Nijedno suvremeno poduzeće ne može raditi bez dokumenata. Stoga je kompetentna organizacija tijeka rada jedan od faktora koji utječu na ukupnu uspješnost poduzeća. Što taj koncept uključuje? Koje su vrste i sustav tijeka rada? Sve ćemo to razmotriti u članku.
Radni tijek i papirologija
Na prvi pogled to su identični pojmovi. Ali ako pogledate izbliza, možete uočiti razliku. Papirologija uključuje tri faze:
- Izrada dokumenta o činjenici gospodarske aktivnosti - dokumentacija.
- Organizacija računovodstva vrijednosnih papira i njihovo kretanje kroz cijelu organizaciju i izvan nje je tok dokumenata.
- Spremanje dokumenata - arhiviranje.
Tok dokumenta je jedna od faza uredskog rada. Unutar ovog procesa također se razlikuju stupnjevi ili tokovi:
- Dolazna dokumentacija je ono što dolazi u poduzeće izvana.
- Odlazni - tvrtka šalje kolegama.
- Interna dokumentacija je ono što se kreira u organizaciji i koristi za aktivnosti upravljanja.
Pravilna organizacija postupka omogućava vam kontrolu kretanja dokumenta u svim njegovim fazama, od trenutka nastanka do primitka pohrane. To omogućuje u svakom trenutku saznati gdje je papir, o kakvoj se vrsti posla radi.
Koraci za obradu dokumenata
Svaki dolazni dokument u poduzeće prolazi kroz određene faze. Duljina puta ovisi o redoslijedu koji je utvrđen u organizaciji. Sva dolazna korespondencija može u početku ići za stolom do glave, a tek nakon toga do izvođača. To je duži put, ne koristi se tako često.
Kraći je put kada se tajnica bavi raspodjelom odjeljenja. Ova se opcija koristi češće. Njegova je prednost očita: dokumenti brže dolaze do izvođača.
Svaki dolazni dokument prolazi kroz postupak registracije. To se radi u posebnom časopisu. Navodi se datum primitka, kao i unaprijed dodijeljeni serijski broj.
Posebno važni dokumenti mogu se pratiti. Posljednja faza obrade je slanje dokumenta u arhivsku pohranu.
Principi organizacije rada
Organizacija tijeka rada ima za cilj smanjiti vrijeme provedeno na dokumentima. Da bi se postigao taj cilj, razvijeni su određeni principi:
- Centralizirani prijem, predobrada i otprema. U malim organizacijama tajnik se bavi time, u velikoj tvrtki čitav odjel može obavljati zadatke.
- Smanjenje točaka prolaska dokumenta, eliminirajući mogućnost njegovog povratka.
- Razvoj shema i propisa o tijeku rada
- Registracija radova.
- Uvođenje preliminarne faze razmatranja dokumenata.
Pridržavanje ovih pravila uklanja gubitak vremena na duplikatnim radnjama, stvara ujednačeno opterećenje za ljude koji rade sa papirima.
Što je tok dokumenata?
Tako je uobičajeno nazivati dokumente slične namjene ili vrste koji imaju jednu svrhu slijediti.
Protok karakterizira struktura, učestalost i gustoća. U trgovinskoj organizaciji koja svakodnevno isporučuje robu velikom broju prodavaonica, protok dokumenata imat će jednoliku strukturu, svakodnevnost i visoku gustoću. Ako se tvrtka bavi proizvodnjom skupe industrijske opreme, tada će njegov protok biti s različitim karakteristikama.
Elektroničko upravljanje dokumentima
Činjenica da u klasičnom tiražnom dokumentu postoji materijalni medij dokumenta stvara niz ozbiljnih problema. Radovi se moraju nekako prenijeti s jedne organizacije na drugu. Za to se koriste kuriri ili pošta. To zahtijeva financijske i vremenske troškove, osim toga mogući su kvarovi u isporuci i pogreške zbog ljudskih faktora. Tok dokumenta je ozbiljan financijski i vremenski trošak.
Radove je potrebno negdje pohraniti. Ako je organizacija velika, za pohranu su potrebne velike površine. U okolnostima više sile moguća je smrt dokumenata bez mogućnosti kasnijeg vraćanja. A to je daleko od svih problema.
Elektroničko upravljanje dokumentima sustav je koji postaje sve popularniji, jer je lišen gore navedenih nedostataka. Za prijenos podataka koriste se moderni sigurni sustavi koji osiguravaju brzu i preciznu dostavu, smanjuju vrijeme razmjene dokumenata i osiguravaju pouzdanu pohranu. 
Vladine organizacije, poput poreznog ureda ili mirovinskog fonda, brzo su uvidjele prednosti elektroničke razmjene informacija, pa pokušavaju natjerati što više organizacija na prijavu.
Jasan tijek rada je mogućnost brzog pronalaženja potrebnih informacija i slanja na adresu s najmanje vremena.
