Yrityksen kirjeenvaihtovaihtoehtojen joukosta vahvistuskirje ansaitsee erityistä huomiota. Mikä se on ja missä tapauksissa vastaava asiakirja olisi laadittava?
Päätavoite
Liiketoiminnan etiikka tarjoaa aina osapuolten keskinäisen kunnioituksen. Tämä on edellytys tavanomaiselle liiketoiminnalle. Ilman sitä on mahdotonta kuvitella pitkää ja hedelmällistä yhteistyötä. Vahvistuskirje on joskus vain tarpeen.
Se ei sinänsä ole niin tärkeä. Tämä on vain kohteliaisuuden ele. Hän tekee selväksi, että mitä partnerit sopivat edellisenä päivänä, tapahtui. Toisin sanoen vahvistuskirjeessä todetaan jonkin tosiasian tai toimenpiteen toteutuminen. Tässä tapauksessa on kaksi vaihtoehtoa:
- Vahvistus tavaroiden, kirjeiden tai muiden asiakirjojen vastaanottamisesta, jotka lähetetään ennakolta pyynnöstä. Tässä osapuoli ilmoittaa toiselle osapuolelle, että toimenpide on saatu päätökseen.
- Suostumuksen vahvistaminen jollain erityisellä (tavaroiden hinta tai määrä, tulevien neuvottelujen päivämäärä, tavaroiden lähettämisen ehdot ja muut). Täällä seuralaiset ilmaisevat hyväksyvänsä tietyt sopimuspisteet.
Tästä on selvää, että vahvistuskirje on valinnainen asiakirja. Mutta sen lähettäminen osoittaa jälleen kerran kumppanille, minkä huomion ja kunnioituksen kanssa heitä kohdellaan.
Oikeinkirjoituksen säännöt
Ymmärtääksesi kuinka vahvistuskirje kirjoitetaan, sinun on tiedettävä yritystodistusten käsittelyn perussäännöt. Sinun ei pitäisi aloittaa työtä, ennen kuin tällaisen vetoomuksen tarkoitus on täysin ymmärretty. Itse asiassa mikään monimutkainen ei ole.
Tällaisen kirjeen, kuten kaiken muun liikekirjeen, tulisi koostua kolmesta osasta: otsikko, teksti ja johtopäätös. Jokaisella niistä on oma semanttinen kuormansa:
- Otsikko sisältää ensinnäkin yksityiskohdat lähtöpäivän ja lähtevän rekisteröintinumeroina.
- Sisältö on yleensä jaettu kahteen osaan: johdanto ja teksti. Tällainen kirje alkaa pääsääntöisesti vetoomuksella vastaanottajalle. Nämä ovat tavanomaisia hyvän muodon sääntöjä. Useimmissa tapauksissa se kirjoitetaan kumppaniyrityksen johtajan nimelle, mutta joskus on suositeltavaa osoittaa tällainen virallinen lehti asiantuntijalle, joka osallistuu suoraan tämän kysymyksen ratkaisemiseen. Esimerkiksi tilauksen vahvistus työstä voidaan lähettää myyntijohtajalle tai tuotantoapulaiselle.
- Yhteenvetona voidaan todeta, että kiitollisuus on tapana ilmaista. Voit myös lisätä muutaman sanan halua jatkaa yhteistyötä.
Tällaisten viestien avulla kumppanit voivat luottaa toisiinsa.
Kirjoittaminen
Jotkut ihmiset sekoittavat tällaisen asiakirjan ilmoitukseen. Mutta näiden kahden kirjaimen välillä on valtava ero. Yksi niistä yksinkertaisesti ilmoittaa tosiasian tai tapahtuman, ja toinen vahvistaa tietyn toimenpiteen suorittamisen alustavan sopimuksen perusteella. Virheiden välttämiseksi sinun on tiedettävä, miltä vahvistuskirjeen pitäisi näyttää. Näyte voidaan valmistaa itsenäisesti, koska tällaiselle yrityskirjeelle ei ole erityistä hyväksyntää.
Se olisi annettava lähettävän organisaation kirjelomakkeelle. Jos yrityksellä ei ole sellaista, voidaan käyttää kulmaleimaa. Tiedot on sijoitettava peräkkäin:
- Ensinnäkin vasemmassa kulmassa erityisissä sarakkeissa ilmoitetaan numero ja päivämäärä rekisteröintipäiväkirjan merkinnän mukaisesti.
- Sitten oikealla puolella ilmoitetaan osoitteen täydelliset tiedot (yrityksen nimi ja osoite, vastaanottajan sijainti ja täydellinen nimi).
- Alla on kirjoitettu keskeinen lause, joka sisältää tämän viestin ytimen.
- Pääosa alkaa vetoomuksella vastaanottajalle. On parempi tehdä tämä nimellä ja etunimellä, ja lisätä alussa sana "kunnioitettu".
- Lisäksi on selkeästi sanottava, että sopimuksen ehdot täytetään.
- Sen jälkeen pitäisi olla kiitollisia sanoja.
- Voit lopettaa tekstin lauseella "Terveisin".
Asiakirjan allekirjoittaa johtaja, joka on vahvistettava organisaation sinetillä.
