Osobni dokumenti su dokumenti koje izdaju državna tijela i sadrže biografske podatke radi identifikacije vlasnika. Oni su potrebni prilikom obavljanja transakcija s nekretninama, dobivanja kredita, kupovine karata. Kao i prijava radnih odnosa.
Klasifikacija dokumenata
Za razvrstavanje dokumenata pomoću načela podrijetla i sličnosti.
Po podrijetlu postoje vrste dokumenata:
- privatni;
- Službena.
Dokument privatnog porijekla je papirnati medij koji je pojedinac kreirao u svom osobnom životu, a nije vezan za njegovu radnu sferu ili javne dužnosti. Takvi dokumenti uključuju pisma, memoare privatne prirode, dnevnike, foto albume.
Službeni dokument izvor je podataka koje stvara pravna osoba, pojedinačni poduzetnik radi ispunjavanja svojih zakonom propisanih zadataka i utječe na socijalno i radno polje.
Vrste dokumenata
Među službenim razlikuju ove vrste osobnih dokumenata:
- osobne iskaznice;
- potvrda specijalnosti, obrazovanja, kvalifikacije;
- potvrđivanje staža;
- osobne prirode.
Nemoguće je naći posao ako gore navedeni dokumenti ne budu dostavljeni uslužnoj službi. Ova obveza zaposlenika regulirana je člankom 65. Zakona o radu Ruske Federacije. Glavni dokument koji dokazuje identitet osobe je putovnica.
Ali, osim putovnice, postoji puno dokumenata koji ga mogu zamijeniti ako je potrebno, identifikacija. Ovo je potvrda pomoraca, vojnog vojnog službenika, vojna iskaznica, dozvola boravka, rodni list, strana putovnica itd.
Dokumenti za zapošljavanje
Zapošljavanje će biti odbijeno ako radno mjesto predviđa profesionalne vještine i kandidat nema dokument o obrazovanju. Za medicinske radnike to je, uz diplomu medicinskog instituta i stažiranje, potvrda o stručnom usavršavanju i potvrda o pravu pružanja medicinskih usluga na određenoj specijalnosti.
Dokumenti osobne naravi uključuju pritužbe, prigovore, pisane tvrdnje, objašnjenja.
Osobni dosje
Popis poslova nomenklature odobrava čelnik organizacije. Osobni dosje nije obvezan za tvrtke. Izuzetak za vladine organizacije, gdje se izdaju svima. Poslodavac samostalno odlučuje hoće li stvarati ili ne. Opipljive prednosti: osobni dosjei daju brze, pravovremene i potpune informacije o svakom zaposleniku. U slučaju inspekcijskih nadzora od strane inspekcijskih tijela, kada mogu biti hitno potrebni brojni dokumenti zaposlenika, vođenje takvih slučajeva znatno pojednostavljuje postupak. Sve potrebne dokumente za izradu mapa pruža sam zaposlenik, ali ponekad poslodavac samostalno prikuplja informacije kako bi provjerio novozaposlenog zaposlenika, na primjer, karakteristike i preporuke.
Za vrijeme radnog vremena zaposlenik je uključen u proces rada: moguće ga je premjestiti u druge odjele ili na druga radna mjesta, izricati stegovne sankcije ili nagrade. Sve to prati objavljivanje kadrovskih dokumenata koji nadopunjuju osobni dosje zaposlenika. Zatvara se nakon prestanka radnih odnosa sa zaposlenikom. Razdoblje zadržavanja za osobne dosjee zaposlenih prije 01.01.2003. Je 75 godina, a za one otpuštene nakon 01.01.2003. 50 godina. Slučajevi čelnika organizacija, zamjenika bilo koje razine, zaposlenici s nagradama i zvanjima pohranjuju se u neograničeno vrijeme.
Regulatorna struktura dokumenata
Ne postoji akt koji regulira sastav osobnih dosjea. Poslodavci određuju popis dokumenata samostalno, na temelju specifičnosti organizacije. Dolazni dokumenti podijeljeni su u nekoliko kategorija.
Postoje osobni dokumenti koji su bili potrebni prilikom sklapanja ugovora o radu. Na njihovoj osnovi ispunjava se ugovor o radu, unose se podaci u program 1C. Ne može se bez ugovora o radu, putovnice, evidencije o radu, TIN, SNILS.
Ako se kandidat prijavljuje za radno mjesto koje zahtijeva stručno obrazovanje, onda diplomu. Ako je kandidat odgovoran za vojnu službu, tada vojna karta. Za neke kategorije zaposlenika obvezno je medicinsko izvješće na temelju rezultata liječničkog pregleda.
Sljedeća kategorija su dokumenti koji su nastali za vrijeme rada u organizaciji. Ovo uključuje kopije naloga za prijenos, foreclosure.
I zadnja kategorija su dokumenti koji su nastali nakon prestanka ugovora o radu. Ovisno o razlozima za otkaz, ovo je pismo o ostavci, obavijest o otpuštanju, kopija potvrde o smrti i kopija naloga o otkazu.
Vođenje poslovnih dokumenta
Zaposlenici imenovani po nalogu generalnog direktora odgovornog za održavanje tijeka rada osoblja osobno su odgovorni za sigurnost dokumenata. Ako se podaci o zaposleniku promijene, tada se osobni dosje dopunjuje, ali stari dokument ne može se ukloniti. Mape s kutijama trebaju biti u posebnom metalnom ormaru ili sefu. Zabranjeno je pohranjivati osobne dokumente zaposlenika nakon postizanja ciljeva obrade. Nakon što je postignut cilj za koji su dokumenti zatraženi, treba ih isključiti iz predmeta i vratiti ih vlasniku pod potpisom. Ako nema mogućnosti da se vrate, oni će tada biti uništeni od strane posebno imenovane komisije.