Jo kunkin kansion sisällä on suositeltavaa systematisoida järjestysnumeroilla sekä isoilla kirjaimilla.

Kirjanpidon päättyminen

Mitä tehdä sen jälkeen, kun asiakirjan tallennus arkistossa on päättynyt? Yrityksen erikoispalvelu tarkistaa paperit. Sitten hän järjestelmällistää ne ja antaa tiettyjä tuhoamismääräyksiä. Yleensä asiakirjat joko poltetaan tai viedään murskaimen läpi. Joka tapauksessa tilauksia ei voida yksinkertaisesti heittää pois. Juuri niiden tuhoaminen. Asiakirjojen osoittamiseksi yhdelle tai toiselle tyypille on mukana erityinen komissio. Hän arvostaa tilauksien merkitystä, antaa heille säilyvyysajan. Ja vasta sitten ne sijoitetaan arkistoihin muodossa tai toisessa.