Malo je vjerojatno da postoji takva tvrtka u kojoj nikada ne treba kupiti nešto u gotovini ili poslati zaposlenika na poslovno putovanje. To znači da izvješće o troškovima objave na njemu, postupak rada s dokumentima - aktualna pitanja. Ako vam je važno da ih razumijete, pročitajte članak.
Što je izvješće o troškovima?
Ovo je dokument koji sadrži podatke o tome u koju svrhu je utrošen predujam plaćen u službene svrhe. Kao dokaz, uz izvješće se prilažu prateći dokumenti: čekovi, ulaznice, računi i druge financijske papire.
Za izvješće postoji odobreni standardni obrazac br. AO-1. Dokument pripada primarnoj skupini. U ispunjavanju obrasca uključena je odgovorna osoba, odnosno osoba koja je dobila novac za ispunjavanje zadatka. Zadaća računovodstva je provjeravanje izvještaja o troškovima, odražavanje unosa u računovodstvo. Obrazac sadrži dva dijela: bazu, koja ostaje na skladištu, i račun koji se šalje zaposleniku.
Kako odražavati izvještaj u računovodstvenom programu?
Namjera odražavanju podataka o odgovornim osobama rezultat 71, koja spada u skupinu aktivno-pasivnih. Pogledajmo kako napraviti unaprijed izvješće, knjiženja specifična za ovaj dokument u bazi podataka.
Sve započinje izdavanjem sredstava odgovornoj osobi. Unos se vrši na teret 71 i kredit 50 ako se sredstva izdaju iz blagajne poduzeća. Događa se da se predujam prebaci s tekućeg računa na bankovnu karticu, a tada će zapis biti Dt 71 Kt 51. Dokument je ili troškovni nalog s potpisom odgovorna osoba bilo bankarstvo nalog za plaćanje izvod računa.
Nakon što je zadatak dovršen i dostavljeni prateći dokumenti, potrebno je zatvoriti iznos avansa. Na teretu mogu biti različiti računi, ovisi o tome za što je novac izdan. Ako se za nabavu materijala aktivira račun 10, ako je za robu, onda 41. Izvješće o akontaciji za knjiženje na putovanjima ima sljedeće: terećenje računa 20, 26, 44, ovisno o tome je li putovanje povezano s proizvodnom djelatnošću poduzeća ili s trgovačkom. Općenito gledano, zapis će izgledati ovako: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Rijetko se iznos izdaje točno. Obično više novca nego što je potrebno ili manje. Da biste vratili neiskorišteni iznos, knjiženje je Dt 50 Kt 71, ako je u izvješću o troškovima bilo previše troškova - knjiženje u iznosu od Dt 71 Kt 50 (51).
Ako se ispostavilo da je zaposlenik nepošten, potrošio pronevjeru ili nije pružio dokumente, tada se otpisuje Dt 94 Kt 71 - otpis iznosa za nedostatke i gubitke poduzeća. Tada je Dt70 Kt 94 - odbitak od plaće zaposlenika za novac izdan protiv izvještaja o rashodima. Tu završavaju glavne transakcije.
Izvještavanje rokova i odgovornosti
Prema zakonu, odgovorna osoba dužna je dostaviti prateću dokumentaciju računovodstvenom odjelu u roku od tri dana nakon završetka posla.
Ako zaposlenik to nije učinio, tada se izdani iznos smatra zajmom zaposlenika. Računovođa mora izračunati materijalne koristi od korištenja resursa poduzeća. Pored toga, potrebno je pribaviti i prenijeti u proračun porez na dohodak od iznosa materijalnih davanja, u tom slučaju stopa je 35%.
Odgovornost je prilično ozbiljna, tako da je bolje ne kršiti rokove za dostavu pratećih dokumenata.
Kako ispuniti izvješće o troškovima?
Obrazac se obično izdaje u računovodstvenom odjelu poduzeća. Na internetu možete koristiti posebne usluge.
Serijski broj izvještaja stavit će knjigovođa, zaposlenik mora navesti datum završetka. Tada se u blok podataka unose podaci o organizaciji: ime, OKPO, položaj i ime šefa, ime glavnog računovođe i računovođe koji su izravno uključeni u provjeru izvještaja.
Zatim se popunjavaju podaci o odgovornoj osobi: puno ime zaposlenika, radno mjesto, ime i šifra jedinice, broj osoblja.
Oba su bloka u obrascu koji izdaje računovodstveni odjel obično već popunjena.
U posebnu tablicu trebate unijeti sve prateće dokumente s brojevima, datumima i imenima, navesti iznos za svaki. Izračunajte ukupno.
Kontrola i odobrenje
Dostavljeni dokument se provjerava, knjigovodstveni unosi se vrše na unaprijed izvješćima. Što je kontrola?
Prije svega, morate osigurati da je potrošnja bila usmjerena. Tada se provjerava prisutnost svih potrebnih dokumenata, ispravnost njihovog izvršenja. Potrebno je kontrolirati i ispuniti izvještaj, posebno obratiti pozornost na aritmetički dio.
Izdaci za gotovinu potvrđuju se čekovima s podjelom pozicija ili priloženih primitaka od prodaje, korijenima novčanih primitaka, drugim oblicima strogog izvještavanja.
Ako je zaposlenik platio kreditnom karticom, tada trebaju postojati potvrde o terminalima za plaćanje, čekovima.
Odgovorna osoba mora izdati potvrdu da su sve potrebne stvari predate i prihvaćene na ovjeru. Izvješće ovjerava potpisima šefa, glavnog računovođe i odgovornog stručnjaka. Nakon provjere i odobrenja prethodnih izvještaja, knjiženja je obavljena, šalju se na pohranu.
Mogu li odbiti PDV?
Ako čekovi služe kao opravdavajući dokumenti, tada je nemoguće prihvatiti PDV za odbitak na njima, čak i ako je to istaknuto u dokumentu. Osnova je samo faktura, ako postoji, odbitak je legitiman.
Krug odgovornih osoba
Nije svaki zaposlenik pravo primati predujam. Ako će organizacija dati novac svima, to će pokrenuti pitanja regulatornih tijela. Stoga bi krug odgovornih osoba trebao biti ograničen. To uključuje samo one zaposlenike koji bi, po prirodi svojih dužnosti, zapravo trebali obavljati zadatke koji zahtijevaju predujam.
Osim ograničenja kruga osoba, trebalo bi uvesti i ograničenje iznosa. To se izvodi uz pomoć posebnog naloga kojim se propisuje ko točno ima pravo na avans, u koje svrhe i u kojoj mjeri. Narudžba se pohranjuje u računovodstvu.
Ako zaposlenik nije ranije izvijestio o iznosu koji mu je izdan u podreportu, nema pravo na predujam dok se ne dostavi opravdavajuća dokumentacija.
