Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva i područje djelatnosti, stvara dokumente. Nalozi, protokoli, pisma, elektronički i papirni. Svi su oni dio općeg i kadrovskog upravljanja poduzeća. Uspjeh poslovanja i prosperitet tvrtke izravno ovise o tome koliko je ovaj proces dobro uspostavljen.
Opće osnove organizacije svešteničkog rada
Papirologija je proces stvaranja i prometa svih dokumenata organizacije. Uključujući njihov prijem, obradu, izjavu o kontroli i izvršenju. U poduzeću tu aktivnost obavljaju tajnik, upravitelj ureda ili cijela jedinica na čelu s vodećim stručnjakom - stručnjakom za dokumentaciju.
Glavne faze uredskog rada su:
- Izrada ili primanje dokumenata, uključujući njihovu registraciju.
- Nadzor nad izvršavanjem dokumenta, njegovim prijenosom upućenim službenicima, potpisivanjem, odgovaranjem i drugim radnjama.
- Papirologija za operativno ili arhivsko pohranjivanje. U nekim je slučajevima moguće uništenje datoteka i papira.
Vodenje evidencije u poduzeću može se organizirati na različite načine, a najčešće su sljedeće vrste:
- decentralizirani - dokumenti se izrađuju, prihvaćaju i obrađuju pojedinačno u svakoj jedinici. To vrijedi za velika poduzeća s različitim aktivnostima;
- centralizirana - organizacija ima posebnu jedinicu koja se bavi isključivo radom s dokumentacijom. To može biti tajništvo, uredski ured ili jedan zaposlenik koji obavlja ove funkcije. Karakteristično za mala i srednja poduzeća;
- mješovito - uključuje kombinaciju prve dvije vrste.
Bez obzira na način organiziranja papirologije - to bi se trebalo odraziti u regulatornim dokumentima poduzeća.
Vođenje evidencije i upravljanje dokumentima u poduzeću - organizacijska potreba
Financijski uspjeh aktivnosti tvrtke izravno ovisi o tome koliko je organiziran proces rada. Rukovoditelji bi trebali odabrati kompetentno osoblje, redovito otrovati tajnike za daljnju obuku i nadzirati promjene u zakonodavstvu.
U svakoj organizaciji papirologija je u stvari "cirkulacijski sustav" poduzeća. Kompetentnim pristupom funkcionira bez problema, dostavlja potrebne dokumente odgovornim dužnosnicima, šalje pisma, uklanja nepotrebne dokumente za pohranu.
Svaki menadžer tvrtke razumije da je papirologija sustav koji mora djelovati jasno i kompetentno. Ako je potrebno, razmotrite razne mogućnosti za elektroničke pomoćnike i, u skladu s tim, osposobite osoblje za rad u tim sustavima.
Upravljanje ljudskim resursima je osnova za stabilan rad poduzeća
U većini velikih poduzeća aktivno se bave ne samo općenito, već i upravljanjem evidencijama o osoblju. Odnosno, sustav koji uključuje dokumente koji se odnose na osobne i podatke o radu zaposlenih.
Upravljanje evidencijom o osoblju karakterizira mnogo stroža regulacija. Većina dokumenata izdaje se na standardnim obrascima. Sve formulacije i napomene moraju biti u skladu sa zakonom - posebno Kodeksom rada. Osim toga, tvrtka ima vlastite akte kojima se uređuju radni odnosi sa zaposlenicima.
Organizacija upravljanja evidencijama o osoblju uvijek je zasebna cjelina poduzeća.Ako je tvrtka mala, onda to može biti jedan zaposlenik, ali u ovom slučaju njegove dužnosti moraju biti određene u ugovoru o radu.
Nazivi jedinica mogu biti vrlo različiti:
- "Odjel za ljudske resurse";
- "Kadrovska služba";
- "HR menadžeri";
- HR odjel.
Regulacija uredskog rada i tijeka rada
Struktura činovničkog djela poduzeća mora biti precizirana u lokalnim propisima.
To može biti:
- kolektivni ugovor o radu;
- upute o klerikalnom radu organizacije;
- opisi poslova zaposlenika koji su izravno povezani s radom s dokumentima;
- charter tvrtke.
Bilo koji regulatorni dokument poduzeća koji se odnosi na osoblje i opće uredske poslove ne smije biti u suprotnosti s trenutnim zakonodavstvom.
Pravilno organizirano osoblje i općenita papirologija osnova su stabilnog poslovanja poduzeća.
